魏正艷

摘 要：人事檔案的管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性都較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，對(duì)促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵字：人事檔案；檔案管理

人事檔案是記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的人事材料。人事檔案管理既是人事管理的重要內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)的主要信息源。一份規(guī)范的人事檔案能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。因此，從新時(shí)期人事工作的實(shí)際出發(fā)，把握新時(shí)期人事檔案管理工作的特性，管好用好人事檔案，對(duì)促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會(huì)有著重要作用。

1 新時(shí)期人事檔案管理的地位和作用

人事檔案工作是做好人事工作的基礎(chǔ)條件之一，是人事調(diào)動(dòng)、聘用、晉升、工資調(diào)整等多方面工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。

1、人事檔案是做好干部選拔任用工作的基礎(chǔ)。

新時(shí)期的干部選拔標(biāo)準(zhǔn)是按照干部“四化”方針和德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)來選拔的。要做到選賢舉能、知人善任，就必須對(duì)干部進(jìn)行歷史而全面地考察和了解。而借助干部人事檔案了解干部在各個(gè)時(shí)期靜態(tài)的、原始的資料情況，則成為重要依據(jù)。所以說，干部工作離不開人事檔案，人事檔案是做好干部工作的基礎(chǔ)。另外，干部人事工作中的工資福利、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、離退休等方面的工作也離不開干部檔案為依據(jù)。

2、人事檔案在發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中具有十分重要的作用。

從人事檔案的形成過程來看，它不僅是每個(gè)員工成長歷程的真實(shí)寫照，而且也從一定程度上詳實(shí)、全面地記載了每個(gè)員工的德才素質(zhì)和能力水平。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才的交流互動(dòng)將更加頻繁，人事檔案也將面臨更廣泛的市場(chǎng)需求。人事檔案中積累著大量的各類人才信息，檔案管理部門可以通過各種渠道和措施，及時(shí)主動(dòng)地向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)提供檔案信息，把檔案資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而達(dá)到促進(jìn)和推動(dòng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的目的。

2 新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的問題及其原因分析

改革開放以來，經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，我國的人事檔案管理工作在各方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。然而，隨著我國政治和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，尤其是隨著干部人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期人事管理工作的需要，在工作中出現(xiàn)了一些新問題。

1、管理體制不順暢。

現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，在組織人事工作中發(fā)揮著重要作用。但是由于在新時(shí)期，人員流動(dòng)量大而且快，人員的隸屬關(guān)系時(shí)常會(huì)有變化等原因，人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。一是檔案管理的關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門以及社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等部門，其管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)。在人員流動(dòng)中，少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是管理有盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí)，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)流動(dòng)人員及一時(shí)沒有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

2、人事檔案管理的信息化水平有待提高

近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)已逐漸在人事檔案管理中得到應(yīng)用，但是在人事檔案管理工作中很多環(huán)節(jié)其管理人員依然習(xí)慣于手工操作，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中還不能得到完全地廣泛運(yùn)用，其信息化管理水平還有待于進(jìn)一步提高。人事檔案管理信息化水平不高，不但不利于檔案的完整與保管，同時(shí)也影響了其工作效率。

3、人事檔案的內(nèi)容不完整。

一是檔案的內(nèi)容不實(shí)。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的，由于組織上對(duì)有些材料缺乏嚴(yán)格的審查，致使個(gè)別人事檔案內(nèi)容不實(shí)不準(zhǔn)。特別是有的人處于個(gè)人的私利，在檔案中將“年齡越填越小、工齡越填越長、文憑越填越高”；有的人事檔案材料中填寫的內(nèi)容前后不一致，使檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這給人事部門考察了解當(dāng)事人的信息增加了難度。二是檔案的內(nèi)容不全，這在一些趨于破產(chǎn)或已經(jīng)破產(chǎn)的企業(yè)單位尤為突出。三是檔案的內(nèi)容不精。檔案材料分為十類并依材料形成時(shí)間排列。實(shí)踐證明，這種管理方式是基本合理的。但是在具體操作中，由于資料形成部門要求將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進(jìn)了檔案，使檔案的內(nèi)容臃腫繁雜。

3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議

要做好人事檔案管理工作，就必須堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的原則，采取強(qiáng)有力的改革措施，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度和人事檔案案卷整理工作細(xì)則，及其對(duì)策。一要明確檔案管理工作的性質(zhì)。各級(jí)組織人事部門應(yīng)明確人事檔案工作為人事工作提供服務(wù)的性質(zhì)，對(duì)人事檔案管理的體制、機(jī)制改革應(yīng)當(dāng)在干部人事制度總體改革的背景下進(jìn)行思考，使人事檔案管理改革與人事制度改革同步進(jìn)行。二要進(jìn)一步完善管理制度。要建立健全《干部檔案管理制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案管理聯(lián)絡(luò)員制度》、《定期溝通聯(lián)系制度》、《檔案管理責(zé)任追究制度》等制度，推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。三要實(shí)行責(zé)任追究制。明確單位主要負(fù)責(zé)人為人事檔案管理工作的第一責(zé)任人，專（兼）職管理人員為直接責(zé)任人；應(yīng)把人事檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核和干部個(gè)人評(píng)優(yōu)考核之中，實(shí)行責(zé)任追究制。四要改革人事檔案的內(nèi)容，包括歸檔個(gè)性內(nèi)容、審核內(nèi)容層次、收集補(bǔ)充新內(nèi)容等。