董恬

摘 要：事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程中出現(xiàn)了一些不足，需要多重并舉，提升信息化管理的保證。本文重點(diǎn)分析了事業(yè)單位檔案信息化管理中的問(wèn)題，從多個(gè)角度提出了檔案信息化管理的保證措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；孤立；管理

1 引言

信息化建設(shè)可以有效提升事業(yè)單位檔案管理的有效性，對(duì)原始檔案的檢索、備份起到了很好的作用。構(gòu)建現(xiàn)代化的電子檔案也可以大大降低管理人員的工作量，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)誤差率的有效降低。因此信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)有著十分重要的意義。然而近年來(lái)，一些單位在檔案信息化管理中出現(xiàn)了不足，是值得我們思考的問(wèn)題。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理的問(wèn)題

2.1 檔案資源相對(duì)孤立

檔案的管理最終的目的是指導(dǎo)我們今后的工作，對(duì)之前的工作進(jìn)行有效的總結(jié)和歸納，當(dāng)我們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題的時(shí)候，可以調(diào)閱一些檔案，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前工作的有效啟發(fā)。然而現(xiàn)實(shí)情況下，很多事業(yè)單位的檔案管理是為了管理而管理，沒(méi)有明確檔案的服務(wù)目的。檔案管理中，信息資源沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的聯(lián)系，我們?cè)谡{(diào)閱的過(guò)程中，難度較大，可能需要進(jìn)行多次調(diào)閱不同的檔案。例如在進(jìn)行人事任命前的檔案調(diào)閱中，我們需要對(duì)當(dāng)事人的人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，對(duì)其年齡等信息進(jìn)行有效核實(shí)，同時(shí)還需要調(diào)閱檢查單位的財(cái)務(wù)檔案，對(duì)其是否出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題進(jìn)行分析，最終才能實(shí)現(xiàn)對(duì)一個(gè)候選人的基本信息核準(zhǔn)。這種多次調(diào)閱不同種類(lèi)的檔案就是因?yàn)槟壳笆聵I(yè)單位不同種類(lèi)的檔案之間信息資源沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互通，大數(shù)據(jù)的理念應(yīng)用到不到位。

2.2 檔案管理安全性保障不足

一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理本身的保密性有著一定的認(rèn)識(shí)，但是這種認(rèn)識(shí)僅僅建立在過(guò)去沒(méi)有實(shí)行信息化技術(shù)的時(shí)候?，F(xiàn)在信息技術(shù)應(yīng)用之后，檔案管理出現(xiàn)了很多新情況、新問(wèn)題，可能直接或者間接的威脅到檔案管理的安全性，然而這些問(wèn)題恰恰是我們管理人員所忽略的。因此就出現(xiàn)了很多因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用，檔案管理泄密的問(wèn)題。例如使用連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行涉密檔案的整理工作；沒(méi)有注意移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備的保管，將其進(jìn)行保密、非保密計(jì)算機(jī)的互用等。

2.3 管理人員的職業(yè)素養(yǎng)問(wèn)題

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理所需要的技能越來(lái)越專(zhuān)業(yè)。然而實(shí)際情況下，很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員職業(yè)道德不強(qiáng)，信息化技術(shù)應(yīng)用不到位，運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的能力不足。具體來(lái)說(shuō)，首先一些管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，他們認(rèn)為自己的檔案管理工作與單位主體工作之間沒(méi)有必然的聯(lián)系，不能提高對(duì)檔案管理的重視程度，一些管理人員的工作責(zé)任心、主動(dòng)性不強(qiáng)。其次，一些檔案管理人員不能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。他們對(duì)計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)管理等存在一定知識(shí)盲區(qū)，這樣大大降低了他們運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的水平。最后，一些檔案管理人員轉(zhuǎn)化應(yīng)用水平不強(qiáng)。對(duì)所學(xué)習(xí)的信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，他們不能實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化，這樣對(duì)大大減緩了檔案管理信息化進(jìn)程。

3 改進(jìn)檔案信息化管理的措施

3.1 梳理檔案資源

檔案可以指導(dǎo)我們今后的工作，給我們的工作提供更為有利的條件。因此需要拓展事業(yè)單位不同種類(lèi)檔案之間的協(xié)調(diào)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)一化。我們需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)的理念，整合事業(yè)單位各類(lèi)不同的檔案資源，構(gòu)建現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)需要一系列的信息時(shí)，我們可以一次性的調(diào)閱所需要的所有檔案資料。

3.2 檔案信息安全技術(shù)和人員能力升級(jí)

檔案信息安全管理的過(guò)程中，首先需要對(duì)其使用的云資源等技術(shù)和管理水平進(jìn)行有效提升。改進(jìn)各種管理漏洞，不斷提升檔案信息管理中的安全性。在進(jìn)行信息管理過(guò)程中，身份認(rèn)證需要對(duì)賬戶(hù)和密碼管理實(shí)現(xiàn)更為動(dòng)態(tài)的管理，設(shè)置相關(guān)的驗(yàn)證碼等，可以有效提升信息賬戶(hù)和密碼等身份認(rèn)證的管理安全級(jí)別。加密技術(shù)使得沒(méi)有掌握加密算法的黑客難以破解更多的單位的檔案信息。因此需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)加密算法的更新升級(jí)。另外，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，需要拓展對(duì)管理人員的信息安全教育，對(duì)檔案管理的軟件化操作，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用進(jìn)行有效的安全管理制度的培訓(xùn)，不斷強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)安全的重要性。單位通過(guò)不定期給管理人員進(jìn)行信息安全的培訓(xùn)講解，可以有效提升他們運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的方法和手段。其次，單位可以給檔案管理人員進(jìn)行典型案例分析，對(duì)一些管理人員沒(méi)有注意網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，導(dǎo)致單位出現(xiàn)檔案信息丟失等問(wèn)題，給單位帶來(lái)重大損失和問(wèn)題。這些反面案例的講解分析可以讓員工充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案信息管理的重要性，在各個(gè)細(xì)節(jié)投入更多的精力和時(shí)間，從而保證他們?cè)谛畔踩喜怀鰡?wèn)題。

3.3 管理人員運(yùn)用信息化技術(shù)的能力提升

在進(jìn)行單位檔案管理工作之中，我們需要進(jìn)一步拓展管理工作的思路，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新方法和手段的應(yīng)用，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性的有效提升。在現(xiàn)代檔案管理之中，信息化的應(yīng)用已經(jīng)是必要趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)的概念已經(jīng)深入人心，需要進(jìn)一步引入到事業(yè)單位檔案管理工作之中，這樣才能進(jìn)一步構(gòu)建電子化的檔案信息，這樣可以實(shí)現(xiàn)跟我給廣泛的資源共享機(jī)制。這種現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)可以有效實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的效率提升，準(zhǔn)確度提高，實(shí)現(xiàn)更為廣泛的共享。因此在我們的檔案管理工作中，需要進(jìn)一步突出創(chuàng)新思維，可以融入更多的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用，而不是墨守成規(guī)，一層不變，一味的守著自己的管理方法。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理有了信息技術(shù)的融入，可以實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、應(yīng)用的有效性，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的互聯(lián)互通，構(gòu)建檔案管理的安全化措施流程，深入培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)管理人才，可以有效實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理工作之中。

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