王明惠+秦毅+王猛

摘 要：檔案整理是檔案管理工作的重要一個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是對(duì)實(shí)物檔案而言，實(shí)物檔案整理工作至關(guān)重要，做好實(shí)物檔案整理工作可以更好地發(fā)揮這些實(shí)物的作用，推動(dòng)企業(yè)更好地發(fā)展。本文就如何做好實(shí)物檔案整理工作進(jìn)行了相關(guān)的分析。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；整理

實(shí)物檔案是企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展有著重大影響。實(shí)物檔案具有保存價(jià)值和激勵(lì)作用，可以激勵(lì)企業(yè)朝著更好的目標(biāo)奮進(jìn)。然而實(shí)物檔案有著種類多的特點(diǎn)，整理、分類難度較大，開(kāi)發(fā)、保管任務(wù)較重，容易造成實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)的現(xiàn)象，從而不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案管理工作要求也越來(lái)越高。實(shí)物檔案作為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，加強(qiáng)實(shí)物檔案整理是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

1 實(shí)物檔案整理的重要性

所謂實(shí)物檔案是指記錄和反應(yīng)本企業(yè)有關(guān)生產(chǎn)、基建、科研技術(shù)、經(jīng)濟(jì)管理以及各項(xiàng)工作中形成的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書等。在現(xiàn)代社會(huì)里，實(shí)物檔案的作用越來(lái)越突出，加強(qiáng)實(shí)物檔案整理可以維護(hù)實(shí)物檔案的完整性，發(fā)揮實(shí)物檔案的作用。然而許多電力企業(yè)還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案整理的重要性，許多實(shí)物檔案都是隨意的擺放，沒(méi)有做好相關(guān)整理工作，使得許多實(shí)物檔案發(fā)生霉變、蟲(chóng)蛀、字體脫落等問(wèn)題，如國(guó)家頒給企業(yè)的證書，這種實(shí)物檔案是對(duì)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所做出貢獻(xiàn)的最大肯定，也是企業(yè)引以為傲的資本，如果企業(yè)疏于整理，證書很有可能就會(huì)發(fā)生霉變，從而使得證實(shí)失去其完整性，難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這對(duì)企業(yè)而言也將是一大損失。實(shí)物檔案對(duì)企業(yè)業(yè)績(jī)的一種肯定，代表了企業(yè)的一種價(jià)值取向，有著良好的激勵(lì)作用和查考利用價(jià)值，是文書檔案的重要補(bǔ)充。企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)加強(qiáng)實(shí)物檔案整理，確保實(shí)物檔案的完整性，從而更好地發(fā)揮實(shí)物檔案的作用，激烈企業(yè)更好的發(fā)展。

2 如何做好實(shí)物檔案整理工作

2.1 實(shí)物檔案的分類

在實(shí)物檔案整理工作中，檔案的分類是一道工作的工序，要想確保實(shí)物檔案的完整性，要求檔案工作人員要積極地做好實(shí)物檔案分類。在分類時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)按照實(shí)物檔案的內(nèi)容、形式特征、獲得時(shí)間等有類比類的進(jìn)行分類保存。如，工作人員在整理過(guò)程中，可以按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，采取年度、保管期限等分類方法對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類管理，如年度分類以年份來(lái)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類，同一年，將本企業(yè)獲得的證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等分類擺放，避免同類實(shí)物檔案的分散，方便實(shí)物檔案的查考和利用。

2.2 實(shí)物檔案的排列

實(shí)物檔案的排列就是按照一定的原則和方法來(lái)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行先后次序的排列。通過(guò)實(shí)物檔案的排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程序，以便實(shí)物檔案的更好利用。在實(shí)物檔案排列中，碰到兩個(gè)或者兩個(gè)以上的實(shí)物檔案日期相同的情況下，要按照重要程序來(lái)進(jìn)行排列；在同一類目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物檔案，應(yīng)按照實(shí)物檔案的制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，不同載體的實(shí)物既可以按照實(shí)物檔案的制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、證書、獎(jiǎng)牌等載體形式依次排列。

2.3 實(shí)物檔案標(biāo)簽的制作

實(shí)物檔案有著種類多的特點(diǎn)，對(duì)實(shí)物檔案貼標(biāo)簽可以起到醒目的作用，尤其是在相同類別、統(tǒng)一載體的實(shí)物檔案中，通過(guò)貼標(biāo)簽可以避免混淆。在實(shí)物檔案整理中，將制作好的標(biāo)簽貼在實(shí)物檔案的背面右下角或者正面下下角處。通過(guò)標(biāo)簽可以為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找和利用實(shí)物檔案時(shí)提供便利。實(shí)物檔案所貼標(biāo)簽項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)包括名稱、授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)日期、載體種類、檔號(hào)等基本信息[1]。

