摘 要：近年，隨著人們教育意識(shí)的普遍提高，高學(xué)歷人才越來(lái)越多，而學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間綜合素質(zhì)發(fā)展的體現(xiàn)顯得尤為重要。本文對(duì)中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理存在的問題進(jìn)行探討，并提出了相應(yīng)的改善對(duì)策，以期為電子學(xué)籍檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；電子學(xué)籍檔案管理；對(duì)策

電子學(xué)籍檔案能夠全面地、完整地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活情況，間接反映學(xué)生的德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展?fàn)顩r，是學(xué)校檔案的關(guān)鍵組成部分，具有高效、快捷、優(yōu)質(zhì)等特點(diǎn)。當(dāng)前許多中學(xué)已經(jīng)擁有自己獨(dú)立的電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理工作已形成一定的體系，但是電子學(xué)籍檔案處于發(fā)展初期，許多實(shí)際性問題尚未得到解決。

1 現(xiàn)階段中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）管理技術(shù)相對(duì)落后

目前，我國(guó)中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作普遍存在管理技術(shù)相對(duì)落后的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，部分學(xué)校仍使用紙質(zhì)學(xué)籍卡，而紙質(zhì)學(xué)籍卡需要人工填寫，相關(guān)人員在填寫時(shí)往往照搬早期的內(nèi)容，省略了將信息與教育部下發(fā)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行校核的步驟，致使數(shù)據(jù)庫(kù)信息與存檔學(xué)籍信息不一致；第二，負(fù)責(zé)管理電子學(xué)籍檔案的部門較多，電子學(xué)籍檔案管理工作需要各部門溝通協(xié)作，非常繁瑣。人工管理學(xué)籍檔案勞動(dòng)量大，再加上部分檔案資料未及時(shí)記載和歸整，造成信息不完善，不能準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地體現(xiàn)學(xué)籍檔案情況；第三，大部分中學(xué)缺乏完善的學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案管理難度大。

（二）系統(tǒng)管理軟件的兼容性較差

部分中學(xué)為統(tǒng)一學(xué)校管理體系，提高學(xué)校的管理效率，便引進(jìn)了管理系統(tǒng)和管理軟件，如學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)等。這些管理系統(tǒng)和管理軟件的來(lái)源可分為購(gòu)買的和學(xué)校開發(fā)的兩大類，與電子學(xué)籍檔案管理軟件存在一定的差異，導(dǎo)致注冊(cè)新生學(xué)籍時(shí)下載和上傳的數(shù)據(jù)不兼容，難以歸檔。

（三）電子學(xué)籍檔案利用率低

電子學(xué)籍檔案的管理的全部環(huán)節(jié)均是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行的，所以其歸檔工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔大不相同。然而當(dāng)前部分中學(xué)尚未建立科學(xué)完善的電子學(xué)籍檔案標(biāo)準(zhǔn)，電子學(xué)籍檔案難以充分發(fā)揮其作用，利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)期目標(biāo)。此外早期的學(xué)籍檔案沒有電子錄入，如何把它電子化以共利用這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

（四）管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

我國(guó)中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作人員普遍存在專業(yè)素質(zhì)低、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等問題，而造成問題的一部分原因是中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)忽視了對(duì)電子學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)。當(dāng)前許多管理人員思想陳舊、停留于傳統(tǒng)的管理手段上，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理手段已能夠滿足學(xué)籍檔案管理的要求，而不需要花費(fèi)額外資金投入到電子檔案建設(shè)中。因此，引進(jìn)專業(yè)人才，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，才能從根本上解決問題。

2 提升中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理水平的對(duì)策

（一）提高對(duì)電子學(xué)籍檔案管理工作的重視程度

現(xiàn)階段學(xué)校應(yīng)加大力度宣傳電子學(xué)籍檔案管理的重要性，增強(qiáng)電子學(xué)籍檔案管理部門及各任課教師的歸檔意識(shí)，使其自始至終能夠完整、客觀、真實(shí)地反映學(xué)生發(fā)展情況。要加大資金投入，建立專門的電子學(xué)籍檔案室，同時(shí)加強(qiáng)安全防范，提高檔案的安全性。為保證電子學(xué)籍管理系統(tǒng)安全，要設(shè)立具有高度權(quán)限的用戶名與密碼，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案信息不被他人竊取。對(duì)于故意販賣學(xué)生學(xué)籍檔案信息的行為，要嚴(yán)厲打擊、嚴(yán)懲不貸。

（二）引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)

學(xué)校要加大資金投入，引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，并且學(xué)習(xí)高等院校電子學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，將其優(yōu)點(diǎn)融入到中學(xué)電子學(xué)籍管理系統(tǒng)中，不斷調(diào)整、完善電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理系統(tǒng)與軟件兼容，最大化簡(jiǎn)便新生注冊(cè)手續(xù)，便于校核與管理。

