摘 要：辦公自動化是現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，對于圖書館而言，圖書館的核心工作就是服務(wù)，為廣大讀者提供信息服務(wù)，而在圖書館辦公中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)可以提高圖書館辦公效率，為讀者提供更好的信息服務(wù)，推動圖書館的更好發(fā)展。本文就辦公自動化在圖書館中的應(yīng)用進(jìn)行了相關(guān)的分析。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；圖書館；應(yīng)用

在現(xiàn)代社會里，效率化工作已成為各行各業(yè)發(fā)展的方向，對于圖書館而言，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境下，圖書館辦公也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，如果圖書館依然采取傳統(tǒng)的辦公方式，勢必就會阻礙圖書館自身的發(fā)展。而辦公自動化是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)促進(jìn)了傳統(tǒng)辦公方式的革新，其應(yīng)用也越來越廣泛，而圖書館要想真正地發(fā)揮其在現(xiàn)代社會里應(yīng)有的作用，就必須認(rèn)識到辦公自動化的優(yōu)越性，要加大辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)圖書館辦公自動化發(fā)展。

1 圖書館辦公自動化的意義

所謂辦公自動化（Office Automation）就是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化是現(xiàn)代社會快速發(fā)展的產(chǎn)物，它以計算機(jī)技術(shù)為核心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使組織內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。辦公自動化的出現(xiàn)改變了過去傳統(tǒng)、低效率的辦公方式，有效地提高了辦公效率。對于圖書館而言，隨著現(xiàn)代社會快速發(fā)展，圖書館辦公自動化已成為必然?，F(xiàn)代社會里，人們選擇信息的途徑越來越多，而與信息技術(shù)相比，傳統(tǒng)的圖書館辦公方式存在嚴(yán)重的落后性，不利于圖書館資源的利用。而實現(xiàn)圖書館辦公自動化可以提高圖書館辦公效率和圖書館管理水平，為讀者提供更好的信息服務(wù)，從而推動圖書館的更好發(fā)展[1-2]。

2 辦公自動化在圖書館中的應(yīng)用

2.1 文件的管理

文件管理是圖書館一項重要的工作，在傳統(tǒng)辦公方式下，圖書館文件都是紙質(zhì)的，以紙質(zhì)為載體的文件很容易出現(xiàn)各種問題，如文件信息的丟失。同時，在傳統(tǒng)文件管理方式下，文件的調(diào)用往往需要花費較長的時間。而辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)取代了傳統(tǒng)的文件管理方式，在圖書館文件管理中，利用計算機(jī)技術(shù)來完成文件的制作，同時，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，發(fā)送到各個部門。而各部門在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中可以下載這些文件。另外，在辦公自動化環(huán)境下，文件可以按照類別、時間、性質(zhì)等屬性進(jìn)行分類處理，工作人員只需要在系統(tǒng)中輸入相關(guān)檢索信息就可以找到相應(yīng)的文件，使得管理文件更加方便，提高了文件的使用率。

2.2 信息化的服務(wù)

圖書館工作的核心就是服務(wù)，為廣大讀者提供信息服務(wù)，然而在傳統(tǒng)方式，讀者需要花費較長的時間去尋找自己相關(guān)的圖書資料，尤其是在這個信息化的時代里，各種智能終端的出現(xiàn)也使得圖書館面臨著的重大的挑戰(zhàn)。如果圖書館在信息服務(wù)上依然采用傳統(tǒng)的方式，勢必就會影響到圖書館資源的開發(fā)利用。而辦公自動化結(jié)合計算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等多種技術(shù)，在圖書館辦公中利用辦公自動化技術(shù)可以為讀者提供更好的信息服務(wù)。圖書館可以加大資金投入，配置先進(jìn)的設(shè)備，實現(xiàn)信息化管理和服務(wù)。在信息化技術(shù)的依托下，將圖書館相關(guān)圖書資料信息納入到辦公自動化系統(tǒng)中去，而讀者只需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下輸入相應(yīng)的檢索信息，就可以找到自己想要的信息資源，節(jié)省讀者的時間，提高圖書館資源利用率。同時，在辦公自動化環(huán)境下，圖書館工作人員可以向讀者提供在線信息服務(wù)，如建立微信平臺，適時推薦精彩的圖書資料，向讀者提供在線信息咨詢和服務(wù)。

