曾照軍

摘 要：檔案是社會(huì)的樞紐，在時(shí)空上前后相繼，綿綿延續(xù)，是人類認(rèn)識(shí)的軌跡，過(guò)去我們過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案資料“保密”，使檔案資料成為“死”材料。面對(duì)著網(wǎng)絡(luò)化、智能化、多樣化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，面對(duì)著世界范圍內(nèi)的信息產(chǎn)業(yè)化程度的增強(qiáng)，伴著互聯(lián)網(wǎng)++，對(duì)檔案信息服務(wù)也提出了新要求，本文從當(dāng)前檔案信息，檔案信息服務(wù)存在的現(xiàn)狀以及創(chuàng)新策略等方面進(jìn)行分析，為檔案信息服務(wù)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案信息服務(wù)；創(chuàng)新

21世紀(jì)，檔案，檔案信息，檔案信息服務(wù)作為一種社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人們?cè)僬J(rèn)識(shí)，再利用起著不可抹滅的作用。21世紀(jì)，信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合使得檔案信息走出傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，走出傳統(tǒng)的檔案館，揭開神秘的“紅蓋頭”，展現(xiàn)自己的價(jià)值。1984年鄧小平在《經(jīng)濟(jì)參考》報(bào)題詞“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”成為了檔案工作的指導(dǎo)思路。檔案信息漸漸走出封鎖的檔案館，走入平常百姓生活，為人們所共享。“依法治檔、科學(xué)興檔、強(qiáng)化服務(wù)、提高效益”的工作思路讓人們?cè)絹?lái)越重視檔案信息。面對(duì)著互聯(lián)網(wǎng)信息社會(huì)，對(duì)于檔案信息服務(wù)提出了更高的要求。

1 檔案、檔案信息、檔案信息服務(wù)

（一）檔案名稱的演變

檔案，最早的稱呼從資料看，叫做“典”和“冊(cè)”。甲骨文中就有“典”和“冊(cè)”兩字，在周代，檔案又有“中”的叫法，在商周簡(jiǎn)牘檔案和縑帛檔案，開始用“簡(jiǎn)”“牘”“簡(jiǎn)策”“簡(jiǎn)牘”“簡(jiǎn)書”“竹帛”“帛書”等稱呼文書，檔案和書籍。漢唐后，又稱“文案”、“案牘”等?！皺n案”一詞初見于明末清初，現(xiàn)存清代檔案，康熙十九年的《起居注冊(cè)》中就有“部中無(wú)檔案”之語(yǔ)，直至現(xiàn)在留傳的成語(yǔ)“名留竹帛”“罄竹難書”等還依稀可以反映當(dāng)時(shí)文書檔案的成分。

（二）檔案的演變

檔案并非自人類出現(xiàn)就同時(shí)誕生的一種社會(huì)現(xiàn)象和物質(zhì)實(shí)體，它是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物?？v觀歷史，最初的“結(jié)繩記事”、“刻木為契”、“編貝”、“結(jié)珠”等對(duì)了解檔案起著一定的現(xiàn)實(shí)意義。中國(guó)檔案起源致力于文字，是檔案產(chǎn)生的條件，最為流行的是黃帝時(shí)期倉(cāng)頡始創(chuàng)文字。商代甲骨文是迄今我國(guó)大量發(fā)現(xiàn)的最早的較為系統(tǒng)的文字和古代檔案。國(guó)外，古代埃及是世界文明的搖籃之一，史官們用墨水把文字寫在儲(chǔ)物罐上等，泥板檔案是保持下來(lái)的兩流域，古埃及等重要的古代檔案。以我國(guó)為例，自進(jìn)入歷史文明時(shí)期以來(lái)，我國(guó)的檔案經(jīng)歷了甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案。當(dāng)今時(shí)期，電子文件已在國(guó)內(nèi)外具有其旺盛的生命力，成為檔案信息的又一支主力軍。

