夏怡

摘 要：本文從檔案利用數(shù)據(jù)、檔案利用目的、檔案利用特點三方面分析2015年青浦區(qū)檔案館檔案利用基本情況，從中梳理出檔案利用工作存在的主要問題，并針對問題結(jié)合工作實際，提出推動青浦區(qū)檔案利用工作穩(wěn)步發(fā)展的意見和建議。

關(guān)鍵詞：檔案利用；民生檔案；數(shù)字化

檔案館是國家重要的檔案信息資源存放、保管和利用中心，檔案利用是檔案館得以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，是檔案價值得以實現(xiàn)的基本途徑。檔案利用工作即檔案部門為滿足社會利用檔案的需要，向用戶提供機會和條件的工作。本文通過對青浦區(qū)檔案館2015年度檔案利用工作的多角度分析，旨在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為民眾提供完善的檔案利用服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

1 檔案利用基本情況分析

（一）檔案利用數(shù)據(jù)分析

從查檔數(shù)量上看，2015年區(qū)檔案館檔案利用總體呈穩(wěn)步增長趨勢，共接待查檔者12047人次，同比增長8.6%；利用檔案12815卷（件）次，同比增長8.6%，平時工作日日均接待50人次，利用檔案約53 卷（件）次。如圖一、圖二所示：1月和12月查檔量（包括檔案利用卷/件數(shù)和人數(shù)情況）同比增幅較大，12月份查檔量達到全年最高值。由于農(nóng)歷春節(jié)放假的影響，2月查檔量處于最低值。

從查檔門類上看，如圖三所示，查詢量較大的包括婚姻檔案、社員建房、獨生子女檔案、干部任免檔案，其中婚姻檔案所占比例將近50%。其他檔案如工資單、退伍證明、政府發(fā)文、環(huán)評等也占一定的比例。

（二）檔案利用目的：

1、婚姻檔案：一是補辦證件，市民遺失結(jié)婚證或離婚證，需要重新補辦的，必須調(diào)取原始申請材料方可補辦；二是用于房屋交易方面，根據(jù)2013年“國五條”相關(guān)規(guī)定，房產(chǎn)過戶、交易、繼承等，均需出具婚姻檔案證明；三是辦理戶口、戶籍等事項，依據(jù)上海市落戶相關(guān)政策規(guī)定，對符合條件可申（遷）報戶口的外地配偶，需要提供婚姻檔案證明。

2、社員建房檔案：一是舊房翻新。農(nóng)村宅基地舊房翻新，需要調(diào)取舊房的建房批復(fù)單進行新房的審批和報備；二是動拆遷。隨著地鐵17號的建設(shè)推進和西虹橋商務(wù)輻射區(qū)的拓展，青浦區(qū)徐涇鎮(zhèn)、重固鎮(zhèn)、華新鎮(zhèn)等村鎮(zhèn)大范圍動拆遷，村民需要調(diào)取宅基地批復(fù)單以獲得相應(yīng)補償款。

3、其他檔案：區(qū)屬企業(yè)部分職工為獲取養(yǎng)老金、住房補貼等，調(diào)閱本人在原單位的工資單；市民為在退休前獲得獨生子女補貼，調(diào)閱獨生子女檔案；2015年政府建立干齡補貼機制，農(nóng)村集體退休干部可調(diào)取本人干部任免檔案以獲得相應(yīng)補貼。

另外，機關(guān)、企事業(yè)單位查檔主要集中在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，如企業(yè)調(diào)取環(huán)評檔案、立項批復(fù)居多。司法部門（法院、檢察院）、律師事務(wù)所為辦理相關(guān)案件、糾紛，調(diào)閱相關(guān)土地文件或當事人婚姻檔案等材料。部分市民、高校師生為進行學(xué)術(shù)研究，調(diào)閱大量檔案和翻看各鄉(xiāng)鎮(zhèn)地方志。

