成東南

（普洱學(xué)院 普洱 665000）

新建本科院校初任兼職檔案員培訓(xùn)探討
——以“普洱學(xué)院”為例

成東南

（普洱學(xué)院 普洱 665000）

通過對初任兼職檔案員的培訓(xùn)，提高新建本科院校各歸檔部門初任兼職檔案員對檔案工作重要性的認(rèn)識，學(xué)會處理和解決所在部門檔案工作在收集、整理、錄入、修改、上傳中存在的新問題和新情況，為學(xué)校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作打下堅實的基礎(chǔ)，從而加速檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。

新建本科院校 初任兼職檔案員 檔案培訓(xùn) 檔案數(shù)字化處理

初任兼職檔案員是各職能部門和二級學(xué)院從事其他工作而準(zhǔn)備兼職檔案工作的人員[1]68。他們在檔案管理方面都是新手，在入職之前必須對其進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識、檔案的收集與整理操作技能、檔案數(shù)字化處理能力等內(nèi)容的培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是規(guī)范初任兼職檔案人員從事檔案工作的業(yè)務(wù)行為，讓他們盡快熟悉和掌握普洱學(xué)院各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等業(yè)務(wù)工作，減少在檔案工作中的失誤，為普洱學(xué)院數(shù)字檔案館的建立奠定堅實的基礎(chǔ)。

初任兼職檔案員培訓(xùn)的主題是圍繞如何開展新建本科院校的檔案工作，要求各歸檔部門初任兼職檔案員清楚在每項業(yè)務(wù)辦理完成后，哪些文件材料需要及時收集、整理；怎樣在手工操作整理完成的基礎(chǔ)上將其進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加快我校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案管理規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化、信息化打下基礎(chǔ)。為此對初任兼職檔案員的培訓(xùn)，首先在培訓(xùn)課件編寫上要做到內(nèi)容精簡，要有針對性，要有先進(jìn)的管理理念[2]35；其次培訓(xùn)講解中要引用“直觀講解、情景模擬、案例教學(xué)”等方法才能收到較好的培訓(xùn)效果[2]36。

為了讓初任兼職檔案員盡快掌握本校各類檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研等方面的業(yè)務(wù)工作，檔案部門專職檔案員在培訓(xùn)前應(yīng)及時將《普洱學(xué)院檔案管理制度匯編》、《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》的內(nèi)容上傳至普洱學(xué)院檔案管理信息網(wǎng)站和普洱學(xué)院檔案管理QQ群，并打印成冊發(fā)放到學(xué)校各歸檔部門專兼職檔案員和學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)手中，引起他們對學(xué)校檔案工作的重視[3]154。并結(jié)合《普洱學(xué)院檔案管理基本知識講座》、《普洱學(xué)院檔案管理工作指南講座》、《普洱學(xué)院檔案案卷盒、檔案文件盒封面制作》和《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作指南》培訓(xùn)課件[2]35，開展檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)；檔案收集、整理操作技能培訓(xùn)；檔案數(shù)字化處理能力培訓(xùn)等[4]107。

一、檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

根據(jù)《普洱學(xué)院檔案管理基本知識講座》培訓(xùn)課件，檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)要緊緊圍繞什么是檔案、檔案的作用、檔案來源及檔案名稱引申、檔案的種類；什么是高校檔案、高校檔案的屬性及其本質(zhì)；檔案工作的性質(zhì)和職能；檔案工作應(yīng)包括哪些工作環(huán)節(jié)，我國檔案工作的基本原則，檔案工作人員的職責(zé)、基本任務(wù)及檔案法規(guī)、檔案法制建設(shè)等方面來開展培訓(xùn)。引導(dǎo)初任兼職檔案員及時了解普洱學(xué)院檔案、《普洱學(xué)院檔案管理制度匯編》和《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》的內(nèi)容，使初任兼職檔案員學(xué)會自覺遵守我校檔案管理制度，逐步培養(yǎng)他們養(yǎng)成“愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、熱情服務(wù)”的意識，做一個“有理想、有道德、有文化、守紀(jì)律”的合格檔案員。

二、檔案收集、整理操作技能培訓(xùn)