（三）檔案、檔案信息、檔案信息服務(wù)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)生活中直接相成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?，圖表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案信息是社會(huì)信息的一部分，從廣義上，是指來(lái)源于檔案的能消除人們不確定性的，反映已經(jīng)發(fā)生的各種事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，方式及其規(guī)律的征象或知識(shí)，通俗地說(shuō)是檔案的內(nèi)容及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形等信息。狹義上，檔案信息是指依附于檔案載體但不包括載體的檔案內(nèi)容信息。檔案信息服務(wù)從廣義上講，檔案信息服務(wù)是指檔案機(jī)構(gòu)的整個(gè)業(yè)務(wù)工作，即所有促進(jìn)檔案信息的流通，加快檔案信息的傳播，提高檔案信息的利用率，便與利用者獲取檔案信息所進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)，它包括了檔案信息的收集，整理和編研。從狹義上講檔案信息僅指檔案信息機(jī)構(gòu)接待利用者，利用檔案信息服務(wù)設(shè)施，采用檔案信息服務(wù)方法，從檔案信息資源中提取有用的信息，直接為利用者提供檔案信息的工作。

2 檔案信息服務(wù)中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后，淡薄開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，阻礙檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)現(xiàn)代化的因素，經(jīng)費(fèi)不足檔案保密和檔案安全面臨的挑戰(zhàn)。為了更好地做好檔案信息服務(wù)我們應(yīng)該清晰地認(rèn)識(shí)到檔案信息服務(wù)中的攻堅(jiān)戰(zhàn)。當(dāng)前檔案信息服務(wù)中的瓶頸主要來(lái)源于檔案網(wǎng)站建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)的阻力。

（一）檔案網(wǎng)站建設(shè)的問(wèn)題

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)陸續(xù)建立了一批檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站還存在一些缺陷和不足。

（1）目標(biāo)不明確

目前有些網(wǎng)站“跟風(fēng)上網(wǎng)”，為建站而建站，沒有把網(wǎng)站作為檔案管理的重要工具，設(shè)計(jì)定位不準(zhǔn)，僅將檔案網(wǎng)站作為裝飾門面，大量可查數(shù)據(jù)等利用率不高，使得檔案網(wǎng)站建設(shè)流于形式，最終造成網(wǎng)站訪問(wèn)率較低的問(wèn)題。

（2）整體性差

各館室的檔案網(wǎng)站之間還是處于孤立狀態(tài)，主要表現(xiàn)在缺乏宏觀指導(dǎo)，缺少“龍頭”網(wǎng)站以及站點(diǎn)網(wǎng)外鏈接不夠，從而在一定程度上影響檔案信息網(wǎng)絡(luò)工程的推進(jìn)。

（3）內(nèi)容貧乏

在檔案網(wǎng)站上，大多數(shù)網(wǎng)站僅反映一些本單位的信息，而缺乏宏觀的一些信息，并且大部分網(wǎng)站僅限于介紹館藏指南和全宗目錄，網(wǎng)站缺乏在先咨詢，網(wǎng)站內(nèi)容雷同，專業(yè)內(nèi)容欠缺等。

（4）網(wǎng)站質(zhì)量欠佳

檔案網(wǎng)站的主頁(yè)一般由工作人員自行設(shè)計(jì)，在色彩及計(jì)算機(jī)技術(shù)上或多或少不能達(dá)到完美統(tǒng)一。網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)單調(diào)，難以吸引訪問(wèn)者，在策劃及總體設(shè)計(jì)上還需不斷完善，以求吸引更多的訪問(wèn)者。

（二）數(shù)字檔案館存在的困難

（1）資金不到位

數(shù)字檔案館是一個(gè)現(xiàn)代化的縮稱，面對(duì)著大量的檔案綜合設(shè)計(jì)、個(gè)性化設(shè)計(jì)等需要投入大量的資金。

