任南竹

（江漢大學(xué) 武漢 430056）

破解流動(dòng)人員人事檔案收集利用的困境

任南竹

（江漢大學(xué) 武漢 430056）

流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)與流動(dòng)人員及其用人單位分離的狀況，是流動(dòng)人員人事檔案材料收集、檔案利用困境形成的主要原因。破解的對(duì)策是：全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案信息上網(wǎng)共享，通過為用人單位和流動(dòng)人員利用人事檔案提供周到的服務(wù)贏得他們對(duì)檔案材料收集的支持和配合。

流動(dòng)人員 人事檔案 檔案收集 檔案利用

流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的迅速發(fā)展，流動(dòng)人員日益增加，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量呈快速增長(zhǎng)趨勢(shì)。截至2014年底，全國(guó)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量已經(jīng)超過6615萬份。人事檔案材料的收集和檔案的利用是流動(dòng)人員人事檔案管理中的兩項(xiàng)重要工作，在流動(dòng)人員人事檔案管理工作中占有重要地位，起著關(guān)鍵作用。多年來，盡管檔案管理工作者針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案材料收集難、利用難的困境問題，作過一些有益的研究和探索，但這個(gè)問題在檔案管理實(shí)踐中，始終沒有得到很好的解決。本文試圖從構(gòu)建流動(dòng)人員人事檔案管理部門與流動(dòng)人員及其用人單位之間新的聯(lián)系模式的角度提出破解的對(duì)策。

一、流動(dòng)人員人事檔案材料收集和檔案利用的現(xiàn)狀

1.流動(dòng)人員人事檔案材料收集的現(xiàn)狀。流動(dòng)人員人事檔案最初是從干部人事檔案中分離演變而來的，檔案材料的收集也一直沿用干部人事檔案的做法，主要依靠用人單位的主動(dòng)歸檔。在當(dāng)今交通便利、通信發(fā)達(dá)的條件下，流動(dòng)人員的活動(dòng)范圍日益擴(kuò)大，跨區(qū)域流動(dòng)已經(jīng)成為常態(tài)，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員流動(dòng)方向的掌握越來越困難，與用人單位之間也缺乏聯(lián)系的機(jī)制和紐帶，導(dǎo)致本該由用人單位歸檔的人事檔案材料陷于收集難的困境。專家學(xué)者在研究流動(dòng)人員人事檔案難點(diǎn)問題時(shí)，都對(duì)材料收集難和檔案利用難問題有所論述，朱玉媛提出“歸檔齊全完整難”[1]24，鄧紹興也指出“收集補(bǔ)充材料和歸檔齊全完整是難點(diǎn)”[2]74，并提出各自的解決對(duì)策。為了做好流動(dòng)人員人事檔案材料的收集工作，有關(guān)部門也一直鼓勵(lì)用人單位集體委托管理檔案，但實(shí)際效果并不理想。到目前為止，流動(dòng)人員以個(gè)人名義委托管理的檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于單位集體委托管理的檔案數(shù)量。

2.流動(dòng)人員人事檔案利用的現(xiàn)狀。在現(xiàn)實(shí)生活中，隨著人員流動(dòng)的日益增多，對(duì)流動(dòng)人員檔案的利用需求也很迫切。一方面，流動(dòng)人員因工作經(jīng)常變動(dòng)，每到一個(gè)新的單位都需要利用人事檔案證明自己的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)和以往取得的業(yè)績(jī)；另一方面，用人單位為了招聘、選拔到各個(gè)崗位合適的人才，也需要利用人事檔案來發(fā)現(xiàn)、篩選和甄別。目前人事檔案要到檔案保管地才能查閱利用，依托紙質(zhì)檔案、手工查找的管理現(xiàn)狀，無法滿足這種要求。鄧紹興教授將這種狀況稱之為“查找利用難”[2]74，用人單位不能方便地利用人事檔案進(jìn)行日常人事管理，不僅增加了人事管理工作的難度和用人風(fēng)險(xiǎn)，也不利于誠(chéng)信社會(huì)的建設(shè)。

二、形成流動(dòng)人員人事檔案收集利用困境的原因

1.形成流動(dòng)人員人事檔案材料收集困境的原因。人事檔案材料涉及內(nèi)容眾多，來源廣泛，形成復(fù)雜。從內(nèi)容上看，包括招聘錄用材料、簡(jiǎn)歷履歷材料、考察考核材料、鑒定評(píng)價(jià)材料、學(xué)歷學(xué)位材料、教育進(jìn)修培訓(xùn)材料、工資晉級(jí)材料、出國(guó)出境材料、職稱晉升材料、崗位調(diào)動(dòng)材料、職務(wù)任免材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料等；還包括入黨入團(tuán)申請(qǐng)書，黨員、團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員登記表等等。從來源上看，有的來自用人單位的相關(guān)管理部門，有的來自黨派群團(tuán)組織，甚至有的來自其他機(jī)關(guān)和單位[3]107-108。從材料的形成主體來看，有的是由單位或組織在管理活動(dòng)中自然形成，有的是由個(gè)人按組織要求自我撰寫和填報(bào)，還有的是個(gè)人撰寫或填報(bào)后經(jīng)組織認(rèn)可。

