盧雅楠

摘 要：管理城市規(guī)劃檔案是城建檔案中十分重要的門類，其特點(diǎn)是數(shù)量多，整理工作量大，利用率高。規(guī)劃管理檔案的整理問題直接影響著城市規(guī)劃行政管理部門的審批工作效率。規(guī)劃局在實(shí)行規(guī)劃管理審批程序改革以后，給規(guī)劃管理檔案的管理工作也帶來了一定的影響，從檔案接收程序到卷宗的內(nèi)容成分和數(shù)量相對(duì)以往都有所不同，如何作好規(guī)劃管理檔案的類目劃分，成為規(guī)劃管理檔案整理工作中首先必須解決的問題。

關(guān)鍵詞：城市；規(guī)劃檔案；整理與創(chuàng)新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類工作不僅是整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時(shí)，大類和屬類的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對(duì)分類工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：

1 關(guān)于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設(shè)下位類而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對(duì)規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對(duì)C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類。

2 關(guān)于信息分類和實(shí)體分類的問題

檔案整理工作中的分類實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類，其工作方式就是對(duì)具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實(shí)體分類其主要目的在于對(duì)于檔案的實(shí)體保管，所以說，這方面，實(shí)體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對(duì)隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類一般兩級(jí)便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸惖念惸吭绞窃敿?xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對(duì)檔案分類人員的素質(zhì)要求也會(huì)相應(yīng)的提高。

3 關(guān)于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進(jìn)行排架的，這對(duì)庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預(yù)留的問題。我們都知道，屬類設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)大大提升。要先解決這個(gè)問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無法準(zhǔn)確掌握庫房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類管理的過程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級(jí)檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個(gè)級(jí)別?？梢詫n案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對(duì)于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號(hào)的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃檔案的的類目并沒有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號(hào)的設(shè)置不會(huì)因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動(dòng)而變動(dòng)，它是相對(duì)穩(wěn)定的，并且與建設(shè)部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識(shí)，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對(duì)立卷改革進(jìn)行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。

可以說，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?？茖W(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。

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