謝言

摘要：良好的檔案管理是企業(yè)有序發(fā)展的有機(jī)組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。龍橋園區(qū)集團(tuán)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)檔案的利用和查找方面存在一些不足，只有不斷提高認(rèn)識(shí)，分析不足的原因，制定有針對(duì)性的對(duì)策，才能讓檔案管理更加完善。本文通過(guò)查找相關(guān)的資料論述了檔案工作的重要性，并總結(jié)了當(dāng)前檔工作的特點(diǎn)及存在的不足。在經(jīng)過(guò)分析之后，找到了不足的原因，提出了當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題，并提出了一些中肯的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案工作；規(guī)范管理

一、加強(qiáng)龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理的必要性

涪陵區(qū)龍橋園區(qū)開(kāi)發(fā)集團(tuán)成立于2007年4月，2011年9月經(jīng)涪陵區(qū)政府批準(zhǔn)成立工業(yè)園區(qū)開(kāi)發(fā)（集團(tuán)）有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)龍橋園區(qū)集團(tuán)），是由區(qū)國(guó)資委履行出資人職責(zé)的國(guó)有獨(dú)資公司，承擔(dān)著龍橋園區(qū)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和公用工程、保障房建設(shè)等工作。通過(guò)對(duì)該公司檔案管理工作的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)檔案管理滯后于工程建設(shè)。作為綜合檔案管理部門(mén)，如若保持著傳統(tǒng)工作狀態(tài)明顯是錯(cuò)誤的。所以檔案部門(mén)的工作方式務(wù)必是快節(jié)奏、高效率的，從而為集團(tuán)高層決策提供深層次和高質(zhì)量的檔案信息。

二、規(guī)范的檔案管理在龍橋園區(qū)集團(tuán)發(fā)展中的作用

（一）檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資料的共享和增值

從龍橋園區(qū)集團(tuán)的創(chuàng)立之初到發(fā)展時(shí)期，通過(guò)采集、收取、整理形成的具有保存價(jià)值的各種文書(shū)、會(huì)計(jì)資料、工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種合同、圖紙等，對(duì)這些資料進(jìn)行分類(lèi)整理、保存和調(diào)用就是檔案管理規(guī)范的檔案管理能夠?qū)Φ拇罅抠Y料進(jìn)行保存和加以利用，實(shí)現(xiàn)增值和共享。例如在龍橋園區(qū)青杠灣安置房建設(shè)中就因施工圖紙未收集齊全，致使現(xiàn)在安置房維修因找不到原始圖紙而給施工的水務(wù)部門(mén)和市政部門(mén)工作帶來(lái)一些不必要的阻礙，也給安置房的居民日常生活造成了很大的不便。如果當(dāng)時(shí)資料收集齊全，這些問(wèn)題就能迎刃而解。

（二）檔案管理有助于提高整體管理水平

管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜系統(tǒng)的工程，檔案人員注意保存好原始件的孤本；如當(dāng)事人的墨跡、字條等原始資料，這些都是法律證據(jù)的基本要素。例如在宣傳龍橋園區(qū)集團(tuán)方面，因一些重大政務(wù)活動(dòng)照片收集不完整，給宣傳部門(mén)提供的有價(jià)值的照片都不是很多，也給宣傳工作帶來(lái)一定的局限性。

（三）檔案管理能夠更好地維護(hù)合法權(quán)益

在工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)債務(wù)問(wèn)題居多，若能在日常工作和經(jīng)營(yíng)管理中仔細(xì)、謹(jǐn)慎的保存好真實(shí)完整的檔案作為證據(jù)，才能在各種糾紛中處于優(yōu)勢(shì)地位。例如，在龍橋園區(qū)集團(tuán)承建的周家灣安置房的官司中，由于缺乏一些原始憑證，導(dǎo)致最后對(duì)方反悔而找不出證據(jù)，致使糾紛中處于被動(dòng)地位。

