歐定軍

摘要：該文詳細介紹了利用傳真moderm和WindowsXP文件安裝虛擬傳真機Fax的方法，如何設置和使用虛擬傳真機，以及使用體會。

關鍵詞：虛擬傳真機；傳真管理

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）01-0259-03

在現(xiàn)代辦公室里，收發(fā)傳真相當普遍。有兩個問題長期困擾著我們，一個是已接收打印好的傳真件的管理，另一個是垃圾傳真。當您接聽電話時，聽筒里傳來的是自動傳真的信號，接收信號是給？還是不給？這的確是一個問題。給吧，如果是垃圾傳真，既浪費紙張，又浪費打印墨水；如果不給吧，萬一是客戶發(fā)來的重要資料，豈不壞事？

其實有一個簡單的辦法，就是利用虛擬傳真機，讓電腦來幫我們接收傳真。早期的臺式電腦都配置了一個傳真Moderm，現(xiàn)在要找一個并不困難，與其把它浪費掉，不如利用它和WindowsXP系統(tǒng)安裝盤自帶的傳真文件，在電腦上安裝虛擬的傳真機，變廢為寶，用來接收、發(fā)送和管理傳真文件。無人值守時，把它設置為自動接收模式，不管是正常傳真，還是垃圾傳真，全部自動接收。在有人值守時，可以設置為手動模式，并不影響電話的正常通話功能。在管理傳真文件時，把沒用的文件全部刪掉，有用的留下，需要打印的則打印，可能有用但暫不需要打印的，保留電子文件即可，我們還可以把有用的傳真電子文件按不同用途分門別類進行保存。即使過了很多年，要找出以前的傳真文件也很簡單。下面介紹一下具體的操作步驟和設置，有興趣的朋友不妨試試，可能您的收獲比預想的更大。下面按步驟逐一介紹。

1 安裝虛擬傳真機

當我們在電腦主板上安裝好傳真Moderm后，進入“我的電腦”→“控制面版”→“打印機和傳真機”，這時候只顯示已安裝好了的打印機（這時沒有Fax傳真機），在空白處單擊鼠標右鍵，如圖1，選擇“設置傳真”。

系統(tǒng)需要復制文件安裝傳真機 ，默認的文件復制路徑為c：＼windows＼system32＼drivers，我們安裝Windows XP系統(tǒng)時，驅動文件夾里沒有復制這個文件，這時需要利用Windows XP系統(tǒng)安裝盤里的文件，把安裝盤里I386文件里的FXSAPI.DL-文件拷貝過來，如圖2，即可安裝虛擬傳真機，安裝完成后，在“控制面板”→“打印機和傳真機”里，就可以看到新增的傳真機圖標，如圖3。

2 設置傳真機

虛擬傳真機在使用前均需預先進行設置。設置方法有兩種：首次使用時，鼠標左鍵雙擊Fax圖標，按系統(tǒng)配置向導提示進行設置；第二種方法是鼠標右鍵選擇Fax屬性進行設置。下面分別介紹。

1）利用傳真配置向導設置傳真機。

在“打印機與傳真機”文件夾里鼠標雙擊Fax圖標，系統(tǒng)出現(xiàn)歡迎使用傳真配置向導，首先進行撥號規(guī)則的設定，其中包括設置國家、國內長途區(qū)號、撥外線需要另加上的號碼（這主要是用電話分機時使用，直線電話不予理會）；撥號方式有音頻撥號和脈沖撥號兩個選項。接下來需要填寫發(fā)件人基本信息，包括姓名、電話、公司名稱、地址、部門、職務等信息，如圖4所示。

隨后就需要選擇接收和發(fā)送傳真的設備，如圖5所示，傳真設備選擇電腦上已安裝的傳真Moderm型號，下面有兩個選項，允許發(fā)送和允許接收，如果這兩個選項同時選中，那么我們安裝的虛擬傳真機的功能與普通傳真機無異，既可以接收，也可以發(fā)送。接收傳真有兩個選項：手動回答和自動回答，如果選中自動回答，還可以設置在響鈴多少次后給出接收傳真的信號；選擇手動回答方式不影響電話的正常通話功能。

下一步是設置接收用戶標識符（CSID）和傳輸用戶標識符TSID），這個設置的作用是解決發(fā)送或接收傳真時，傳真文件里會包含傳真號碼和公司名稱的信息。最后一步是設置接收傳真后的路由選項，如圖6所示。當我們成功接收到傳真文件后，系統(tǒng)默認保存在傳真控制臺的“收件箱”里，這個文件夾默認在系統(tǒng)C盤里，為了保險起見，我們都要選中“將副本保存到文件夾”選項，并在系統(tǒng)盤之外的路徑下另存一個副本，即使系統(tǒng)出了問題也能找回多年前的傳真文件，相當方便。

單擊下一步，系統(tǒng)提示設置已完成，系統(tǒng)顯示出了配置摘要：如接收和發(fā)送傳真的設備類型，是手動還是自動接收方式，發(fā)送傳真的TSID碼，接收傳真的CSID碼等信息。

至此，傳真配置已完成，已安裝好的Fax就具有與普通傳真機一樣的功能了。

2）利用Fax屬性設置傳真機。

進入圖3所示界面，鼠標右鍵選中Fax圖標，選擇屬性，出現(xiàn)如圖7上半部分所示的傳真屬性。屬性里有“常規(guī)”、“共享”、“安全”、“傳真安全設置”、“設備”、“跟蹤”、“存檔”幾個標簽，這里主要介紹后面3項。

