夏剛

（寧夏大學銀川750021）

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

夏剛

（寧夏大學銀川750021）

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學技術(shù)水平的不斷提升，數(shù)字信息化時代的到來，已經(jīng)對社會各行各業(yè)都造成了巨大的影響，促進了社會各領(lǐng)域的發(fā)展和進步，高校檔案管理工作便是其中之一。為了對數(shù)字信息化背景下高校檔案管理有更深的了解，筆者在本文中首先闡述了高校檔案管理的發(fā)展特點，然后分析了數(shù)字信息化背景下高校檔案管理存在的問題，最后再重點探討了高校檔案管理工作在數(shù)字信息化的背景下如何實現(xiàn)創(chuàng)新。

數(shù)字信息化高校檔案創(chuàng)新管理創(chuàng)新措施

數(shù)字信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，不可逆轉(zhuǎn)。在數(shù)字信息化的影響下，社會各領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，極大地提升了社會生產(chǎn)率，促進了社會的不斷發(fā)展。高校是向社會輸送人才的重要場所，其工作的開展關(guān)系到學生的發(fā)展。作為高校管理工作中與師生關(guān)系非常密切的檔案管理，應當予以足夠的重視，充分利用數(shù)字信息化帶來的優(yōu)勢，解決以往檔案管理過程中存在的問題，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理，促進高校檔案管理水平的提升，滿足教育發(fā)展現(xiàn)代化的需要。

一、當前高校檔案管理工作發(fā)展具有的特點

高校檔案管理工作與學生的聯(lián)系十分緊密，集中反映了學生的學業(yè)、歷史、文化生活、思想道德等多方面的綜合素質(zhì)。高校是培養(yǎng)學生全面發(fā)展，向社會輸送人才的重要場所，檔案管理工作的重要性不言而喻。在當前信息時代的背景下，高校檔案管理工作不可避免地會受到影響，帶來機遇的同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。結(jié)合當前高校檔案管理工作的實際情況來看，主要存在以下兩個方面的特點：

第一，檔案管理具有智能化的特點。在信息科技的帶動下，傳統(tǒng)的信息資料檢索工具已經(jīng)難以滿足檢索的需要，新的檢索工具不斷被開發(fā)和利用，這使得高校在進行檔案信息資料的檢索時變得更加方便，帶來了極大的便利，同時也提升了高校檔案管理工作的效率，高校檔案管理工作必將朝著智能化方向邁進。

第二，檔案管理具有信息化的特點。對于信息化這一點，并不是只有高校檔案管理才有，其實信息化是社會發(fā)展的一個大趨勢，信息化是高校檔案管理中最為顯著的特點[1]143-144。高校檔案管理過程中，利用一些先進的網(wǎng)絡技術(shù)進行管理工作，如城市云網(wǎng)絡技術(shù)的應用就使得高校檔案管理工作逐漸向無紙化和集中化邁進。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的問題

現(xiàn)階段，數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作盡管已經(jīng)有了很大轉(zhuǎn)變，各項管理工作逐漸完善，管理水平也獲得極大的提升。然而，在實際的管理過程中仍然存在一定的問題，如主動服務能力的不足、慣性思維依舊存在、工作缺乏創(chuàng)新性等，這些問題的存在嚴重阻礙了高校檔案管理水平的提升。

1.檔案管理的主動服務能力不足。高校在開展檔案管理工作的時候，能夠達到適應發(fā)展的需要，但是在服務上還是處于相對被動的局面。這種被動局面的存在，如果不加以解決，會一直持續(xù)下去，這就使得與社會和高校的發(fā)展需求差距越拉越大，檔案管理工作的效率受到極大影響?？梢哉f，檔案管理工作的被動局面，是困擾高校檔案管理工作進一步完善的主要因素，也是高校當前的重要課題，而打破被動的局面則是檔案管理服務工作的發(fā)展趨勢[2]72-73，78。

2.慣性思維仍然存在檔案管理中。高校檔案管理工作深受傳統(tǒng)管理觀念的影響，思維上難以放開，被嚴重束縛，這種影響一直延續(xù)到現(xiàn)在的檔案管理工作中。特別是檔案管理相關(guān)部門領(lǐng)導的管理思想被“綁定”，在指導工作開展的過程中，難以接受現(xiàn)代化的管理觀念。在這樣的背景下，高校的檔案管理工作發(fā)展緩慢，向前幅度非常小。所以，高校檔案管理工作要想實現(xiàn)創(chuàng)新，就必須從管理觀念方面著手，改變傳統(tǒng)的管理思維模式。

