梁偉杰 陸浩東

（1欽州學(xué)院 欽州 535011 2賀州學(xué)院 賀州 542899）

檔案信息化建設(shè)中的成本—效益管理理論與思考

梁偉杰1陸浩東2

（1欽州學(xué)院 欽州 535011 2賀州學(xué)院 賀州 542899）

在信息公開(kāi)制度下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用問(wèn)題值得重視。檔案管理成本的消耗直接影響檔案信息資源所帶來(lái)的效益，以最小的成本獲取最大的效益是檔案管理部門(mén)發(fā)展的重要問(wèn)題。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循成本—效益管理原則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的成本管理觀念的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)檔案管理的公益性和經(jīng)濟(jì)性的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

檔案管理 成本—效益分析 信息服務(wù)

隨著信息公開(kāi)制度的實(shí)施,檔案文獻(xiàn)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用也頗引社會(huì)關(guān)注。檔案信息商業(yè)化經(jīng)營(yíng)的管理辦法也逐漸為檔案管理部門(mén)采納，但是在經(jīng)濟(jì)管理運(yùn)行過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，比如怎樣權(quán)衡檔案管理的公益性與經(jīng)濟(jì)性的矛盾問(wèn)題？檔案管理成本的調(diào)控問(wèn)題怎樣解決？檔案文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化過(guò)程中如何節(jié)約成本增強(qiáng)效益？為此，在檔案信息化建設(shè)中，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的成本—效益管理研究是十分有意義的，檔案管理的信息化突出的是檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，轉(zhuǎn)向通過(guò)信息化的形式，以音頻、視頻等不同載體的方式為社會(huì)提供服務(wù)，從而達(dá)到提高檔案管理的效率和效益的目的。

一、檔案管理成本—效益的概述

1.檔案管理成本的構(gòu)成。通常，檔案管理成本有幾個(gè)方面：①物質(zhì)成本，指檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，如庫(kù)房、儀器設(shè)備、技術(shù)設(shè)施等，這些納入檔案管理固定資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)當(dāng)中；②人力成本，主要指支付檔案管理人員的勞動(dòng)報(bào)酬，包括檔案管理人員的工資與辦公費(fèi)用；③管理成本，主要指檔案征集、鑒定、修復(fù)、保存、記錄等方面檔案整理工作的耗資，這一部分消耗性材料的費(fèi)用還包含技術(shù)性管理的費(fèi)用[1]11-15；④后期使用成本，指建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)之后，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案信息管理利用的培訓(xùn)費(fèi)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)。

鑒于自身經(jīng)濟(jì)條件、組織機(jī)構(gòu)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等情況，檔案管理模式存在自主管理和業(yè)務(wù)外包兩種方式,有的企業(yè)或組織采取其中之一的模式，或者兩種兼顧的管理模式。但是對(duì)于檔案管理成本方面，以平均案卷作為衡量成本核算的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，具有一定的代表性[2]18-20。

2.檔案管理效益的影響。檔案管理的效益主要體現(xiàn)在：①發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。原始檔案材料是最有說(shuō)服力的一種歷史證明，它是檔案利用者作出正確判斷或決策的有力依據(jù)。②拓展業(yè)務(wù)范圍。過(guò)去檔案信息資源利用率低，很大程度是由于保密原則的限制，隨著信息公開(kāi)制度的實(shí)施，檔案信息資源管理突破原先的業(yè)務(wù)范疇，特別是檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)之后，利用檔案信息資源開(kāi)展的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍有所擴(kuò)大，這也為檔案管理工作注入了新的內(nèi)容。③提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源就是無(wú)形的財(cái)富，充分挖掘檔案信息資源，開(kāi)展個(gè)性化的信息服務(wù)就是檔案管理機(jī)構(gòu)處于激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)所在，檔案管理機(jī)構(gòu)組織應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。

