陳禎

（河池學院 宜州 546300）

新建地方本科院校檔案收集工作存在的問題及對策
——以河池學院為例

陳禎

（河池學院 宜州 546300）

針對新建地方本科院校存在檔案意識淡?。粰n案部門缺少創(chuàng)新思維，檔案人員責任心不強；規(guī)章制度落后、督促檢查機制不健全；電子檔案載體檔案收集不齊等檔案收集工作中存在的問題，提出應加強宣傳、提高檔案意識；明確責任意識、強調(diào)創(chuàng)新精神；完善規(guī)章制度、建立督促檢查機制；加強電子檔案收集的措施。

檔案 收集 新建 本科院校

新建地方本科院校是在原有專科學校的基礎上，通過獨立升格或者合并辦學，由教育部批準組建的普通地方本科院校。筆者所在的河池學院就是2003年在原河池師范高等專科學校與原宜山民族師范學校的基礎上合并辦學的一所新建地方本科院校。相較與老牌的高校，新建地方本科院校在檔案收集工作方面存在更多的問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.檔案意識淡薄，收集工作困難重重。

（1）收集的檔案沒能做到齊全、完整。在實際工作中，經(jīng)常有的業(yè)務部門兼職檔案員甚至個別領導，由于歸檔意識不強，檔案法制觀念淡薄，在文件歸檔時，“留一手”或者“沒用的歸檔，要用的不歸檔”。有些人為了個人利用方便，將重要的文件特別是一些上級的批復文件鎖在自己的抽屜內(nèi)，或者以這些文件需要保密為由，不肯移交到檔案館（室）保存。還有些學校文件是由二級部門制作校內(nèi)行文的附件，學校秘書部門制作文件的正文部分，這些文件在移交到檔案部門時往往只有正文部分，缺少文件的附件。

（2）收集的檔案沒有進行規(guī)范化整理。有些學校領導及兼職檔案員由于檔案意識淡薄，對檔案部門的工作職責不了解，錯誤地認為歸檔文件的整理是檔案部門的事，因而進行文件歸檔時，既不整理，又不區(qū)分歸檔范圍，把一包一捆的零散文件往檔案館（室）一放，嚴重影響了檔案館（室）檔案收集工作。

（3）收集工作不能按時完成，收集檔案沒能達到歸檔質(zhì)量要求。各部門的兼職檔案員大多以工作忙，檔案工作可以拖一拖、等一等為由，一再推遲檔案移交的時間，檔案按時移交歸檔的文件變成一紙空文。有些部門的兼職檔案員，當部門使用的彩色打印機損壞時也不及時維修，向檔案部門移交大量“黑頭”文件打印件，有些文件打印件甚至沒有蓋印章，這些不符合檔案收集要求的材料往往也向檔案館（室）移交。

2.檔案部門缺少創(chuàng)新思維，檔案人員責任心不強。原來我校綜合檔案室大多是每年年初下發(fā)收集文件材料的通知到各二級部門，被動地坐等各部門及個人按歸檔通知移交檔案材料，交多少就收多少，交什么就收什么，這樣做必定不能保證檔案收集工作順利進行。如河池學院在兩校合并辦學、院系重組、機構調(diào)整等過程中，出現(xiàn)了一些撤銷機構檔案，等第二年才開始收集檔案材料，這些檔案很有可能被相關人員帶走或者遺留在某個角落，甚至被當成廢品出賣，這將造成不可挽回的損失。

3.規(guī)章制度落后，督促檢查機制不健全。在實際工作中雖然我校也根據(jù)檔案法律法規(guī)制定了相應的檔案管理辦法及檔案歸檔范圍和保管期表、部門立卷歸檔制度等檔案收集的相關規(guī)章制度但是這些規(guī)章制度大多是沿用原來?？茖W校甚至是中專時期制定的規(guī)章制度，不能適應本科院校這一新形式對檔案工作的新要求；要么相關領導沒有對檔案工作給予足夠的重視，沒有制定相應的獎勵處罰措施，導致制度執(zhí)行力低下，以至各部門未能配合做好檔案收集工作[1]。

4.重視紙質(zhì)檔案的收集，電子文件等其他載體檔案收集不規(guī)范。原?？茖W校綜合檔案室最初使用的檔案管理軟件是廣西壯族自治區(qū)檔案局開發(fā)的GD2000單機版，只能進行紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入，不能有效地進行電子文件的管理，不能將電子文件進行批量掛接。而且我校使用的辦公自動化系統(tǒng)不能與綜合檔案室使用的檔案管理軟件兼容，不能順利地完成將電子文件批量掛接到檔案管理系統(tǒng)。原?？茖W校在收集到的電子文件存在沒有保留必要的背景信息和元數(shù)據(jù)信息，不能確保電子檔案的真實、完整和有效。收集的電子文件沒有刻錄在檔案級別的光盤上，沒過多久電子光盤根本無法讀取。