單擊“設備”標簽，這里顯示了我們前面已設置好的設備名稱，是否允許發(fā)送或接收傳真，以及TSID和CSID碼等信息。選擇“屬性”，設備屬性下面有3個標簽，包括：“發(fā)送”、“接收”和“清理”。選中“發(fā)送”標簽，如圖7下半部分所示。其中第一個選項是“允許設備發(fā)送”，如果選中，則此虛擬傳真機Fax才可以發(fā)送傳真，否則只能接收傳真。中間有一個選項 “包括標題”，如果選中此選項，每次發(fā)送的傳真都會多出一頁如圖4所示的發(fā)件人基本信息的內容，這需要根據(jù)各用戶自己的實際情況，選擇是否每次都加上這部分內容。重試次數(shù)和重試間隔是指當?shù)谝淮螕芴柌怀晒?，需要重復撥號的次?shù)，以及每次撥號的時間間隔。

傳真設備屬性的第二個標簽是“接收”，如圖8所示。在這個標簽里可以設置允許設備接收傳真、答應模式、副本保存選項，必須選中“允許設備接收”選項，保證虛擬傳真機能接收傳真，否則我們前面做的工作就基本沒有意義了。答應模式有“手動”接收和“自動”接收兩種方式，如果選中“自動”，還可以設置響鈴多少次后自動給出接收信號，這一點與圖5的設置是一樣的。收到傳真時選擇的打印機和文件副本的其他路徑保存，與圖6的設置是一樣的，主要是多一個文件備份，以保證重要文件的安全。

傳真設備屬性的第三個標簽是“清理”，在這里可以設置經過多少時間后系統(tǒng)自動刪除傳真失敗的文件，收發(fā)成功的傳真文件不受影響，會一直保存下去，除非您自己手動刪除。

在Fax屬性的“跟蹤”標簽里，用于設置通知范圍和在什么狀態(tài)下開啟傳真監(jiān)視器，選中“接收和發(fā)送傳真時顯示進度”選項，讓我們對完成傳真的時間有一個大致的估算，還可設置接收和發(fā)送傳真是否發(fā)出通知聲音，在什么情況下開啟傳真監(jiān)視器。Fax屬性的“存檔”標簽里的設置，與圖6里的一樣，這里不再重述。

至此，F(xiàn)ax虛擬傳真機的安裝及設置工作已經完成，我們隨時可以方便快捷地使用。

3 如何使用Fax虛擬傳真機

在使用前，先建立傳真機桌面快捷方式，“開始”→“程序”→“附件”→“通訊”→“Fax傳真機”→“發(fā)送到桌面快捷方式”。雙擊此快捷圖標，即打開傳真監(jiān)控器和如圖9的查看管理傳真文件的“傳真控制臺”。

接收傳真：當有外線電話打入后，F(xiàn)ax系統(tǒng)被激活，自動開啟傳真監(jiān)控器，系統(tǒng)按我們的設置進行處理。如果設置為“自動接收”，那么系統(tǒng)就會在已設置的響鈴聲次數(shù)后自動給出接收信號；如果設置為“手動接收”，則需要手工在傳真監(jiān)控器上點擊“接收傳真”，這時系統(tǒng)才會給出接收信號。因此，把Fax傳真機設為無人值守時可選擇“自動接收”；把它既當電話又當傳真，則設為“手動接收”為宜。

發(fā)送傳真：將要發(fā)送的文件打開，選擇“文件”→“打印”，在“打印機名稱”的下拉選項中，選擇Fax傳真，然后再按系統(tǒng)提示，逐步完成。這里涉及外線電話號碼的輸入，外撥時間的等待，如果一次撥號不成功，還要按圖7里設置的間隔和次數(shù)進行重新?lián)芴?，不能像普通傳真機那樣可以按重撥鍵，所以比較煩瑣。

管理傳真：在圖9的界面里，把未成功的發(fā)送和接收文件刪除（如果在設備屬性“清理”標簽里已設置了自動刪除失敗傳真文件的時間，屆時系統(tǒng)會自動幫您刪除）。在這里還可以查看傳真文件，查看后再決定怎樣處理：垃圾傳真即時刪除，需要打印的則打印，暫不打印的一起保留即可。這樣，在非工作時間里，我們就可以把虛擬Fax傳真機設置為自動接收模式，無人值守，幫我們完成接收傳真的任務，待查看后再決定是否保留和打印，免去了普通傳真機因垃圾傳真浪費紙張和打印墨水的煩惱。

經過我們多年的使用，感覺到Fax虛擬傳真機除了上述明顯的優(yōu)點外，也有不足之處：一是接收傳真的時間要比普通傳真機的稍長一些（但也在可以接受的范圍內）。另一個問題是發(fā)送傳真，先要“打開文件”→“打印”→“選擇傳真機”，還要輸入外撥的電話號碼，如果一次撥號成功，還稍微好一些，如果一次撥號不成功，還得按圖7里的設置重來，與普通傳真機發(fā)送傳真相比，就顯得比較煩瑣了。因此我信建議不使用“發(fā)送傳真”這一功能了（可以在圖7中不選中“允許設備發(fā)送”或圖5中不選中“允許發(fā)送”），只使用Fax虛擬傳真機的接收和管理傳真的功能，就能揚長避短。

本文詳細介紹了如何利用傳真Moderm和Windows XP安裝盤里自帶的FXSAPI.DL-文件，安裝和使用虛擬傳真機Fax，物盡其用，變廢為寶，幫您接收和管理傳真文件，十分方便，有興趣的朋友，不妨一試。