劉馨陽

摘要：實驗材料是存貨類資產(chǎn)的重要組成部分，是高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)和科研實驗的重要物資保證，目前高校很大比重的支出是購買材料。本文通過對高校在實驗材料管理中的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出高校管理部門缺失對基礎(chǔ)入庫的動態(tài)管理、缺失存貨驗收機制的問題，同時提出應(yīng)逐步研究制定存貨的采購、驗收、領(lǐng)用的閉環(huán)管理制度，以便規(guī)范高校存貨進(jìn)出管理，建立存貨管理機制。

關(guān)鍵詞： 高校存貨管理；內(nèi)部控制設(shè)計；存貨驗收機制

中圖分類號：G647.5 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1001-862X（2017）01-0100-004

存貨類資產(chǎn)是高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)和科研實驗的重要物資保證，目前高校很大比重的支出是購買存貨。本文從高校存貨管理現(xiàn)狀入手分析了高校在存貨配置、存貨使用和存貨處置等環(huán)節(jié)中存在的問題，提出了存貨管理缺乏對基礎(chǔ)入庫的動態(tài)管理，高校對存貨的管理不夠重視，在日常采購和使用存貨的過程中，完全依賴于課題負(fù)責(zé)人，學(xué)校管理部門沒有建立存貨驗收機制等問題，導(dǎo)致存貨采購存在浪費、流失、毀損、挪用甚至套取資金等風(fēng)險。通過對高校存貨管理業(yè)務(wù)流程的梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)的設(shè)計，提出了健全存貨管理組織體系、加強存貨配置環(huán)節(jié)控制、加強存貨使用環(huán)節(jié)控制、加強存貨處置環(huán)節(jié)控制、加強存貨管理信息化建設(shè)等建議，逐步研究制定存貨的采購、驗收、領(lǐng)用的閉環(huán)管理制度，規(guī)范存貨進(jìn)出管理，建立有效的存貨管理機制。

一、高校存貨管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險

（一）高校存貨管理現(xiàn)狀

當(dāng)前高校的財務(wù)體系中普遍存在財務(wù)部門地位不高、會計工作不受重視等問題。財務(wù)部門主要作為高校教學(xué)、科研人員的服務(wù)部門，在行使會計職業(yè)判斷和內(nèi)控改革的進(jìn)程中，阻礙重重。存貨內(nèi)控建設(shè)和實施是一項關(guān)系全局的綜合性工作，是需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的協(xié)同配合才可完成的系統(tǒng)工程。

根據(jù)高校的業(yè)務(wù)特點，存貨是指在日?；顒又邪l(fā)生的專用材料、辦公用品、低值易耗品等貨物。高校在實物資產(chǎn)管理中，對于儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)有較為系統(tǒng)的管理部門和內(nèi)控流程，但是對于耗材、辦公用品等存貨類資產(chǎn)并沒有管理部門，均是項目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，缺乏存貨配置、使用、處置、登記、清查盤點、評估等環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督機制。

存貨配置、存貨使用和存貨處置三個環(huán)節(jié)是存貨管理中的重要環(huán)節(jié)。存貨配置應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)配備，確保存貨配置科學(xué)合理、優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，做到勤儉節(jié)約、從嚴(yán)控制；存貨使用應(yīng)落實使用保管責(zé)任，堅持誰使用誰負(fù)責(zé)的原則，應(yīng)定期進(jìn)行清查盤點，進(jìn)行出入庫登記；存貨處置應(yīng)按照公開、公正、公平的原則進(jìn)行，經(jīng)過資產(chǎn)管理部門會同技術(shù)部門審核鑒定后進(jìn)行處置，不得自行擅自處置。目前，高校存貨均未在這三個方面進(jìn)行系統(tǒng)管理，導(dǎo)致存貨管理存在浪費、流失、毀損、挪用甚至套取資金的風(fēng)險。

（二）高校存貨管理風(fēng)險

1.存貨采購風(fēng)險。存貨采購應(yīng)嚴(yán)格按照采購計劃和采購預(yù)算執(zhí)行，在各部門的存貨采購預(yù)算的范圍內(nèi)，可以進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，調(diào)整時應(yīng)有調(diào)整方案和調(diào)整審批。高校的資產(chǎn)管理部門一般均對固定資產(chǎn)的招標(biāo)、政府采購等環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)管理，對存貨采購缺乏重視，在采購過程中，由于審批手續(xù)不全，采購方式、方法不當(dāng)，規(guī)避合同、規(guī)避招標(biāo)等現(xiàn)象均是采購風(fēng)險點，給高校造成損失。

