陳清欽

（集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院廈門361021）

“五大發(fā)展理念”下的高校檔案信息化建設(shè)探析

陳清欽

（集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院廈門361021）

高校檔案信息化建設(shè)是社會(huì)進(jìn)步和高校事業(yè)發(fā)展的必然要求。但高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，受到了人才隊(duì)伍素質(zhì)、檔案資源數(shù)字化數(shù)量和質(zhì)量、檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)、經(jīng)費(fèi)投入等因素的影響，進(jìn)展緩慢，效果不佳。新時(shí)期，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，必須以“五大發(fā)展理念”為指導(dǎo)，加快完成信息化建設(shè)任務(wù)，為社會(huì)和高校事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

五大發(fā)展理念高校檔案信息化建設(shè)

2008年，教育部聯(lián)合國(guó)家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令），明確指出：高等學(xué)校要從經(jīng)費(fèi)、機(jī)構(gòu)、硬件和技術(shù)上推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。但九年來(lái)，高校檔案信息化建設(shè)仍處于初級(jí)發(fā)展階段，仍然面臨著創(chuàng)新水平不高，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不均，綠色成分不足，開放視野不廣，共享利用不全的局面。新形勢(shì)下，高校檔案信息化建設(shè)如何利用新理念、新思想、新戰(zhàn)略，將黨的十八屆五中全會(huì)提出的“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，作為推動(dòng)高校檔案信息化快速、健康發(fā)展的思想武器，這是高校檔案工作亟待解決的問(wèn)題。

一、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

高校檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)單來(lái)講，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等信息技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用。其主要內(nèi)容包括：高校檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案資源的數(shù)字化建設(shè)、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和安全體系建設(shè)等六個(gè)方面。這六個(gè)方面建設(shè)內(nèi)容互相聯(lián)系、互相促進(jìn)，缺一不可。

二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

高校檔案信息化建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的必然要求，是信息社會(huì)共享時(shí)代的必然趨勢(shì)，是服務(wù)人民群眾需求的必然選擇。

1.自身困境是高校檔案信息化建設(shè)的“改變”動(dòng)力。高校原有檔案以紙質(zhì)材料為主，存在著檔案查找效率低、保存條件要求高、存放空間占用大、資源唯一備份難等特點(diǎn)。隨著高校開放辦學(xué)和規(guī)范建校的不斷深入，檔案數(shù)量大幅增長(zhǎng)，形式更加多樣；檔案庫(kù)房存量暴漲，空間緊張；傳統(tǒng)的人工管理、實(shí)物存放的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.科技發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的“實(shí)現(xiàn)”動(dòng)力。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維和大數(shù)據(jù)背景的影響下，人們的學(xué)習(xí)、生活、工作已經(jīng)與數(shù)字化、信息化、智能化密切相關(guān)。為適應(yīng)新形勢(shì)，眾多高校大力推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)并取得一定的成績(jī)，各類智慧管理信息系統(tǒng)得以開發(fā)并投入使用，無(wú)紙化自動(dòng)化辦公水平顯著提高。這些成熟的外部條件為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化奠定了良好的基礎(chǔ)。

3.服務(wù)需求是高校檔案信息化建設(shè)的“價(jià)值”動(dòng)力。有需求才有意義，有意義才有價(jià)值，高校檔案亦是如此。當(dāng)下，社會(huì)和師生群體以及各級(jí)管理部門對(duì)高校檔案的需求內(nèi)容也越來(lái)越多，頻率越來(lái)越高。高校檔案要想全面提升服務(wù)能力，最大程度的體現(xiàn)自身的價(jià)值，需要通過(guò)信息化建設(shè)，在一定的權(quán)限內(nèi)，在安全的前提下，拓展檔案查詢的渠道，提高檔案查詢的效率，為服務(wù)公眾需求所用，為推動(dòng)學(xué)校發(fā)展助力。

