蘭永利

公主嶺市社會救助事業(yè)中心

如何提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平

蘭永利

公主嶺市社會救助事業(yè)中心

民政部門中民政檔案管理部門是組成民政部門的一個非常重要的部門，也是組成國家檔案的一個重要部分。為了充分發(fā)揮民政檔案的作用，必須提高其現(xiàn)代化管理水平?；诖耍疚暮喪隽思訌娒裾n案現(xiàn)代化管理的必要性，對提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平的措施進(jìn)行了論述分析。

民政檔案；現(xiàn)代化管理；必要性；措施

民政檔案管理部門是按照國家相應(yīng)法律、標(biāo)準(zhǔn)以及科學(xué)的手段來對民政工作中所具有保存價值的不同種類的不同類別的文件檔案進(jìn)行收集立卷，歸檔統(tǒng)計以及保存等等。能否科學(xué)的正確的管理利用好民政檔案影響著深化改革民政工作以及健康發(fā)展民政事業(yè)有著重大的聯(lián)系，這也關(guān)系著國家檔案事業(yè)的發(fā)展以及財富積累。

一、加強民政檔案現(xiàn)代化管理的必要性

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實地記錄了我國民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權(quán)建設(shè)進(jìn)程中的重大事件和重大決策，反映了我國改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的巨大成就和豐富經(jīng)驗。民政檔案不僅是開展民政工作的重要依據(jù)，而且是國家信息資源的重要組成部分。民政檔案是重要的信息資源，是民政部門的寶貴財富，是反映單位管理水平、關(guān)系到部門發(fā)展的一項重要工作。民政檔案在社會事務(wù)工作中發(fā)揮著必不可少的提供參考、幫助決策和利民惠民作用。民政檔案數(shù)量大、種類多，導(dǎo)致現(xiàn)階段民政檔案管理工作中存在諸多問題。因此如何提高民政檔案的現(xiàn)代化管理水平是民政部門在檔案管理中的重要內(nèi)容。

二、提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平的措施

1、建立民政檔案網(wǎng)絡(luò)。民政檔案內(nèi)容比較復(fù)雜，其管理內(nèi)容主要包括黨群、優(yōu)撫、救災(zāi)、低保、行政、婚姻登記等方面單靠民政檔案人員進(jìn)行收集是不可能做好全面覆蓋的，所以要將民政檔案收集工作落實到各個基層部門，由于各基層部門的管理范圍相對穩(wěn)定，接觸的事物都是分門別類的，所以在收集民政檔案的時候處在比較有利的地位。進(jìn)行民政檔案管理的主要目的是為了更好地開發(fā)利用民政檔案信息，所以在進(jìn)行民政檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理中要保證民政檔案的質(zhì)量，加強各網(wǎng)點之間的聯(lián)系。各網(wǎng)點可以在歸檔的過程中進(jìn)行業(yè)務(wù)上的溝通，使整個民政檔案網(wǎng)絡(luò)看似一個松散的聯(lián)合體，但是實際上各個部分之間的聯(lián)系是非常緊密的。在民政檔案網(wǎng)絡(luò)中還存在的一個問題就是民政檔案不能及時歸檔，造成這種現(xiàn)象的原因就是很多民政檔案管理者在工作中沒有足夠的熱情，工作馬虎，對民政檔案管理工作的積極性不高。所以在建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)的時候需要采用相關(guān)的激勵機制，按季度或者年度對民政檔案網(wǎng)絡(luò)中的先進(jìn)網(wǎng)點進(jìn)行獎勵。這樣就可以激發(fā)民政檔案人員的工作動力，提高民政檔案管理工作的質(zhì)量。