（2）技術(shù)不到位

當(dāng)前檔案信息數(shù)字化的技術(shù)還需不斷完善，現(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主要方式有鍵盤錄入和掃描。鍵盤輸入速度低、效率低、成本高、掃描則質(zhì)量不夠，掃描速度低以及漢字識(shí)別率低等缺陷。同時(shí)缺乏足夠的數(shù)字檔案信息介紹、評(píng)價(jià)和篩選工作，檔案信息現(xiàn)代化系統(tǒng)的用戶界面復(fù)雜，檔案信息檢索系統(tǒng)功能不強(qiáng)，國(guó)內(nèi)檔案館網(wǎng)站還很少具有系統(tǒng)的搜索引擎。檔案網(wǎng)上咨詢服務(wù)工作還需推進(jìn)，檔案館網(wǎng)站提供的服務(wù)工作往往不分用戶對(duì)象與用戶需求，檔案信息個(gè)性服務(wù)系統(tǒng)處與研制階段，社會(huì)上廣大用戶獲取數(shù)字檔案信息的能力普遍較弱。

（3）數(shù)字化對(duì)象種類復(fù)雜

傳統(tǒng)檔案館保存的檔案種類復(fù)雜良莠不齊，各種檔案信息價(jià)值不同，開放利用時(shí)限不同，保密程度不同，在限定哪些檔案資源可以數(shù)字化的限界上存在分歧。

（4）橫向合作存在差異

各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)均面臨檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，各機(jī)構(gòu)相互之間就數(shù)字化對(duì)象的選擇上是否能達(dá)成共識(shí)，是否能分工合作，存在一定的困難。

3 檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新

隨著檔案信息化的加快，檔案信息服務(wù)已成為人們社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)功能如此便利，手機(jī)等為信息的短時(shí)效獲取信息更是提供了便捷，隨著互聯(lián)網(wǎng)++的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)檔案館（InternetArchive）與線下檔案館的相互融合等也為當(dāng)前檔案信息服務(wù)創(chuàng)新提出新思考。

（一）.創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式

在當(dāng)今的檔案管理和利用中，存在一個(gè)普遍現(xiàn)象，檔案館與人們的距離較遠(yuǎn)，說(shuō)到檔案館就蒙上一層神秘的面紗。封閉性成了檔案服務(wù)者和利用者之間橫亙的大山。由于檔案工作大都實(shí)行專業(yè)化管理。在這種專業(yè)化、獨(dú)立化的管理過(guò)程中，檔案被動(dòng)地從社會(huì)生活中“剝離”出來(lái)，這就人為的割斷了它與社會(huì)現(xiàn)實(shí)生活廣泛而深刻的“有機(jī)聯(lián)系”，使檔案不能發(fā)揮其作用，出現(xiàn)了“重要卻難于發(fā)揮重要作用”的局面。創(chuàng)新傳統(tǒng)服務(wù)模式迫在眼前。

（1）改變坐堂服務(wù)，建立主動(dòng)服務(wù)的新模式

檔案管理方式不同程度地存在著“看攤守堆”歷史原因，檔案信息服務(wù)局限于狹隘的領(lǐng)域，檔案館保護(hù)，管理檔案不是僅僅為傳統(tǒng)的起收藏的目的，關(guān)鍵的作用是為了能更好地應(yīng)用檔案信息資源，要改變這種消極地檔案利用方式，從傳統(tǒng)地被動(dòng)方向向現(xiàn)代化的主動(dòng)方式轉(zhuǎn)變，改變這種舊的治檔方式，在認(rèn)真履行《檔案法》的基礎(chǔ)上，在“看和守”的同時(shí)，做到“開和放”。我們不能在滿足于“等客登門借閱”的坐堂式服務(wù)和“皇帝的女兒不愁嫁”的服務(wù)作風(fēng)，應(yīng)建立新型的“快速服務(wù)”、“跟蹤服務(wù)”、“系列服務(wù)”等模式。例如一些部門編史修志工作采用系列服務(wù)，全程服務(wù)。對(duì)一些經(jīng)濟(jì)糾紛，房產(chǎn)權(quán)屬糾紛，可實(shí)行快速服務(wù)。當(dāng)今現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案館的工作人員要走出館門，變封閉型服務(wù)為開放型服務(wù)，主動(dòng)登門服務(wù)。