（三）建立完善的電子學(xué)籍檔案管理制度，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理

電子學(xué)籍信息是融合入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、學(xué)業(yè)考試、升學(xué)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等信息為一體的學(xué)籍信息，其形成過程復(fù)雜而漫長(zhǎng)，因此需要全體教師認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好記錄工作。由于電子學(xué)籍檔案信息時(shí)常變動(dòng)，因此學(xué)校應(yīng)制定健全的電子學(xué)籍檔案管理制度，使電子學(xué)籍檔案管理制度化、有序化、簡(jiǎn)易化，便于學(xué)籍檔案信息的管理。此外，還應(yīng)采取動(dòng)態(tài)化管理方式，可從以下幾方面入手：第一，學(xué)校在入學(xué)之初應(yīng)要求學(xué)生核對(duì)自己的個(gè)人錄取信息，確定沒有錯(cuò)誤后再進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)，注冊(cè)后將學(xué)生錄取信息與學(xué)籍管理信息系統(tǒng)建立連接。如果學(xué)生的重要學(xué)籍信息發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更新；第二，要對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，便于教師掌握學(xué)生學(xué)習(xí)情況，以制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)計(jì)劃，既有利于整理查閱，又有利于高校了解學(xué)生在中學(xué)時(shí)期的表現(xiàn)；第三，中學(xué)時(shí)期學(xué)生的學(xué)籍極易發(fā)生變動(dòng)，如學(xué)生因個(gè)人原因退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等，而且由于中學(xué)時(shí)期學(xué)生對(duì)學(xué)籍的認(rèn)識(shí)不足，常常會(huì)在未辦理相關(guān)手續(xù)情況下離開學(xué)校，因此電子學(xué)籍檔案管理人員要及時(shí)更新學(xué)籍信息，特別要注意學(xué)籍異動(dòng)開始和結(jié)束的時(shí)間；第四，中學(xué)生在校期間會(huì)成為團(tuán)員或預(yù)備黨員，還有各階段得到的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等內(nèi)容，都應(yīng)記錄到電子學(xué)籍檔案中，為以后學(xué)生發(fā)展作為參考依據(jù)；第五，大部分中學(xué)生畢業(yè)后會(huì)進(jìn)入高校深造，電子學(xué)籍檔案管理工作的重點(diǎn)則是與學(xué)生考入的高校對(duì)接，將學(xué)生在中學(xué)時(shí)期形成的檔案?jìng)魉偷较鄳?yīng)高校，同時(shí)注冊(cè)新的電子學(xué)籍檔案。

（四）整合資源，提高檔案資源利用率

檔案的本質(zhì)是信息資源，檔案資料的最終目的是充分利用信息資源，發(fā)揮檔案價(jià)值。當(dāng)前我國(guó)大部分高校電子學(xué)籍檔案已實(shí)現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)，中學(xué)可效仿高校電子學(xué)籍檔案全省聯(lián)網(wǎng)的模式，使學(xué)校、學(xué)生只要登錄相關(guān)網(wǎng)站即可隨時(shí)隨地查詢相關(guān)信息，這樣便能整合資源，提高電子學(xué)籍檔案管理的效率。相關(guān)部門還應(yīng)及時(shí)導(dǎo)出畢業(yè)生在校期間的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔保管，并選擇有永久保存價(jià)值的電子學(xué)籍檔案進(jìn)行打印成紙質(zhì)版本，提高檔案資源利用率。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)工作

中學(xué)電子學(xué)籍檔案工作繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)，這就要求檔案人員應(yīng)端正態(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)，還要具備一定的處理檔案能力和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。而當(dāng)前學(xué)校的電子學(xué)籍檔案管理部門通常是由非專業(yè)人士組成，沒有經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力低。因此，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作，提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，還可引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才對(duì)非專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，打造一支專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的電子學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍。

3 總結(jié)

綜上所述，由于我國(guó)全民教育意識(shí)的提高，很多家長(zhǎng)愿意投入更多的資金來(lái)幫助學(xué)生接受更好的教育和追求更高的學(xué)歷，因此學(xué)生學(xué)籍具備較高的流動(dòng)性，學(xué)籍檔案管理工作任務(wù)重。這就要求學(xué)校高度重視電子學(xué)籍檔案管理工作，建立專門完善的電子學(xué)籍管理制度，引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，檔案管理部門要及時(shí)更新學(xué)生異動(dòng)信息，定期組織學(xué)習(xí)電子學(xué)籍檔案管理方式，提高電子學(xué)籍檔案的整體管理水平。

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作者簡(jiǎn)介

何敏（1968-），女，浙江溫州平陽(yáng)人，大學(xué)本科，畢業(yè)于華東師范大學(xué)，中學(xué)高級(jí)語(yǔ)文教師，研究方向：現(xiàn)階段研究檔案管理。