陳盈

[摘 要]檔案保護(hù)是檔案工作重要的內(nèi)容之一，庫(kù)房管理工作是檔案保護(hù)工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作。機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆渴顷P(guān)乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地，因此，筆者就如何做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鬟M(jìn)行了論述。

[關(guān)鍵詞]檔案；檔案室；庫(kù)房管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

檔案保護(hù)是采用一定的設(shè)備和辦法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以達(dá)到維護(hù)檔案的完整與安全，在最大限度上延長(zhǎng)檔案的壽命。庫(kù)房管理工作是檔案保護(hù)工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作。機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆渴顷P(guān)乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。因此，機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ魇菣n案保護(hù)工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)筆者就機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯木唧w措施談?wù)勔恍┛捶ā?/p>

1 配備合格的檔案工作用房

機(jī)關(guān)單位要高度重視檔案工作用房建設(shè)，在新建單位辦公業(yè)務(wù)用房時(shí)，要統(tǒng)籌考慮檔案工作用房規(guī)劃、設(shè)計(jì)，按照經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、安全的原則做好檔案工作用房建設(shè)。檔案用房要做到檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開”，符合布局合理、便于檔案工作和檔案安全管理的要求。

在檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)方面，要符合有關(guān)檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。一是檔案室?guī)旆恳苊馊諘瘢瑝w要光潔、平整、不易生塵，堅(jiān)固耐久，具有防水、防潮、防蟲等性能。二是檔案室?guī)旆棵娣e要滿足機(jī)關(guān)單位工作發(fā)展的需要，留有足夠20年自行保管運(yùn)行的存儲(chǔ)空間。三是檔案室?guī)旆繕菍拥孛嬉獫M足檔案及其裝具的承重要求。四是檔案庫(kù)房?jī)舾卟粦?yīng)低于2.60 m，室內(nèi)比室外的地面要高出20 mm，并設(shè)置密閉排水口。五是庫(kù)房門窗既要便于通風(fēng)，又要便于密閉；庫(kù)房門應(yīng)具有防火、防盜功能，庫(kù)房門窗應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。

2 健全機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾碇贫?/p>

科學(xué)、規(guī)范的管理制度能夠?yàn)樽龊脵C(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾肀ｑ{護(hù)航。機(jī)關(guān)單位要按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)實(shí)施、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的原則，做好檔案安全工作。分管檔案工作負(fù)責(zé)人是第一負(fù)責(zé)人，對(duì)庫(kù)房安全工作負(fù)全面責(zé)任；檔案工作人員為直接責(zé)任人，對(duì)檔案安全工作負(fù)直接責(zé)任。建立健全各項(xiàng)檔案安全管理制度，配備檔案安全和應(yīng)急管理機(jī)制及足夠的專、兼職管理人員，形成機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆堪踩?zé)任共同體。

3 精細(xì)化管理機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆?/p>

3.1 重視機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆咳粘９芾砉ぷ?/p>

機(jī)關(guān)單位要高度重視對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，嚴(yán)格把控庫(kù)房安全。做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆咳粘z查工作，并做好記錄。對(duì)有條件的單位推行“雙人進(jìn)庫(kù)制度”，對(duì)進(jìn)出庫(kù)房時(shí)間、事由要如實(shí)登記。

3.2 建立健全人防、物防、技防檔案室?guī)旆堪踩婪扼w系

防盜：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆砍鋈胍皶r(shí)關(guān)門，離開庫(kù)房要及時(shí)關(guān)好門、窗、燈，有條件的單位可以加裝視頻監(jiān)控及門禁系統(tǒng)。

防火：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆績(jī)?nèi)嚴(yán)禁明火設(shè)施，配備火災(zāi)報(bào)警和消防滅火系統(tǒng)，庫(kù)房?jī)?nèi)要選用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等對(duì)檔案無害的氣體滅火材料或使用細(xì)水霧滅火系統(tǒng)。