（2）改變單一的服務(wù)作風(fēng)，建立因地制宜的服務(wù)新模式。

在檔案信息服務(wù)的活動(dòng)中，打破單一的為本單位為部門服務(wù)，拓寬服務(wù)的領(lǐng)域，多深入到機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，非公有企業(yè)中去調(diào)研發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，了解社會(huì)和本行業(yè)需要什么，尋求新的服務(wù)方式，從而明確檔案服務(wù)的重點(diǎn)，同時(shí)因地制宜有的放矢的為百姓提供服務(wù)，專門設(shè)立一些網(wǎng)上查檔，多從利用者的角度出發(fā)，一切服務(wù)于利用者，事實(shí)證明社會(huì)需求，百姓需求是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。

（3）改變單調(diào)的封閉作風(fēng)，建立多方位的宣傳服務(wù)新模式。

要讓利用者充分地利用檔案信息資源，對(duì)于檔案信息服務(wù)的工作人員來(lái)講，要做好產(chǎn)品的宣傳工作，廣告工作。檔案信息服務(wù)的工作人員要通過(guò)調(diào)查，主動(dòng)將檔案信息介紹給利用者，讓利用者使用所需的檔案信息，從而提高檔案的利用率，宣傳是為了檔案信息尋找用戶，為用戶主動(dòng)提供檔案信息，手段可以多樣化、多層次化。首先對(duì)檔案開放利用的重點(diǎn)對(duì)象進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，其次可以通過(guò)電臺(tái)，電視等新聞媒體方式或舉辦檔案展覽來(lái)主動(dòng)向利用者宣傳檔案館指南，檔案利用實(shí)例，公布檔案的史料，介紹館藏，宣傳檔案的價(jià)值和作用，讓人們熟悉檔案信息產(chǎn)品的功能，便于了解檔案信息的類型和提供利用等方式，揭開這一層神秘的面紗。從而使得過(guò)去過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案資料“保密”的觀念開放出來(lái)，深入到百姓中去，提高檔案史料的利用率。

（4）改變無(wú)償?shù)姆?wù)方式，建立有償與無(wú)償相結(jié)合的模式。

20世紀(jì)70年代以來(lái)，隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，信息的價(jià)值越來(lái)越得到社會(huì)的認(rèn)可，昔日的死檔案，今天變成“活信息”隨著改革大潮的推動(dòng)，我們也要建立擋案信息商品化的觀念，增強(qiáng)檔案館的“造血”功能，在不損害國(guó)家利益或他人利益的前提下檔案信息產(chǎn)品可以進(jìn)入市場(chǎng)，參與競(jìng)爭(zhēng)，創(chuàng)造效益，實(shí)現(xiàn)檔案信息商品化。這種有償與無(wú)償結(jié)合的方式能更好地推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

（5）改變手動(dòng)機(jī)械方式，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

在檔案信息服務(wù)工作中，要使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理，不斷增加現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的縮微技術(shù)，掃描技術(shù)，傳真技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案中的廣泛應(yīng)用，為檔案信息服務(wù)提供了最佳的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化將是今后檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向。以

（二）加強(qiáng)檔案館的軟硬件

檔案館是檔案信息的聚集中心，交流中心。為了更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)應(yīng)注意檔案館的整體視覺形象，充分體現(xiàn)文化品位和服務(wù)檔次。這些視覺形象主要包括檔案館的建筑，館容，館貌，檔案館的服務(wù)環(huán)境，檔案館的辦公及保管設(shè)施，給公眾留下一個(gè)清凈，舒適、美觀的好印象，另一方面豐富館藏，豐富檔案信息資源。不同的檔案館應(yīng)加強(qiáng)自身的建設(shè)，建立科學(xué)合理的館藏體系，不斷增加造血功能，創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。

（1）豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)