2.驗收入庫風(fēng)險。存貨應(yīng)辦理嚴(yán)格的驗收和入庫手續(xù)，按部門和類別進(jìn)行分類管理，確保存貨數(shù)量和質(zhì)量均達(dá)到要求，對驗收合格的存貨應(yīng)及時登記入庫，存貨庫存信息確保準(zhǔn)確、完整。高校目前沒有一個部門負(fù)責(zé)存貨的驗收，采購后未對存貨實物逐項核對，存在虛假采購和套取經(jīng)費資金的風(fēng)險。

3.保管監(jiān)管風(fēng)險。高校存貨管理應(yīng)專門設(shè)定倉儲保管員的崗位，分工明確，進(jìn)行專業(yè)保管知識的上崗培訓(xùn)和監(jiān)督機制。目前高校沒有專門保管存貨的管理部門，存貨均由部門負(fù)責(zé)人或采購老師本人負(fù)責(zé)保管，存在被盜、挪用、保管方法不當(dāng)、監(jiān)督不嚴(yán)密、倉儲條件不達(dá)標(biāo)、化學(xué)物品的安全監(jiān)管不科學(xué)等風(fēng)險。

4.領(lǐng)用登記風(fēng)險。高校存貨管理應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行領(lǐng)用，領(lǐng)用手續(xù)、審批流程、領(lǐng)用登記應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整。目前高校存貨缺失領(lǐng)用環(huán)節(jié)，采購后隨意使用、缺乏監(jiān)管，一方面會存在使用浪費的現(xiàn)象，另一方面，對數(shù)量金額大或危險化學(xué)品的領(lǐng)用，缺乏審批授權(quán)制度，會導(dǎo)致?lián)p失或安全隱患。

5. 清查盤點風(fēng)險。高校存貨應(yīng)定期進(jìn)行盤點清查，建立存貨清查制度，確保存貨賬實相符。目前高校并沒有存貨清查盤點的規(guī)章制度，存在盤點方式、方法不得當(dāng)，存貨盤盈、盤虧、變質(zhì)、毀損等情況不能及時發(fā)現(xiàn)，存貨賬實不符等風(fēng)險，容易造成責(zé)任無法追究，最終導(dǎo)致資產(chǎn)流失。

6.報廢處置風(fēng)險。高校存貨應(yīng)按照有關(guān)制度進(jìn)行報廢處置，不得自行擅自處置。高校目前一般只對固定資產(chǎn)進(jìn)行報廢處置，缺少存貨報廢處置環(huán)節(jié)，一方面，隨意報廢、報損容易造成處置收入流失，出現(xiàn)違法、違規(guī)處置行為；另一方面，隨意處置危險化學(xué)品，可能造成安全隱患。

二、高校存貨管理的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控設(shè)計

針對高校存貨管理的現(xiàn)狀和各類風(fēng)險，結(jié)合高校管理部門服務(wù)教學(xué)、科研的特點，存貨管理需要設(shè)計出既能防控存貨管理風(fēng)險又具備可操作性的業(yè)務(wù)和內(nèi)控流程，對于存貨管理過程的關(guān)鍵點進(jìn)行控制和監(jiān)管，為建立存貨管理機制和體系奠定基礎(chǔ)。

（一）存貨管理業(yè)務(wù)流程

存貨管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)一般包括存貨取得配置、存貨維護(hù)使用、存貨報廢處置三個階段，涉及存貨預(yù)算、審批、驗收、領(lǐng)用、登記、清查盤點等環(huán)節(jié)。高校存貨管理應(yīng)規(guī)范和設(shè)計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，在各個環(huán)節(jié)防控存貨的風(fēng)險點。

1.存貨配置階段。在存貨配置階段，高校應(yīng)以存貨預(yù)算為起點，各部門每年均應(yīng)編制存貨預(yù)算并按照預(yù)算進(jìn)行采購，如在實際采購過程中確有調(diào)整預(yù)算的必要，可以在同一部門內(nèi)部進(jìn)行存貨預(yù)算的微調(diào)。超過一定數(shù)量和金額的大額存貨采購，應(yīng)經(jīng)過歸口部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的審批。存貨采購分為自行采購、政府集中采購、政府分散采購三種類型，超過一定金額的貨物應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)，確定采購單位后，簽訂采購合同。

