陳婧婧 尹遠(yuǎn)芳 肖俊杰

（上海申康醫(yī)院發(fā)展中心 上海 200041）

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境與對策

陳婧婧 尹遠(yuǎn)芳 肖俊杰

（上海申康醫(yī)院發(fā)展中心 上海 200041）

檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，通過檔案的科學(xué)保管和提供利用，為醫(yī)院各項工作順利開展提供有力保障。當(dāng)前，檔案管理意識淡薄、資源投入不足、制度不健全是給醫(yī)院檔案工作中的主要問題。建議對醫(yī)院檔案管理工作開展廣泛宣傳，加大投入力度，加強制度建設(shè)，推動醫(yī)院檔案管理水平的提高。

醫(yī)院檔案管理 困境 對策

G271

A

2017-08-31

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院各項業(yè)務(wù)活動的客觀真實記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。做好醫(yī)院檔案管理工作，不僅能促進(jìn)醫(yī)院自身的建設(shè)和發(fā)展，還對國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)社會和諧有著不可估量的作用。但是，隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題日益凸顯，迫切需要找到相應(yīng)的解決之道。

一、醫(yī)院檔案管理當(dāng)前的困境

1.醫(yī)院管理層檔案管理意識淡薄。醫(yī)院管理層對檔案管理的重要性和必要性缺少正確的認(rèn)識和足夠的重視，存在重業(yè)務(wù)輕檔案的傾向。許多醫(yī)院對檔案管理存在主觀的輕視，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理是一項簡單的工作，沒有很高的技術(shù)性，需要找資料的時候只要找到當(dāng)事人把東西找出來就可以，甚至認(rèn)為檔案工作沒有太大的利用價值，對醫(yī)院的發(fā)展不重要，沒有必要加強檔案的建設(shè)，忽視了檔案在醫(yī)院管理、科研教學(xué)、解決醫(yī)療糾紛、提高醫(yī)療質(zhì)量及存史育人等方面的重要作用。醫(yī)院管理層很少將檔案管理工作納入醫(yī)院的重點工作予以考慮，一般也很難列入醫(yī)院的中長期規(guī)劃和年度計劃之中，甚至在醫(yī)院的工作總結(jié)與安排中都很難見到與檔案管理相關(guān)的內(nèi)容，日常的工作交流更是鮮少提及檔案工作的開展與完善[1]。

2.對檔案管理的資源投入不足、現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。大部分醫(yī)院為了在激烈的競爭中取得優(yōu)勢，投入大量的資金用于購置先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療水平，改善醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)等硬件設(shè)施方面，卻忽略了檔案管理工作的建設(shè)。醫(yī)院的預(yù)算安排中，一般都沒有檔案工作的專項經(jīng)費，在安排信息化資金時也沒有對檔案信息化所需的平臺、設(shè)備予以安排。醫(yī)院常常以醫(yī)療用房緊張為由，擠占檔案用房，造成檔案用房面積不足，有的是把普通房屋進(jìn)行改建，用來作為檔案庫房，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，最嚴(yán)重的是檔案管理設(shè)備陳舊、不完善，導(dǎo)致檔案資源受到損失，嚴(yán)重制約了檔案工作的開展和檔案作用的發(fā)揮。有些醫(yī)院甚至把檔案室和倉庫合并在一起，堆放雜物，也有醫(yī)院把檔案室放在地下室，由于地下室的地理環(huán)境又潮又濕，珍貴的案卷很容易發(fā)霉，久而久之，案卷會損壞，并難以修復(fù)。另外，醫(yī)院對檔案工作信息化重視不夠，不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，主要體現(xiàn)在：一是檔案管理主要還停留在手工狀態(tài)，對檔案的收集、利用和開發(fā)工作帶來了諸多不利影響，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的發(fā)展步伐；二是文件歸檔還是單純的紙質(zhì)歸檔，沒有電子檔案[2]。

3.醫(yī)院檔案材料移交、收集不及時。按照《檔案材料收集歸檔規(guī)定》，形成檔案材料的各職能部門，應(yīng)在文件材料辦理完畢的第二年第一季度，按照檔案館的歸檔時間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到檔案室。然而目前，醫(yī)院的材料都分散在相關(guān)科室或職能部門，沒有統(tǒng)一歸口管理，檔案材料沒有形成清晰的材料目錄，給材料查詢和使用帶來了極大的障礙?？剖遥ú块T）內(nèi)部相關(guān)部門形成的應(yīng)歸檔材料，如績效部門形成的院長年度績效考核材料、績效平臺報表、簡報、運行分析等材料；黨委辦公室的一些信訪件等都沒有及時移交或收集歸檔。同時，在檔案管理工作中，普遍存在由于形成材料的部門缺乏移交歸檔意識，而將材料長期留存在部門的管理人員手中的情況。例如：基建部門形成的項目建議書請示與批復(fù)、項目可行性研究報告的請示與批復(fù)、項目初步設(shè)計階段的請示與批復(fù)、基建項目施工圖以及批復(fù)擴(kuò)初設(shè)計投資對照分析報告、項目竣工審計階段的資料；審計部門形成的審計報告，仍留存在個人手中，未及時移交或收集歸檔。此外，很多陳舊的檔案由于缺少合理的保管或處理方式，已經(jīng)殘破或內(nèi)容缺失，不能真正發(fā)揮檔案對工作的支撐作用。