（三）檔案利用特點：

1、受國家政策影響波動大

2015年下半年國家出臺降息等利好政策，購房需求逐步釋放，這在一定程度上導(dǎo)致婚姻檔案調(diào)閱量保持較高水平。同時期，區(qū)規(guī)土局下發(fā)《青浦區(qū)農(nóng)村地籍更新調(diào)查實施方案》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)陸續(xù)開展農(nóng)村集體土地權(quán)屬狀況調(diào)查，社員建房檔案調(diào)閱量增加。年底，國家出臺全面實施二胎政策。遺失獨生子女證的居民紛紛前來調(diào)取獨生子女檔案。僅12月獨生子女檔案調(diào)閱量同比增長超600%以上。

2、數(shù)字化利用率高

檔案信息化是順應(yīng)時代發(fā)展的客觀要求。全年，檔案利用數(shù)字化率高達99%，基本實現(xiàn)檔案數(shù)字化調(diào)閱工作，這一目標的實現(xiàn)極大地提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，同時也在一定程度上保護了實體檔案。

3、社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心接待量提升

2012年民生檔案服務(wù)平臺在全區(qū)11街（鎮(zhèn)）社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心正式開通，極大方便廣大居民就近查閱婚姻、獨生子女、社員建房等民生檔案。2015年民生檔案服務(wù)平臺共接待2480人次，同比增長15.9%，其中跨館出證100人次，同比增長85.2%。

4、民生檔案利用量大

民生檔案與百姓切身利益息息相關(guān)，查詢量占總量的80%以上。目前，可供查詢的民生檔案包括婚姻檔案、獨生子女檔案、社員建房檔案、再生育檔案、工傷認定檔案、知青子女入戶、知青子女返程檔案八類。

2 檔案利用工作存在問題

1、信息溝通不暢。

檔案館與其他單位業(yè)務(wù)部門信息溝通不暢，一些單位業(yè)務(wù)部門不十分了解檔案館館藏類別、辦理流程和業(yè)務(wù)范圍，對前來辦理某項業(yè)務(wù)但缺少必要材料的市民，無法提供正確的指引，市民往往來回奔波，浪費大量精力和時間。

2、數(shù)字化檔案館檢索不精準。

當前，數(shù)字化檔案館查詢的唯一途徑是關(guān)鍵詞檢索，主要是以輸入當事人姓名為主。在檔案掃描、掛接數(shù)字檔案階段，工作人員都是手動輸入目錄，年代較早的檔案由于字跡潦草不易辨別，往往手動輸入目錄存在誤差，影響檢索的精準度。

3、信息化平臺運行不穩(wěn)定。

檔案查詢電子化、信息化在查檔變得快捷的同時，也存在技術(shù)不穩(wěn)定的問題。查檔窗口往往因電腦或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，存在技術(shù)障礙，嚴重影響查檔效率。

