馮華

摘 要：信息化背景下的檔案管理對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作人員來(lái)講有著更高的要求。而且檔案管理的內(nèi)容和管理方式的升級(jí)也帶動(dòng)著管理理念的轉(zhuǎn)變。對(duì)此，筆者從當(dāng)前檔案管理的相關(guān)概念入手，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，并結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展情況，對(duì)如何在信息化背景下的促進(jìn)檔案管理工作人員素質(zhì)提升的相關(guān)措施提出了自己的看法，希望能推動(dòng)我國(guó)檔案管理行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；管理方式；改進(jìn)措施

檔案管理是企業(yè)和事業(yè)單位以及其他社會(huì)團(tuán)體對(duì)內(nèi)部文字、音頻、視頻、圖像等資料的分類、儲(chǔ)存和修復(fù)管理。在我國(guó)的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理不僅對(duì)政府和事業(yè)到位有著重要的意義，對(duì)于企業(yè)來(lái)講，人力資源資料、財(cái)務(wù)資料、企業(yè)管理資料和其它技術(shù)文件資料也是構(gòu)成檔案的重要部分。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理在儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存內(nèi)容上都有著較為明顯的改革和升級(jí)，這也就要求相關(guān)管理人員在業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)上也需要進(jìn)行一定的提升。

1 檔案管理信息化概述

1.1 檔案管理的信息化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和智能信息系統(tǒng)在工作中發(fā)揮的作用已經(jīng)難以替代。在信息化的帶動(dòng)下，辦公系統(tǒng)和辦公方式的信息化改革正在有條不紊的在我國(guó)各行各業(yè)中穩(wěn)步推進(jìn)。檔案管理的信息化有別與以往傳統(tǒng)的人工管理方式，通過(guò)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和信息技術(shù)，將檔案中的名稱、科目、內(nèi)容、保管人等信息進(jìn)行電子化儲(chǔ)存管理。除此之外，檔案管理的信息化還集成了檔案資源的采集、整理、分析和咨詢等，不在局限于實(shí)體檔案，而是將檔案管理擴(kuò)展到智能化查詢和應(yīng)用的具體層面，根據(jù)相關(guān)研究者的規(guī)劃，檔案管理的最終目標(biāo)就是要建立一個(gè)覆蓋企業(yè)生產(chǎn)全過(guò)程的檔案資源自動(dòng)化儲(chǔ)存管理系統(tǒng)，提高企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和分析能力。在我國(guó)科研、教學(xué)和群眾日常生活中有著廣泛的應(yīng)用前景。

1.2 檔案管理信息化特點(diǎn)

檔案管理的信息化有著顯著地管理特點(diǎn)，在信息化技術(shù)的使用中，我們需要注意以下幾個(gè)重要的檔案管理特點(diǎn)：

第一，檔案管理信息化具有政策導(dǎo)向性。在我國(guó)的檔案管理中，由于涉及企業(yè)、個(gè)人的重要信息，檔案資源中不少內(nèi)容一直被視為機(jī)密資料，受到法律保護(hù)。因此，在信息化的檔案資料整合與管理中，我們必須結(jié)合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整合管理，重視政策導(dǎo)向。

第二，檔案管理信息化具有全面推進(jìn)的特點(diǎn)。提高檔案管理是對(duì)過(guò)往資料的重視。同時(shí)，在檔案管理的信息化發(fā)展中，也需要在上級(jí)主管部門的統(tǒng)籌指揮下進(jìn)行全面的檔案信息系統(tǒng)升級(jí)，而不是由單位進(jìn)行升級(jí)的單獨(dú)行動(dòng)。唯有如此才能發(fā)揮檔案資源的網(wǎng)絡(luò)流通調(diào)閱目標(biāo)。

第三，檔案管理信息化與信息技術(shù)的發(fā)展緊密結(jié)合。檔案管理的信息化與當(dāng)前電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有著緊密的關(guān)聯(lián)性，因此信息化的發(fā)展程度關(guān)系著檔案信息化的發(fā)展程度。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享的網(wǎng)絡(luò)檔案資料和智能化的查詢系統(tǒng)都將成為檔案管理的重要使用工具。

第四，檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)有著較高的要求。在檔案管理信息化的背景下，許多傳統(tǒng)的檔案管理方式將被電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所替代，同時(shí)，智能化的查詢功能也要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)操作、維護(hù)能力。這就要求檔案管理工作人員除了要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)之外，還需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)學(xué)科，強(qiáng)化對(duì)各種系統(tǒng)的操作適應(yīng)能力，提高數(shù)字信息的錄入能力，適應(yīng)信息化功能的崗位職能要求。

