易南冰

行政事業(yè)單位會計檔案是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，既是重要的經(jīng)濟檔案，又是單位檔案的重要組成部分。會計檔案的科學管理對已步入信息時代的當今社會具有重要的現(xiàn)實意義。本文擬分析行政事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，以期促進行政事業(yè)單位會計檔案管理的規(guī)范化。

1 行政事業(yè)單位會計檔案的主要內(nèi)容

行政事業(yè)單位會計檔案是單位在財務(wù)管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、電子會計資料和其他會計資料，是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

2 行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視不高。一是不少單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應(yīng)付思想，認為“費時費力不討好”，會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，由于不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求。三是部分行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務(wù)會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執(zhí)行。特別是對實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法。

（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質(zhì)等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規(guī)范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調(diào)保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發(fā)揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數(shù)年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。

（四）監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務(wù)檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢查重要事項的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務(wù)管理工作的全過程，作為單位財政財務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

3 加強行政事業(yè)單位會計檔案管理的建議

（一）健全會計檔案管理制度。要根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質(zhì)獎勵、精神獎勵與相應(yīng)處罰同步。

（二）提升會計檔案人員素質(zhì)。一是單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育，增強責任心和執(zhí)行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設(shè)施，及時添置、更新檔案室部門設(shè)備，如防盜門、空調(diào)、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復(fù)印機、去濕機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并對財務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實行計算機存貯。

（三）規(guī)范會計檔案整理歸檔。一是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。裝訂完畢的會計檔案還要裝盒，以保護會計檔案，延長會計檔案的壽命。會計憑證按月份先后順序裝入憑證盒，會計賬簿、財務(wù)報告和其他類會計檔案逐卷裝入會計檔案盒，并逐項填寫盒面上的內(nèi)容。二是定期對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印后裝訂成冊并進行存檔，對計算機環(huán)境中形成的會計檔案實行多備份，對會計電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對采用磁性保存的檔案，還應(yīng)定期進行檢查，定期進行復(fù)制。三是規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續(xù)。

（四）注重會計檔案開發(fā)利用。一是要嚴格會計檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責任明確、內(nèi)容完整、時間清楚。二是編制檔案案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引，運用計算機進行檢索，確保調(diào)檔迅速準確。三是建立財務(wù)檔案統(tǒng)計臺帳，如財務(wù)檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、財務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計臺帳、財務(wù)檔案移交清冊等。四是利用各種財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析單位預(yù)算執(zhí)行管理、財務(wù)運行中的特點、存在的不足，研究預(yù)防對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。五是嚴格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

（五）強化會計檔案監(jiān)督管理。財政、審計、檔案等部門在進行各項業(yè)務(wù)檢查時，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要利用價值。單位內(nèi)部應(yīng)將會計檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財政財務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。