2、提高民政檔案管理人員的服務(wù)意識。民政檔案管理人員在日常的民政檔案工作中要樹立服務(wù)意識，不斷尋找民政檔案信息資源中的巨大潛力，使民政檔案信息可以得到合理的使用。提高民政檔案管理人員的服務(wù)意識，就是要使他們認(rèn)識到民政檔案信息資源的作用。還要擴(kuò)展民政檔案信息的使用范圍，在以往的民政檔案信息使用都是以查閱的形式，民政檔案工作者沒有可以發(fā)揮才能的地方，民政檔案的利用率就相對比較低。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民政檔案在社會各項活動中發(fā)揮的作用越來越明顯，所以民政檔案管理工作的重要性就要不斷加強，要求民政檔案管理部門要根據(jù)不同的使用對象建立差別化的民政檔案，而且民政檔案管理者對不同人員的民政檔案需求也要有一定的認(rèn)識，根據(jù)他們的需要將民政檔案送到他們的手中。

3、加大對民政檔案現(xiàn)代化管理的投入。民政檔案管理工作對民政部門的日常工作具有重要影響，加強民政檔案管理水平可以保證民政檔案的連續(xù)性、完整性。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在民政檔案的管理中也可以采用計算機管理手段。但要對民政檔案進(jìn)行信息化管理，首先要加強民政部門領(lǐng)導(dǎo)對民政檔案管理信息化的重視，因為需要大量的投資，只有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)積極配合才能使民政檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。要加強對民政檔案信息化建設(shè)的投資，購買信息管理硬件設(shè)備，投入資金對民政檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高民政檔案管理的效率。

4、加強民政檔案的信息化管理。民政檔案的信息化管理首先要進(jìn)行民政檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，主要包括硬件建設(shè)和軟件建設(shè)。在硬件方面需要建立完善的民政檔案信息管理平臺，可以采用計算機進(jìn)行民政檔案信息的管理；軟件方面主要是對檔案管理人員來講，需要加強民政檔案管理人員的素質(zhì)，使他們了解必備的計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字技術(shù)。檔案管理人員在工作中要不斷轉(zhuǎn)變檔案管理理念，不斷更新檔案管理知識。民政部門還可以邀請一些專家對檔案業(yè)務(wù)人員的工作技能和工作方法進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)教育。檔案管理人員自己也要在日常的工作中不斷補充知識，積累經(jīng)驗，提高檔案管理水平，適應(yīng)當(dāng)前民政檔案管理現(xiàn)代化的要求。其次，要做好檔案的電子歸檔工作。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段電子檔案的數(shù)量不斷增多，做好電子檔案的保存工作對提高整體檔案管理工作有重要的作用。需要注意的是，在電子檔案的管理中要加強對檔案的安全管理，防止由于計算機系統(tǒng)方面出現(xiàn)的問題，導(dǎo)致電子檔案的遺失。所以要加強對計算機系統(tǒng)的保護(hù)，采用安全保護(hù)軟件，對檔案信息進(jìn)行有效的保護(hù)。從目前的民政檔案管理來看，計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了有力的條件，民政檔案的社會公共職能不斷加強。要進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理就是要加強民政檔案的信息化管理，需要民政部門加大對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的投資，不斷挖掘民政檔案信息的開發(fā)潛能，加強檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)，為提高民政檔案管理效率服務(wù)，推動民政檔案管理現(xiàn)代化步伐。

結(jié)束語

綜上所述，要做好民政檔案管理就需要民政部門加大對民政檔案管理的投入，加強民政檔案工作者的服務(wù)意識。民政檔案管理部門要建立高質(zhì)量的民政檔案網(wǎng)絡(luò)，加強民政檔案的信息化管理，從而推動民政檔案現(xiàn)代化管理。

[1]趙斐斐.淺淡如何做好新時期民政檔案工作[J].中國民政，2011(1) [2]田東鑫.基層民政檔案管理方式創(chuàng)新優(yōu)化路徑選擇[J].中國民族博覽，2016(10)

[3]王孟軍.民政檔案管理工作的要點以及創(chuàng)新方法[J].今日財富，2016(19)