在檔案管理的過(guò)程中，成本是基礎(chǔ)，效益是目的，對(duì)檔案信息資源的管理根本目標(biāo)就在于，不僅僅是提供精確的原始證據(jù)，更重要的是通過(guò)挖掘?qū)氋F的檔案信息資源中有價(jià)值的部分，以此創(chuàng)造效益，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)效益，還是社會(huì)效益。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)本著成本—效益原則實(shí)施管理，因?yàn)槌杀尽б嬖瓌t是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個(gè)最基本的理性概念,表現(xiàn)為理性的經(jīng)濟(jì)人總是以較小的成本去獲得更大的效益,一般也被認(rèn)為是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的普遍性原則和約束條件[3]189-190。成本—效益管理也是中國(guó)檔案管理事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的發(fā)展契機(jī)。

二、檔案管理成本—效益的狀況分析

1.檔案管理成本—效益的發(fā)展態(tài)勢(shì)述描。迄今檔案管理部門(mén)制度不夠完善，檔案管理人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)欠缺，因檔案收集不及時(shí)，整理不到位，保管不嚴(yán)格等原因，導(dǎo)致檔案的散失、破損，忽略檔案保管期限控制，該銷(xiāo)毀的檔案不及時(shí)處理，積累量越來(lái)越大，檔案文件重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，最終造成檔案信息資源建設(shè)成本加大。

伴隨著信息化建設(shè)的開(kāi)展，檔案信息資源的成本與效益管理不僅局限于企業(yè)中，在事業(yè)單位也同樣適用。從一些公司、企業(yè)的成功管理經(jīng)驗(yàn)可以證明，成本與效益的研究就發(fā)揮了關(guān)鍵的作用，可見(jiàn)，成本—效益管理分析法在檔案信息資源管理中也是一種有效的管理辦法。因?yàn)椋杀尽б娣治龇ㄗ鳛榻?jīng)濟(jì)管理工作中的決策方法，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目中的投入成本與整體效益進(jìn)行科學(xué)比較，來(lái)使相關(guān)項(xiàng)目的實(shí)施價(jià)值得到有效的評(píng)估[4]41-45。正常情況下，政府有關(guān)部門(mén)的經(jīng)營(yíng)決策管理過(guò)程中，運(yùn)用成本—效益分析法，目的就是以最小的成本投入獲取最大的收入效益。成本—效益分析法被運(yùn)用在公共事業(yè)社會(huì)效益的評(píng)估中，項(xiàng)目的成本與效益被明確展現(xiàn)出來(lái)，并進(jìn)行具體的量化。

2.檔案管理成本—效益分析的必要性。檔案信息資源作為一種無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位，甚至于社會(huì)都是無(wú)法以物質(zhì)的形式進(jìn)行衡量的。在信息時(shí)代，信息公開(kāi)制度下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，實(shí)施成本管理，降低管理成本還是十分必要的。因?yàn)槲覈?guó)目前檔案文獻(xiàn)信息資源管理的資金很大程度依賴于財(cái)政調(diào)撥資金中的一小部分，以此作為檔案文獻(xiàn)信息資源管理的保管費(fèi)和查詢費(fèi)的開(kāi)支。許多檔案用戶并不了解檔案管理是否該繳納保管費(fèi)，保存一份檔案文獻(xiàn)的折合成本是多少。事實(shí)上，檔案管理交納的一定金額只不過(guò)是維持檔案文獻(xiàn)資源保存的耗資，還存在相當(dāng)一部分破損的檔案文獻(xiàn)修復(fù)、保存檔案的儀器設(shè)備維護(hù)等所需要的經(jīng)費(fèi)缺口。因此，進(jìn)行檔案管理成本—效益分析，不僅能增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案管理意識(shí)，而且還有益于開(kāi)源節(jié)流地使用檔案管理經(jīng)費(fèi)。

