文/遲曉霞

新形勢下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作芻議

文/遲曉霞

財(cái)務(wù)檔案是事業(yè)單位一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在財(cái)務(wù)核算管理的最終歸集，是事業(yè)單位檔案管理的核心。財(cái)務(wù)檔案作為對單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)確記錄，可以對財(cái)務(wù)工作起到很好的監(jiān)督檢查作用。財(cái)務(wù)檔案保存是否完整，直接關(guān)系到國家長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全，意義重大。

一、財(cái)務(wù)檔案管理概述

1.財(cái)務(wù)檔案管理含義。財(cái)務(wù)檔案管理是按照國家規(guī)定將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄的內(nèi)容和真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查后，分類保存后歸檔，設(shè)置目錄索引，嚴(yán)格按照組卷的順序存放，委派專門人員進(jìn)行保管，防止檔案損壞、遺失和泄密的管理活動(dòng)。此外，查閱財(cái)務(wù)檔案也要經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，遵循相關(guān)查閱手續(xù)，依照檔案管理制度進(jìn)行。

2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的意義。財(cái)務(wù)檔案是對財(cái)務(wù)計(jì)劃是否準(zhǔn)確執(zhí)行、財(cái)務(wù)具體應(yīng)用的完整記錄。每一筆開銷都有記錄，每一筆公款都去路明白，可以減少挪用、亂用公款現(xiàn)象，保障事業(yè)單位能夠更好地履行社會(huì)服務(wù)職能，減少國家資源浪費(fèi)。財(cái)務(wù)檔案管理可以通過對單位收入和支出的記錄為下一季度的財(cái)務(wù)預(yù)算提供一定的參考，有助于國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位制定更為科學(xué)、合理、合法的財(cái)務(wù)政策，也能維護(hù)正常的工作秩序，同時(shí)還能為同級的財(cái)政部門的財(cái)務(wù)管理提供依據(jù)，使財(cái)務(wù)工作效率得以提高。

二、新形勢下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的弊端

1.對財(cái)務(wù)檔案管理工作重視不夠。財(cái)務(wù)檔案管理能夠?yàn)槿蘸蟪霈F(xiàn)糾紛時(shí)提供處理依據(jù)，但很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視。有的認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息是屬于單位機(jī)密文件，要嚴(yán)格保密，也就是要把票據(jù)和賬目進(jìn)行仔細(xì)封存，束之高閣，不管不問。有的則把財(cái)務(wù)賬單捆起來隨意堆放，不僅不建立相關(guān)檔案，更不用談什么專門管理了。有的單位已經(jīng)建立財(cái)務(wù)檔案，但管理方法不當(dāng)，分類比較混亂，查閱極不方便。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，在財(cái)力支持和人員配置方面投入不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作效率不高。

2.財(cái)務(wù)檔案管理制度和方法滯后。由于對財(cái)務(wù)檔案管理不夠重視，部分單位缺少相關(guān)的財(cái)務(wù)管理法規(guī)制度，對于瀆職的人員和檔案遺失的追責(zé)也缺少相應(yīng)的約束機(jī)制，責(zé)任不明確，職能不清晰，使得部分檔案管理人員對材料的收集、存檔、整理等工作應(yīng)付了事，沒有達(dá)到檔案管理工作的崗位職責(zé)要求。財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔不到位，會(huì)使財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)受到影響，使檔案利用率降低。

三、財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)化方法

1.落實(shí)責(zé)任，明確崗位職責(zé)。事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人必須首先認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，認(rèn)清財(cái)務(wù)檔案對事業(yè)單位的發(fā)展所起到的巨大作用，熟悉財(cái)務(wù)檔案管理的政策規(guī)定，提高單位所有人員的財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，進(jìn)而為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境。落實(shí)責(zé)任，制定完備的財(cái)務(wù)檔案管理制度規(guī)范，加大財(cái)務(wù)檔案管理重要性宣傳。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員也要加強(qiáng)自身的管理，在對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效管理的同時(shí)，還要主動(dòng)成為其監(jiān)督者，增強(qiáng)崗位責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真細(xì)致做好鑒定和審核檔案的工作。各科室部門也要成立監(jiān)管小組，互相監(jiān)督。

2.健全管理制度規(guī)范。除了思想觀念的轉(zhuǎn)變之外，還要配以相應(yīng)的制度規(guī)范，對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，使檔案管理做到有法可依。事業(yè)單位要在遵守《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》的前提下，制定財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，科學(xué)劃分各項(xiàng)管理職能，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定工作目標(biāo)，制定完善檔案查閱、保管、歸檔、移交守則及建立獎(jiǎng)懲考核制度，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作積極性。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)?？萍硷w速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在財(cái)務(wù)檔案管理上的優(yōu)勢更為凸顯，事業(yè)單位應(yīng)抓緊計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，提高工作效率和質(zhì)量。這就需要財(cái)務(wù)人員在檔案管理層面和財(cái)務(wù)管理層面提出相應(yīng)的設(shè)計(jì)方案，防止財(cái)務(wù)信息在信息化發(fā)展中出現(xiàn)重疊情況。投入一定財(cái)力，改善財(cái)務(wù)管理的硬件建設(shè)，把財(cái)務(wù)工作和單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有效結(jié)合，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和財(cái)政資金利用率。要加大措施保障檔案的安全，做好軟件的更新和檔案的備份，提高檔案存儲(chǔ)的一致性和可續(xù)性。及時(shí)整理和采集財(cái)務(wù)信息，深度挖掘各種隱藏信息，完善和升級數(shù)據(jù)庫，建立子數(shù)據(jù)庫，如債務(wù)管理、核算管理、資產(chǎn)管理等，發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

（作者單位：東遼縣疾病預(yù)防控制中心）