3.檔案管理工作缺乏一定創(chuàng)新性。關(guān)于創(chuàng)新這一點，也是目前影響高校檔案管理工作完善的因素之一。創(chuàng)新能力的不足，不止存在于高校檔案管理工作中，其實廣泛地存在于社會各行各業(yè)中，我國的創(chuàng)新能力亟須提升。由于高校檔案管理中缺乏一定的創(chuàng)新性，使得檔案管理的方式比較單一，無論是檔案的收集，還是檔案的整理，抑或是檔案的利用，都毫無新意可言，使得本來就存在問題的檔案管理工作出現(xiàn)問題加重的趨勢。

三、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作的創(chuàng)新措施

鑒于高校檔案管理工作存在上述問題，要想進一步提升檔案管理工作水平，就必須采取相應的措施解決好上述問題，以此促進高校檔案管理水平的提升，從而帶動高校管理整體水平的提高。接下來，筆者在參考相關(guān)文獻資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，就數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進行探討。

1.樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。當下，信息化的飛速發(fā)展已經(jīng)對高等教育院校各方面的管理工作與實施工作產(chǎn)生了非常深遠的影響。在這樣的背景下，高校檔案管理工作應當與時俱進，緊跟時代發(fā)展的步伐，從管理觀念上著手，轉(zhuǎn)變以往的落后陳舊的管理觀念，樹立新的現(xiàn)代化的管理理念，努力提升檔案管理工作的數(shù)字信息化水準，使得檔案管理工作朝著高效、優(yōu)質(zhì)的服務方向發(fā)展。在傳統(tǒng)的高校檔案管理理念中，管理者無法意識到數(shù)字信息化的重要性，也難以正確認識管理工作中存在的問題，只是很片面地完成基本數(shù)據(jù)的整體任務，樹立數(shù)字信息化的檔案管理理念之后，其中存在的問題將會有很好的解決基礎(chǔ)[3]173-174。如何實現(xiàn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，對于高校而言，可以對檔案管理者進行數(shù)字化理念的全新灌輸，具體操作的時候可以通過各種形式進行。比如，高?？梢越M織培訓，強化檔案管理者對檔案管理工作的認識，幫助檔案管理者逐漸轉(zhuǎn)變管理觀念。又比如，高?？梢越M織各大院校之間相互學習，相互之間進行交流，可以實現(xiàn)取長補短的效果，檔案管理者的思維碰撞，有利于擦出創(chuàng)新的“火花”，在一定程度上可以促進檔案管理者管理觀念的轉(zhuǎn)變。在這里，高校對新技術(shù)的引進是關(guān)鍵，對于技術(shù)的運用可以作為重點的培訓內(nèi)容，如果條件允許，可以聘請相關(guān)的專家學者給予充分的思想灌輸和技術(shù)講解，實現(xiàn)提升高校檔案管理者管理觀念的目的。

2.加強對數(shù)字化檔案技術(shù)的引入。高校檔案管理中，由于各種主客觀因素的存在，使得工作的開展出現(xiàn)方法陳舊、內(nèi)容繁瑣、利用率低的情況。高校檔案管理工作主要包括三方面的內(nèi)容，一個是檔案的記錄，另一個是檔案的存儲，還有就是檔案的檢索。高校傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案是絕對“主力”，在進行分類、整理和歸納的過程中，要花費大量的人力和物力，工作效率不高不說，關(guān)鍵是在檔案管理過程中出現(xiàn)不經(jīng)意的錯誤，影響檔案資料的利用。所以，高校一定要加強對數(shù)字化檔案技術(shù)的引入，具體從以下幾個方面著手。

首先，引入數(shù)字化技術(shù)，建立電子檔案庫。高校在建立電子檔案庫之后，如果有需要，可以針對性地公開。通常情況下，高校檔案管理需要定期對檔案資料信息進行完善和記錄，在這一階段中可以向?qū)W生開放，讓學生主動去完善檔案信息資料[4]215。當然，學生在將自己的檔案信息資料完善之后，提交給指導員進行審核，審核不合格者無效，待審核通過之后才能交給檔案工作者統(tǒng)一管理。這樣一來，檔案工作者的工作任務和工作壓力將會大大降低，另外，檔案記錄的準確性和質(zhì)量也將得到極大提升。學生在完善檔案信息資料的同時，重新認識了自己，對于自己的優(yōu)缺點也更加了解。

