劉曉霞

【摘要】伴隨著信息技術的快速發(fā)展，其在各行各業(yè)中的應用越來越廣泛，對于當前的檔案管理，其采用數(shù)字化管理模式能有效提高檔案管理的效率，幫助檔案管理人員更加高效準確的工作。但由于檔案數(shù)字化管理模式的應用時間較短，其中還存在著很多的技術性問題，這對我國的社會和經(jīng)濟發(fā)展具有一定的限制，本文作者根據(jù)自身的研究，對檔案數(shù)字化管理中存在的問題進行了簡單的分析。

【關鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢和劣勢

隨著信息化技術的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要促進因素，對我國的經(jīng)濟發(fā)展起到了巨大的促進作用。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢研究

1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網(wǎng)絡系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作場地以及工具使用人的限制，使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網(wǎng)絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網(wǎng)絡空間中對其進行整理和立卷等。

1.3 增強了檔案內容信息的開發(fā)。對于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。

2 檔案數(shù)字化管理的劣勢分析

2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數(shù)字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統(tǒng)的危害較大，當檔案存儲設備出現(xiàn)安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發(fā)現(xiàn)。

2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。

3 檔案數(shù)字化管理的措施研究

3.1 建設系統(tǒng)工程，實現(xiàn)檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發(fā)對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯(lián)合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。

3.2 制定統(tǒng)一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個企業(yè)高效運行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統(tǒng)一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數(shù)的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。

4 總結

對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。

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