建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，充實(shí)檔案信息資源，處理好檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，縮短接待時(shí)間，放寬接收范圍，最大限度的滿足利用者的需求。優(yōu)化館藏應(yīng)從源頭抓起，把好進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查驗(yàn)收關(guān)和立檔單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。解決檔案門類單一，文件重復(fù)，利用率低的現(xiàn)象。只有建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，門類齊全，富有特色的檔案館藏系統(tǒng)，檔案館才會(huì)有旺盛的生命力，吸引利用者主動(dòng)上門。

（2）齊全設(shè)施，服務(wù)大眾

要使檔案信息服務(wù)的主動(dòng)者——利用者樂(lè)于上門來(lái)獲取信息，一流的設(shè)施是吸引利用者的關(guān)鍵因素。檔案館應(yīng)該為利用者創(chuàng)造良好的環(huán)境。其中利用者使用最多的外借服務(wù)設(shè)施和閱覽服務(wù)設(shè)施需重點(diǎn)投資，在管理中需分區(qū)明確，避免交叉，合理設(shè)置，如服務(wù)主層是檔案信息機(jī)構(gòu)開展檔案信息服務(wù)的主要樓層，目錄廳，總出納臺(tái)，主要閱覽室都設(shè)在這一層.一般將其放置在底層或二層.再如閱覽室；大小和容量應(yīng)適當(dāng)，室內(nèi)采光自然，除配置桌椅和一些縮微還原閱讀機(jī)外，還需配置現(xiàn)代化設(shè)備以輔助利用者來(lái)獲取檔案信息。

（3）取長(zhǎng)補(bǔ)短，資源共享

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，館藏?cái)?shù)量的多寡已不再是制約檔案館職能實(shí)現(xiàn)的因素，所以在檔案館建設(shè)方面應(yīng)加強(qiáng)宏觀管理，加強(qiáng)橫向交流，建立一系列現(xiàn)代化的檔案檢索網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案的利用。各館藏你有我無(wú)或我有你無(wú)，需要用積極的方式來(lái)互補(bǔ)。同時(shí)，檔案館也要加強(qiáng)與圖書館，博物館等機(jī)構(gòu)的合作與交流，加強(qiáng)軟件管理的開發(fā)，從而能做到館藏資源，人才資源，設(shè)備資源的共享。

（三）培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案信息服務(wù)人員

面對(duì)信息化社會(huì)的今天，檔案人員不再是單純的檔案管理員，而是充當(dāng)了多重角色：檔案信息財(cái)富的管理者和提供者、檔案信息的顧問(wèn)、檔案信息的系統(tǒng)專家、檔案信息資源的協(xié)調(diào)者等。信息時(shí)代，檔案工作的優(yōu)劣很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務(wù)水平，政治素質(zhì)以及提供利用檔案基本功的高低，所以檔案館只有注重人才質(zhì)量和素質(zhì)的培養(yǎng)，才能更好地提供檔案信息服務(wù).

（1）過(guò)硬的基本素質(zhì)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息服務(wù)的工作者需具備以下幾個(gè)基本素質(zhì)，⑴良好的職業(yè)道德，檔案信息服務(wù)人員的工作具有直接的服務(wù)性，多樣的層次性，強(qiáng)烈的時(shí)間性，相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性，這就要求工作者能全心全意為利用者服務(wù)，熱情大方，不為名利，不怕麻煩.②開朗心理素質(zhì)。檔案信息服務(wù)的工作者應(yīng)具有開朗的性格，能勝任檔案館現(xiàn)代化才能熱情地迎接每一位利用者，讓利用者滿意而來(lái)，滿意而去。建設(shè)、服務(wù)和管理的重任③廣博的科學(xué)文化知識(shí)和豐富的檔案學(xué)知識(shí)，并且掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)及相應(yīng)的軟件知識(shí)及外語(yǔ)和通訊技術(shù)，能對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合，深層次加工，提供高素質(zhì)的檔案信息服務(wù)。④具有創(chuàng)新，才能不斷滿足現(xiàn)狀，不斷從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開拓創(chuàng)新⑤良好的身體素質(zhì)。只有擁有健康的身體才能勝任繁瑣且工作量較大的檔案工作。