2.3 實現(xiàn)資源信息的貢獻(xiàn)

圖書館內(nèi)有多個部門，在傳統(tǒng)辦公方式下，圖書館各部門之間各自為政，信息交流不暢，信息的傳遞往往需要通過人工的方式來完成，大大地影響到了圖書館辦公效率，尤其是在這個信息化的時代里，這種傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)不適應(yīng)圖書館發(fā)展的需要了。而辦公自動化的出現(xiàn)有效地解決了圖書館面臨的這一難題。圖書館利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立統(tǒng)一的信息化網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將圖書館各部門統(tǒng)一在一個系統(tǒng)內(nèi)，實現(xiàn)信息資源的共享，提高辦公效率；另一方面，在辦公自動化環(huán)境下，可以對內(nèi)部工作進(jìn)行更好的管理，提高管理水平[3]。

2.4 固定資產(chǎn)的管理

在圖書館發(fā)展過程中，固定資產(chǎn)管理是一項重要的工作，它關(guān)系到圖書館的穩(wěn)定發(fā)展。在傳統(tǒng)辦公方式下，固定資產(chǎn)管理采用的主要是卡片、收據(jù)等紙質(zhì)工具，而這種紙質(zhì)工具容易丟失、損壞、查找較困難。隨著信息化技術(shù)的普及，辦公自動化軟件也受到了高度重視，在圖書館管理固定資產(chǎn)工作中，可以采用辦公自動化軟件來進(jìn)行管理。如Excel表格，可以利用該軟件來對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，在Excel表格中，可以添加、修改、刪除數(shù)據(jù)，操作十分方便[4]。

3 辦公自動化在圖書館中應(yīng)用需要注意的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)安全問題

辦公自動化的核心就是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然網(wǎng)絡(luò)帶來了巨大的便利，同時也帶來了一定的威脅，其中最突出的就是網(wǎng)絡(luò)安全問題。在網(wǎng)絡(luò)普及的環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)安全問題也受到了高度重視。圖書館在開展辦公自動化的過程中，就必須重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。一方面要加強工作人員對網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)識，提高工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全防范意識；另一方面，要加大網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，以技術(shù)為依托，提高圖書館信息化系統(tǒng)的安全性，從而避免圖書館系統(tǒng)遭受到惡意的攻擊，確保圖書館辦公安全[5]。

3.2 人才問題

辦公自動化的發(fā)展對工作人員也提出了更高的要求，要求工作人員具備熟練的辦公自動化能力。對于圖書館而言，現(xiàn)階段的工作人員難以滿足實際工作的需要，在辦公自動化發(fā)展過程中，專業(yè)性人才必將成為制約辦公自動化發(fā)展的核心因素，而圖書館要想實現(xiàn)辦公自動化，就必須重視專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先，要對圖書館現(xiàn)階段的辦公人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高現(xiàn)階段辦公人員的能力和水平；其次，要對外引進(jìn)專業(yè)的人才，為圖書館辦公自動化發(fā)展引進(jìn)專業(yè)的人才，從而推動辦公自動化的更好發(fā)展[6]。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公自動化已然成為現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，是提高辦公效率和管理水平的有效途徑，對于圖書館而言，隨著人們對知識需求的增加，對圖書館也提出了更高的要求，而圖書館的宗旨就是服務(wù)，向讀者提供全面的信息服務(wù)，而要想滿足讀者的需要，圖書館應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到辦公自動化的重要性，要加大投入，全面實現(xiàn)辦公自動化，從而提高圖書館辦公效率，為讀者提供更好的信息服務(wù)，推動圖書館的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[6]陶喜林，馮軍，葛自強. RFID技術(shù)在圖書館自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J]. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011，05：91-92.

作者簡介

商炳楠（1987—），女，吉林省長春市人，吉林財經(jīng)大學(xué)，圖書館館員。