薄謝軍

摘 要：伴隨著信息時代的到來，檔案管理工作逐漸由計算機技術(shù)來進行，這大大提高了檔案管理工作的工作效率，伴隨著工作效率的提高，也同時帶來了一些消極影響，為了促進計算機技術(shù)應(yīng)用于信息管理所帶來的巨大影響，加快檔案管理信息化建設(shè)的進度，促進檔案管理的系統(tǒng)化，文章將針對信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略這一話題展開討論。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新策略

1 信息時代下檔案管理工作存在的一些問題

伴隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于人類生活，檔案管理工作也逐漸被計算機所取代。為了適應(yīng)這一現(xiàn)狀，廣大科研工作者對檔案管理軟件的研發(fā)力度逐漸增強。這也導(dǎo)致了一些先進計算機軟件的誕生，這為檔案管理工作的進行帶來巨大便利。檔案管理工作逐漸形成一定的系統(tǒng)，基本上能夠滿足當前檔案管理工作的需求，然而當中存在的一些問題仍然給檔案管理工作信息化帶來很多困擾，為了促進檔案管理工作的信息化進程，下文將針對信息時代下檔案管理存在的問題展開詳細分析。

1.1 檔案管理工作的保密性和安全性存在一定缺陷

信息時代檔案管理需要很高的信息技術(shù)要求，很多單位的信息系統(tǒng)不過關(guān)，導(dǎo)致很容易被入侵，這對檔案管理工作帶了很大的困擾。電子檔案具有一定的可更改性，即使被更改，所形成的痕跡也可以被很好的被消除，這就對檔案的完整性和安全性造成很大的威脅。很多掌握先進信息技術(shù)的不法分子，為了獲取非法利益，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息篡改、盜竊，使得檔案管理信息化面臨很大的困擾。而且，由于不可控因素的干擾，計算機很容易遭遇到網(wǎng)絡(luò)病毒，網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓，造成電子檔案的丟失、損壞，為檔案管理帶來許多麻煩。而且利用計算機技術(shù)來進行檔案管理，需要管理人員具備一定的計算機能力，如果計算機技術(shù)不過關(guān)，就會導(dǎo)致很多操作上的問題，使得檔案文件在存檔或者使用過程中發(fā)生損壞，這也會對檔案的完整性造成威脅。

1.2 檔案管理工作沒有形成一完善系統(tǒng)

信息時代檔案管理工作需要形成完善的系統(tǒng)，只有在完善系統(tǒng)模式的規(guī)范下，檔案管理工作才能夠有序的進行。電子檔案具有一定的復(fù)雜性，而且存儲方式多樣，這樣更能體現(xiàn)出創(chuàng)建管理系統(tǒng)的重要性。但由于信息時代的迅速到來，導(dǎo)致不同單位的信息系統(tǒng)創(chuàng)建程度不同，網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建形式有存在一定的差距，在層次上也存在很大差別，這就使得不同單位在檔案信息資源共享上存在一定的問題。還有部分其他因素的影響，使得不同單位的檔案管理模式存在很大的不同，檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件的可移植性相對較差。因此要想檔案管理工作處于一個規(guī)范的程度，必須促進檔案管理信息系統(tǒng)的完善，以一個較為合理的檔案管理信息系統(tǒng)作為標準，然后再全國范圍內(nèi)使用，雖然這樣在一定程度上制約了檔案管理模式的發(fā)展，但使得檔案管理趨于規(guī)范化，避免了很多檔案信息的損壞、遺失問題。

1.3 檔案管理人員不具備一定的專業(yè)素養(yǎng)

很多單位的檔案管理人員由于不熟悉信息檔案管理流程、缺乏一定的信息梳理能力、網(wǎng)絡(luò)操作存在缺陷等原因，使得檔案管理工作很容易出現(xiàn)問題。這些問題使得檔案管理工作信息化始終無法進入正軌。只有既具有檔案管理能力又具有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才才能滿足信息檔案管理的要求，各單位在進行檔案不管理信息化的過程中一定要加強對工作人員專業(yè)素質(zhì)的重視。還要對工作人員的道德素養(yǎng)進行培養(yǎng)，沒有良好品質(zhì)的支持下，也無法進行檔案管理工作。