（2）更新的繼續(xù)教育

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)更新，技術(shù)更新的周期迅速縮短，作為專業(yè)性較強(qiáng)的檔案領(lǐng)域尤其顯著，要加強(qiáng)檔案信息服務(wù)的工作人員的繼續(xù)教育，與潮流同步。

（3）信息技術(shù)

隨著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)檔案人員提出了更高的要求，檔案工作人員必須掌握信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)軟件，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，多媒體等。通過(guò)不斷培訓(xùn)，為檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)提供必備的技能，從而使檔案管理跟上現(xiàn)代化的步伐，讓利用者更多、更快、更廣地獲得檔案信息的服務(wù)。

（4）公關(guān)及社交能力

在檔案信息服務(wù)中，檔案工作者應(yīng)學(xué)會(huì)與社會(huì)打交道，具有良好的公關(guān)能力。在繼續(xù)教育中，檔案人員應(yīng)拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)一些新型的現(xiàn)代管理理論，加強(qiáng)館際交流，為開拓檔案事業(yè)服務(wù)提供后備力量

（5）專業(yè)知識(shí)和政策

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，檔案方面的政策和法規(guī)變化也是飛速的，檔案館作為一個(gè)重要的社會(huì)信息源，其傳播知識(shí)，提供服務(wù)也應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)潮流，檔案信息工作者應(yīng)及時(shí)了解當(dāng)今檔案方面的一些法規(guī)政策，加強(qiáng)檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)理論研究，從而在接待利用者能用嫻熟的業(yè)務(wù)知識(shí)來(lái)進(jìn)行講解。有問(wèn)必答，縮短接待時(shí)間，快速地讓利用者找到所需的檔案信息。同時(shí)在專業(yè)知識(shí)方面能有所側(cè)重。因?yàn)闄n案的品種繁多，檔案館的工作人員在培訓(xùn)時(shí)應(yīng)有所側(cè)重，有所擅長(zhǎng)，在管理方面應(yīng)分工明確。從而做到專人專管，宏觀控制分工明確，從而更好地滿足不同類型的利用者的需求。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，為檔案界提供千載難逢的歷史機(jī)遇，人們?cè)絹?lái)越多的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取信息，檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)。檔案網(wǎng)站建設(shè)成了檔案工作信息化建設(shè)的重要步驟，它是檔案部門聯(lián)系社會(huì)，拓展職能的重要窗口，國(guó)內(nèi)外陸續(xù)建立了一批檔案網(wǎng)站，這些網(wǎng)站起著服務(wù)功能，宣傳功能和交流功能，為檔案信息服務(wù)擁入了一股新生力量。根據(jù)種種問(wèn)題，我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)在綜合水平上還有一段差距，在網(wǎng)站建設(shè)中需不斷改進(jìn)，不斷完善，提高網(wǎng)站的訪問(wèn)率

（1）加大投資建“龍頭”網(wǎng)站

抓重點(diǎn)以點(diǎn)帶面，從而帶動(dòng)整個(gè)網(wǎng)站建立一個(gè)國(guó)家級(jí)的檔案信息總網(wǎng)站，各級(jí)檔案館建立自己的網(wǎng)站，從而從縱向上帶動(dòng)各檔案網(wǎng)站，加強(qiáng)橫向交流，從而達(dá)到建網(wǎng)最主要的目的——資源共享，要廣開門路通過(guò)多渠道吸納和有效利用建設(shè)資金，改善軟硬件設(shè)備環(huán)境，從而形成龍頭網(wǎng)站，各網(wǎng)站相互融合。