三、高校檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

早在2002年，國(guó)家檔案局就制定了《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》，并在2016年出臺(tái)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了明確的任務(wù)和目標(biāo)。高校作為科研和信息技術(shù)人才的聚集地，數(shù)字化校園建設(shè)已經(jīng)初見(jiàn)成效，高校檔案信息化的呼聲很高，但真正推進(jìn)信息化進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化的并不多，究其原因，主要面臨著以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.檔案工作隊(duì)伍的素質(zhì)滿足不了高校檔案信息化建設(shè)的要求。人的素質(zhì)是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。當(dāng)前，許多高校對(duì)檔案工作重視程度不夠，認(rèn)為檔案館就是“回收站”，收集、分類、存放資料，工作人員靠經(jīng)驗(yàn)運(yùn)作即可。這就造成了高校檔案工作隊(duì)伍整體年齡偏高，學(xué)歷偏低；墨守成規(guī)偏多，改革創(chuàng)新偏少；單一經(jīng)驗(yàn)型偏多，復(fù)合技術(shù)型偏少；兼職人員偏多，專職人員偏少。高校從事檔案工作的人員以女性為主，本?？茖W(xué)歷居多，工科類或者計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的寥寥無(wú)幾，工作主體呈現(xiàn)出對(duì)工作的低認(rèn)可度、對(duì)自我的低認(rèn)同感以及對(duì)成就的低存在感。從而導(dǎo)致現(xiàn)有高校檔案工作隊(duì)伍基礎(chǔ)薄弱，與信息化建設(shè)所需的“既精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的創(chuàng)新復(fù)合型人才”相距甚遠(yuǎn)。

2.檔案資源的數(shù)字化滿足不了高校檔案信息化建設(shè)的需求。數(shù)字化是高校檔案信息化建設(shè)的前提。檔案數(shù)字化是將各種不同載體的檔案信息以數(shù)字化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)形式保存，其包含數(shù)字化的數(shù)量和質(zhì)量?jī)身?xiàng)指標(biāo)。

在高校檔案數(shù)字化的數(shù)量方面，每個(gè)高校都擁有大量的檔案資源，如教務(wù)部門的學(xué)籍卡、試卷、畢業(yè)論文，財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷憑證，學(xué)生資助部門的困難生認(rèn)定材料等。這些資源多以書面材料為主，如何把實(shí)體的檔案變?yōu)樘摂M的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，這就需要將書面檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。但是目前許多高校的檔案數(shù)字化進(jìn)展相對(duì)緩慢，這主要是檔案數(shù)字化缺乏專門的人力支撐和精力投入，缺少專業(yè)的設(shè)備支持和技術(shù)維護(hù)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃和日常的點(diǎn)滴推進(jìn)。因此，許多高校對(duì)歷史檔案資源的數(shù)字化持“維持現(xiàn)狀”的態(tài)度，不愿去觸及歷史遺留問(wèn)題。這就造成高校檔案資源的數(shù)字化數(shù)量少，比例低，高校檔案信息化建設(shè)面臨“難為無(wú)米之炊”的情形。

在高校檔案數(shù)字化的質(zhì)量方面，高校檔案數(shù)字化的實(shí)施過(guò)程需要遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度。比如，電子檔案文件的形成過(guò)程、保存格式、命名原則、標(biāo)志描述等，都需要有一套系統(tǒng)、完整、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，為高校檔案數(shù)字化的質(zhì)量保駕護(hù)航。但是，長(zhǎng)期以來(lái)高校檔案工作處于校內(nèi)各部門間的“各自為政”的狀況。一方面，各部門檔案工作水平差距較大，弱的部門連基本的年度歸檔任務(wù)都完成不了，更別提按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將電子檔案處理成規(guī)范的數(shù)字檔案；另一方面，各部門系統(tǒng)繁多，如招生部門的招生系統(tǒng)、教務(wù)部門的學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)工部門的學(xué)生管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作，其電子檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的共用共享程度不高，致使檔案管理信息系統(tǒng)難以發(fā)揮作用，也就使高校檔案信息化建設(shè)面臨“有米”，但依舊“無(wú)法炊”的尷尬局面。

3.檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)層次滿足不了高校檔案信息化建設(shè)的需要。檔案管理信息系統(tǒng)是高校檔案信息化建設(shè)的重要工具。缺少了管理信息系統(tǒng)，檔案信息化就是一句空話。目前，大部分高校檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)還不成熟，多數(shù)處于單兵作戰(zhàn)模式，尚未實(shí)現(xiàn)與其它部門管理系統(tǒng)的有效銜接和資源共享，造成其它部門管理系統(tǒng)所形成的檔案需要通過(guò)一定的加工和規(guī)范處理才能并入檔案管理系統(tǒng)，同步性、時(shí)效性較差。另外，高校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)水平參差不齊，自動(dòng)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化的水平不高，也就造成管理效率和服務(wù)水平難以提升。

