葉婧文

摘 要：社會(huì)轉(zhuǎn)型期我國(guó)的檔案信息化以及檔案信息倫理建設(shè)過(guò)程中遇到了前所未有的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，《社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)研究》一書(shū)針對(duì)這些問(wèn)題與挑戰(zhàn)進(jìn)行了論述，并提出了一系列應(yīng)對(duì)策略。本文對(duì)該書(shū)的特點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，在此基礎(chǔ)上對(duì)我國(guó)信息化發(fā)展戰(zhàn)略研究的再思考、以安徽省為例研究檔案信息化過(guò)程中的資源整合與管理模式的改革、檔案信息化背景下電子檔案關(guān)聯(lián)利用研究這幾個(gè)方面中的部分內(nèi)容做了簡(jiǎn)要評(píng)述。

關(guān)鍵詞：檔案工作；檔案信息化；電子檔案；關(guān)聯(lián)利用

1 引言

“社會(huì)轉(zhuǎn)型”這一說(shuō)法，是在研究“十一五”時(shí)期浙江經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基本思路中提出來(lái)的。在這一時(shí)期，由于社會(huì)體制轉(zhuǎn)變、社會(huì)結(jié)構(gòu)變動(dòng)、社會(huì)形態(tài)變遷，使得人們的行為方式、生活方式、價(jià)值觀(guān)念都發(fā)生了很大的變化。這些變化表明，我國(guó)不再僅僅停留在解決低層次溫飽的階段，而是進(jìn)入了注重人的全面發(fā)展的階段，將人的發(fā)展作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主線(xiàn)。檔案機(jī)構(gòu)作為文化事業(yè)單位，為人的精神層面的發(fā)展源源不斷的提供養(yǎng)料。作為這樣一個(gè)重要的補(bǔ)給站，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，對(duì)原有的管理戰(zhàn)略、管理理念及管理模式作出相應(yīng)的調(diào)整①。

2 本書(shū)主要內(nèi)容及特點(diǎn)分析

我將本書(shū)的特點(diǎn)總結(jié)為以下兩點(diǎn)：第一、形式方面，書(shū)中不僅僅以安徽省檔案信息化改革作為案例對(duì)著者觀(guān)點(diǎn)給予實(shí)踐依據(jù)，而且在書(shū)中出現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)，定性分析與定量分析的合理結(jié)合增強(qiáng)了該書(shū)的科學(xué)性。第二、內(nèi)容方面，運(yùn)用了比較研究法。通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外的研究現(xiàn)狀進(jìn)行對(duì)比，辯證地吸收國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于國(guó)外出現(xiàn)的不足我們也能夠引以為戒，避免重蹈覆轍?？傮w來(lái)說(shuō)，本書(shū)觀(guān)點(diǎn)新穎，內(nèi)容深刻，有很強(qiáng)的實(shí)用性，全書(shū)圍繞一個(gè)核心問(wèn)題——如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用。

3 觀(guān)點(diǎn)評(píng)述

1、我國(guó)信息化發(fā)展戰(zhàn)略研究的再思考

其一，電子文件管理分散，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。我國(guó)檔案管理一直以來(lái)都是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理為原則，實(shí)行集中制的管理體制。然而，在實(shí)際工作中，電子文件出現(xiàn)了管理分散、“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。本書(shū)將這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因總結(jié)為兩點(diǎn)：首先，準(zhǔn)備不足。相較于美國(guó)而言，我國(guó)電子文件管理的研究落后美國(guó)20年，卻同時(shí)和美國(guó)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，大量電子文件的出現(xiàn)對(duì)準(zhǔn)備不足的檔案部門(mén)形成了巨大的沖擊。其次，傳統(tǒng)觀(guān)念的制約。封建時(shí)代法制化、科學(xué)化的不足至今依舊影響著人們的思維觀(guān)念，是造成人們?cè)陔娮游募芾磉^(guò)程中短視行為出現(xiàn)的一大原因，也是“信息孤島”現(xiàn)象出現(xiàn)的又一根源。

其二，重視檔案信息化“軟資源”的建設(shè)和投入。實(shí)際情況是有些檔案部門(mén)在檔案信息化過(guò)程中將主要精力放在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，例如檔案檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備方面的投入，盲目追求最昂貴、最先進(jìn)、忽視了當(dāng)前我國(guó)檔案信息化程度、檔案工作者知識(shí)水平能否適應(yīng)這些系統(tǒng)、設(shè)備。這樣一來(lái)在信息資源、人才及理念方面的投入勢(shì)必受到影響。

2、以安徽省為例研究檔案信息化過(guò)程中的資源整合與管理模式的改革

這一部分內(nèi)容屬于本書(shū)的一大亮點(diǎn)。檔案學(xué)是一門(mén)應(yīng)用性很強(qiáng)的學(xué)科，理論研究固然重要，但其理論的形成與完善必須是建立在實(shí)踐基礎(chǔ)上，而非憑借主觀(guān)推理。本書(shū)以安徽省成功的改革案例為范本，通過(guò)實(shí)證分析，發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中的關(guān)鍵問(wèn)題，還能夠預(yù)見(jiàn)性地發(fā)現(xiàn)在未來(lái)檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中還會(huì)面臨哪些問(wèn)題，并提前制定應(yīng)對(duì)策略。該板塊的主要內(nèi)容包括改革的緣起、內(nèi)容、成果、創(chuàng)新點(diǎn)及影響進(jìn)行詳細(xì)的表述，最后總結(jié)出檔案資源整合與管理模式的改革的學(xué)術(shù)意義及思考。

