文/劉宏彥

基層院校檔案信息資源開發(fā)利用的對策

文/劉宏彥

在網(wǎng)絡(luò)時代的今天，基層院校檔案信息資源的開發(fā)與利用，其重要性越發(fā)凸顯。如何充分提高基層院校檔案的利用率，如何在校內(nèi)積極開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷拓展檔案資源開發(fā)利用的新途徑，是經(jīng)濟快速發(fā)展以及社會進步的必然要求。

一、積極開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作

檔案信息數(shù)字化是基層院校在工作方式上的一種創(chuàng)新，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，為利用者提供及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價值的檔案信息，而且能夠滿足科學(xué)研究的需要。檔案信息數(shù)字化的本質(zhì)是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，與現(xiàn)代社會發(fā)展同步。傳統(tǒng)的檔案管理由于存儲空間大導(dǎo)致使查找檢索費時，需要大量的人力物力，維護起來也不方便。檔案數(shù)字化一般可通過掃描儀，將紙質(zhì)檔案信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，通過檢索詞條進行查找相關(guān)信息。用計算機存儲檔案信息的優(yōu)點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小、維護方便、安全。檔案信息數(shù)字化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程。

檔案數(shù)字化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)該樹立特色信息意識，對檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎(chǔ)。一是要對重要檔案目錄進行數(shù)字化處理，這是檔案數(shù)字化的基本工作。因為檔案數(shù)字化就是在檔案信息管理系統(tǒng)中采取目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實現(xiàn)圖文信息的瀏覽。二是要有選擇地對重要檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。三是根據(jù)單位工作的需求，將重要信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

二、努力實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化共享

互聯(lián)網(wǎng)是計算機技術(shù)與通信技術(shù)相互滲透、不斷發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)字化檔案信息傳輸只有實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，才能高效、廣泛地實現(xiàn)價值。由于網(wǎng)絡(luò)具有資源共享性和組織、擴充靈活性等特點，網(wǎng)絡(luò)化將成為檔案工作現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢。檔案網(wǎng)絡(luò)化是指充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。在這種狀態(tài)下，檔案人員可以運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)等，對已歸檔的電子文件進行全面管理，也可以按照多種規(guī)則對電子檔案進行排序和檢索。

三、全面完成檔案利用信息化平臺建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的步伐不斷加快，對檔案的信息服務(wù)利用產(chǎn)生了積極的影響。傳統(tǒng)背景下檔案利用的方式主要包括閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案副本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)、編研服務(wù)等。如今，除了沿用傳統(tǒng)的利用方式外，利用方式的實現(xiàn)途徑已經(jīng)發(fā)生了很大變化，從依賴檔案室和檔案人員轉(zhuǎn)為主要依賴網(wǎng)頁和數(shù)據(jù)庫。信息化將成為檔案工作的重要管理平臺，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括兩個“建設(shè)”：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。落實到具體工作中，就是推行兩個“一體化”，即文檔一體化和科室一體化。文檔一體化就是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，運用先進信息技術(shù)手段，實現(xiàn)電子文件管理和電子檔案管理兩個信息管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系，從而創(chuàng)造最佳檔案信息效益的過程?？剖乙惑w化，就是要以檔案數(shù)據(jù)交流、傳遞與共享的規(guī)范為基礎(chǔ)，實現(xiàn)教研科室與檔案室之間檔案信息資源的共享目標(biāo)，最大限度地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的使用效益。

檔案信息的數(shù)字化、管理的網(wǎng)絡(luò)化、傳播的信息化從根本上形成了系統(tǒng)的檔案開發(fā)利用體系，為檔案信息資源開發(fā)工作構(gòu)建了和諧的社會環(huán)境。基層院校必須樹立開發(fā)與利用檔案信息資源的意識，做活檔案信息資源開發(fā)與利用的大文章，使檔案信息資源在新時期更好地為學(xué)校各項建設(shè)做好服務(wù)。

（作者單位：白城市行政學(xué)院）