胡志富 倪貞燕 濮永革 張 軍

（浙江大學檔案館杭州310028）

浙江省高校電子檔案共享機制研究

胡志富 倪貞燕 濮永革 張 軍

（浙江大學檔案館杭州310028）

目前高校間電子檔案的共享存在很多的阻礙，我們通過問卷調查，了解省內高校電子文件的現(xiàn)狀，并提出電子檔案共享平臺的機制和思考，展望電子檔案共享平臺的建設前景。

高校電子檔案共享機制

信息化社會高?？蒲?、教學快速發(fā)展，對數字資源信息的渴求，使得高校不斷重視對電子檔案資源的利用和共享。但電子檔案的共享是目前高校間數字資源共享的一個難題，電子檔案作為特殊的數字資源，因為標準化程度不高以及電子檔案的交換缺乏必要的手段、技術支撐和安全有效的監(jiān)控能力，無法通暢地在高校間交換，更談不上共享，個別交換的電子檔案也無法滿足高校對檔案管理的要求，常常是想要找而找不到，交出去則收不回。浙江省內各高校之間聯(lián)系密切，人才流動頻繁，項目合作眾多，校際之間的資源往來不少，各校學生的學分互認需求迫切。因此，怎樣滿足現(xiàn)有的需求狀況，實現(xiàn)一種或多種可行的共享機制，加強高校間的電子檔案共享成為各高校有識之士的共識。

隨著高校檔案同仁的交流深入，我們利用省內高校間的交流平臺宣傳推廣高校檔案管理信息標準，并對省內部分高校進行了電子檔案現(xiàn)狀和共享方面的調研，專門制作了《浙江省高校電子文件管理現(xiàn)狀調查表》，通過浙江省高校檔案學會平臺，面向會員單位發(fā)放，為研究高校間建立電子檔案的共享機制提供了基礎數據支撐，以便于真正實現(xiàn)在高校間共享電子檔案資源信息，加強彼此間的檔案資源互通互補，為高校信息開發(fā)、課題研究等提供更為可靠和豐富的電子檔案。

一、省內高校電子文件的現(xiàn)狀和特點

1.電子文件的數量和所占比率都在逐年增大，電子文件的類型和門類分布也具有一定的高校特質。館藏的電子文件類型一般都以文本（如PDF）、圖像（如TIFF）、視頻（如AVI）、音頻（如WAV）和數據庫（如MDB）為主；圖形（如DWG）、動畫（如SWF）和超文本標注（如HTML）等相對較少；電子文件在黨群、行政、教學、科研以及聲像門類中占比高，而且利用率也相對較高。

2.電子文件的生成模式單一，主要是模數轉換而來，只有少量由業(yè)務系統(tǒng)生成的原生性電子文件。由于模數轉換的原因，電子文件歸檔時的元數據，如標題、作者、時間、格式、軟硬件環(huán)境等元數據需要人工介入進行手工錄入。

3.電子文件鑒定的規(guī)范性有所提高?；旧峡紤]到了電子文件的完整性、真實性和可讀性等因素，重要文件的主要處理過程、電子文件的有無非法更改、電子文件是否行使通用格式要求，以及電子文件運行的環(huán)境信息都已列入鑒定范圍。

4.電子文件的利用率已經開始高于紙質檔案。其中電子文件的利用率大大高出紙質檔案利用率的高校約占28%、稍微高出和利用率一樣的高校都約占22%、電子文件的利用率遠遠低于紙質檔案利用率的高校只占6%。

5.省內高校之間電子文件的共享還處于一個有需求、難實現(xiàn)、提供利用相對較少的狀況，影響因素主要在于權限控制的占了70%，文件形式因素占15%，收益占5%。

6.目前各高校電子文件利用的控制權限主要是針對在線的，也有部分在線與離線雙重控制。控制權限的內容主要有可查不可閱，即只顯示電子文件存在不可閱讀、可閱讀、可下載和可批注幾種。而對于電子文件的離線控制權限考慮最多的因素分別是利用者和利用控制（如復制），占到80%的比例。其中網絡安全無法控制是電子文件利用中最擔心的因素。

二、電子檔案共享平臺的建設基礎

根據調查信息和統(tǒng)計數據情況，我們認為各高校間亟需建立一個信息資源的共享平臺，用統(tǒng)一的標準化的規(guī)范來管理電子文件的生成、收集和保管利用過程，并合理解決目前電子文件的利用控制和安全性問題，提高電子檔案的共享度。

首先浙江大學制定了由教育部組織的高校檔案管理信息元數據標準，這一標準為高校的電子檔案交換提供了一個電子檔案管理和交換共享標準。基于該標準，不但新建的電子檔案可以按此標準進行元數據管理，為高校間的電子檔案共享提供數字資源建設的基準；也可以在原有的數字檔案基礎上，專門針對交換進行標準化處理，從而實現(xiàn)非標準化數字檔案資源也可以通過電子檔案轉換工具實現(xiàn)交換、乃至實現(xiàn)共享的目標。