4.經(jīng)費(fèi)投入情況滿足不了高校檔案信息化建設(shè)的需求。經(jīng)費(fèi)是高校檔案信息化建設(shè)的重要保障。經(jīng)費(fèi)投入的情況，決定了硬件服務(wù)的質(zhì)量和軟件開發(fā)的水平，也就制約著實(shí)際工作的開展?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令）明確指出：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。就各高校對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入情況而言，差距較大。一些公辦或重點(diǎn)院校經(jīng)費(fèi)投入較大，但民辦院?；蛘擢?dú)立學(xué)院則舉步維艱。一些院校辦學(xué)多年，但檔案工作依然處于“三無(wú)”階段——無(wú)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、無(wú)專職人員、無(wú)規(guī)范場(chǎng)地，更不用說(shuō)信息化建設(shè)所需要的專業(yè)化人才建設(shè)、數(shù)字化專業(yè)設(shè)備投入以及管理信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)等。

四、以“五大發(fā)展理念”指導(dǎo)高校檔案信息化建設(shè)

黨的十八屆五中全會(huì)提出：必須牢固樹立和堅(jiān)持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放和共享”的發(fā)展理念?！拔宕蟀l(fā)展理念”關(guān)系國(guó)家發(fā)展全局，同樣對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展也具有重要的指導(dǎo)意義?；诟咝n案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，高校及高校檔案工作者應(yīng)該要堅(jiān)持以“五大發(fā)展理念”為指導(dǎo)，以創(chuàng)新突破瓶頸，以協(xié)調(diào)贏得平衡，以綠色創(chuàng)建可持續(xù)，以開放激發(fā)活力，以共享實(shí)現(xiàn)價(jià)值，積極推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。

1.創(chuàng)新發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的永動(dòng)力。創(chuàng)新發(fā)展理念是引領(lǐng)高校檔案信息化建設(shè)的第一動(dòng)力，更是永恒的動(dòng)力。高校檔案信息化建設(shè)，需要通過(guò)思維創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新，讓檔案工作活起來(lái)。

（1）高校檔案信息化建設(shè)需要思維創(chuàng)新。高校檔案工作者一方面要從傳統(tǒng)的思維模式中解放思想，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)是社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇；另一方面，要從原有僵化的工作模式中，轉(zhuǎn)變工作思路，推動(dòng)高校檔案以保管為主向以利用為主轉(zhuǎn)變；改革管理手段，推動(dòng)高校檔案以人工管理為主向以智能管理為主轉(zhuǎn)變；創(chuàng)新服務(wù)方式，推動(dòng)高校檔案以被動(dòng)服務(wù)為主向以主動(dòng)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。

（2）高校檔案信息化建設(shè)需要制度創(chuàng)新。高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，離不開一套科學(xué)、合理的管理制度的保障。如高校檔案工作人員的績(jī)效考核制度、檔案資源數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案的開放和共享制度、檔案信息化安全管理制度等。這些制度不僅需要在高校原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行修訂創(chuàng)新，更要結(jié)合信息化工作的實(shí)際情況創(chuàng)新制度，制訂新規(guī)。

（3）高校檔案信息化建設(shè)需要科技創(chuàng)新。這是高校檔案信息化建設(shè)的重要推動(dòng)力。當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)主要涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，如何設(shè)計(jì)更加智能的檔案信息管理系統(tǒng)、更加高效的數(shù)字化技術(shù)、更加便捷的查詢和共享服務(wù)，關(guān)鍵在于科技創(chuàng)新。此外，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)終端的廣泛應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)可以以科技創(chuàng)新為依托，以滿足服務(wù)為導(dǎo)向，著力提高信息化建設(shè)的科技水平。

2.協(xié)調(diào)發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的平衡力。協(xié)調(diào)發(fā)展理念是高校檔案信息化建設(shè)兜底線、補(bǔ)短板、促發(fā)展的平衡力，是解決發(fā)展失調(diào)的關(guān)鍵，將全面提升高校檔案信息化建設(shè)的整體水平。

（1）高校檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)籌檔案工作隊(duì)伍的協(xié)調(diào)發(fā)展。即要建立合理的年齡梯隊(duì)，形成以老帶新，以新促老的和諧互動(dòng)局面；要構(gòu)建科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)隊(duì)伍，形成檔案管理專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)通力合作的局面。