與此同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理的成本—效益分析有助于開(kāi)發(fā)檔案信息資源的創(chuàng)新管理，提高管理效能。受傳統(tǒng)管理范式的制約，一直以來(lái)，普遍認(rèn)為檔案管理是公益性的服務(wù)，檔案信息資源管理理所當(dāng)然可以不計(jì)成本，不求效益，然而，在信息化建設(shè)中，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的成本—效益管理分析，可大大增強(qiáng)成本的可控性，畢竟檔案管理部門(mén)創(chuàng)造效益的能力與企業(yè)相距甚遠(yuǎn)，檔案管理部門(mén)在信息化建設(shè)過(guò)程中需要大量的資金投入，才能面對(duì)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化管理發(fā)展的需求。檔案信息資源的收集、整理、修復(fù)、鑒定，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)檔案文獻(xiàn)資源的編目、檢索、建立數(shù)據(jù)庫(kù)等一系列加工，就是為了更好地加以利用，挖掘檔案信息資源的有價(jià)值部分，也是檔案管理事業(yè)應(yīng)對(duì)信息社會(huì)的挑戰(zhàn)，生存和發(fā)展的有效措施。

3.檔案管理成本的計(jì)算公式。以企業(yè)檔案為例，檔案管理成本計(jì)算有年度計(jì)算和單卷計(jì)算之分。按財(cái)務(wù)年度計(jì)算，即是每一個(gè)財(cái)務(wù)年度的單位案卷成本費(fèi)用。要計(jì)算每卷檔案管理的成本費(fèi)用就復(fù)雜得多，它是按財(cái)務(wù)年度遞進(jìn)的，也就是說(shuō)，管理年代越久的檔案，它的每案卷成本費(fèi)用就越高。

其次，會(huì)計(jì)信息化依靠著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)運(yùn)行，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障問(wèn)題，企業(yè)的財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)便會(huì)泄露，使得企業(yè)面臨著嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)建立起全面地監(jiān)查制度，實(shí)施對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)備的管理與監(jiān)控工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的信息數(shù)據(jù)處理工作，提高企業(yè)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全性。

檔案管理部門(mén)每年都有檔案歸檔，那么新老檔案的管理費(fèi)用如何區(qū)別計(jì)算呢？首先，把檔案設(shè)備的投入與當(dāng)年案卷總數(shù)之間的關(guān)系計(jì)算出來(lái)，即平均案卷成本。平均案卷成本的計(jì)算公式如下[5]26-27：

實(shí)際上，案卷的實(shí)際成本并不是按當(dāng)年費(fèi)用投入得到的，它是一個(gè)累計(jì)值。

注：n：指檔案保管的年度。

一些企業(yè)檔案管理成本的調(diào)查分析結(jié)果告訴我們，檔案的管理成本是不容小視的，以一個(gè)中型企業(yè)案卷為例，其檔案卷宗收藏保管就不下10萬(wàn)冊(cè)，若以保存年限5年計(jì)，每卷成本折合人民幣100元，那么全部卷宗的保管費(fèi)用就耗資1千多萬(wàn)元。

而底圖或光盤(pán)、膠片等特殊載體檔案，則按保管的單元進(jìn)行計(jì)算，保管費(fèi)用更為昂貴。由此可見(jiàn)，檔案的成本分析在檔案管理中的意義是非常重要的，因?yàn)樗鼘?duì)檔案利用的利潤(rùn)計(jì)算是不可或缺的。

三、提高檔案管理成本—效益的理性思考

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，有利于樹(shù)立檔案管理人員的成本管理理念。檔案文獻(xiàn)資源真實(shí)、客觀地記錄事物的發(fā)展歷程，檔案資源不僅具有無(wú)形資產(chǎn)和固定資產(chǎn)的屬性，還包含著特定的區(qū)域性等公共屬性，檔案管理人員要強(qiáng)化成本意識(shí)，關(guān)注細(xì)節(jié)，培養(yǎng)節(jié)約增效觀念，只有樹(shù)立檔案文獻(xiàn)資源是資產(chǎn)的基礎(chǔ)上，才能竭盡全力地去管理、保護(hù)、開(kāi)發(fā)和利用好這些珍貴的資產(chǎn)，也只有充分認(rèn)識(shí)并重視成本控制，才會(huì)在實(shí)際工作中科學(xué)管理。