1.4 檔案管理軟件缺乏一定的創(chuàng)新

信息時代檔案管理工作的進行依賴于各種各樣的檔案管理軟件，一個好的檔案管理軟件對檔案管理工作的開展具有很大的促進作用，已有的檔案管理軟件還存在著一定的問題，或者缺乏一定的通用性，很多小單位由于缺乏一定的資金支持，所以無法建立完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理流程也存在很大問題。檔案管理軟件的通用性對信息時代檔案管理工作具有重要意義?，F(xiàn)在的檔案管理軟件無法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公室系統(tǒng)一體化的要求，因此需要對當前的檔案管理軟件進行一定創(chuàng)新，在提高檔案管理軟件通用性的基礎(chǔ)上降低檔案管理軟件的成本。各檔案部門使用的計算機類型不同、各自開發(fā)的檔案管理軟件不同，這嚴重降低了檔案信息的共享性，制約了檔案管理的信息化進程。

2 提高檔案管理信息化進程的創(chuàng)新策略

檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為時代不可更改的趨勢，為了適應(yīng)信息時代到來的這一趨勢，檔案管理部門要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的重視，創(chuàng)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并通過各種方法來促進檔案管理工作的規(guī)范化，已經(jīng)成為當前檔案管理部門額重點工作。上文中針對當代檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題展開詳細分析，只有針對這些問題采取一定的策略，才能促進檔案管理的信息化進程。下文將針對提高檔案管理的信息化策略展開討論。

2.1 提高檔案資源的信息化程度

檔案管理工作信息化的主要目的是為了更好的實現(xiàn)資源共享，使檔案資源的價值得到最大的發(fā)揮，因此為了加快這一進程，必須加強檔案資源的信息化程度。將一系列的文字檔案、圖紙檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這是檔案管理信息化比較基礎(chǔ)的工作。利用先進的信息技術(shù)，提高檔案的信息化進程，這一過程相對比較繁雜，因為檔案信息存儲量比較大，所以必須有計劃。分批次的進行，不然很容易造成檔案資料的遺失、損壞。在實現(xiàn)檔案資源信息化的過程中，可以進行檔案、文件一體化管理，因為有的檔案文件具有一定的歷史價值，無法用電子信息所取代。利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案資源的共享，可以提高檔案資源豐富度，實現(xiàn)海量存儲，在這一過程，還可以實現(xiàn)檔案資源的多處備份，有效解決了檔案資源的遺失、損壞問題。

2.2 積極建立完善的檔案管理安全保障體系

檔案資源適當對其他資源而言比較重要的一項資源，因此在創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)時必須建立相應(yīng)的檔案管理安全保障體系，這一體系可以圍繞兩方面來展開：一是檔案信息的存儲安全，二是檔案信息的使用安全。在檔案信息存儲過程中，必須保證檔案信息不被損壞、丟失，可以對系統(tǒng)設(shè)置一定的使用權(quán)限，即除了相關(guān)工作人員，其他人不得進行檔案信息的翻閱，還有就是信息備份，這樣即使檔案損壞，可以確保信息沒有丟失。任何人在使用檔案資源時，必須進行人為的登記，獲得許可才可以調(diào)閱檔案，即使檔案出現(xiàn)問題，也可以根據(jù)記錄查找相關(guān)責(zé)任人。為了應(yīng)對網(wǎng)上黑客等威脅，可以建立一定的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)、使用最新版本的殺毒軟件。

2.3 努力提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作信息化的重要實施者，是實現(xiàn)檔案管理信息化的中堅力量。因此檔案管理人員的素質(zhì)必須得到很大提高，才能滿足時代發(fā)展對人的要求。為了提高檔案管理的信息化進程，必須提高檔案管理工作人員的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，使工作人員既具有檔案管理的相關(guān)能力，又具備相當?shù)挠嬎銠C技術(shù)。只有真正掌握計算機技術(shù)的高素質(zhì)人才，才能夠促進檔案管理的信息化建設(shè)，所以要加強對工作人員的計算機能力培養(yǎng)，當然，也要進行一定的道德素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)他們高強度的責(zé)任感，不會為了一些非法利益，而進行檔案資料的偷盜。

3 總結(jié)

檔案管理信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的一項趨勢，各檔案管理部門要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的重視，積極創(chuàng)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)。不斷改正檔案信息管理存在的一些問題，為促進檔案管理的信息化進程采取各種有效措施，努力實現(xiàn)檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展。

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