高校應(yīng)專門設(shè)置存貨倉庫和存貨倉儲保管員，做好存貨的驗收入庫工作，檢查存貨采購和審批手續(xù)是否完備。存貨在領(lǐng)用時，需進(jìn)行存貨領(lǐng)用登記。高校可以按照經(jīng)費類型的不同，制定適合高校自身特點的驗收入庫和領(lǐng)用登記的機制，例如，使用教育類經(jīng)費采購存貨可以由高校的歸口部門專門管理，歸口部門設(shè)立倉庫、安排人員進(jìn)行管理；使用科研經(jīng)費采購存貨可以由各個采購的學(xué)院或部門內(nèi)部管理，學(xué)院或部門專門安排存貨存儲間，安排存貨管理員進(jìn)行管理。

2. 存貨使用階段。領(lǐng)用和登記存貨后，就進(jìn)入了存貨的使用階段，高校在使用存貨的過程中，應(yīng)由專門負(fù)責(zé)的部門和人員定期進(jìn)行存貨清查盤點，及時通過定期統(tǒng)計存貨實物和賬面數(shù)據(jù)，確保賬實相符，并以存貨統(tǒng)計報表的形式，記錄各學(xué)院或部門的存貨采購情況，與其預(yù)算進(jìn)行對照，實現(xiàn)存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。

3. 存貨處置階段。高校往往忽視了存貨的處置環(huán)節(jié)。處置存貨中的辦公用品、耗材等低值易耗品是不現(xiàn)實的，但是高校存貨中很大比例是專用材料費，專用材料往往具有金額大、專業(yè)性強、不易損耗的特點，高校應(yīng)對這類不能繼續(xù)使用或不合格的存貨進(jìn)行處置，通過轉(zhuǎn)讓、對外捐贈、報廢、報損以及貨幣性資產(chǎn)損失核銷等方式進(jìn)行處置，使存貨管理流程形成完整閉環(huán)。

（二）存貨管理內(nèi)控設(shè)計

根據(jù)存貨管理各階段的主要內(nèi)容，結(jié)合《內(nèi)控規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，分析高校存貨管理內(nèi)部控制環(huán)節(jié)主要包括存貨管理組織控制、存貨配置控制、存貨使用控制、存貨處置控制四個風(fēng)險控制環(huán)節(jié)。如圖1所示。

1.存貨組織控制。存貨組織控制包括部門管理控制、崗位責(zé)任控制、授權(quán)審批控制三個控制環(huán)節(jié)。高校設(shè)立專門存貨歸口管理部門，也可以區(qū)分經(jīng)費在學(xué)院或部門內(nèi)部設(shè)置存貨管理辦公室；合理設(shè)置存貨管理崗位，明確存貨管理崗位的職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批權(quán)限，對關(guān)鍵崗位應(yīng)建立責(zé)權(quán)分配、不相容崗位分離、定期輪崗、獎懲等關(guān)鍵崗位責(zé)任機制，確保高校存貨管理機構(gòu)設(shè)置和人員配備合理；對于金額較大、數(shù)量較多的存貨采購，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)審批。

2.存貨配置控制。存貨配置控制包括存貨預(yù)算控制、存貨采購控制、存貨驗收控制、存貨調(diào)劑控制、存貨登記控制五個控制環(huán)節(jié)。高校通過預(yù)算控制，能夠?qū)崿F(xiàn)無預(yù)算不支出、超預(yù)算不支出，有效控制存貨成本，規(guī)范財務(wù)預(yù)算管理；通過存貨采購控制，能夠?qū)崿F(xiàn)采購環(huán)節(jié)的透明、合規(guī)合法，有效降低采購風(fēng)險；通過存貨驗收控制，能夠有效降低使用經(jīng)費套取資金的風(fēng)險，確保每一項存貨均驗收入庫；通過存貨調(diào)劑控制，將部門內(nèi)部的存貨預(yù)算在范圍內(nèi)靈活調(diào)整，能夠保證管理不死板的同時，降低存貨成本；通過存貨登記控制，確保高校存貨規(guī)范有序，存貨實物和賬面統(tǒng)計時有據(jù)可依。

3.存貨使用控制。存貨使用控制包括存貨日常維護(hù)控制、存貨清查盤點控制、存貨統(tǒng)計數(shù)據(jù)控制三個控制環(huán)節(jié)。高校在使用存貨的環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，定期進(jìn)行存貨清查盤點，及時統(tǒng)計存貨實物和賬面數(shù)據(jù)，確保賬實相符，能夠?qū)崿F(xiàn)存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。

4.存貨處置控制。存貨處置控制包括存貨報廢處置控制、存貨出售轉(zhuǎn)讓控制、存貨價值評估控制三個控制環(huán)節(jié)。通過對一些專用材料處置環(huán)節(jié)的控制，對處置的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和審批權(quán)限合理劃分，能夠降低資產(chǎn)損失。