4.醫(yī)院檔案管理制度不健全。與其他行業(yè)相比，《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案利用制度》、《閱文制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》等一系列規(guī)章制度在醫(yī)院管理制度體系中都少有出現(xiàn)。由于管理制度的缺失，導(dǎo)致在設(shè)置檔案管理崗位時不完善，就沒有辦法落實相應(yīng)的崗位職責(zé)，出現(xiàn)了檔案流失等問題。此外，由于醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和模式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，各個醫(yī)院只能自行制定管理規(guī)則，導(dǎo)致檔案卻沒有及時得到管理，不應(yīng)該納入管理的材料又被接納，造成人力、財力、物力極大的浪費。更為重要的是，由于醫(yī)院檔案中還包含病案等與患者健康和切身利益密切相關(guān)的重要材料，因此醫(yī)院還應(yīng)該有專門的制度對病案資料的回收、整理、裝訂、編號、歸檔和提供進(jìn)行規(guī)范，既為醫(yī)院內(nèi)部管理提供支撐，也充分保障患者的正當(dāng)權(quán)益，維護(hù)和諧的醫(yī)患關(guān)系。但是，目前醫(yī)院病案管理的專業(yè)性和規(guī)范性都缺少統(tǒng)一的指導(dǎo)，各醫(yī)院的管理制度和工作流程科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)劃化程度差異較大；大部分醫(yī)院病案管理還停留既有材料的保管上，對病案記錄的內(nèi)容進(jìn)行深加工，提煉出信息，對病案資料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，向使用人員提供信息服務(wù)等方面的管理制度普遍欠缺[3]。

5.檔案管理學(xué)科人才建設(shè)落后于工作需要。醫(yī)院檔案管理職責(zé)一般設(shè)在院長辦公室，與臨床技術(shù)人員和其他行政管理人員相比，檔案管理崗位一般沒有專業(yè)人員，而是由文秘或其他辦公室人員兼任，人員隊伍整體素質(zhì)和穩(wěn)定性都比較差。各級醫(yī)院人手本身就很緊張，具有檔案管理專業(yè)學(xué)科水平的工作人員更少，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)專業(yè)學(xué)習(xí)，就算參加了檔案管理上崗培訓(xùn)，但是人員本身學(xué)歷偏低，導(dǎo)致檔案人員管理水平跟不上社會發(fā)展的步伐，思想觀念落后，在開展工作時墨守成規(guī)，生搬硬套老辦法，缺乏創(chuàng)新意識，影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理中信息技術(shù)的使用也更為廣泛，但是大部分的檔案管理人員受年齡、學(xué)歷等條件的限制，對信息平臺和設(shè)備的知曉度、使用成熟度都比較低，在很大程度上限制了檔案管理信息化的推進(jìn)和檔案工作效率的提升[4]。

二、加強和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的對策

1.多管齊下，增強醫(yī)院上下的檔案意識。上至醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，下至醫(yī)院的每一個員工，都應(yīng)努力增強檔案意識，加快轉(zhuǎn)變觀念，充分了解檔案在醫(yī)院管理中的重要性，真正認(rèn)識到檔案工作與自己日常工作和生活關(guān)系密切，支持檔案工作，并積極主動地參與到檔案管理工作中。檔案管理人員應(yīng)該將能體現(xiàn)檔案工作重要性的鮮活事例告知單位，要通過多種形式大力宣傳檔案管理在醫(yī)院管理中的重要意義，利用宣傳欄、例會、印發(fā)傳單等途徑，引起全院職工的重視。作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，做到與醫(yī)院業(yè)務(wù)一起規(guī)劃、一起發(fā)展；可以讓各科室將檔案管理作為責(zé)任目標(biāo)之一，與考核獎懲掛鉤，促使各科室加強檔案管理工作，以點帶面，各科室的檔案管理工作做好了，整個醫(yī)院的檔案管理工作也就會順利開展。