防雷：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆恳惭b建筑物防雷設(shè)施，充分考慮特殊載體檔案及實(shí)物檔案的防雷措施，防止雷入侵，必要時(shí)可以設(shè)置屏蔽層。

防震：機(jī)關(guān)檔案室用房避免設(shè)置在結(jié)構(gòu)剛度突變的薄弱樓層，其所在建筑的抗震設(shè)計(jì)要符合《建筑物抗震設(shè)計(jì)規(guī)范》。

防水：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆績(jī)?nèi)不設(shè)置消防以外的給水點(diǎn)，排水管道不穿越庫(kù)區(qū)，上下水立管不安裝在與庫(kù)房相鄰的內(nèi)墻上。

防潮、防高溫：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆繎?yīng)設(shè)置獨(dú)立的溫濕度環(huán)境，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14 ℃～24 ℃，每晝夜波動(dòng)幅度不大于2 ℃；相對(duì)濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動(dòng)幅度不大于5%。庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度儀、空調(diào)、除濕機(jī)等調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)備。

防蟲、防霉：檔案進(jìn)庫(kù)前要做好消毒，檔案裝具內(nèi)放置防蛀、防霉產(chǎn)品，有條件的單位可以配備庫(kù)房空氣凈化系統(tǒng)及殺蟲設(shè)備。

防鼠：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆康拈T要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗，其他墻身孔洞要采取防鼠措施。

防光：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆康拇皯粢鋫浞拦夂头雷贤饩€窗簾，避免陽(yáng)光直射，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)選用乳白色防爆燈罩，照度不超過100勒克斯。

防塵：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆考皺n案裝具應(yīng)保持整潔、無灰塵，地面要保持清潔，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放雜物。

防磁：聲像檔案的儲(chǔ)存和保護(hù)要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》。

防污染：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆恳乐褂泻怏w和顆粒物對(duì)檔案的危害。

防腐蝕：定期對(duì)金屬檔案裝具表面涂層進(jìn)行檢查，防止因檔案裝具銹蝕，從而對(duì)檔案實(shí)體及卷盒產(chǎn)生腐蝕。

防輻射：對(duì)檔案工作用房環(huán)境進(jìn)行防輻射檢測(cè)和治理，避免對(duì)檔案實(shí)體、設(shè)備及工作人員造成影響。

防汛、防臺(tái)風(fēng)：汛期和臺(tái)風(fēng)期間，要做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆糠姥?、防臺(tái)風(fēng)措施，對(duì)可能遭遇洪澇災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)大的檔案工作用房，要提前做好檔案安全轉(zhuǎn)移工作。

防失泄密：切實(shí)做好檔案實(shí)體及管理系統(tǒng)安全保密工作，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案信息系統(tǒng)的安全保密管理，對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等安全隱患要采取有效的防范對(duì)策，按照涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)要求，嚴(yán)防檔案在傳輸過程中失泄密，且涉密檔案要專門管理。

3.3 做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆拷M織與排架

庫(kù)房中的檔案裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。排列要有利于檔案的搬運(yùn)與存放，有利于通風(fēng)與避光，有利于提供利用。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案裝具布置要成行地垂直于有窗的墻面，外墻窗戶與檔案裝具間的通道相對(duì)應(yīng)。檔案柜、架安裝要求為：主通道凈寬不小于1 m，兩行裝具間凈寬不小于0.8 m，裝具端部與墻的間隔不小于0.6 m。如果機(jī)關(guān)檔案室只保存一個(gè)單位內(nèi)部的檔案，可以按照檔案門類結(jié)合內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、保管期限及檔案形成時(shí)間上架排列。但是，要注意預(yù)留不同門類檔案的保管空間，盡量避免或減少“倒柜”的現(xiàn)象。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊振秀.做好機(jī)關(guān)檔案是檔案庫(kù)房管理[J].邏輯學(xué)研究，2006（2）.

[2]國(guó)家檔案局.《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》的通知（粵檔發(fā)〔2016〕21號(hào)）[Z].2016.