2.4 實(shí)物檔案的編目

實(shí)物檔案編目就是對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引和組織、制作目錄的工作，是檔案管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。編制實(shí)物檔案目錄可以為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索以及統(tǒng)計(jì)等工作提供保障。實(shí)物檔案是以“件”為單位，故此，在實(shí)物檔案目錄編制中，也應(yīng)當(dāng)以“件”為單位來(lái)進(jìn)行，每一件實(shí)物都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)編目，且每一件實(shí)物在實(shí)物檔案中只能體現(xiàn)一個(gè)條目，避免實(shí)物檔案的更好利用。在實(shí)物檔案編目中，根據(jù)實(shí)物分類、排列、貼標(biāo)簽的結(jié)果逐類編目，從而確保編目能夠全面地反應(yīng)實(shí)物的全貌。實(shí)物檔案的編目應(yīng)當(dāng)包括檔號(hào)、名稱、授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)日期以及載體種類等基本信息[2]。

2.5 實(shí)物檔案的裝盒

實(shí)物檔案的裝盒就是將實(shí)物按件號(hào)順序入檔案盒，是實(shí)物檔案整理的最終結(jié)果。在實(shí)物檔案裝盒前，要選擇適合實(shí)物檔案大小的載體，如印章類實(shí)物檔案可以放置在與印章大小相符的文書檔案盒里，在盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以便實(shí)物的保管和利用，在填寫相關(guān)信息的時(shí)候信息內(nèi)容要清除，要真實(shí)。再如獎(jiǎng)狀類實(shí)物檔案可以卷起來(lái)，錦旗可以掛起來(lái)，也可以折疊平裝[3]。

2.6 加大計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

實(shí)物檔案是企業(yè)發(fā)展以及各方面工作取得突出成績(jī)的肯定，有著較高的查考利用價(jià)值和宣傳教育功能。然而實(shí)物檔案隨著時(shí)間的推移也會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、酶變等問(wèn)題，從而影響到實(shí)物檔案的完整性，不利于檔案的考查利用。在這種情況下，企業(yè)可以利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行實(shí)物檔案的保管。利用相機(jī)將這些實(shí)物檔案排成照片，在拍照的過(guò)程中要確保照片的清晰，能夠反映實(shí)物檔案上所有的文字信息，然后以照片的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以便更好地確保實(shí)物檔案的完整性。同時(shí)企業(yè)可以更好地利用實(shí)物檔案的圖片來(lái)激勵(lì)企業(yè)員工，強(qiáng)化員工的主人翁精神，從而推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展[4]。

2.7 加大實(shí)物檔案工作人員的教育

在實(shí)物檔案整理工作中，檔案工作人員能力的好壞直接影響到了實(shí)物檔案整理工作質(zhì)量。為企業(yè)要想提高實(shí)物檔案整理效率和水平，就必須加強(qiáng)檔案工作人員的教育。一方面要加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)檔案整理能力的培養(yǎng)，提高他們的檔案整理水平，從而更好地開(kāi)展檔案整理工作；另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)教育，提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，為實(shí)物檔案整理工作培養(yǎng)一直專業(yè)的隊(duì)伍。另外，企業(yè)還必須落實(shí)相關(guān)責(zé)任，將實(shí)物檔案整理工作相關(guān)責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，從而提高檔案工作人員的工作責(zé)任性，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)偏差和失誤，確保檔案整理工作質(zhì)量[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案管理工作要求也越來(lái)越高。實(shí)物檔案整理作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)而言，實(shí)物檔案整理工作的好壞關(guān)系到了企業(yè)檔案管理水平，影響到了企業(yè)自身的發(fā)展。實(shí)物檔案有著較高的考察利用價(jià)值，是文書檔案的補(bǔ)充，有著教育宣傳功能，在現(xiàn)代社會(huì)里，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視實(shí)物檔案整理工作，要積極地做好實(shí)物檔案整理工作，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目以及裝盒，從而更好地方便實(shí)物檔案的利用。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作人員的教育，善于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)提高實(shí)物檔案管理效率，從而推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國(guó)網(wǎng)池州供電公司，檔案專責(zé)，研究方向：電力檔案。