浙江大學在前期研制的電子檔案封裝策略研究過程已經為此做了一定的準備，在浙江大學2012年的試點示范項目中，專門研究了電子文件的封裝策略和工具。我們利用該工具對標準化和非標準化的系統(tǒng)導出的電子文件和電子檔案進行了一些測試，結果證明已具備了進行電子檔案共享交換的軟件基礎。這一電子文件的封裝工具可以通過適當的改造將電子檔案通過封裝的技術手段打包、加密、安全傳遞實現(xiàn)電子檔案的交換共享。

其次，電子檔案交換后控制要解決的是如何通過電子文件加權控制實現(xiàn)對電子檔案的瀏覽控制和下載后控制，也就是要解決在對電子檔案的查閱期間，如何防止檔案的隨意復制和下載問題，以及在授權下載后如何在時限、人員和使用場所上進行控制。目前已經有這方面的不少現(xiàn)實案例可供借鑒。如通過WORD或PDF的只讀可以限制文檔的修改，通過文檔的安全管理可以控制有限時間的閱讀或有限次數打開等。目前提供的測試是基于windows平臺的.net framework 4.0以上的框架結構基礎上進行的，雖然系統(tǒng)應用環(huán)境受到一定的限制，但對于理論上支持離線控制提供了一個可靠的現(xiàn)實案例，說明通過一定的技術手段確實可以解決電子檔案的離線控制。

三、對電子檔案共享平臺建設的思考

電子檔案共享平臺建設，指除高校與高校間點對點的需求——個別電子檔案共享利用外，我們希望通過浙江省教育廳的行政指導或委托建設等方式推進多校需求和多校電子檔案共享平臺建設，經過調研、咨詢和分析提出以下建設思路，詳見圖1。

高校電子檔案共享平臺：由教育廳指導或牽頭提供的面向高校電子檔案共享平臺，所有接入高校提供用戶賬號進行管理，并提供相關的工具用于檔案目錄、電子文件等內容的上傳下載。在此平臺下，各高?？梢酝ㄟ^若干種方式進行電子檔案的交換與共享。

共享檔案目錄：由各高校將用于共享的檔案目錄通過共享平臺提供出來，供其他高校檢索，該目錄中不含電子文件。如果需要查看更詳細的內容或者電子文件，則可以通過相關的高校信息或者接口向提供共享目錄的高校尋求進一步的檢索利用。

共享電子檔案：共享電子檔案包含有完整的卷、件、電子文件等詳細的內容。該共享內容由各高校根據情況自行選擇提供與否，一旦提供，在權限允許時，可由需求方自行瀏覽或者下載（根據獲取的權限來確定）。

共享高校目錄：是指愿意提供進一步檔案查詢利用的高校提供的第三方接口方式。通過該接口，高校的需求方可以直接向高校的提供方進行電子檔案的檢索利用，期間的過程不經共享平臺管理，其中的權限控制也只由第三方接口進行規(guī)劃。

高校一（提供方）：示例，表示提供電子檔案等實際共享內容的高校，可以是一個或者多個。

高校二（需求方）：示例，指希望通過共享平臺獲取電子檔案等內容信息服務的高校，可以是一個或者多個。

四、對電子檔案共享平臺建設的展望

目前我們重點放在共享機制的理論研究上，而對于合作搭建一個共享平臺尚缺乏現(xiàn)實的支持（如資金支持平臺建設、制度支持資源共享、資源利用的安全有效控制等）。我們相信，隨著電子檔案共享平臺研制得以實施，一個基于電子檔案的共享云平臺的前景將是非常美好的。通過一定時間的推廣，加入的高校逐步增加形成一定的規(guī)模后，將開創(chuàng)電子檔案共享的全新局面，這對于促進整個教育檔案面向社會提供優(yōu)質的服務是非常有利的。

[1]員寧敏.電子文件的高度共享對其可增值性的意義[J].檔案天地,2008(2)：57～59.

[2]李鳳琴.高校如何實現(xiàn)檔案資源的共建與共享[J].科技信息, 2008(23)：345.

[3]胡鳳華,袁繼軍.高校數字檔案館信息資源整合交換的策略及應用[J].檔案學研究,2011(1)：43～46.

★2013年浙江省教育廳科研項目資助課題“浙江省高校電子檔案共享機制研究”（項目編號：Y201319579）的研究成果之一。

Research on Electronic Archives Sharing Mechanism Among Universities in Zhejiang Province

Hu Zhifu,Ni Zhenyan,Pu Yongge,Zhang Jun
(Zhejiang University Archives,Hangzhou 310028,China)

Recently there are many obstacles in sharing electronic archives among universities.Based on the questionnaire survey conducted,the article studies the current situation of electronic archives of universities in Zhejiang Province,puts forward basic theories on the construction of the electronic archives sharing platform,and provides an outlook of the prospect of this sharing platform.

universities;electronic archives;sharing;mechanism

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.04

G273.5

A

2017-04-13