摘 要：檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，現(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校的檔案管理工作還相對(duì)落后，存在不少的問題，本文主要對(duì)學(xué)校的綜合檔案管理工作進(jìn)行了研究討論，分析了學(xué)校檔案管理中常見的一些問題，并針對(duì)性的給出了一些改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案；管理

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、學(xué)校改革的深入，學(xué)校檔案管理工作面臨著越來(lái)越多的問題。學(xué)校檔案工作對(duì)新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時(shí)它也是了解教育工作的重要信息的來(lái)源。目前，學(xué)校檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢(shì)下學(xué)校檔案發(fā)展的發(fā)展需要。

2 學(xué)校綜合檔案管理現(xiàn)狀

在多年的工作實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上很多人存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，檔案管理工作對(duì)我們高校各方面健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，再加上一些高校的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在學(xué)校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)。再就是對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)學(xué)校不利于形成學(xué)校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)學(xué)校的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化，從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

3 學(xué)校綜合檔案管理存在的問題

3.1對(duì)檔案管理的重視程度不夠

雖然學(xué)校對(duì)于檔案管理投入了人力、物力、財(cái)力，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對(duì)于檔案管理人員的安排也很隨意，很多是由兼職人員來(lái)管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內(nèi)，附屬于辦公室，工作本身比較封閉，導(dǎo)致管理人員覺得自身的崗位比不上那些坐在辦公室的人，缺乏自信心，產(chǎn)生自卑的心理，對(duì)于檔案管理工作不上心。

3.2 高素質(zhì)檔案管理人才不足

在檔案管理人員的選擇上，學(xué)校管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長(zhǎng)、非教育專業(yè)、文化程度不高的人員安排在檔案管理工作上去，他們認(rèn)為檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，不需要太多的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時(shí)還要利用計(jì)算機(jī)去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識(shí)。但是現(xiàn)有的檔案管理人員往往都是一些非專業(yè)的人員，不能很好的勝任這個(gè)工作。

3.3 檔案管理方式落后

在檔案管理工作中，并不是所有的學(xué)校都有一套完整而獨(dú)立的學(xué)校檔案管理軟件，很多中小型學(xué)校還是依靠手工編輯和檢索來(lái)管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.4 檔案管理制度不健全

學(xué)校檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時(shí)、完整的收集、歸檔、整理各個(gè)科室的資料，每個(gè)科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對(duì)收集上來(lái)的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時(shí)，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

3.5 檔案管理的信息化水平較低

目前檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時(shí)效率比較低，耗用的時(shí)間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因?yàn)槿狈Ρ４娴臈l件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

4 學(xué)校綜合檔案管理的改進(jìn)方向

4.1 加深對(duì)學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

一項(xiàng)工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，學(xué)校部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財(cái)政支持和人力支持，必須的時(shí)候提供軟硬件的支持。學(xué)校的檔案管理工作的是一項(xiàng)非常重要的工作，它是對(duì)過去工作的記錄和反映，以供人們查詢、參考、利用，是以后工作得以順利開展的強(qiáng)大支撐。為了提高學(xué)校的工作質(zhì)量，就必須重視檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主題思想，創(chuàng)建一個(gè)有序、簡(jiǎn)便的工作環(huán)境。

4.2 引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才

學(xué)校檔案部門要加大對(duì)現(xiàn)有員工的管理培訓(xùn)，聘請(qǐng)信息化專業(yè)人員不定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的檔案工作環(huán)境。同時(shí)還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)、有較強(qiáng)的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進(jìn)行。要更好的做好檔案管理工作，還要進(jìn)一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強(qiáng)具備多能力人員的存在。

4.3 大膽改革，探索檔案的現(xiàn)代化管理方式

通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為學(xué)校業(yè)務(wù)、日常管理服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施。二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使學(xué)校檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

4.4 完善檔案管理的績(jī)效考核制度

績(jī)效考核是一種有效的激勵(lì)手段，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建立獎(jiǎng)罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動(dòng)的完成繁瑣、復(fù)雜的檔案工作。通過對(duì)檔案工作的分解、考核，建立績(jī)效考核體系，將會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

4.5 加強(qiáng)檔案管理的信息化水平

檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作管理機(jī)構(gòu)。檔案信息化工作管理機(jī)構(gòu)主要對(duì)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國(guó)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好的完成。

5 總結(jié)

學(xué)校的檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它的順利開展有利于推動(dòng)教育工作的進(jìn)行，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)、檔案員的素質(zhì)，并建立科學(xué)合理的檔案管理體系，實(shí)施績(jī)效考核都是提升檔案管理工作的有效手段。搞好學(xué)校的檔案管理，不僅對(duì)學(xué)校自身的建設(shè)與發(fā)展有著幫助，而且還對(duì)國(guó)家教育事業(yè)有巨大的作用。

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作者簡(jiǎn)介

李燕霞（1978-），女，山東人，本科，畢業(yè)于山東省委黨校檔案文秘專業(yè)，中級(jí)檔案館員；研究方向：檔案管理。