文/戴蘭珍

藥企檔案管理存在的問題與對策探討

文/戴蘭珍

一、藥企檔案管理存在的問題

1.不重視檔案管理工作。

很多藥企對檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是保存資料、整理資料。不重視檔案對企業(yè)發(fā)展的作用。一部分藥企與相關(guān)主管部門缺乏深度的配合，認(rèn)識不到位，檔案管理模式不健全，在進(jìn)行檔案管理工作時，沒有相關(guān)的檔案管理制度，沒有嚴(yán)格的績效考核制度，在監(jiān)管、執(zhí)行力上都“力不從心”。

2.藥企缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案隊伍不穩(wěn)定。

在檔案人才引進(jìn)方面不重視，招聘檔案管理工作人員人員的標(biāo)準(zhǔn)和要求低于其他員工，最終造成了企業(yè)檔案專業(yè)人才缺乏、藥企檔案管理人員工作水平低。由于企業(yè)對檔案管理的“不認(rèn)可”，導(dǎo)致檔案管理人員薪資低于其他員工，或沒有激勵機制調(diào)動檔案人員的積極性，導(dǎo)致檔案隊伍人員出入頻繁，隊伍極不穩(wěn)定。

3.藥企檔案的管理不規(guī)范，阻礙檔案工作的開展。

一些企業(yè)因沒有一套完善的檔案收集、歸檔、管理等制度，使得檔案管理人員無所遵循，難以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集歸檔。由于藥企的特殊性，其科研成果、新產(chǎn)品定型或試劑都將決定企業(yè)在市場中的競爭力，如果沒有完善的、科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理體系，企業(yè)檔案工作很難做好。檔案的另一個價值，就是為企業(yè)的發(fā)展提供決策參考，如果沒有進(jìn)行科學(xué)的、規(guī)范化的收集、歸檔必將阻礙了企業(yè)生產(chǎn)營銷的健康發(fā)展。

二、對策

1.加強宣傳教育，和相關(guān)部門深度配合，促進(jìn)企業(yè)檔案工作開展。

藥企的檔案形成于企業(yè)各項活動，真實記錄了企業(yè)的發(fā)展過程，是企業(yè)發(fā)展的重要資源。因此，藥企應(yīng)該重視檔案的管理，應(yīng)該通過宣傳教育、培訓(xùn)、講座等方式，讓檔案工作深入到每個部門，讓他們充分認(rèn)識檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義；應(yīng)與相關(guān)主管部門深度配合，接受主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好檔案管理工作，逐步完善企業(yè)檔案管理的各項條件，不斷提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化及現(xiàn)代化管理水平。

2.適應(yīng)發(fā)展，追求效率，加強檔案工作。

藥企需要一整套健全的檔案管理機制與完善的檔案管理體系。要建立檔案室，由專人負(fù)責(zé)，以檔案室為中心，管理各個部門形成的檔案。要統(tǒng)一制度，“依法治檔”，制定一套符合藥企實際情況的檔案收集、歸檔、整理、保管、銷毀、保密等檔案管理制度。要明確檔案管理人員及各部門檔案工作人員的責(zé)任。要強化檔案人才隊伍建設(shè)，注重人員整體素質(zhì)提升。要依靠科學(xué)技術(shù)，建設(shè)過硬的專業(yè)化檔案管理隊伍。要用科學(xué)的技術(shù)和先進(jìn)的理念來武裝檔案工作人員，提高檔案隊伍政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)。要加大資金投入，購置檔案相關(guān)的設(shè)備、擴展檔案庫房的面積，使檔案管理條件不斷改善。

3.加快檔案信息化建設(shè)。

企業(yè)要推動檔案管理由傳統(tǒng)單純的“保管”模式，向“再利用”模式轉(zhuǎn)變。面對日益凸顯的檔案管理問題，藥品的研發(fā)，需要利用原始的檔案和已有產(chǎn)品的研究成果。特別是一些百年企業(yè)，他們保存有相當(dāng)豐富的檔案資源，這些藥企檔案歷史悠久，相當(dāng)珍貴，如果因檔案老化而遭受損失，將給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。所以，藥企務(wù)必重視檔案信息化建設(shè)，這不僅能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，而且還可以改進(jìn)企業(yè)檔案利用方式的更新。

4.加強檔案整理，重視檔案安全。

檔案管理的健康發(fā)展，離不開檔案的整理，這是基礎(chǔ)，是前提。對藥企而言，檔案的利用不可忽視，要保證所有檔案編目明確，管理規(guī)范，利用方便，要杜絕因管理不善而造成的檔案損壞情況的發(fā)生，這是檔案工作健康發(fā)展的基礎(chǔ)。藥企有別于其他行業(yè)，它的科研成果、技術(shù)成果、試驗結(jié)果被泄露可能給企業(yè)帶來的損失是巨大的。因此，企業(yè)要保證檔案的完整和安全，保證檔案的絕對安全。檔案管理科學(xué)化是適應(yīng)社會對企業(yè)發(fā)展的需求，也是提升企業(yè)軟實力的表現(xiàn)，它是一個漫長的過程，除了人員、技術(shù)要跟上科學(xué)化技術(shù)外，企業(yè)的規(guī)章制度建設(shè)和文化建設(shè)也要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)化。

（作者單位：信達(dá)生物制藥（蘇州）有限公司）