文//張麗巧

信息化時(shí)代人事檔案管理探析

文//張麗巧

人事檔案是全面反映一個(gè)人履歷的重要工具，它記載著一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作背景、獎(jiǎng)懲情況等，對(duì)一個(gè)人的求職、升職起著至關(guān)重要的作用。在信息化時(shí)代，有效發(fā)揮人事檔案管理的作用至關(guān)重要。

一、人事檔案管理的重要性

1．人事檔案管理對(duì)個(gè)人的作用。人事檔案管理是一個(gè)人的身份、符號(hào)，它記載著一個(gè)人的歷史，對(duì)人的學(xué)習(xí)、工作背景、獎(jiǎng)懲情況、政治信仰情況等做出了詳細(xì)的記錄。人事檔案應(yīng)用于個(gè)人的求職、升職、黨組織、團(tuán)組織考察中，對(duì)個(gè)人而言，人事檔案的重要性不言而喻。

2．人事檔案管理對(duì)用人單位的作用。個(gè)人在求職中，需要將個(gè)人人事檔案交給用人單位，或由用人單位直接調(diào)轉(zhuǎn)。用人單位通過(guò)人事檔案，能夠?qū)T工的學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲背景進(jìn)行足夠了解，客觀上為用人單位進(jìn)行員工的選聘提供了重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

1．檔案管理方式陳舊，效率不高。傳統(tǒng)的檔案管理是采用老十類的標(biāo)準(zhǔn)，即履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考核材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料等。隨著社會(huì)的發(fā)展、人事制度的健全，人事檔案管理所需的材料已經(jīng)不僅僅局限于這十類標(biāo)準(zhǔn)，更多的如特長(zhǎng)、心理素質(zhì)等方面也是重要方面。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)有的發(fā)展需要，這就需要信息化技術(shù)來(lái)對(duì)這些資料進(jìn)行匯總，提高工作人員的工作效率。

2．人事檔案管理人員信息化意識(shí)不足。信息化時(shí)代來(lái)臨，很多人事檔案管理人員跟不上信息化的步伐，安于現(xiàn)狀，不能接受新鮮事物，不愿意改變現(xiàn)有的工作模式，這歸因于工作人員的信息化意識(shí)不足，尚且不能認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)其工作的便利性。

3．人事檔案管理的安全性欠佳。信息化建設(shè)為人事檔案管理工作帶來(lái)了便利性，但隨之而來(lái)的是一些魚龍混雜的檔案管理軟件，這些軟件由不同的軟件公司開發(fā)，技術(shù)水平參差不齊，而一些檔案管理工作過(guò)度依賴信息化軟件，忽視了對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，一旦信息化軟件癱瘓就會(huì)帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

三、人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性

1．有利于提高人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以省去很多工作人員的勞力，他們可以利用余下的時(shí)間學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識(shí)以及人事管理相關(guān)知識(shí)，提高他們的綜合素質(zhì)，同時(shí)也提高管理的工作效率。

2．有利于原始檔案的保護(hù)。原始檔案對(duì)于后續(xù)工作具有參考作用，而很多紙質(zhì)版原始檔案經(jīng)過(guò)各方的查找、翻閱，已經(jīng)有所破損，這不利于后續(xù)工作的開展。而信息化時(shí)代的到來(lái)，將紙質(zhì)版原來(lái)檔案在計(jì)算機(jī)上輸入，查找的時(shí)候也只需在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，有利于原始檔案的保護(hù)。

3．有利于人事調(diào)整工作的參考。人事調(diào)整對(duì)于用人單位、社會(huì)的發(fā)展至關(guān)重要，而人事調(diào)整工作可以通過(guò)個(gè)人的人事檔案先做客觀的評(píng)價(jià)，在進(jìn)行調(diào)整時(shí)具有參考作用。計(jì)算機(jī)在檢索方面比紙質(zhì)版人事檔案材料要方便得多，因此利用計(jì)算機(jī)的檢索功能可以準(zhǔn)確查找符合任職要求的干部信息，從而提供客觀信息。

四、信息化時(shí)代人事檔案管理的建議

1．提高各級(jí)人事檔案管理人員的信息化意識(shí)。人事檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理的一線人員，他們信息化意識(shí)的提高對(duì)信息化在人事檔案管理工作中的推進(jìn)至關(guān)重要。因此，要采用培訓(xùn)、宣傳等方式提高一線管理人員的信息化意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層更要堅(jiān)定信息化建設(shè)的意識(shí)，并傳達(dá)給一線管理人員。

2．加強(qiáng)培訓(xùn)提高人事檔案管理人員的信息化水平。

人事檔案管理人員的信息化水平是有效推進(jìn)信息化建設(shè)的重要方面。會(huì)用、善用是對(duì)工作人員信息化水平的基本要求。年輕的工作人員對(duì)信息化軟件的接受度較高，年齡稍大的工作人員可能接受程度稍慢一些，這就需要人力資源與社會(huì)保障局對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以防在后續(xù)工作中出現(xiàn)操作錯(cuò)誤等問(wèn)題，為檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩。

3．選擇人事檔案管理信息化權(quán)威軟件。人事檔案管理的軟件參差不齊，因此在操作便捷性和安全性方面也有所不同。那么單位在選擇管理軟件時(shí)要有所分辨，盡可能選擇權(quán)威的軟件，在后續(xù)工作中能夠發(fā)揮其應(yīng)有的功效。

4．信息化軟件與紙質(zhì)檔案相結(jié)合。信息化軟件的利用，很多工作人員發(fā)現(xiàn)了其便捷性，就有可能過(guò)分依賴，以至于先前的紙質(zhì)檔案就不再采用，但信息化軟件使用前期，可能由于軟件的不穩(wěn)定性，在資料的完整性、可持續(xù)性方面還或多或少存在問(wèn)題，因此建議在軟件使用前期，將軟件與紙質(zhì)檔案相結(jié)合。

（作者單位：浙江省溫嶺市人才市場(chǎng)管理辦公室）