1.檔案收集與鑒定的培訓(xùn)。結(jié)合《普洱學(xué)院檔案管理工作指南講座》培訓(xùn)課件的內(nèi)容，講清楚文件材料收集、整理和鑒定的原則方法及保管期限等內(nèi)容。根據(jù)《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》的內(nèi)容，要求各歸檔部門按《普洱學(xué)院各類檔案歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行本部門文件材料的收集；對不需要?dú)w檔的文件材料，由各歸檔部門兼職檔案員按《普洱學(xué)院不歸檔文件材料的范圍及處理辦法》的要求，結(jié)合本部門實際情況，抽出無需歸檔文件資料，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。在銷毀文件材料過程中，為防止泄密，應(yīng)禁止無關(guān)人員介入。

2.檔案整理培訓(xùn)。結(jié)合《普洱學(xué)院檔案管理工作指南講座》培訓(xùn)課件的內(nèi)容，引導(dǎo)初任兼職檔案員了解檔案工作整理任務(wù)及其內(nèi)容、檔案實體和全宗以及全宗的構(gòu)成條件；立檔單位及構(gòu)成立檔單位的條件；檔案整理工作的原則等。根據(jù)《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》的內(nèi)容，要求各歸檔部門初任兼職檔案員按照《普洱學(xué)院檔案分類編號方案》對本部門收集齊全完整的文件材料進(jìn)行分類。我校檔案整理基本方法有兩種：一是以案卷為單位整理，建校至2001年檔案是案卷級整理方法；二是以件為單位整理，2002年至今檔案是文件級整理方法。

為了讓初任兼職檔案員了解以案卷為單位的整理方法，介紹建校到2001年的檔案整理是根據(jù)《普洱學(xué)院文件材料立卷歸檔辦法》進(jìn)行的，這種整理方法也稱我校案卷級整理工作指南。

為了便于新升本科院校檔案管理工作的順利開展以及初任兼職檔案員對“件”的理解，特別強(qiáng)調(diào)以“件”為單位的整理方法。以“件”為單位整理必須以計算機(jī)管理為前提條件，按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一“件”。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件等。要求各歸檔部門初任兼職檔案員按《普洱學(xué)院〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細(xì)則》（也稱我校文件級整理工作指南）進(jìn)行本部門文件材料的整理歸檔。為加深初任兼職檔案員從理性認(rèn)識到感性認(rèn)識的程度，列舉并現(xiàn)場操作需要?dú)w檔文件材料的裝訂采用左側(cè)裝訂，裝訂前將“件”內(nèi)各頁左下側(cè)對齊；裝訂時應(yīng)根據(jù)歸檔文件材料的厚薄而定；一般厚度的文件材料可采用不銹鋼訂書針訂兩針；對于較厚的文件材料采用三孔一線法裝訂；三孔一線怎樣操作，怎樣折疊藍(lán)圖，已成冊不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持文件材料原貌，不得隨意裁切文件材料，怎樣蓋歸檔章[5]36。為加深初任兼職檔案員理解和操作，現(xiàn)場操作文件級檔案盒和案卷級檔案盒的制作方法。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)將我校各類檔案管理實施細(xì)則和《普洱學(xué)院檔案案卷盒、檔案文件盒封面制作說明》已編入《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》，并在本手冊中具體要求專兼職檔案員工作必備和工作須知管理方面的知識，方便他們進(jìn)一步理解掌握各類檔案整理流程和歸檔時間。

三、檔案數(shù)字化處理能力培訓(xùn)

為提升各歸檔部門初任兼職檔案員檔案數(shù)字化處理能力，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙項歸檔，完成普洱學(xué)院數(shù)字化檔案館的建設(shè)，我校檔案部門專職檔案員根據(jù)《普洱學(xué)院電子文件管理辦法》和普洱學(xué)院南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，編寫《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作指南》培訓(xùn)課件和《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作說明》的文字材料。為方便各歸檔部門兼職檔案員理解和應(yīng)用，特將《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作說明》編入《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》中。

結(jié)合《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作指南》培訓(xùn)課件的內(nèi)容，要求各歸檔部門兼職檔案員在做好各類檔案整理的基礎(chǔ)上，根據(jù)《普洱學(xué)院檔案管理工作手冊》的內(nèi)容，要求各歸檔部門兼職檔案員根據(jù)《普洱學(xué)院電子文件管理辦法（暫行）》的要求，應(yīng)用打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，在處理數(shù)據(jù)過程中應(yīng)注意下列有關(guān)事項。

1.按照《云南省高等院校電子公文歸檔管理暫行辦法》（云教辦〔2004〕11號）的要求，購買光盤（存儲體），使用不可擦寫光盤。制作三份，一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用。

