王輝

（江陰職業(yè)技術學院江陰214405）

數(shù)字化檔案管理中信息通信技術的應用

王輝

（江陰職業(yè)技術學院江陰214405）

在檔案數(shù)字化進程中，信息通信技術（ICT）的應用為檔案服務提供了科學的技術支持和發(fā)展路徑。在檔案生命周期與連續(xù)體理論的指導下，信息通信技術有利于構(gòu)建符合文檔管理規(guī)律、便于實際操作的框架模型。通過分析現(xiàn)代信息與通信技術的應用現(xiàn)狀，能夠明確相應的技術優(yōu)勢與瓶頸，從而明確當前文檔運用的工作經(jīng)驗與未來發(fā)展方向，使ICT融合檔案服務能取得更實質(zhì)性的進展與成效。

檔案 信息通信技術 數(shù)字化 應用

信息通信技術（Information Communication Technology）簡稱為I C T，是信息技術與通信技術相融合而形成的一個新的概念和技術領域。I C T廣泛運用，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級和產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了技術支持，也為現(xiàn)代檔案事業(yè)帶來機遇和挑戰(zhàn)。I C T是全面利用現(xiàn)代信息化手段，對檔案信息資源進行整合、處置、管理，從而更好地為社會提供服務的一種技術路徑。它體現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案實體轉(zhuǎn)向以檔案信息為重點的工作理念，是從手工檢索轉(zhuǎn)化為計算機搜索的中間橋梁，是溝通本地查閱與異地調(diào)閱的推動力量，是推進檔案數(shù)字化建設、構(gòu)建“智慧”平臺的重要渠道。面對信息通信技術迅猛的發(fā)展形勢，各單位只有不斷融入并加強研發(fā)和使用，提高檔案部門的軟硬件建設，才能提高檔案管理水平和工作能力。

一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序為框架和模型。該理論認為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長為青年（記錄使用和維護），進入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當前使用和最終的命運，從產(chǎn)生到銷毀的全過程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內(nèi)外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。

然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規(guī)律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無限期保留，因為有持續(xù)的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實際使用的需要、價值的轉(zhuǎn)變，會發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復循環(huán)使用，他們會產(chǎn)生恢復活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營宗旨和文檔保存文化等原因，專業(yè)視角之間檔案和記錄管理會發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評者也認為，它過于集中記錄物理實體的操作任務，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲相關聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。

2.連續(xù)體理論與信息通信技術的引入。而文檔管理早在20世紀80年代已快速引入信息和通信技術（I C T），檔案管理進入了一個全新的實踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱為連續(xù)體理論。該理論認為，檔案和文檔管理責任之間沒有嚴格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。

20世紀90年代通過L a n M a c h e a n開發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學者指出，電子環(huán)境能達到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態(tài)到動態(tài)，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責任。在連續(xù)體理論中，通過記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。

文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動力，同時檔案信息技術的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進的技術條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業(yè)、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進的檔案管理辦法，通過現(xiàn)代模型構(gòu)建科學組織框架，對于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。

二、現(xiàn)代信息通信技術（ICT）應用現(xiàn)狀

1.信息技術的創(chuàng)建、存儲、檢索與數(shù)字化趨勢。信息技術與通信技術相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎上，利用網(wǎng)絡技術創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫、編發(fā)電子郵件、遠程檢索與構(gòu)建移動通信平臺、管理I C T基礎設施信息系統(tǒng)等，通過多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（I S）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實現(xiàn)無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時，該系統(tǒng)是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據(jù)具體工作需求進行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財務和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數(shù)據(jù)，計算機系統(tǒng)可能會導致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。

在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關鍵基礎設施與目標還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進力度有關，也與檔案工作人員對新技術的運用程度有關。尤其是研發(fā)和使用過程中未能解決數(shù)字檔案中的D R M數(shù)字版權管理，因此I C T技術的應用實則依賴于基礎設施的存在，而相對高端設施的建設尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務、O A系統(tǒng)的運用，Q Q群、微信圈及電子商務建設的開展，各部門相應建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術優(yōu)點，而且也在不斷探索與實踐中，將現(xiàn)代信息技術的功能推向優(yōu)化。

2.有效的檔案管理方式在實踐中改進。在I C T的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數(shù)字化管理過渡?！霸朴嬎恪钡囊雽⑷尕S富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準度高、查詢靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。

盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網(wǎng)絡，增強了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會影響數(shù)據(jù)的真實性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術在檔案領域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統(tǒng)的檔案實體服務已不能滿足人們復雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術所帶來的有效記錄管理。

三、當前信息技術環(huán)境下文檔運用與服務

1.信息通信推送技術成為服務的主功能。當前信息技術的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進一步完善與提升了檔案信息服務中技術體系的應用水平。信息通信推送技術成為服務的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數(shù)字化對接，O A系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網(wǎng)絡平臺信息咨詢、留言，電子政務與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。

網(wǎng)絡信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務，各種信息技術資源必須加以整合，才能達到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實際操作中，由于網(wǎng)站服務平臺和服務體系的更新周期較長，服務還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務?？偟膩碚f，還是存在先進信息技術研發(fā)滯后、技術應用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡平臺和智能服務平臺的新生技術也是應關注的方向。

2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運用與服務的基本途徑。當前信息技術下文檔運用與服務，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運用專用設備進行信息技術加工處理；另一類是對直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質(zhì)是對檔案信息進行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術利用的內(nèi)容，但是所有的標準化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術展開。信息技術應用成為實現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。

在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細化、多樣化的特點，信息服務的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡服務、虛擬服務為主的電子高科技服務。當前信息社會中，檔案信息服務更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務方式?，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會形態(tài)的同時，也改變著人們的生活和學習面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務必須以用戶為出發(fā)點，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網(wǎng)頁聚合等多功能服務。借助I C T的推動力，實現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務質(zhì)量和管理水平。

[1]何嘉蓀，葉鷹.文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論：文件運動理論研究之一[J].檔案學通訊，2003（05）.

[2]李健.信息理論與技術對檔案學的影響研究[D].天津：天津師范大學，2012.

G270.7

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2016-11-09

王輝，江陰職業(yè)技術學院檔案館員，研究方向為文秘檔案。