第五、檔案管理信息化有著創(chuàng)新性的特點(diǎn)。在信息化背景下，幾乎所有行業(yè)都受到網(wǎng)絡(luò)以及電腦的影響。所以檔案管理信息化需要在管理方式和管理理念上進(jìn)行創(chuàng)新和實(shí)踐，逐步探索出適合企業(yè)發(fā)展需求的管理工作方式。

2 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的幾項(xiàng)建議

在當(dāng)前的檔案管理信息化發(fā)展潮流中，除了提高單位硬件設(shè)施投入之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升，以適應(yīng)日趨完善的檔案管理工作任務(wù)要求。

2.1 提升管理人員的服務(wù)意識(shí)

在檔案管理信息化的發(fā)展中，服務(wù)意識(shí)也是員工綜合素質(zhì)的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理中，工作人員每天都要應(yīng)對(duì)檔案調(diào)取者的借調(diào)需求。所以從廣義上來(lái)講，檔案管理與其他服務(wù)行業(yè)沒有本質(zhì)的差別，應(yīng)當(dāng)以服務(wù)他人為崗位基本職責(zé)。但是在實(shí)際的管理中，不少工作人員重視檔案的收集、整理和保管，同時(shí)較為關(guān)注借閱者的借閱需求，但是對(duì)于檔案資源的利用，包括數(shù)據(jù)分析和內(nèi)容截取都缺少崗位服務(wù)意識(shí)，認(rèn)為這些任務(wù)并非檔案管理的工作范疇，缺少工作積極性。實(shí)際上，新加坡圖書館的圖書資源管理中已經(jīng)提供了相關(guān)的數(shù)據(jù)分析功能，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行圖書資源的信息檢索，方便圖書借閱者的相關(guān)數(shù)據(jù)收集需求。這也是檔案管理信息化的一個(gè)發(fā)展方向。所以我們需要打破傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)壁壘，增加服務(wù)內(nèi)容，提高信息技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)的利用率。

2.2 轉(zhuǎn)變信息化管理觀念

檔案管理信息化是一項(xiàng)重要的管理方式改革，因此需要在提升管理設(shè)備等硬件設(shè)施的同時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的管理觀念。首先是轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作重視程度的認(rèn)識(shí)。在傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，由于過(guò)往資料的數(shù)據(jù)收集難度較大，分析工程中出現(xiàn)的問(wèn)題較多，導(dǎo)致準(zhǔn)確性不高。但是隨著管理信息化的提升，利用電子設(shè)備管理和收集的數(shù)據(jù)可以充分利用到數(shù)據(jù)分析中，提高了檔案資源的利用率。因此也必須對(duì)管理者的重視程度進(jìn)行提升。其次是轉(zhuǎn)變管理者的工作方式。傳統(tǒng)的檔案管理大多是運(yùn)用手工方式整理檔案。在信息化管理?xiàng)l件下，除了整理手工檔案資料之外，還需要進(jìn)行電子化辦公。對(duì)此管理者需要提高對(duì)電子設(shè)備的應(yīng)用意識(shí)，創(chuàng)新工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理者的自我價(jià)值。

2.3 舉辦培訓(xùn)班，加強(qiáng)在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)于檔案管理的信息化，需要企業(yè)在管理中進(jìn)行內(nèi)部挖潛和培訓(xùn)。培訓(xùn)班是一種較為常見的培訓(xùn)方式，對(duì)于提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有著明顯的幫助。在舉辦培訓(xùn)班的過(guò)程中，要緊扣半脫產(chǎn)的培訓(xùn)方式（有條件也可以完全脫產(chǎn)），通過(guò)邊培訓(xùn)邊實(shí)踐的方式加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化辦公方式和操作流程的運(yùn)用，提高熟練程度。此外，還要注意對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的研究。筆者在日常的工作和學(xué)習(xí)中發(fā)現(xiàn)，許多培訓(xùn)課程雖然對(duì)操作流程進(jìn)行了培訓(xùn)，但是由于缺少對(duì)實(shí)際問(wèn)題的解決方式，導(dǎo)致信息化辦公的檔案管理方式反而增加了管理人員的工作量。在傳統(tǒng)手工管理?xiàng)l件下可以短時(shí)間完成的工作，需要在電腦前手工輸入兩倍甚至三倍的時(shí)間。并且其中進(jìn)行大量的重復(fù)和無(wú)效工作，降低了工作積極性。因此需要在培訓(xùn)中加強(qiáng)對(duì)于工作人員的技術(shù)支持，通過(guò)與管理者的溝通不斷解決檔案管理信息化系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，提高工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息化背景下的檔案管理工作是連接傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代檔案管理的過(guò)渡期。在這個(gè)階段，檔案管理工作人員需要根據(jù)信息化技術(shù)的發(fā)展程度，做好檔案管理的對(duì)接工作，尋求檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化共享，提升對(duì)檔案資源的利用率，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析和戰(zhàn)略發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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