周萍

摘 要：高校人事檔案管理作為高校人事工作中最基礎(chǔ)的工作，是高校人事管理與服務(wù)的中心。本文以四川大學(xué)人事檔案工作為例，探討了當(dāng)下人事檔案工作中存在的問題，并分析了應(yīng)對策略，以期發(fā)揮人事檔案工作在高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的保障和促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案工作；問題；對策

黨的十八屆三中全會把推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化作為全面深化改革的總目標(biāo)，對國家治理能力建設(shè)提出了新的要求。同時(shí)，四川大學(xué)校長謝和平院士也指出，要建設(shè)一流大學(xué)，首先就應(yīng)該提高自身的建設(shè)能力和治理能力，更好地適應(yīng)一流大學(xué)的內(nèi)在本質(zhì)要求，按照一流大學(xué)的辦學(xué)規(guī)律來建設(shè)發(fā)展，才能推動學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)內(nèi)涵發(fā)展，加快建設(shè)一流大學(xué)的步伐。

在一流大學(xué)建設(shè)治理能力提升中，學(xué)校各行政職能部門必須具備“行政管理的執(zhí)行能力”、“科學(xué)化、精細(xì)化管理能力”、“社會服務(wù)的能力”、“文化建設(shè)的能力”、“信息化服務(wù)、管理、辦公能力”、“開拓創(chuàng)新的能力”等能力，才能不斷完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)一流大學(xué)建設(shè)治理能力的提升。

面對這種新形勢，在學(xué)校的人事檔案工作中，我們需要深入思考，找出當(dāng)下人事檔案工作存在的問題，采取措施，進(jìn)一步完善我校人事檔案工作，推進(jìn)學(xué)校一流大學(xué)治理能力建設(shè)。

1 高校人事檔案工作中存在的問題

1.思想上缺乏重視

人事檔案意識缺乏，對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足。相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員對人事檔案工作認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是收集、保管、利用人事檔案等事務(wù)工作，與學(xué)校教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不泄密、不丟失，能提供基本利用服務(wù)就行。因此，人事檔案工作在學(xué)?？傮w工作中顯得無足輕重，缺乏應(yīng)有的支持和重視。

2.管理制度落實(shí)不到位

學(xué)校人事檔案相關(guān)管理制度，在執(zhí)行中由于相關(guān)機(jī)構(gòu)不夠重視，或長期在工作中固化的模式等客觀原因，無法在工作實(shí)際中完全貫徹落實(shí)，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3.管理人員配備不足，專業(yè)化程度有待加強(qiáng)

隨著四川大學(xué)師資隊(duì)伍的不斷壯大，學(xué)生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職工和學(xué)生人事檔案數(shù)量增多，檔案利用頻繁，檔案管理工作任務(wù)繁重。目前，檔案館人事檔案科管理教職工檔案17000余卷和學(xué)生人事檔案70000余卷，卻僅設(shè)置專職檔案管理人員6人，其中干部檔案專職檔案管理人員僅2人。按每管理1000人檔案配備專職人員1名的標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理人員人數(shù)嚴(yán)重配備不足。管理人員大部分也沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)。由于人事檔案管理人員配備不足，且專業(yè)化程度有限，管理人員無法對人事檔案進(jìn)行高質(zhì)量的管理，只能保證基本的管理利用，檔案研發(fā)利用更是紙上談兵。

4.硬件設(shè)施不符合檔案規(guī)范管理的要求

檔案庫房現(xiàn)是辦公及教室用房，庫房承重存在極大安全隱患。庫房門窗為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，導(dǎo)致檔案安全保管“八防”設(shè)施形同虛設(shè)，既不能使檔案完全達(dá)到安全保管要求，又給使用設(shè)施帶來安全隱患。

5.人事檔案信息化服務(wù)能力局限，信息化、現(xiàn)代化技術(shù)滯后

目前，人事檔案管理工作暫未實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。大部分工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，信息管理僅局限于著錄檔案目錄等基礎(chǔ)檢索工具，無法進(jìn)行相關(guān)人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)、核對工作只能靠手工操作，無法實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)化、精細(xì)化管理。

2 完善高校人事檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)宣傳教育工作，提高人事檔案意識

建立人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)做好人事檔案工作。近年來，四川大學(xué)檔案館加強(qiáng)了人事檔案工作的宣傳力度，以使相關(guān)機(jī)構(gòu)以及工作人員從思想上真正對人事檔案工作高度重視和支持。在工作中，積極尋求各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時(shí)將檔案工作發(fā)展情況和存在的問題反饋匯報(bào)；同時(shí)力爭學(xué)校在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

2.細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度，在工作中形成嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制

貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善落實(shí)各項(xiàng)相關(guān)制度，修訂《四川大學(xué)學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《四川大學(xué)教職工人事檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《四川大學(xué)著名校友檔案管理實(shí)施細(xì)則》等相關(guān)制度。對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，并依照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格遵守實(shí)施，不斷規(guī)范人事檔案管理，形成“有章可循、依章執(zhí)行、違章可究的高校檔案管理運(yùn)行機(jī)制”。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員配備，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

應(yīng)適量增加人事檔案專職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。人事檔案工作要求工作人員在政策性、專業(yè)性、技術(shù)性上要具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)和工作能力，因此在日常工作中，應(yīng)采取多種形式，加強(qiáng)對高校人事檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)人事檔案管理工作人員“一專多能”綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理人員對信息化、現(xiàn)代化知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以便更好地開展檔案信息化、現(xiàn)代化工作，推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。同時(shí)，人事檔案管理人員也應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為學(xué)校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供有價(jià)值的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保人事檔案工作發(fā)展的硬件基礎(chǔ)

要積極爭取學(xué)校的在檔案館建設(shè)上的投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，盡早落實(shí)檔案館新大樓的建設(shè)項(xiàng)目。設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

5.實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化服務(wù)，提升信息化管理水平。

開發(fā)利用人事檔案信息軟件，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢平臺。根據(jù)高校人事檔案實(shí)際工作情況，在信息安全的前提下，依照人事檔案保密安全制度，對相關(guān)管理部門和個人網(wǎng)上開放查詢，利用人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 小結(jié)

高校人事檔案工作對于學(xué)校未來的發(fā)展有著極其重要的作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，采取措施加強(qiáng)人事檔案管理，盡快促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)的科學(xué)化、精細(xì)化、信息化、社會化轉(zhuǎn)變，更好地提升人事檔案工作的能力建設(shè)，促進(jìn)學(xué)校人事檔案工作的發(fā)展，進(jìn)而推進(jìn)我校一流大學(xué)建設(shè)治理能力的提升。

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