三、龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化

2012年龍橋園區(qū)集團(tuán)在新的辦公樓里面，專(zhuān)門(mén)留出一間約40平米的房間作為檔案保管室，訂制了專(zhuān)業(yè)的檔案存儲(chǔ)密集柜，為檔案管理的硬件設(shè)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，陸續(xù)添置了除濕器、空調(diào)設(shè)備、高精度的掃描儀等，從而保證了檔案的安全管理及數(shù)字化管理。2013年度龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理還獲得了涪陵區(qū)檔案管理主管部門(mén)的好評(píng)。檔案管理逐步走上信息化，所有檔案信息條目全部錄入全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)（科怡軟件），且對(duì)永久性保存管理性文件的實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化掃描管理，給檔案管理走向現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高了檔案利用的效率。

（二）檔案管理基本實(shí)現(xiàn)制度化

龍橋園區(qū)集團(tuán)先后制定了《檔案管理辦法》以及向區(qū)檔案局備案的《檔案歸檔范圍和保管期限》，檔案工作人員職責(zé)上墻公示，制度化的檔案管理已經(jīng)漸漸成為了龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理的顯著特色。

四、當(dāng)前龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)技能不高，部門(mén)之間缺乏溝通配合

目前集團(tuán)檔案管理人員系兼職，往往因?yàn)槠渌ぷ鞯姆敝?、?fù)雜分散了的大部分精力，最終導(dǎo)致檔案管理人員缺乏自我學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)技能不高；許多的工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，檔案人員不能親臨現(xiàn)場(chǎng)收集資料，使許多的工程資料搜集不全，不能及時(shí)將歸檔；而其他部門(mén)的檔案工作人員更是容易形成惰性思想，這直接導(dǎo)致了檔案管理人員創(chuàng)造性工作能力不強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)技能薄弱。各部門(mén)之間資料收集也存在各自為陣，不及時(shí)向綜合檔案室轉(zhuǎn)交資料，給檔案整理工作帶來(lái)很大的不便。

（二）檔案管理的利用率不高

目前對(duì)檔案管理存在“輕利用、重管理”的盲區(qū)，過(guò)多的將精力投入到整理工作上，忽視了對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，使檔案的利用率不高。最大程度地發(fā)揮檔案的作用，而不是僅僅將檔案工作停留在整理、編目等基礎(chǔ)工作上。如何進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，是管理者應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題，也是檔案人員需要進(jìn)一步學(xué)習(xí)的訂題。

五、完善龍橋園區(qū)集團(tuán)檔案管理的對(duì)策

（一）加大投入，完善管理制度

一是落實(shí)專(zhuān)人管理檔案，特別是科技檔案管理人員；二是建立單獨(dú)檔案查閱室，確保檔案的保密性；三是將檔案室的所有窗戶(hù)密封，以保證紙質(zhì)檔案不受外界環(huán)境的傷害，確保檔案的安全；四是學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的管理模式，以制度管理檔案，使各部門(mén)之間相互配合，把檔案工作細(xì)化到每個(gè)部門(mén)，從而提高各部門(mén)檔案人員的業(yè)務(wù)技能。

（二）宣傳《檔案法》，提高法制意識(shí)

宣傳《檔案法》及檔案工作的重大意義，要讓每一位職工都能體會(huì)檔案對(duì)于公司發(fā)展的重要性，增強(qiáng)做好檔案工作的自覺(jué)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理成為集團(tuán)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。

當(dāng)龍橋園區(qū)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的范圍漸漸的擴(kuò)大，形成的檔案種類(lèi)和數(shù)量也不斷增加，這給檔案管理工作提出了新的更高的要求。所以，龍橋園區(qū)集團(tuán)管理者和從業(yè)人員一定要提高認(rèn)識(shí)、加大投入、不斷學(xué)習(xí)，完善監(jiān)管，讓檔案管理發(fā)揮更大的作用。