劉勇
摘 要:財政檔案管理可以維護(hù)檔案的質(zhì)量,提高檔案的完整性和準(zhǔn)確性。財政數(shù)據(jù)決定著公司未來的發(fā)展走向,決定著公司未來的財政分配,其在公司運(yùn)營的過程中有著極為重要的作用。如何做好財政檔案的管理工作是一個永恒的課題。特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來越多的管理模式趨于信息化,電子化,財政檔案管理必須跟上時代的步伐,才能有更好更穩(wěn)定的發(fā)展,才可以在未來的發(fā)展中起到更好的導(dǎo)向作用。因此,本文就如何做好財政檔案管理工作展開討論,提出了一點(diǎn)自己的看法和建議。希望財政檔案的管理在科學(xué)、規(guī)范的指導(dǎo)下可以更加高效,創(chuàng)造更大的價值。
關(guān)鍵詞:財政檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);信息化
1 做好財政檔案管理工作的重要性
檔案管理是維護(hù)歷史原貌的重要過程, 財政檔案管理作為一種資源,在各科室,單位的工作中將真實(shí)的活動情況進(jìn)行記錄。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作,同時也是公司發(fā)展的一項(xiàng)無形的資產(chǎn)。做好了檔案管理工作,各部門之間的聯(lián)系更加緊密,各單位的工作效率更加高效[1]。規(guī)范化,科學(xué)化的財政檔案管理是一個部門良好發(fā)展的基礎(chǔ),建立一套完善的財政檔案管理制度,使部門的財政項(xiàng)目更加清晰,便于部門制定發(fā)展策略,合理安排資金分配,對其在未來發(fā)展中可能遇到的風(fēng)險起到了一定的抵御作用??梢哉f,只有做好了財政檔案管理工作的部門才是穩(wěn)定的,持久的,可發(fā)展的。
2 關(guān)于加強(qiáng)財政檔案管理措施的幾點(diǎn)建議
2.1 信息化管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在現(xiàn)代生活中的應(yīng)用越來越廣泛。財政檔案的管理更要與時俱進(jìn),跟上時代的腳步,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)更高效更安全的管理。一方面,要切實(shí)確保檔案的安全性,不斷提高計(jì)算機(jī)的安全性能,加強(qiáng)安全體系的建設(shè),避免重要的財政檔案信息被盜走[2]。另一方面,要建立起規(guī)范的完善的管理體系,所有的檔案存入按照一定的模式進(jìn)行,以防止在檔案錄入的過程中發(fā)生數(shù)據(jù)的遺失。從而確保了數(shù)據(jù)的原始性,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。
2.2 建立完善的監(jiān)督體系
為了做好財政檔案的管理工作,還必須完善財政檔案管理的監(jiān)督體系。首先從原始數(shù)據(jù)開始,組織專業(yè)人員對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選,去除掉無用數(shù)據(jù),避免將來整理檔案時數(shù)據(jù)混亂,使得工作人員做大量的無用功。其次嚴(yán)格監(jiān)管檔案的錄入過程,避免錄入人員在錄入過程中出現(xiàn)錯錄,漏錄的現(xiàn)象。當(dāng)錄入人員完成檔案的錄入后及時進(jìn)行檢查,避免錯誤的積壓。由于信息化的應(yīng)用,為了保證財政資料的安全,必須定期進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)。
2.3 積極培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)人才
在這個競爭極為激烈的社會,人才是企業(yè)、機(jī)構(gòu)高效運(yùn)轉(zhuǎn),獲得最大收益不可或缺的因素。隨著信息化的普及,培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人才就顯得極為重要。如果沒有專業(yè)人才的管理,實(shí)現(xiàn)財政檔案的信息化管理就成了紙上談兵。培養(yǎng)電子財政檔案管理的專業(yè)人才,可以將財政檔案管理的信息化付諸實(shí)踐,真正實(shí)現(xiàn)財政檔案工作的高效管理[3]。
2.4 及時做好設(shè)備的維護(hù)的更新
網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍,利用網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)財政管理效率的同時,網(wǎng)絡(luò)安全的重要性不可忽視。一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)性不強(qiáng),數(shù)據(jù)庫遭到黑客的攻擊,那么所有的檔案資料就會外泄,為公司造成不可估量的損失。因此,做好設(shè)備的維護(hù)和更新極為重要,既可以保障檔案信息的安全性,又可以使檔案的存貯更加清晰,更加便捷,減少檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。
2.5 加強(qiáng)財政管理隊(duì)伍的建設(shè)
想要更好地利用計(jì)算機(jī)高效做好財政檔案的管理工作,就需要一支強(qiáng)大的管理人才隊(duì)伍。加強(qiáng)財政管理隊(duì)伍的建設(shè)不但要確保每一個人的專業(yè)知識和管理能力,同時也要注重對他們計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)[4]。使得他們可以將自己管理的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用聯(lián)系起來,更好地實(shí)現(xiàn)高效的財政檔案管理。
2.6 創(chuàng)新管理體制
想要利用計(jì)算機(jī)高效的做好財政檔案管理工作,沒有一個新型的管理體制不能達(dá)到高效管理的目的??梢圆捎觅Y源平臺化的方式,建立整個公司的財政檔案存貯平臺,再將平臺按照公司的各部門分成若干部分,每個部門都可以共享這個平臺,彼此之間又是獨(dú)立的,互不干涉的[5]。真正做到了資源整合,同時保證了各部門資料的獨(dú)立性。上級領(lǐng)導(dǎo)調(diào)用資料時可以直接在平臺上進(jìn)行調(diào)用,方便了檔案的使用。為了保證資料信息不被泄露,每個部門都要有一套獨(dú)立的登錄密碼,該密碼最好分為多個部分,由不同的人來掌管,需要啟用資料庫時,必須掌握密碼的人全部同意,資料庫才可以開啟。避免了資料庫擅自被人啟動,致使資料泄漏的風(fēng)險。
3 結(jié)語
總之,財政檔案管理在部門的發(fā)展中有著不可或缺的地位。隨著科技的日新月異,財政檔案管理也要緊跟時代的浪潮,積極進(jìn)行改革與創(chuàng)新。搭上互聯(lián)網(wǎng)的順風(fēng)車,加強(qiáng)人員建設(shè),完善管理體系,做好設(shè)備的維護(hù)和更新,實(shí)現(xiàn)財政檔案管理的信息化,現(xiàn)代化。使得財政檔案管理更加高效,更加清晰準(zhǔn)確。隨著財政檔案管理體系的完善和提高,其對部門發(fā)展的導(dǎo)向性更為明顯,可以有效的幫助公司做出財政決策,避免造成公司的財政損失,同時精簡了人員隊(duì)伍,提高了人員素質(zhì),使管理人員技能更加完善,管理更加高效。財政檔案管理的現(xiàn)代化已形成不可阻擋的趨勢,順應(yīng)時代發(fā)展的潮流,緊跟時代步伐,在給公司發(fā)展帶來挑戰(zhàn)的同時也迎來了新的契機(jī)。
參考文獻(xiàn)
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[5]陶勇,張霞.分析財政檔案現(xiàn)代化管理工作存在的問題及對策[J].企業(yè)文化(中旬刊),2016,(7):216-216.