三、高校存貨管理的機制建立和措施建議

（一）健全存貨管理組織體系，建立歸口管理、崗位責(zé)任、授權(quán)審批控制機制

高校設(shè)立專門存貨歸口管理部門，明確存貨使用和保管責(zé)任人。明確存貨管理崗位的職責(zé)分工，建立存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位和職務(wù)相互分離機制。高校存貨管理的不相容崗位包括：存貨預(yù)算編制與審批、存貨請購與審批、存貨采購與驗收、存貨處置與審批、存貨取得與保管，高校不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業(yè)務(wù)。明確授權(quán)審批的方式、程序和控制措施，審批人應(yīng)當(dāng)在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限，經(jīng)辦人不得未經(jīng)審批辦理存貨業(yè)務(wù)，應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理業(yè)務(wù)。

（二）加強存貨配置環(huán)節(jié)控制，建立采購預(yù)算、取得驗收、領(lǐng)用登記控制機制

高校資產(chǎn)管理部門或存貨的歸口部門應(yīng)會同相關(guān)存貨使用部門全面分析存貨的質(zhì)量、結(jié)構(gòu)和分布情況，研究使用部門保證完成工作任務(wù)的前提下，使用存貨的合理額度，根據(jù)分析結(jié)果提出的存貨品目、數(shù)量、測算金額，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核同意后報財務(wù)部門審核，從而編制合理、科學(xué)的存貨預(yù)算。存貨使用部門應(yīng)依據(jù)預(yù)算，按照財務(wù)規(guī)章制度進(jìn)行存貨采購，采購后應(yīng)由存貨的歸口部門、使用部門組織人員進(jìn)行驗收，確保存貨數(shù)量、質(zhì)量符合質(zhì)量要求，驗收合格后，使用單位應(yīng)及時辦理入庫、編號、歸類等手續(xù)，以確保存貨有效識別和盤點。取得存貨后應(yīng)及時進(jìn)行登記，使用信息化的手段建立存貨資料庫，對存貨的名稱、種類、所在地點、使用部門、責(zé)任人、數(shù)量、損耗等信息進(jìn)行信息化登記，并進(jìn)行定期或不定期的復(fù)核，保持對應(yīng)關(guān)系，做到實時更新，便于統(tǒng)計、識別、查找，保證信息的真實和完整。

（三）加強存貨使用環(huán)節(jié)控制，建立日常管理、盤點清查、統(tǒng)計報告控制機制

高校應(yīng)定期開展存貨的清查盤點工作，制定盤點方案，組建盤點小組，做到賬賬、賬卡、賬實相符，嚴(yán)防資產(chǎn)流失。同時財務(wù)部門或檢查部門應(yīng)對盤點的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保盤點的真實性、準(zhǔn)確性。對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、丟失等情況，盤點人員應(yīng)及時查明原因，編制盤點報告。引入ERP等先進(jìn)信息化管理模式，對存貨配置、存貨使用、存貨處置各個環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化系統(tǒng)監(jiān)控、留痕，并為編制統(tǒng)計報告，及時提供存貨數(shù)據(jù)提供資料和依據(jù)，做到存貨資產(chǎn)的實時動態(tài)管理。

（四）加強存貨處置環(huán)節(jié)控制，建立不同處置方式的控制機制

高校在進(jìn)行存貨（低值易耗品除外）處置時，應(yīng)由資產(chǎn)管理部門會同財務(wù)部門、存貨使用部門進(jìn)行鑒定審核，提出意見，按審批權(quán)限報送審批。對于使用期未滿、非正常報廢的存貨資產(chǎn)，應(yīng)由使用部門提出報廢理由、估計清理費用和收回殘值、預(yù)計出售價格等后，經(jīng)高校組織技術(shù)鑒定，可進(jìn)行報廢清理，以免造成高校大量專用材料的浪費。

（五）加強存貨管理信息化建設(shè)，建立存貨信息管理平臺

在存貨管理各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險內(nèi)部控制均離不開信息化系統(tǒng)，存貨管理實現(xiàn)信息化，可以有效、及時、準(zhǔn)確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，提高高校存貨驗收入庫和保管登記的日常管理效率；可以提高不相容崗位分離控制的執(zhí)行力和授權(quán)審批控制的效力；可以將預(yù)算系統(tǒng)與存貨管理系統(tǒng)相鏈接，實現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)控制；可以定期將信息系統(tǒng)中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)與實物進(jìn)行清查盤點，及時從信息系統(tǒng)中出具統(tǒng)計報表。總之，信息化建設(shè)是存貨管理的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行存貨管理機制建設(shè)的重要手段。

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（責(zé)任編輯 秋 妍）