針對上述種種問題，新建地方本科院校綜合檔案室應采取種種措施，做好檔案收集工作。

1.加強宣傳，提高檔案意識。新建地方本科院校綜合檔案室應充分利用各種手段，如校園廣播、校園網(wǎng)、宣傳板報、校報，對全校師生做好檔案宣傳工作，要積極宣傳國家有關檔案工作的法律法規(guī)及相關政策，使大家充分認識到將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒交檔案機構是一種違法行為，違法人所應當承擔的法律責任。只有提高了各類人員的檔案意識，特別是學校領導、二級單位分管檔案工作的分管領導，具體負責單位兼職檔案員的檔案意識，才能保證檔案收集工作的順利進行。其次，深度挖掘室藏資源，配合我校中心工作，為領導決策提供檔案信息支持，引起學校領導對檔案工作的重視。例如，2011年底河池學院檔案室圍繞迎接本科教學工作合格評估這一學校中心工作時，檔案室提供大量真實、完整的檔案資料作為評估所需的各類支撐材料，為學校順利通知評估發(fā)揮重要的作用。學校的人員也通過評估認識到檔案收集的重要性，特別是學校領導也高度重視檔案工作，學校領導重視檔案工作是做好檔案收集工作的前提條件。再次，檔案室可以利用校史館、舉辦各種檔案展覽、如老照片展、學校辦學成就展、校慶專題展等，積極宣傳檔案價值和檔案的重要作用，使越來越多的人走進檔案，了解檔案，提高檔案意識。

2.明確責任意識，強調(diào)創(chuàng)新精神?！陡叩葘W校管理辦法》第十六條規(guī)定，“學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷?！蔽募牧系臍w檔工作，主要是學校文秘和業(yè)務部門的任務，檔案部門負有指導與監(jiān)督的職責。只有真正做到了兼職檔案人員為主，專職檔案人員指導監(jiān)督，學校各部門的文件材料歸檔工作才能落到實處[2]。河池學院綜合檔案室根據(jù)本校的實際情況，要求從學校檔案室到二級歸檔單位、二級單位分管檔案工作領導、具體的兼職檔案員層層簽訂歸檔任務書，明確相關單位及具體人員的歸檔職責。

在我們進行檔案收集時不能一成不變的按照常規(guī)的定期集中收集的方法進行文件收集工作，如我們可以創(chuàng)新思維，采用超前導入收集的方法，河池學院檔案室對某些文件材料歸檔前發(fā)生歸檔責任者變更前，超前導入納入接替人管理并按歸檔時間歸檔，避免檔案收集工作的脫節(jié)，造成檔案材料的遺失或歸檔不合要求。

3.完善規(guī)章制度，建立督促檢查機制。沒有規(guī)矩不成方圓，制度是規(guī)范個人與組織行為的各種約束和規(guī)則，起著規(guī)范約束人們行為的作用。河池學院綜合檔案室積極完善歸檔工作的相關制度：（1）按部門制定《河池學院檔案歸檔范圍及保管期限表》；（2）成立和及時調(diào)整各部門分管檔案工作領導及兼職檔案員；（3）規(guī)定歸檔工作相關的程序和歸檔辦法；（4）規(guī)定歸檔文件的質(zhì)量要求；（5）規(guī)定歸檔工作的時間。

對檔案工作進行督促和檢查，是做好高校檔案收集工作的重要保證。（1）運用經(jīng)濟和行政手段，嚴把檔案收集關。河池學院檔案室與人事處共同制定出有關制度，在進行職稱評定、年度考核、績效工資考核、表彰先進時，必須認同檔案部門出具的科研論文、論著等證明材料。也就是說單位和個人發(fā)布把科研、獎勵等檔案材料歸檔移交給綜合檔案室后，才參加職稱考評、評比先進活動。另外，調(diào)出人員在辦理調(diào)出手續(xù)時，必須經(jīng)過檔案室審核，確認已經(jīng)將應歸檔的文件材料移交并在調(diào)出單上加蓋檔案部門公章后，學校人事處才能辦理正式調(diào)出手續(xù)。（2）建立良性的激勵機制。河池學院綜合檔案室建立檔案收集工作的考核和獎懲制度，進一步明確校直各單位和檔案專兼職檔案員在檔案收集工作中的職責和任務，把文件材料歸檔工作和各部門及個人的業(yè)績掛鉤，根據(jù)各部門及有關人員的歸檔情況的考核內(nèi)容、分等級進行量化考核。同時學校應積極開展檔案執(zhí)法工作檢查，評比和表彰活動，以此作為促進高校檔案收集工作的有效措施。河池學院綜合檔案室制定了檔案工作檢查評分標準表，包含領導重視檔案工作并形成制度、歸檔文件、案卷質(zhì)量要求及安全保密和移交手續(xù)等評比項目，每個項目下設有詳細的評分細則，每年12月定為學院的檔案檢查評比表彰月，將評比結果以文件形式下發(fā)，并對優(yōu)秀的單位及個人給表彰。通過評比表彰活動，河池學院檔案收集工作取得了很大進步。

4.注重電子文件等特殊載體的收集工作。河池學院檔案室積極爭取學校領導的支持，完善檔案信息管理系統(tǒng)，購買了廣西區(qū)檔案局開發(fā)的GD20005.0版的檔案管理軟件，使其能夠與學校的教學、科研、辦公系統(tǒng)很好地銜接。檔案室在進行電子文件的收集時必須確保電子檔案的真實、完整、有效。收集檔案必須保存電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)。收集的電子文件一定要刻錄在檔案級別的光盤上，保證電子文件的可讀性。

[1]劉子俠.高校收集工作存在的問題與對策探究[J].黑龍江檔案，2015（6）.

[2]趙憲珍.怎樣做好高校檔案收集工作[J].蘭臺世界，2015（8）.

★作者陳禎為河池學院館員，研究方向為檔案管理。

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2016-09-05