安徽省的改革緣起于檔案機(jī)構(gòu)的分化，檔案信息資源的條塊分割，最終引發(fā)了“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)。信息孤島的出現(xiàn)不僅阻礙了檔案信息資源的整合，而且客觀(guān)上造成人、財(cái)、物的極大浪費(fèi)。另一方面社會(huì)大眾日益強(qiáng)烈的信息需求心態(tài)與檔案庫(kù)房中檔案信息資源無(wú)法滿(mǎn)足大眾需求的現(xiàn)實(shí)成為一對(duì)矛盾體，使檔案部門(mén)陷入兩難窘境。改革工作迫在眉睫。2004年至2005年經(jīng)過(guò)一年多的時(shí)間在和縣進(jìn)行了管理模式改革試點(diǎn)，并初步取得成功。在改革試點(diǎn)過(guò)程中初步建立起來(lái)的新模式具有由分散到集約、由封閉到開(kāi)放、由服務(wù)功能單一到“一站式”服務(wù)的三大特征，實(shí)現(xiàn)了檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化等五化目標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源國(guó)家所有、社會(huì)共享。安徽檔案管理模式的改革創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了檔案資源的有效整合，改變檔案服務(wù)模式、確立起重視檔案信息服務(wù)、更新管理理念、重視人才培養(yǎng)的工作目標(biāo)，為全省的檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展開(kāi)創(chuàng)了新局面。在關(guān)于檔案工作創(chuàng)新的思考當(dāng)中，本書(shū)將人才作為檔案工作創(chuàng)新的核心。評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)機(jī)制；對(duì)那些勇于開(kāi)拓創(chuàng)新的優(yōu)秀人才，要在政策上、資源上給予重點(diǎn)支持，承認(rèn)創(chuàng)新人才的價(jià)值，建立相應(yīng)的創(chuàng)新人才激勵(lì)機(jī)制；發(fā)揮管理部門(mén)的引導(dǎo)作用等措施。

3、檔案信息化背景下電子檔案關(guān)聯(lián)利用研究

我們必須立足于如何推進(jìn)電子文件的利用作為電子文件工作中的一大重要課題。本書(shū)提出了電子檔案關(guān)聯(lián)利用這一措施來(lái)解決電子檔案在利用過(guò)程中遇到的瓶頸問(wèn)題，十分值得我們借鑒學(xué)習(xí)。

本書(shū)主要通過(guò)分析電子檔案關(guān)聯(lián)利用存在的問(wèn)題，提出了運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)解決電子檔案關(guān)聯(lián)利用問(wèn)題的構(gòu)想，并指出了電子檔案利用社會(huì)化的意義。文章指出，電子檔案關(guān)聯(lián)利用遲遲無(wú)法實(shí)現(xiàn)不僅僅由于技術(shù)的局限，還存在人為因素。對(duì)于人為因素來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案工作中重藏不重用的觀(guān)念仍舊存在。主要原因有兩點(diǎn)：首先，檔案信息的特殊性質(zhì)所致。檔案作為一種信息資源，它本身具有保密性。不是所有的檔案都是適合公開(kāi)的，一些不適合公開(kāi)的檔案或是還在保密期的檔案一旦公開(kāi)，會(huì)給社會(huì)乃至國(guó)家?guī)?lái)巨大的損失。在這種情況下，為了避免這種不必要的麻煩，人們往往選擇趨利避害，選擇不去公開(kāi)檔案信息。

本書(shū)對(duì)于電子檔案的關(guān)聯(lián)利用問(wèn)題提出運(yùn)用網(wǎng)格技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的構(gòu)想。作者指出，網(wǎng)格正是模擬電力網(wǎng)，將一臺(tái)電腦接入網(wǎng)格就可以直接利用整個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行計(jì)算和信息服務(wù)，不需要了解網(wǎng)格資源來(lái)自于何處。利用簡(jiǎn)潔，檢索高效是其最大的提點(diǎn)。網(wǎng)格技術(shù)在電子文件的推廣利用過(guò)程中的確具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是我國(guó)在發(fā)展這一項(xiàng)技術(shù)的過(guò)程依舊任重而道遠(yuǎn)。但是設(shè)想的提出，對(duì)于電子文件工作來(lái)說(shuō)依舊意義深遠(yuǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

正如書(shū)中所說(shuō)，檔案信息化與檔案?jìng)惱斫ㄔO(shè)問(wèn)題是我國(guó)社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中重大的理論和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。本書(shū)也正是以此為課題，對(duì)檔案信息化與檔案?jìng)惱斫ㄔO(shè)問(wèn)題進(jìn)行了深入研究、論證，并取得了豐碩的成果，針對(duì)問(wèn)題總結(jié)出很多有效可行的策略。項(xiàng)目從2005年啟動(dòng)至2011年結(jié)項(xiàng)，歷經(jīng)6年時(shí)間，從法律法規(guī)、政策、管理、人才及技術(shù)等多個(gè)方面入手，對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案信息化與檔案?jìng)惱斫ㄔO(shè)問(wèn)題進(jìn)行了深入而系統(tǒng)的研究，該書(shū)思維嚴(yán)謹(jǐn)，在檔案學(xué)學(xué)術(shù)領(lǐng)域具有極高的學(xué)術(shù)價(jià)值，在實(shí)際工作中具有極其重要的指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)

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[3] 中國(guó)檔案資訊網(wǎng)http：//www.zgdazxw.com.cn/work/2014-06/04/content_51561.htm