劉志和

[摘 要]自人類有意識以來，檔案就以各種形式記錄著人類各種社會實踐活動，其也逐漸演變成為了人類重要的精神文化財富，并成為了記錄時代的重要資料。從結(jié)繩記事到各種載體的文字記載，再到現(xiàn)在的電子檔案，檔案記錄形式在隨著時代發(fā)生變化，其對檔案管理工作也提出了相應的新要求。檔案工作需要連續(xù)、嚴謹、規(guī)范，這是檔案完整性、連續(xù)性、真實性所要求的，相應的檔案工作也需要建章立制，與時俱進地進行檔案管理工作。如何規(guī)范檔案工作，完善檔案工作制度，是檔案從業(yè)者需要考慮的問題。

[關鍵詞]檔案；工作制度；規(guī)范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.124

[中圖分類號]G271.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-00-01

1 關于檔案管理工作

檔案管理工作包括檔案材料的收集，資料的歸檔、立卷與管理以及后期的保管、鑒定與銷毀工作，是檔案管理單位對檔案信息直接管理，并提供相關服務的綜合業(yè)務的總稱，是我國檔案事業(yè)最基本的組成元素。檔案工作如何科學、有序地開展對保存各項歷史資料、記錄時代變遷具有十分重要的意義。在工作中制定和完善檔案管理制度，對完成檔案工作的標準化、規(guī)范化、科學化管理目標具有非常關鍵的現(xiàn)實意義。在檔案管理工作進行中，建立資料、科研、人事等檔案的匯總、規(guī)整范圍、保存時間確保歸檔的材料萬無一失；同時建立了檔案借閱、保管、保密、使用等規(guī)范條例，還建立和完善了核心領導人和檔案保管員的責任制，令責、權(quán)、利具體到每一個人。由于制度趨于健全，檔案保管工作有法可依，有章可循，真正實現(xiàn)了依法治檔。

在規(guī)范檔案管理制度的同時，為了滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，各檔案管理單位應逐步建立和完善互聯(lián)網(wǎng)管理制度。盡量做到既要有文字的檔案存本，又要有網(wǎng)絡電子檔案存本，便于在查閱檔案時，能優(yōu)先在計算機上搜尋到存檔位置，然后在具體的位置上查找，這樣能有效提高檔案工作的效率。為強化社會的檔案管理意識，還應組織展開年檢和績效考核，通過這兩項制度的實施，逐步提高機關單位工作人員和企業(yè)職工的檔案管理工作能力及意識。此外，加大對重大活動和重點工程檔案管理制度的建設力度，對擴大檔案的影響力和提高檔案意識有積極影響。

2 規(guī)范檔案管理工作制度的重要性

2.1 檔案資料是機構(gòu)的無形資產(chǎn)

檔案管理工作中，檔案文件的搜集、整理以及信息化管理都成為機構(gòu)進行檔案管理規(guī)范化建設的具體執(zhí)行流程。規(guī)范合理的檔案管理工作在單位信息匯總中能發(fā)揮巨大的作用，為重要的科研項目、關鍵的經(jīng)營策略提供檔案資料是推動機構(gòu)發(fā)展、建設的無形資產(chǎn)。

2.2 檔案資料是企事業(yè)單位的重要信息來源

隨著信息化的高速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)受到社會各界的廣泛關注。在檔案管理過程中，檔案資料的搜集、匯總和整理等日常工作都為今后檔案資料的查閱提供了便捷，也為機構(gòu)追蹤溯源、保存信息提供了必要依據(jù)，是機構(gòu)發(fā)展必不可少的組成部分。

3 規(guī)范檔案工作制度化的建議

3.1 注重完整性、協(xié)調(diào)性

機關檔案工作制度體系包括檔案工作規(guī)定、崗位責任制、文件搜集規(guī)整制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度和檔案統(tǒng)計制度等方面，涉及范圍甚廣，這些不同方面應該形成一個完整的制度體系，互相補充。檔案管理制度體系涉及的各方面應注意相互之間的協(xié)調(diào)性，并與其他制度協(xié)調(diào)一致，互相補充。

3.2 注重連續(xù)性與發(fā)展性相統(tǒng)一

任何一項制度制定之后，都應保持制度的連續(xù)性，不能朝令夕改，檔案制度也是如此，一經(jīng)制定，必須保持相對穩(wěn)定性，避免造成工作混亂，不利于保持檔案的連續(xù)性。然而，檔案制度一定要根據(jù)形勢、政策的變化，及時調(diào)整、修訂、完善、補充相關制度。進入信息時代后，檔案也開始了信息化進程，保存、查閱、使用的方式都區(qū)別于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就需要針對信息化的發(fā)展特點，在管理制度進行修訂時，重視時效性和針對性，規(guī)避檔案信息丟失和泄露的風險，在這一過程中一定要注意延續(xù)與原制度的緊密聯(lián)系。

3.3 不斷完善制度規(guī)范

完善檔案管理規(guī)范，首先，應建立檔案管理規(guī)則，檔案管理工作應建立相應的管理規(guī)則，完善的規(guī)則能有效提高檔案管理工作的效率，提高檔案管理的有序性。運用規(guī)范合理的檔案管理模式，利用最少的人力、物力、財力將檔案室管理的井然有序，在減少檔案管理時間的同時還能提高檔案管理工作的效率。其次，應完善檔案管理人員交接工作的規(guī)定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作尤其關鍵，有些機構(gòu)由于檔案交接沒有系統(tǒng)的規(guī)章條例，工作交接不全面、不徹底，導致一些具有十分重要價值的檔案資料沒有得到完善保存，對整個機構(gòu)造成了損失。

3.4 既要務實又要有預見性

檔案工作講求時效，檔案制度的制定需要指導檔案工作實踐，規(guī)范相關工作行為，因此，在制定制度時一定要符合機構(gòu)的實際情況，切實可行。另外，隨著社會的發(fā)展變化，檔案工作制度在制定時也應具有一定的預見性，不要成為工作創(chuàng)新的絆腳石，檔案制度所規(guī)定的標準要求要有一定的高度，能夠反映未來的發(fā)展趨勢。

3.5 堅持原則性與隨機應變相結(jié)合

檔案制度的制定、修訂或調(diào)整是一項尤為嚴謹?shù)墓ぷ鳎仨毎凑罩付ǔ绦蛴袟l不紊地開展。要在廣泛調(diào)查研究和參考其他規(guī)定的前提下，起草和擬定，通過征求大眾普遍意見進行修改完善，必須按程序完成履行正式審批手續(xù)。檔案工作制度可以在原則準許的空間內(nèi)，對個別問題進行有一定彈性的規(guī)定，這也是靈活性的具體體現(xiàn)。

4 結(jié) 語

建立和推進檔案工作制度和工作流程的規(guī)范化，最大程度上提高檔案利用率，是如今社會檔案管理工作中一項極其重要的任務。進行檔案規(guī)范化管理的終極目標是在承續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理優(yōu)點的同時，加強對檔案現(xiàn)代化管理的力度，將檔案利用質(zhì)量發(fā)揮到極致，提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

主要參考文獻

[1]聶軍花.淺析如何做好檔案管理工作[J].蘭臺世界，2013（z4）.