從檔案利用者的角度來(lái)說(shuō)，檔案文獻(xiàn)資源的有用性和效益是其在利用檔案文獻(xiàn)資源的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，檔案信息資源的使用價(jià)值在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、形成，這種無(wú)形資產(chǎn)的衍生物產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益會(huì)慢慢地?cái)U(kuò)散，利用者通過(guò)檔案資源的原始、真實(shí)的記錄，在決策中作出準(zhǔn)確的判斷，避免了不必要的損失。例如，在城市的新建和擴(kuò)建當(dāng)中，依據(jù)城市建設(shè)基礎(chǔ)檔案材料，取其精華，完善和修正不足之處，將大大地降低設(shè)計(jì)成本，提高工程建設(shè)的效率。

2.管理模式的創(chuàng)新，有助于激發(fā)檔案管理機(jī)構(gòu)的活力。縱觀整個(gè)信息服務(wù)業(yè)，無(wú)論是人力資源的結(jié)構(gòu)，技術(shù)設(shè)施和技術(shù)力量的資源配置，還是獲取信息資源的能力，檔案機(jī)構(gòu)都明顯處于弱勢(shì)，在當(dāng)今信息化的社會(huì)中，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，如果檔案機(jī)構(gòu)墨守陳規(guī)，不改變傳統(tǒng)的管理模式，勢(shì)必會(huì)繼續(xù)在信息服務(wù)業(yè)的底層徘徊。檔案機(jī)構(gòu)擁有與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)不同的資源優(yōu)勢(shì)，就在于檔案文獻(xiàn)信息資源的原始性、真實(shí)性和有效性，如果充分挖掘和利用好檔案文獻(xiàn)信息資源，將會(huì)使檔案機(jī)構(gòu)在競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)處于不可替代的位置，前提就是對(duì)檔案管理模式進(jìn)行有效改革。

隨著“信息商品化”的理念日益擴(kuò)大，檔案機(jī)構(gòu)探索出一條適合自身發(fā)展的“信息商品化”經(jīng)營(yíng)管理模式，即充分利用檔案部門(mén)的文獻(xiàn)資源、人力資源、人脈資源，參與到社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的建設(shè)當(dāng)中，借鑒成功企業(yè)管理的先進(jìn)管理方法和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)機(jī)制，在充分掌握不同領(lǐng)域檔案用戶在生產(chǎn)、科研等社會(huì)活動(dòng)中的信息需求的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案文獻(xiàn)信息產(chǎn)品，特別是品牌產(chǎn)品，例如，編制或編譯檔案信息導(dǎo)報(bào)、目錄索引，為企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)組織參謀和決策；結(jié)合用戶的科研項(xiàng)目研究、技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)，承辦一些關(guān)于信息調(diào)研、信息檢索、信息咨詢，以定題服務(wù)的形式，協(xié)同和跟蹤項(xiàng)目的研究進(jìn)展，為項(xiàng)目的研究、技術(shù)難題的攻克提供信息保障服務(wù)?？傊?，利用檔案信息資源中的特色資源，服務(wù)于企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)組織，也不失為拓寬服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。實(shí)踐證明，利用信息商品化創(chuàng)造的效益是十分可觀的，對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展也是一種良性循環(huán)。

