郭偉

摘 要：在信息技術(shù)的普遍應用與“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的推動下，企事業(yè)單位中的檔案管理工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子檔案的轉(zhuǎn)錄、保存、應用。從目前的實踐經(jīng)驗看，主要是在形式上進行了轉(zhuǎn)變，而真正的管理模式，依舊未發(fā)生大的變化。因而本次研究中就以此為背景，從事實出發(fā)，結(jié)合人力資源管理中的檔案管理的功能，對目前電子檔案管理工作中遇到的問題與解決對策展開具體討論。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；問題；策略

深化電子檔案管理是目前檔案管理信息化改革后，必須加以關(guān)注與深化改革的主要問題。因為一般的形式轉(zhuǎn)化，并不能有效的推動檔案管理工作進一步發(fā)揮效用。從人力資源的總方向看，人力資源包含的內(nèi)容、構(gòu)成要素相對較多；精細化的管理才能與其相一致，才能推動檔案管理在人力資源戰(zhàn)略目標方向上的一致性。尤其是技術(shù)方面跟進措施、新的程序設(shè)置、管理模式完善等。

1 問題說明

現(xiàn)階段的電子檔案管理中，除了以上所說的一般性問題之外，主要問題集中表現(xiàn)在技術(shù)的深化力度缺乏、內(nèi)部活躍因素與創(chuàng)新能力不強、考核與監(jiān)督關(guān)聯(lián)性差，執(zhí)力不強等。具體來看，在技術(shù)方面的匱乏體現(xiàn)在電子檔案向進一步技術(shù)化運用、配套技術(shù)資源配置、體系化建設(shè)不足；也就是未能從電子檔案的本質(zhì)出發(fā)，建立一個以電子檔為主體的管理體系。尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式、電子檔案管理模式之間缺少較好的對接、改進、完善。電子檔案管理革新之后原有工作人員在技術(shù)操作、專業(yè)知識、防護意識等方面欠缺，不能勝任進一步深化改革。若建立全新的配套管理體系，實施新流程，還需要在考核、監(jiān)督、執(zhí)行方面下大力氣對其進行配套改革等。

2 原因分析

現(xiàn)階段設(shè)備、基礎(chǔ)性資源配置已經(jīng)基本滿足條件。所以，從根本上的原因分析來看，一個阻礙因素是認知層面不全面；持續(xù)推進的力度缺乏；另一個阻礙因素是未從檔案管理的視角，反思檔案管理問題的本質(zhì)是管理制度上的創(chuàng)新，以及與電子檔案配套管理措施的推行；以及在檔案管理中，對于管理、執(zhí)行之間的保障措施，如監(jiān)督機制、考核評估、激勵機制等的落實缺少細致的評價。從目前的問題與原因討論來看，可以透過技術(shù)深化的角度，由形式改革轉(zhuǎn)入到管理改革；以技術(shù)開發(fā)的角度，與現(xiàn)實的檔案管理進行配套設(shè)置；通過外力刺激內(nèi)部創(chuàng)新的動力；再利用評價體系與監(jiān)督機制的并行保障執(zhí)行的有效。以下從這個思路對應對所面臨的問題進行具體說明。

3 策略

1、互聯(lián)網(wǎng)+應用的技術(shù)深化

檔案管理的信息化、電子化革新已經(jīng)成為當前改革與發(fā)展的直接方向，大多也已經(jīng)實現(xiàn)。但是，為了更好的提高對檔案的利用效率，應該注重采用新的形式與新形的應用方式，拓展查詢渠道與搜索路徑。一方面，積極按照黨中央所提出的“互聯(lián)網(wǎng)+企業(yè)”模式展開具體的應用研究，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，構(gòu)建起一個檔案管理網(wǎng)站。然后建立起溝通平臺，讓檔案管理者與需要查詢者之間建立起新通道，這種方式速度快、易于更新、便于查對，有利于提高檔案的利用率，更可以提升檔案在應用方向上的轉(zhuǎn)變。另一方面，就是開發(fā)與之相關(guān)的應用程序，也就是通常所說的APP，利用檔案軟件應用程序開發(fā)，可以打破在時間與空間上的檔案錄入，增加它的動態(tài)性質(zhì)。這樣就可以更方便的將檔案管理改革與發(fā)展對接到現(xiàn)實的社會發(fā)展之中，并且以技術(shù)促進它的革新，利用信息技術(shù)完善它的系統(tǒng)構(gòu)建，并以此增加人們對檔案管理工作的新認知，同時以技術(shù)手段達到檔案管理安全防護的目的。