2.加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。醫(yī)院在繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中出現(xiàn)了大量的音像資料、電子病歷等，導(dǎo)致檔案工作業(yè)務(wù)量越來越大，傳統(tǒng)的手工管理方法不僅對人力、物力、財力造成浪費，而且落后于時代發(fā)展。因此，高科技的管理手段已成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢，可以將檔案利用制度、檔案借閱制度、檔案收集工作加入到醫(yī)院的辦公自動化平臺上。醫(yī)院要根據(jù)具體情況對檔案工作加大投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，改變手工操作導(dǎo)致的信息儲存量少、檢索慢的狀況，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理的工作效率。例如，本市某三級甲等?？漆t(yī)院開發(fā)運用計算機(jī)檔案管理軟件，將各科室每年需要歸檔的文字材料目錄在每年12月31日晚12點定向發(fā)送給醫(yī)院檔案室，讓檔案管理人員能盡早掌握這一年科室的主要工作。不僅能讓龐大的檔案工作量得到精簡，減少不必要的重復(fù)，而且有利于檔案人員收集、整理、統(tǒng)計信息，便于發(fā)揮醫(yī)院信息的整體效能。此外，對檔案管理的物理環(huán)境也要進(jìn)行改善，要配備必要的去濕、空調(diào)、高效滅蟲、安全、滅火等設(shè)施。

3.認(rèn)真做好檔案材料的日常收集，將檔案材料的收集融入醫(yī)院檔案管理工作全過程。建立收集平臺和檔案材料的移交轉(zhuǎn)遞制度。醫(yī)院根據(jù)本單位部門分布和形成應(yīng)歸檔材料的實際情況，通過制度保證檔案材料形成部門及時移交應(yīng)歸檔材料。其中要明確各類應(yīng)歸檔材料對應(yīng)的形成部門以及材料形成后移交歸檔的時間要求、歸檔的職責(zé)和歸檔工作的考核辦法等，督促檔案材料形成部門在材料形成的第二年第一季度內(nèi)按要求送交醫(yī)院檔案管理部門歸檔，部分基建資料要求在項目竣工驗收完成后將資料完整移交檔案管理部門。

4.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。健全檔案管理制度，能夠有效降低檔案管理的隨意性，為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化提供重要保證。首先，檔案人員要以《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合自己醫(yī)院的工作實際，完善檔案的歸檔、保管、查閱、安全等各項規(guī)章制度，并對工作中的每個環(huán)節(jié)提出明確的要求，保證檔案管理工作有章可循。同時，要求醫(yī)院每個科室都要有一名兼職檔案管理人員，與醫(yī)院檔案室管理人員進(jìn)行縱向?qū)?，使醫(yī)院每個科室的檔案管理工作人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)和義務(wù)，將檔案管理工作落實到人，減少相互推諉、不作為等不良現(xiàn)象的發(fā)生，每年委派部分科室的檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其次，院辦要加大監(jiān)督力度，定期與不定期檢查相結(jié)合，對于不按制度開展工作的行為予以處罰，對于做得好的部門和個人予以獎勵，充分調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)他們的工作熱情，以便于更好地開展檔案管理工作。最后，檔案管理的目的是為了發(fā)揮檔案的功能，這就要求檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性，因此，要對行政方面的文書、病人治療方案的記錄以及各種檢查報告等檔案分類存放，對其格式及質(zhì)量進(jìn)行規(guī)范，提高檔案利用的效率。

5.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，如果醫(yī)院條件允許，可以招聘專業(yè)對口的高校畢業(yè)生。對于現(xiàn)有檔案人員，應(yīng)該加大對他們業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作人員的素質(zhì)，滿足醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。首先，醫(yī)院應(yīng)將提高檔案人員業(yè)務(wù)水平放在醫(yī)院工作的重要位置，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，有針對性地開展檔案管理培訓(xùn)，通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，提高業(yè)務(wù)水平，確保培訓(xùn)有一定的效果。要鼓勵檔案管理人員參加各級檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及繼續(xù)教育課程，加強檔案人員對外語、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為現(xiàn)代化科學(xué)化管理打下基礎(chǔ)。其次，培訓(xùn)形式要靈活，可以聘請專家走進(jìn)醫(yī)院講授，不僅讓專職、兼職檔案管理人員參加，也可以讓主管領(lǐng)導(dǎo)參加，更可以邀請對檔案管理工作有興趣的同志一起參加?？梢宰屌嘤?xùn)人員走出去，多參加一些學(xué)習(xí)班的學(xué)習(xí)活動，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)，不出單位就能與專家面對面，也可以組織同類型單位檔案管理人員經(jīng)驗交流，互相取長補短。還要鼓勵工作人員自學(xué)，多學(xué)習(xí)檔案管理理論知識，定期組織專職檔案人員與兼職檔案人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識考評活動，并鼓勵成績優(yōu)異者，以提高大家學(xué)習(xí)的積極性。另外，及時對學(xué)習(xí)情況進(jìn)行總結(jié)，建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，鞏固培訓(xùn)成果，把學(xué)習(xí)表現(xiàn)與職位的晉升、聘任掛鉤，最大限度地激發(fā)檔案人員的潛能和工作積極性。

[1]毛霏霏.現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）.

[2]李師軍.試析現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題及有效策略探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）.

[3]韓靜，馬躍原.淺談醫(yī)院檔案管理與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（3）.

[4]金哲洙，許日.基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2012（1）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.13

陳婧婧，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心館員；尹遠(yuǎn)芳，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心辦公室主任；肖俊杰，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心辦公室副主任。