3 完善檔案利用工作意見建議

1、加強與涉民單位聯(lián)動，積極整合民生檔案資源。

民生檔案是社會公民最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的原始記錄。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，百姓查檔維權(quán)的需求越來越大，2015年民生檔案利用量占據(jù)檔案利用總量的八成以上?？梢姡e極做好民生檔案資源整合工作是今后檔案利用工作的重要方面。一方面，區(qū)檔案局要加強與各鎮(zhèn)政府檔案室、派出所、區(qū)市場監(jiān)管局（工商）檔案室、區(qū)城市規(guī)劃管理局城建檔案室、區(qū)勞動和社保服務(wù)中心等涉民單位部門信息溝通，理清各單位部門檔案查閱門類，同時加大信息宣傳，讓其他單位和部門了解檔案館館藏檔案門類、調(diào)檔手續(xù)和流程，為前來辦事的百姓在調(diào)取所需檔案方面提供正確的指引。另一方面，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，整合館藏資源。根據(jù)國家檔案局第9號令的有關(guān)規(guī)定，在制定各單位的歸檔范圍和保管期限時將涉及百姓就業(yè)、社會保障、住房、困難救助等與民生息息相關(guān)的檔案納入其中，通過拓展檔案接收進館范圍，加大民生檔案材料監(jiān)管、收集的力度，從源頭上把關(guān)，把涉及百姓衣食住行的各種民生檔案收集齊全、保管規(guī)范，為檔案利用工作提供夯實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2、借助信息化，探索檔案利用工作新方式。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略背景下，充分運用信息技術(shù)并借助網(wǎng)絡(luò)平臺是開創(chuàng)檔案利用工作新局面的關(guān)鍵所在。第一，繼續(xù)加強數(shù)字化檔案館建設(shè)。以“實用”為導(dǎo)向開展檔案數(shù)字化，即根據(jù)“利用優(yōu)先”的精神來確定檔案數(shù)字化的輕重緩急，將“價值高、可公開、易檢索”的館藏檔案全宗優(yōu)先數(shù)字化。同時，為發(fā)揮檔案信息化建設(shè)最大效能，應(yīng)嚴格對照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求，全面開展數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作，找準不足和問題，尤其是進一步優(yōu)化檢索系統(tǒng)，提高查檔搜索的精準度和便捷性。第二，完善青浦檔案信息網(wǎng)并借助新媒體開設(shè)便民新渠道。一方面繼續(xù)完善青浦區(qū)檔案信息網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站介紹有關(guān)部門職責(zé)、館藏內(nèi)容、查檔途徑、服務(wù)項目等內(nèi)容；另一方面充分利用新媒體（微信、微博等）便捷性和互動性等特點，建立青浦檔案局公眾號，以新穎的內(nèi)容和高效的查閱方式，創(chuàng)新檔案利用工作。第三，推動民生檔案服務(wù)平臺穩(wěn)步升級。為了更好地發(fā)揮民生檔案服務(wù)平臺惠民、利民、便民功能，需要做到：一是適時增加民生檔案查詢種類。在百姓查檔量不斷增加的背景下，可根據(jù)實際情況，結(jié)合百姓需求，在原有的基礎(chǔ)上，增加民生檔案查詢種類；二是加大宣傳，提升民生檔案服務(wù)平臺知曉度。在全區(qū)各村（居）委會設(shè)立宣傳點，主動介紹社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心可供查詢的民生檔案類別和所需證件、資料，方便百姓查檔。

3、雙管齊下，推動檔案人員隊伍建設(shè)。

檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度直接關(guān)系到檔案利用工作的質(zhì)量和效率，必須予以高度重視。第一，要加強檔案工作人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。定期開展崗位業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)包括《文件管理》、《檔案管理》、《科技檔案管理》等七門基礎(chǔ)課程，對所有科目考試合格者頒發(fā)崗位業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)合格證書。同時，根據(jù)檔案工作重點和難點，定期開展繼續(xù)教育工作。一方面，針對民生檔案服務(wù)平臺技術(shù)升級，組織全區(qū)各社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心查檔窗口工作人員開展培訓(xùn)，詳細講解民生檔案服務(wù)平臺使用流程和操作規(guī)范，并建立微信群、QQ群，及時幫助解決在實際操作中遇到的問題；另一方面，在知識爆炸的現(xiàn)代信息社會，知識的老化速度呈幾何級數(shù)上升，檔案部門工作人員要緊跟時代潮流，及時調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，樹立終生學(xué)習(xí)的新理念?？梢越Y(jié)合社會熱點事件，邀請專家學(xué)者開展內(nèi)容豐富、形式多樣的講座，不斷拓展檔案從業(yè)人員的眼界。第二，檔案工作人員要自覺夯實工作基礎(chǔ)，積極提升自身綜合素質(zhì)。在工作能力上，發(fā)揮刻苦鉆研精神熟悉館藏資源，了解庫房檔案分布情況，熟練掌握數(shù)字檔案館查檔系統(tǒng)，提高查檔精準度。另外，提高對政府在民生方面新政的敏感度，民生政策的變往往會引發(fā)新一輪查檔熱潮，檔案從業(yè)人員必須做好相關(guān)準備工作。在服務(wù)態(tài)度上，認真踐行區(qū)檔案局制定的《接待利用窗口服務(wù)公開承諾》，以飽滿的工作熱情和耐心細致的工作態(tài)度滿足群眾查檔需求，對現(xiàn)場查詢手續(xù)齊全明確的，受理后及時辦結(jié)不拖沓；對無法現(xiàn)場辦結(jié)的，必須詳細說明原因并提出合理建議。

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