2、以外力促活力，從創(chuàng)新提水平

外力對于內(nèi)部力量的激活作用是力學上的基本原理，應用到檔案管理中依然適用。比如，通過引入新型的全面人才，激發(fā)內(nèi)部管理人員的潛能與活力，就能夠說明它的有效性。因為，在現(xiàn)代社會中，各種人才流動性大、復雜程度也高、尤其是對于知識的復用水平及新思想、新觀念吸收性強、應用能力也強，加上現(xiàn)代年青人對于實踐的認知度普遍提升；因而更注重對個性的表達，因而在創(chuàng)新方面潛質(zhì)較多。因此，檔案管理部門可以通過一系的招聘措施、獵頭公司增加人才的選拔途徑，同時給予內(nèi)部人才施工加壓力，通過有力的培訓課程設(shè)置完善內(nèi)部革新；激發(fā)檔案管理工作人員的活力，促進檔案管理工作的活躍指數(shù)，以此改善死氣沉沉的工作氛圍。另一方面，在理念更新的同時，應該加大創(chuàng)新力度，這方面需要人才的重新組合與知識結(jié)構(gòu)的重新調(diào)整，也就是說需要增加人才的資源配置水平，對于專項的管理派遣專業(yè)人員，對于復雜程度較高的則按照“知識復用水平”進行調(diào)整，真正做到“人盡其材，物盡其用”。另外，在創(chuàng)新方面應該有持續(xù)性、持久性，以APP專業(yè)軟件制作為例，不能因為推廣不利或者應用不完善就放棄，而應該堅持努力，真正做到在初步創(chuàng)新與實踐的基礎(chǔ)上，持續(xù)推進創(chuàng)新，開創(chuàng)出一片新天地。需要說明的是，對于創(chuàng)新發(fā)展這一塊，需要從發(fā)展的戰(zhàn)略上進行部署，并通過專門的創(chuàng)新部門與技術(shù)部門的設(shè)置來達到對創(chuàng)新問題的研究；突破教條與框框限制，增加創(chuàng)新意識、培植邏輯能力、增加直觀感受能力，以此帶動整個高校檔案管理改革事業(yè)的向著更好更可持續(xù)的方向轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

3、評估體系與監(jiān)督機制并舉

在新形勢下，檔案管理的改革與發(fā)展工作，不但要轉(zhuǎn)變管理意識、轉(zhuǎn)變思維方式、更新實踐方法，還要求在創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上，做好評估體系的建設(shè)與監(jiān)督機制的工作。可以以系統(tǒng)化的思維方式，構(gòu)建一個全面的評估體系，并利用激勵機制、競爭機制、評估機制間的聯(lián)動性，促進互相的監(jiān)督。另一方面，在評估體系的建設(shè)方面，應該注重精細化、多樣化、立體化；也就是說，通過不同的管理分類來實現(xiàn)評估方式的設(shè)置，并以計劃與統(tǒng)計的表格法，做好內(nèi)部管理方面的互評、自評，更要求增加來自于外部的分類評估，公共評估、對自評模式的評估，從而改善那種單一化的結(jié)果評估模式，從而推動檔案管理工作的全面革新；也有助于給檔案管理工作注入新的內(nèi)容，多角度增加對檔案管理的審視與重新理解，并以此作為創(chuàng)新的基礎(chǔ)。另外，評估體系本身就可以作為監(jiān)督機制的一部分而發(fā)揮出更大的促進作用。

4 結(jié)束語

在新的時代就應該從時代的特征與需求出發(fā)，真正以可持續(xù)發(fā)展的理念作為指導原則；提升對于信息技術(shù)的應用水平；尤其是在當下從紙質(zhì)時代、數(shù)字時代的并行發(fā)展的新形勢之下，雖然經(jīng)過了一些形式上的大幅度改革。然而，針對于檔案管理這一主題，并未展開深入細致、系統(tǒng)化的研究，所以當前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問題；改革與發(fā)展工作不能盲目或跟風，需從長計議，做好體系化的評估，對它的改革的作用、方案、范圍、流程等皆要做出考核與評估，并采用“試點”的辦法，讓某個方案或某幾個方案得到試用，并跟蹤考察，找出最優(yōu)轉(zhuǎn)化途徑與革新辦法。

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