（2）豐富內(nèi)容，形式多樣。

網(wǎng)站應(yīng)建立“以人為本”的方針，不斷為百姓服務(wù)，在內(nèi)容的編排上應(yīng)打破“閉門造車”的狀況，在內(nèi)容上考慮周全，兼顧不同用戶需求，同時(shí)創(chuàng)建自身網(wǎng)站的特色，不斷拓展職能，樹立新的形象，可以設(shè)立現(xiàn)行文件查閱等，查閱城市建設(shè)，環(huán)境保護(hù)，新聞出版，財(cái)政稅收，人文地理等方面的內(nèi)容?？梢蕴峁┮恍┓煞ㄒ?guī)檢索及百姓生活息息相關(guān)的一些問(wèn)題，建立在線咨詢。同時(shí)多配備一些專門人才，吸納和培養(yǎng)網(wǎng)站策劃和網(wǎng)頁(yè)制作方面的人才，從色彩、模式、鏈接等多方面綜合起來(lái)形成形式多樣、多層次、多元化的網(wǎng)站，提高網(wǎng)站的服務(wù)質(zhì)量，走特色道路，從而更好地吸引利用者。

（3）快捷服務(wù)，以人為本。

檔案網(wǎng)站最終還是以利用者為基點(diǎn)，為利用者創(chuàng)造便捷的檢索，讓用戶隨時(shí)檢索之需，用戶只需按動(dòng)一下鼠標(biāo)即可進(jìn)入相關(guān)網(wǎng)站瀏覽所需信息，真正融入到網(wǎng)絡(luò)中去，檔案網(wǎng)站要服務(wù)基層，建立為利用者服務(wù)的觀念。

（五）加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

隨著信息化的普及，當(dāng)前檔案信息服務(wù)的焦點(diǎn)主要集中在數(shù)字檔案館的建設(shè)，一流的數(shù)字館建設(shè)才會(huì)讓檔案信息服務(wù)有飛躍，更好地做好服務(wù)工作。

（1）加大投入，建設(shè)數(shù)字檔案基礎(chǔ)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提供個(gè)性化服務(wù)。

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是為了廣大利用者服務(wù)，故需加大投資數(shù)字檔案館基礎(chǔ)建設(shè)，積極提供必備的硬件條件，同時(shí)要把工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字檔案信息服務(wù)及數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（2）專業(yè)人才與計(jì)算機(jī)人才相結(jié)合

引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，使計(jì)算機(jī)專業(yè)人才和檔案館中檔案專業(yè)技術(shù)人員達(dá)到完美結(jié)合，造就既具懂檔案工作又掌握檔案信息服務(wù)意識(shí)的復(fù)合型人才，從而更好地掌握處理好數(shù)字檔案信息的現(xiàn)代化技術(shù)，不斷更新網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容，提高網(wǎng)頁(yè)制作質(zhì)量，從而真正實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)大眾和檔案信息共存。

（3）加強(qiáng)館際合作，處理好資源共享、資源建設(shè)與整合的關(guān)系。

無(wú)論是網(wǎng)站建設(shè)，還是數(shù)字檔案館，均要走出館門，走出國(guó)界，與同行交流，節(jié)省其中摸索的精力。吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，共同討論，有效利用各個(gè)檔案館擁有的專業(yè)人才和技術(shù)設(shè)備，共同參與檔案館的數(shù)字化建設(shè)、維護(hù)、決策、咨詢和人才培養(yǎng)，并且在一些檔案檢索系統(tǒng)的軟件和用戶界面上能達(dá)成共識(shí)。不同數(shù)字檔案信息資源應(yīng)有機(jī)結(jié)合，共同投入人力、物力、財(cái)力，來(lái)制定完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)識(shí)，盡可能同行中形成較為統(tǒng)一、簡(jiǎn)單的用戶界面，為用戶提供方便快捷的模式。

二十一世紀(jì)是信息化的世界，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合?；ヂ?lián)網(wǎng)++時(shí)代的來(lái)臨，檔案信息也將步入數(shù)字化的行列，在未來(lái)的檔案信息服務(wù)中將會(huì)更快捷、更加方便直觀，從而使檔案信息服務(wù)真正服務(wù)于公眾，服務(wù)于社會(huì)。

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