上述人事檔案材料，無論什么內(nèi)容，來自何處，由誰產(chǎn)生，在干部人事檔案管理由本單位自行管理的情況下，檔案管理部門可以通過組織的行政權(quán)力實(shí)現(xiàn)人事檔案材料收集，不存在不可逾越的障礙。而在流動(dòng)人員人事檔案管理由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的情況下，如果沒有用人單位大力支持和流動(dòng)人員密切配合，人事檔案材料的收集幾乎是不可能完成的工作。只有在人事檔案管理部門與用人單位和流動(dòng)人員加強(qiáng)聯(lián)系、經(jīng)?；?dòng)，得到他們的理解、支持和配合的情況下才能順利完成?？梢?，用人單位與流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)的分離，特別是人事檔案管理地與流動(dòng)人員工作、生活地經(jīng)常不一致的現(xiàn)實(shí)，是形成檔案材料收集困境的最主要原因。

用人單位的歸檔義務(wù)缺乏法定約束，是造成流動(dòng)人員人事檔案材料收集困境的另一個(gè)重要原因。從人事檔案管理的作用來看，用人單位應(yīng)當(dāng)利用符合規(guī)定的人事檔案材料的歸檔來強(qiáng)化對(duì)員工職務(wù)行為的約束和激勵(lì)，增強(qiáng)員工對(duì)單位利益和本職工作的責(zé)任感。但由于缺乏對(duì)用人單位人事檔案管理職責(zé)義務(wù)的制度規(guī)范，使得用人單位沒有把這項(xiàng)工作列入自己的工作范圍，甚至不一定知道本單位員工人事檔案保管在何處，這也在客觀上造成了用人單位形成的人事檔案材料難以歸檔。

2.形成流動(dòng)人員人事檔案利用困境的原因。利用人事檔案是發(fā)揮人事檔案作用的最重要的途徑。人事檔案管理和服務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)就是促進(jìn)利用。利用人事檔案是人才資源開發(fā)和使用的前提條件，也是人事檔案管理的根本目的。沒有利用，人事檔案工作就失去了存在的價(jià)值和意義。

一般而言，人事檔案利用有查閱、借用和出具證明等方式[4]147-149。當(dāng)前流動(dòng)人員檔案利用困境主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是因?yàn)闄n案與流動(dòng)人員和用人單位不在同一地區(qū)，難以查閱流動(dòng)人員人事檔案，造成利用困難；二是人事檔案與流動(dòng)人員雖在同一地，但因查閱利用的門檻高、限制條件多、手續(xù)麻煩，造成利用困難。因?yàn)槿绱?，人事檔案在最主要的應(yīng)用領(lǐng)域——在人事管理中的應(yīng)用，反而被用人單位冷落和忽略，導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案沒能在日常的人事管理中得到充分的利用。如果不重視這個(gè)問題，不能為用人單位應(yīng)用人事檔案提供便利條件，流動(dòng)人員人事檔案作用的弱化幾乎是不可避免的。

三、破解流動(dòng)人員檔案收集利用困境的對(duì)策

通過以上分析不難發(fā)現(xiàn)，流動(dòng)人員人事檔案材料收集和檔案利用困境的形成，都和人事檔案管理部門與用人單位及其流動(dòng)人員缺乏緊密的聯(lián)系機(jī)制和聯(lián)系紐帶有直接關(guān)系。只有使流動(dòng)人員人事檔案管理部門與用人單位及流動(dòng)人員通過機(jī)制和紐帶形成緊密聯(lián)系，才能走出流動(dòng)人員人事檔案材料收集和利用的困境。

1.在法律法規(guī)中增加用人單位和流動(dòng)人員的權(quán)利義務(wù)的規(guī)定。修改有關(guān)流動(dòng)人員檔案管理規(guī)定，明確規(guī)定流動(dòng)人員本人可以查閱自己的人事檔案；允許流動(dòng)人員對(duì)可能危害其利益的檔案材料，在放入人事檔案之前提出意見；本人有權(quán)向組織申訴和要求修改、更正人事檔案中與事實(shí)不符的材料；本人有權(quán)對(duì)人事檔案中的信息內(nèi)容作出說明，其說明材料附在有關(guān)材料之后[5]49。允許流動(dòng)人員個(gè)人補(bǔ)充材料。流動(dòng)人員中有一部分人是自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員，或是海歸人員，沒有原單位或原單位不能提供相關(guān)人事檔案材料時(shí)，可讓本人提供學(xué)歷、經(jīng)歷、技能、業(yè)績(jī)方面的認(rèn)證材料（含證書復(fù)印件），讓本人寫出一份較完整的材料，使其能“延續(xù)歷史”，做到“不斷檔”。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)若有條件核實(shí)就核實(shí)，不能核實(shí)的則注明“材料系本人提供未經(jīng)核實(shí)”即可[2]76。