（2）高校檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)籌校內(nèi)各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作在于校內(nèi)各個(gè)部門，因此要深入調(diào)研，科學(xué)分析，全面掌握各個(gè)部門的檔案信息化工作水平。在日常工作中，鞏固先進(jìn)挖潛力，提升中流向前進(jìn)，督促落后多用勁，使各部門的檔案信息化工作平衡發(fā)展，從而增強(qiáng)整體實(shí)力。

（3）高校檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)籌數(shù)字化數(shù)量和質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。高校應(yīng)在全面評(píng)估館藏?cái)?shù)量、檔案價(jià)值以及大眾需求的前提下，精心做好數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃部署，制訂和規(guī)范各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，循序漸進(jìn)，統(tǒng)籌兼顧，分階段、分步驟地進(jìn)行，即要力爭(zhēng)數(shù)字化的“快”和“全”，又要保證數(shù)字化的“準(zhǔn)”和“優(yōu)”，從而為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.綠色發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的持續(xù)力。綠色發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，是構(gòu)建資源節(jié)約型、環(huán)境友好型的綠色檔案事業(yè)的關(guān)鍵。

一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要檔案資源的綠色發(fā)展。即高校要努力解決檔案資源的存量數(shù)字化和增量電子化問(wèn)題，將更多的檔案以數(shù)字化和電子化形式保存和管理，減少對(duì)紙質(zhì)等資源的使用和依賴。另一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要檔案利用的綠色發(fā)展。即高校檔案的使用要充分融入科學(xué)技術(shù)，將檔案工作與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合，以更加開放和共享的利用模式，為大眾提供便捷、高效的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用的綠色發(fā)展。

4.開放發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的新活力。開放發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)通力合作、推進(jìn)發(fā)展的新活力，是檔案信息化建設(shè)獲得支持，少走彎路的關(guān)鍵。

一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要向內(nèi)開放發(fā)展。對(duì)于一所高校來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)不只是檔案館（室）的工作，需要學(xué)校所有部門群策群力，共同參與，共同合作。因此，所有部門都要秉承“主動(dòng)開放”的思想，加強(qiáng)彼此之間的交流溝通，明確各自在檔案信息化建設(shè)中的需求、要求和任務(wù)，為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。另一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要向外開放發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大工程，單純依靠某個(gè)學(xué)?；蛘吣硞€(gè)部門的力量往往難以完成。因此，需要向外學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，在開放中拓展視野；甚至是以技術(shù)外包的形式購(gòu)買技術(shù)服務(wù)，在開放中增強(qiáng)技術(shù)實(shí)力，從而使信息化建設(shè)的成果可用好用。

5.共享發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)的生命力。共享發(fā)展是高校檔案信息化建設(shè)造福社會(huì)、服務(wù)人民的價(jià)值所在，是高校檔案得以存在和發(fā)展的生命力。

一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要檔案資源的共享發(fā)展。檔案資源是共享的基礎(chǔ)，高校檔案的信息化建設(shè)就是要以“存量數(shù)字化，增量電子化”為要求，積極創(chuàng)造和提供豐富的檔案資源，夯實(shí)資源共享的基礎(chǔ)。另一方面，高校檔案信息化建設(shè)需要服務(wù)平臺(tái)的共享發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)需要通過(guò)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，搭建統(tǒng)一、互通、聯(lián)動(dòng)的檔案資源共享服務(wù)平臺(tái)，為公眾提供便民、利民的檔案利用服務(wù)，最大限度地提升檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

綜上所述，新時(shí)期新形勢(shì)下，高校檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，高校要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和公眾需求，以“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的五大發(fā)展理念為指導(dǎo)，完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)，為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展提供更全面、更便捷、更高效的服務(wù)。

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Analysis of University Archives Informatization Construction Under Five Major Development Concepts

Chen Qingqin
（Chengyi College of Jimei University,Xiamen 361021,China）

The informatization construction of university archives and is inevitably required by social progress and university development.But in recent years,the progress is slow and ineffective because it's affected by quality of personnel,quantity and quality of archives resources digitalization,development of archives management information system and investment of funds.In the new period,promoting the informatization construction of university archives must be guided by"five major development concepts"so that it can speed up the task of informatization construction and serve the social and the university development.

five major development concepts;university archives;informatization;construction

陳清欽，集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院辦公室主辦職員，館員，主要研究方向?yàn)闄n案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.14

G270.7

A

2017-05-24