3.明確檔案成本—效益管理的具體實(shí)施辦法，有利于對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)全面發(fā)展的掌控。在檔案管理工作的運(yùn)行過(guò)程中，通過(guò)運(yùn)用成本—效益分析法，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的投入成本與收入效益進(jìn)行核算，從而對(duì)檔案管理工作的正常運(yùn)作，以及信息化建設(shè)中的各種數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行全面了解，把握檔案部門(mén)的具體運(yùn)行情況，對(duì)檔案文獻(xiàn)信息資源的整理、保存等具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)，有效地控制成本，提高檔案信息資源的利用率，減少不必要的資源浪費(fèi)，也減輕檔案管理部門(mén)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。一方面，信息化建設(shè)中，檔案部門(mén)要投入一定的財(cái)力對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行更新、改造，還要投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是現(xiàn)代高科技設(shè)備的使用、維護(hù)技能培訓(xùn)，所消耗的經(jīng)濟(jì)投入是信息化建設(shè)不能缺少的。另一方面，明確檔案管理成本—效益分析法的實(shí)施步驟：首先，明確檔案文獻(xiàn)資源藏品的保管、修繕成本；其次，了解提供檔案信息服務(wù)的額外收益；再次，確定在檔案信息資源在信息化建設(shè)中可節(jié)約的費(fèi)用成本；接著，制定預(yù)期投入成本與收益的對(duì)比表；最后，對(duì)檔案信息資源建設(shè)和服務(wù)的成本與收益進(jìn)行評(píng)估、量化[6]98。以此為依據(jù)，客觀、全面地制定相應(yīng)的管理措施，提高檔案部門(mén)的整體管理水平，改善檔案部門(mén)管理現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4.保持檔案管理的公益性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的有機(jī)結(jié)合。誠(chéng)然，檔案部門(mén)在檔案管理上以公益性經(jīng)營(yíng)管理為主，在信息公開(kāi)制度下的檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，政府要加大對(duì)檔案部門(mén)的投入與建設(shè)力度，強(qiáng)化其社會(huì)責(zé)任感，促進(jìn)檔案文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化建設(shè)策略的改進(jìn)與完善，在不違反保密原則的基礎(chǔ)上，最大限度地合理開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源。同時(shí)，檔案管理部門(mén)要完善相關(guān)的管理制度，不得以獲取經(jīng)濟(jì)利益為目的，規(guī)范檔案經(jīng)營(yíng)管理行為，完善其經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，確保檔案管理的公益性與服務(wù)性，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供信息保障。

5.加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。信息化建設(shè)的發(fā)展，迫切要求檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)一步更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)和技能，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，對(duì)檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行標(biāo)引、分類(lèi)和有效管理，對(duì)年代久遠(yuǎn)且具有特殊意義的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理保存。檔案人員也要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取的思想，通過(guò)各種形式或渠道積極主動(dòng)地參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流，切實(shí)提高自身的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能和管理水平。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)也要有計(jì)劃地安排檔案管理人員參加專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的素質(zhì)從整體上得到提高，這樣才能更好地提高檔案管理工作的效率，適應(yīng)檔案管理事業(yè)的信息化建設(shè)的需要。

如果檔案管理機(jī)構(gòu)單純停留在公益性組織的管理上，在信息社會(huì)的發(fā)展必然是行不通的，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)必須要打破傳統(tǒng)觀念，提供檔案信息產(chǎn)品和信息服務(wù)的商品化，只有通過(guò)將檔案信息資源產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為商品，投入市場(chǎng)，參與市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供服務(wù)，既能使檔案部門(mén)在檔案信息資源管理成本中投入帶來(lái)一定的價(jià)值，還能讓檔案信息資源為檔案部門(mén)和社會(huì)帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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廣西高校社科項(xiàng)目“廣西高校檔案以人為本管理研究”（SK13LX 425）；賀州學(xué)院教授科研啟動(dòng)基金項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書(shū)館資源與服務(wù)的融合機(jī)制研究”（HZUJS201503）。

梁偉杰，欽州學(xué)院人事處副處長(zhǎng)，主要研究方向?yàn)闄n案學(xué)管理；陸浩東，賀州學(xué)院圖書(shū)館研究館員，主要研究方向?yàn)楝F(xiàn)代圖書(shū)館與圖書(shū)館事業(yè)管理。

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2017-02-16