2.未應(yīng)用OA系統(tǒng)或文件格式不規(guī)范的，應(yīng)采取將紙質(zhì)檔案掃描后掛接的方式形成電子檔案。掃描分辨為300DPI、24彩色模式，文件格式為PDF，一份文件一個包或合理分成若干包。

3.OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)不完整，采取“收集OA系統(tǒng)電子文件+掃描文件處理單+掃描附件材料”的方式，實現(xiàn)電子文件完整歸檔。

4.文書類電子文件的格式為PDF，圖像文件格式為JPG、GIF、MBP。

5.掃描參數(shù)設(shè)置：紙質(zhì)檔案24真彩300DPI；5寸照片掃描分辨600DPI，小于或大于5寸的適當(dāng)增加或降低分辨率；檔案頁面信息全部納入掃描范圍；圖像完整、清晰、端正。

結(jié)合《普洱學(xué)院南大之星檔案管理軟件操作指南》培訓(xùn)課件的內(nèi)容，詳細(xì)講解并操作本軟件具體用法，登錄普洱學(xué)院南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，講解設(shè)置各歸檔部門用戶名稱、賬號和各類檔案授權(quán)的范圍；舉例講解歸檔部門兼職檔案員應(yīng)怎樣結(jié)合本單位各類檔案授權(quán)的范圍靈活利用兩種方法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入工作。一是直接錄入、修改、上傳電子文件的方法。列舉校長辦公室的行政檔案，講解怎樣登錄和修改密碼，進(jìn)入部門臨時庫，講解怎樣進(jìn)行檔案案卷級和文件級條目的錄入，怎樣將word文件上傳普洱學(xué)院南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為PDF格式，或?qū)w檔文件材料掃描轉(zhuǎn)換為PDF、JPG等格式，上傳普洱學(xué)院南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，怎樣修改歸檔文件材料數(shù)據(jù)等等；這種方法是一次性完成一份歸檔文件材料（一條條目）或者是一卷案卷題名（一條條目）全部數(shù)據(jù)錄入。二是直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)方法。列舉教務(wù)處學(xué)籍檔案，采用電子表格錄入學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入普洱學(xué)院南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)教務(wù)處臨時庫，然后用直接錄入、修改、上傳電子文件的方法，來添加補(bǔ)充導(dǎo)入條目數(shù)據(jù)中不全數(shù)據(jù)和修改錯誤數(shù)據(jù)，這種方法是分二次將每一份歸檔文件材料（一條條目）或者一卷案卷題名（一條條目）數(shù)據(jù)全部錄入完成，這種方法因?qū)霔l目多，錄入速度較快，數(shù)據(jù)化處理方式較為靈活。為加快數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)錄入速度，各歸檔部門兼職檔案員可以結(jié)合本部門實際情況，靈活運(yùn)用這兩種方法來完成本部門數(shù)據(jù)錄入[5]36。

通過對初任兼職檔案員的培訓(xùn)，提高我校各歸檔部門初任兼職檔案員對檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)他們的檔案法律法規(guī)意識，從中養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；從而提高他們對檔案工作的興趣；促使其主動去學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和發(fā)揮自身特長，學(xué)會處理和解決所在部門檔案工作中在收集、整理、錄入、修改、上傳中存在的新問題和新情況。通過培訓(xùn)，便于檔案部門專職檔案員組織各歸檔部門的兼職檔案員開展檔案工作，為我校數(shù)字檔案館建設(shè)工作打下堅實的基礎(chǔ)，從而加速學(xué)校檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化、信息化的進(jìn)程。

[1]陳瓊.關(guān)于檔案人員崗位培訓(xùn)若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2002（3）.

[2]黃正鴻.強(qiáng)化檔案人員培訓(xùn)工作促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展[J].浙江檔案，2011（4）.

[3]劉春意.高校兼職檔案員工作現(xiàn)狀調(diào)查與研究[J].安陽師范學(xué)院學(xué)報，2015（6）.

[4]任大偉.論企業(yè)兼職檔案人員的教育培訓(xùn)[J].蘭臺世界，2015（4）.

[5]葉清潔.檔案人員培訓(xùn)案例教學(xué)法[J].城建檔案，2010（4）.

成東南，普洱學(xué)院檔案科館員，主要從事檔案管理及研究工作。

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2017-02-09