李愛靜
與傳統(tǒng)檔案比較,影響電子文件憑證價值的因素比較復(fù)雜,既包括法制環(huán)境、社會慣例、認(rèn)知水平等外部因素,也包括管理體制和模式、真實性保障機制等內(nèi)部因素。
1 影響電子文件憑證價值的因素
1、監(jiān)管機制的變化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下,歸檔、移交(進館)是檔案監(jiān)管的兩個重要環(huán)節(jié)。歸檔后意味著文件已辦理完畢并不再允許更改,意味著文件的管理權(quán)屬和保存地點發(fā)生變化,由生成部門向檔案管理機構(gòu)(部門)移交,形成單位內(nèi)部(兩個部門之間)的監(jiān)督制約機制,并按照一套沿用已久的可靠管理模式進行移交、整理、保管,其處置、利用將受到相關(guān)檔案法律法規(guī)的約束和監(jiān)管。移交(進館)意味著可信第三方的參與和接管,形成更有效的監(jiān)管、制約機制。正因為有歸檔、移交這些環(huán)節(jié),使傳統(tǒng)檔案的真實性、完整性、可靠性得以有效保障(盡管也可能存在因移交期限過長而導(dǎo)致檔案被篡改、替換等風(fēng)險)。而電子文件對生成環(huán)境具有很大依賴性,文件內(nèi)容和相關(guān)元數(shù)據(jù)很難按照傳統(tǒng)做法,從原有軟硬件平臺中加以剝離,歸檔、移交難度較大;一些動態(tài)性、現(xiàn)行性的業(yè)務(wù)電子文件,則無法歸檔。這些問題導(dǎo)致電子文件長期滯留于現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,缺乏部門之間、單位之間有效的監(jiān)督、制約機制,加之電子文件的職能管理部門不夠明晰,其真實性、可靠性得不到有效保障。
2、“原件”的界定和維護問題?!霸笔侵感畔⑹状喂潭ㄆ渖系拿浇槲铩τ趥鹘y(tǒng)檔案來說,檔案載體與信息內(nèi)容密不可分,檔案載體的原始性(即“原件”)可確保固著于其上的信息內(nèi)容的真實可靠性。而對于電子文件,其內(nèi)容與載體的關(guān)系并不緊密,最后留存的電子文件往往已經(jīng)過多次載體遷移;具有非直讀性,其二進制編碼內(nèi)容只有經(jīng)過處理并顯示到屏幕或打印輸出后,才能為大家所識讀,而這顯然已不是傳統(tǒng)意義上的“原件”。
針對電子文件的這些特點,我國的《電子簽名法》和《電子文件管理暫行辦法》參照《電子商務(wù)示范法》等國際通行做法,從功能等同的角度,對電子文件的“原件”形式作了重新界定。如《電子簽名法》規(guī)定:“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文,視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求:(1)能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用;(2)能夠可靠地保證自最終形成時起,內(nèi)容保持完整、未被更改。但是,在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性”;《電子文件管理暫行辦法》中也有類似規(guī)定。
盡管以上規(guī)定對電子文件的原始性要求作了重新界定,但在實際工作中要保障電子文件的“原件”形式比較困難。一是很難保障電子文件的長期可讀。電子文件的可讀性受生成環(huán)境、軟硬件平臺、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲格式、加密方式等多方面影響,經(jīng)常發(fā)生因技術(shù)更新、載體損壞等情況而導(dǎo)致電子文件在較短時期內(nèi)就不可讀。二是對電子文件的全程監(jiān)管非常困難。從現(xiàn)狀看,電子文件生成后需要在形成單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中長期留存,在缺少第三方監(jiān)管的情況下,很難確保電子文件的完整、可靠和長久安全,也很難在事后有效證明電子文件內(nèi)容和來源的可靠性。
3、真實性保障的難題。這里的真實性指電子文件的“法律真實”,即通過可靠的管理方法,強化電子文件的證據(jù)效力,使法律真實更加靠近客觀事實,從而增強法官對電子文件證據(jù)的內(nèi)心確信。電子文件的真實性保障機制是一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程,包括完整性保障和可靠性保障。
2 強化電子文件憑證價值的對策
要強化電子文件的憑證價值,應(yīng)按照現(xiàn)有電子文件證據(jù)效力的法律規(guī)定,從法制建設(shè)、行政監(jiān)管、技術(shù)保障等方面著手,建立一套電子文件特性相適應(yīng)的、行之有效的真實性監(jiān)管和保障機制。具體包括以下幾個方面:
(一)把握電子文件證據(jù)效力保障的基本要求。
在建立和完善電子文件的證據(jù)效力保障機制時,應(yīng)根據(jù)電子文件的特性,重點突出好以下幾個方面:
1、要突出電子文件證據(jù)的原件形式要求。要充分借鑒和吸收傳統(tǒng)檔案管理好的經(jīng)驗,借助一定的管理和技術(shù)手段,確保電子文件自最終形成時起的完整可靠性和長期可用性,滿足法律規(guī)定的原件形式要求。一是要加強前端控制。在電子文件形成后,就及時通過歸檔、備份等管理措施,數(shù)字水印、電子印章等技術(shù)手段,以及第三方參與認(rèn)證的保障機制,確保電子文件的完整可靠性。二是要保障電子文件的長期有效性。加強對電子文件生成、還原環(huán)境的變更登記,盡量采用標(biāo)準(zhǔn)或通用的存儲技術(shù),降低電子文件對軟硬件的依賴性,確保電子文件可隨時調(diào)查取用。三是要加強對電子文件保管、遷移和轉(zhuǎn)換等過程的登記監(jiān)管,確保電子文件的形式變化被控制在允許范圍內(nèi),并且備案可查。
2、要確保電子文件證據(jù)的可靠性要求。電子文件的可靠性與形成環(huán)境密切相關(guān),涉及“人、機”等主體,具體包括內(nèi)容的可靠性、來源的可靠性、制度和手段的可靠性等多個方面。一是要健全電子文件管理體制,注重全程監(jiān)管,確保電子文件數(shù)據(jù)采集來源的合法性和可靠性。二是加強對制度本身和相關(guān)技術(shù)手段的可靠性認(rèn)證,注重程序的規(guī)范性和合法性,優(yōu)先采用成熟可靠的技術(shù)。三是要完善第三方認(rèn)證、閉環(huán)系統(tǒng)等可靠性保障機制,通過電子簽名、數(shù)字摘要、冗余存儲(備份)、日志等技術(shù)措施,確保電子文件內(nèi)容的可靠性。
3、要強化電子文件的完整性要求。加強對電子文件內(nèi)容和形式的完整性審查,注重積累背景信息、操作日志等相關(guān)元數(shù)據(jù),確保電子文件能滿足法定的證據(jù)形式要求。
(二)建立電子文件證據(jù)效力保障的有效機制。
要強化電子文件的憑證價值,必須建立健全與之相配套的真實性保障和認(rèn)證機制??蓞⒖家韵乱恍┈F(xiàn)有模式:
1、第三方證書認(rèn)證機制。這種方式是指由可信第三方充當(dāng)證書簽發(fā)機關(guān)(CA),通過制定政策和具體步驟來驗證、識別用戶身份,實現(xiàn)用戶身份和用戶證書的捆綁,并對用戶證書簽發(fā)的內(nèi)容提供真實性、可靠性認(rèn)證機制。這種方式的最大優(yōu)勢是:相關(guān)技術(shù)比較成熟;已取得相關(guān)法律授權(quán);具有應(yīng)用無關(guān)性,可適用于任何使用電子數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動,認(rèn)證時無需了解具體業(yè)務(wù)過程。缺點是:屬于事后驗證機制,無法保障簽名前數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、可用性;證書發(fā)行和使用不夠普及,法律適用范圍有限制,應(yīng)用范圍受限。
2、行政監(jiān)管和認(rèn)證機制。這種方式主要由電子文件行政主管部門(或其授權(quán)的部門)通過登記等行政監(jiān)管方式,借助一定的技術(shù)手段(如電子簽名、數(shù)字摘要、數(shù)據(jù)備份),對各單位形成的電子文件提供真實性、可靠性保障和認(rèn)證服務(wù)。優(yōu)點:注重前端監(jiān)管和行政介入,更具有權(quán)威性;注重數(shù)據(jù)的長期可用性,有利于延長認(rèn)證期限;有利于整合原有職能和發(fā)揮整體優(yōu)勢,適用范圍更廣。缺點:與現(xiàn)行業(yè)務(wù)密切相關(guān),實施難度較大;還處于完善階段,需要加強法制等保障。
3、基于傳統(tǒng)檔案的認(rèn)證機制。也稱雙軌制模式,是指由形成單位(或在查證者的參與下)將已辦理完畢的電子文件輸出轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)、縮微等相對可靠的傳統(tǒng)載體形式,并依托傳統(tǒng)載體形式的法定證據(jù)效力提供相關(guān)憑證服務(wù)。這種模式在房產(chǎn)、土地管理、醫(yī)療病歷等領(lǐng)域大量應(yīng)用,其優(yōu)點是:實施相對簡單;具有法定效力。缺點是:并非所有電子文件(如動態(tài)數(shù)據(jù)、電子郵件)都能有效遷移,應(yīng)用范圍受限;實施成本高。