2.全國(guó)各地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行。將人力資源社會(huì)保障部認(rèn)可的有資格管理流動(dòng)人員人事檔案的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)組成一個(gè)實(shí)體網(wǎng)絡(luò)。每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)除了按目前規(guī)定接收、管理有本地戶籍的流動(dòng)人員檔案和在本地區(qū)單位工作的流動(dòng)人員檔案之外，還負(fù)責(zé)代為收集鑒別其他網(wǎng)點(diǎn)管理的流動(dòng)人員人事檔案材料，并轉(zhuǎn)遞到對(duì)應(yīng)網(wǎng)點(diǎn)歸檔。同時(shí)，網(wǎng)點(diǎn)還向流動(dòng)人員及其用人單位提供全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案聯(lián)網(wǎng)查閱和出具相關(guān)證明的服務(wù)。任何地方的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)都是這個(gè)網(wǎng)的成員單位，都可以提供同樣的流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔和人事檔案查閱等利用服務(wù)。

3.流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍的遠(yuǎn)程查閱。各地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)將所保管的流動(dòng)人員紙質(zhì)人事檔案電子化、數(shù)字化后上網(wǎng)，各地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)異地查閱。無論何地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，都可以根據(jù)規(guī)定向用人單位及其流動(dòng)人員或其他部門提供檔案查閱服務(wù)，也可以根據(jù)檔案材料提供出具相關(guān)證明等利用服務(wù)。全國(guó)所有流動(dòng)人員人事檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化上網(wǎng)共享后，國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)只需要根據(jù)授權(quán)查閱相應(yīng)流動(dòng)人員的人事檔案材料，便可直接辦理相關(guān)事務(wù)，不再需要流動(dòng)人員到檔案管理部門出具相關(guān)證明，可以極大地節(jié)省社會(huì)管理運(yùn)行成本。

4.用檔案利用服務(wù)作為紐帶聯(lián)結(jié)用人單位和流動(dòng)人員，贏得他們的支持。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行和流動(dòng)人員人事檔案信息上網(wǎng)共享，為破解流動(dòng)人員人事檔案材料收集利用困境奠定了組織和技術(shù)基礎(chǔ)，只要用人單位和流動(dòng)人員積極支持和配合，人事檔案材料收集困境就能得到破解。換位思考，在目前誠(chéng)信問題嚴(yán)重的情況下，無論是流動(dòng)人員還是用人單位，都迫切需要利用人事檔案的憑證作用解決組織管理和日常生活中的實(shí)際問題，用檔案利用服務(wù)贏得支持和配合是一種很好的現(xiàn)實(shí)選擇。

在機(jī)制上，可以規(guī)定，用人單位憑其與流動(dòng)人員簽訂的聘用（勞動(dòng)）合同，就可以取得流動(dòng)人員人事檔案的遠(yuǎn)程查閱權(quán)限，與此同時(shí)，也要承擔(dān)聘用（勞動(dòng)）合同存續(xù)期間向當(dāng)?shù)厝瞬帕鲃?dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)送交歸檔本單位人員人事檔案材料的責(zé)任和義務(wù)。流動(dòng)人員從用人單位離職后，用人單位應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)將離職員工的檔案材料送交歸檔，辦理終結(jié)相應(yīng)責(zé)任義務(wù)的手續(xù)。同時(shí)還要規(guī)定，流動(dòng)人員變換工作生活地時(shí)，憑本人身份證到當(dāng)?shù)厝瞬帕鲃?dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)登記，即可辦理查閱本人人事檔案、要求出具相關(guān)證明等事務(wù)，并可獲得當(dāng)?shù)厝瞬判枨蠛途蜆I(yè)形勢(shì)的相關(guān)信息。

無論是用人單位還是流動(dòng)人員本人去人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事檔案查閱等事務(wù)，都會(huì)產(chǎn)生流動(dòng)人員在當(dāng)?shù)毓ぷ魃畹男畔?，從而了解到流?dòng)人員的流向和就業(yè)情況等相關(guān)數(shù)據(jù)。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些信息進(jìn)行分析利用，可以為黨和政府有針對(duì)性地制訂宏觀經(jīng)濟(jì)政策，管理和引導(dǎo)流動(dòng)人才提供準(zhǔn)確可靠的信息；各地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)都也可以很方便地掌握本地流動(dòng)人員的基本情況，加強(qiáng)與用人單位和流動(dòng)人員的溝通聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員的服務(wù)和管理，破解流動(dòng)人員人事檔案材料收集利用難的困境。

[1]朱玉媛.流動(dòng)人員人事檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策[J].湖北檔案，1999（4）.

[2]鄧紹興.流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)和對(duì)策[J].中國(guó)人才，2007（10）.

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2002.

[4]李曉婷.人事檔案管理實(shí)務(wù)[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2016.

[5]鄧紹興.試論保障建檔相對(duì)人的權(quán)益[J].檔案學(xué)通訊，2008（1）.

任南竹，江漢大學(xué)黨委組織部，館員，研究方向?yàn)槿耸聶n案管理。

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2017-02-06