其次，數(shù)字化技術(shù)手段方便畢業(yè)生提取和存放檔案。由于傳統(tǒng)的檔案管理手段中，畢業(yè)生檔案資料的存儲和提取極不方便，盡管教師會不斷地強化檔案資料的重要性，但還是經(jīng)常會出現(xiàn)畢業(yè)生檔案丟失或遺漏的現(xiàn)象。高校檔案管理工作中，應用數(shù)字化技術(shù)手段解決這一問題，使得畢業(yè)生檔案的提取和存放變得更加簡便。在具體的操作過程中，可以充分利用當前二維碼技術(shù)，在學生的學位證或者畢業(yè)證上印制特定標志，這樣如果要想獲取學生的檔案信息資料時，可以通過掃描二維碼的方式獲取。為了保證檔案信息資料的安全性，高?？梢栽谛畔⑷肟谔幵O(shè)置密碼。

3.高校管理的創(chuàng)新思維以及管理模式。

（1）信息化管理的深入。隨著高校檔案管理的復雜化，堅定地實施規(guī)范化的檔案管理十分重要。對于高校檔案管理工作的負責人而言，應當對數(shù)字信息化技術(shù)有著非常深刻的認識，結(jié)合管理實踐中存在的問題，創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作是一個比較專業(yè)的、系統(tǒng)的工作，數(shù)字信息化技術(shù)的應用應當深入到檔案管理工作的各個層面，強化檔案工作者對檔案管理工作的認識。

（2）引入具體化分析管理模式。高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。高校在進行檔案管理工作的時候，應當堅持“實事求是，具體問題具體分析”的原則，區(qū)別對待不同問題，建立起合理的管理機制[5]66-67。由于檔案管理機制和體制創(chuàng)新二者的聯(lián)系緊密，這就要求體制創(chuàng)新要以機制創(chuàng)新為前提，以此提升高校檔案管理工作的效率。當然，高校檔案管理工作效率的提升，必須要以合理的管理機制作為保障，特別是在當前高校檔案管理的工作效率和準確性要求不斷提高的情況下，合理管理機制的運用顯得更加重要。管理機制的建立和運用將會帶動管理服務模式的創(chuàng)新，數(shù)字信息化技術(shù)的應用又會為高校檔案管理水平的提升提供更大空間。90后CEO余佳文創(chuàng)建的“超級課程表”就是一個非常明顯的例子，該“課程表”為同學們相互了解提供了一個良好的服務平臺，學校以及用人單位也可以通過特定的APP了解學生的基本情況，簡化了流程。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，特別是一線工作者，他們對高校檔案管理工作水平的提升具有直接性影響。當前高校檔案管理人員的素質(zhì)水平已經(jīng)難以滿足檔案管理工作開展的需要，所以必須采取相應的措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)[6]289。第一，要讓檔案管理人員樹立積極的服務理念。第二，加強檔案管理人員的培訓，提高他們的專業(yè)水平。第三，給予檔案管理人員一定的平臺，提升他們的實踐能力。

結(jié)語

總而言之，高校檔案管理工作意義重大，不僅關(guān)系到學生的發(fā)展，還關(guān)系到學校的發(fā)展，更關(guān)系到社會的進步。高校檔案管理在存在檔案管理的主動服務能力不足、慣性思維仍然存在于檔案管理中、檔案管理工作缺乏一定創(chuàng)新性、檔案管理人員素質(zhì)有待提升等問題，高校應當重視問題的解決，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，引進信息化管理，不斷優(yōu)化創(chuàng)新，推動檔案信息化的良好發(fā)展，提升高校檔案管理水平，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，保證高校各項工作的順利開展。

[1]楊林.高校檔案管理工作淺析[J].山東省青年管理干部學院學報，2005（3）.

[2]姜弘.新時期如何做好高校檔案管理工作[J].中國冶金教育，2007（3）.

[3]俞娜.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J].信息化建設(shè)，2016（6）.

[4]郝丹梅.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施[J].企業(yè)改革與管理，2015（8）.

[5]袁新芳.信息化背景下高校檔案管理工作探討[J].河南機電高等?？茖W校學報，2015（5）.

[6]余紅葉.信息化環(huán)境下高校檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經(jīng)營管理者，2013（14）.

Innovation Measures of University Archives Management Under the Background of Digital Information

Xia Gang
(Ningxia University,Yinchuan 750021,China)

W ith the rapid development of social economy,the improvement of science and technology level,the digital information era has caused a huge impact on all walks of life in society,and promotes the development and progress of various fields of society.Themanagement of university archives is one of them.In order to have a deeper understanding of archivesmanagement in colleges and universities under the background of digital information,the author in this paper first describes the development characteristics of college archives management,and then analyzes the problems of it under the background of digital information,and finally discusses how to realize the innovation of university archives management under digital information background.

digital information;university archives;innovativemanagement;innovationmeasures

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.16

夏剛，寧夏大學檔案館員，研究方向為檔案學。

G271

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2017-05-29