劉之輝

秦皇島市人才交流服務(wù)中心

關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

劉之輝

秦皇島市人才交流服務(wù)中心

隨著社會發(fā)展，信息技術(shù)的逐漸深入，檔案信息化也得到較快的發(fā)展，有效推進了工作效率的提升，基于此，本文分析了人事檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的相關(guān)措施。

人事檔案；信息化；管理

引言

根據(jù)我國各類企業(yè)性質(zhì)，對檔案工作調(diào)查分析如下：一指國有企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)比較扎實，管理系統(tǒng)比較完善，但部分國有控股企業(yè)檔案管理比較薄弱，檔案意識不強，檔案部門相關(guān)制度對其起不到約束作用。二指民營企業(yè)：如龍頭企業(yè)及上市企業(yè)，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模擴大和現(xiàn)代企業(yè)管理機制引入，企業(yè)對檔案意識有很大提高，企業(yè)建立適合本身發(fā)展的檔案管理模式。如中小型創(chuàng)新型企業(yè)，相對上述企業(yè)相對檔案意識偏弱，大部分只應(yīng)付驗收的專項檔案整理，造成檔案收集不齊全和未規(guī)范整理歸檔。如大部分企業(yè)檔案管理處于無整理狀態(tài)，沒有設(shè)立專門的檔案庫房，檔案基礎(chǔ)很薄弱。三指中外合資或外商獨資企業(yè)，大多數(shù)企業(yè)處于松散狀態(tài)，沒有專門的檔案管理部門，檔案更是沒有實行集中管理，大部分檔案以電子文件存在于單位內(nèi)部部門內(nèi)，沒有保存到檔案人員手中

1、人事檔案信息功能

檔案是歷史的記錄，更是寶貴的信息資源。它記錄了個人履歷、自傳、學歷以及參加學習和工作等活動的鑒定考核信息；記錄了個人政治歷史、社會關(guān)系情況的審查信息；記錄了個人加入黨派的信息；記錄了個人任免、錄用、聘用、獎懲的信息；記錄了個人工資級別以及其他對組織有參考保存價值的信息?？墒钦f，人事檔案是一個豐富的信息資源庫。

1.1 對個人信息的記錄

人事檔案內(nèi)容客觀地反映了建檔對象各個方面的情況，是一份有關(guān)個人德、能、勤、績等情況的綜合記錄。人事檔案同樣也有了個人信用方面的記載，包括在紀律檢查、監(jiān)察和行政管理等部門工作中形成的有關(guān)懲戒材料等，這些對今后工作、出國出境和個人信用產(chǎn)生重要影響，實際上對當事人也起到了規(guī)范自身行為的作用。

1.2 對社會信息的記錄

人事檔案收存的是個人不同歷史時期的信息，在人事檔案中留有組織公章、個人手跡或印鑒具有法律效力的標志等，保存了一個歷史時期的原始材料。一些革命前輩和典型人物的人事檔案中，記載了先輩們的業(yè)績和貢獻，這些人事檔案，對于總結(jié)歷史經(jīng)驗教訓，有著重要的參考價值，是研究歷史、撰寫人物傳記等歷史科學、社會學研究和人物研究的珍貴線索和資料。人事檔案中還記錄了個人、生育情況、工資調(diào)整、生活水平、醫(yī)療保險等情況，反映了一個地區(qū)在一定階段的經(jīng)濟社會發(fā)展進程，是一個為個人、為社會服務(wù)的綜合信息平臺。

2、促進檔案信息化建設(shè)的主要辦法

2.1 加強資源共享體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)中，信息資源、信息資源的開發(fā)利用及共享十分重要。在信息化建設(shè)中爭取打破技術(shù)的局限性，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，加強網(wǎng)上辦公的應(yīng)用，使信息的生成、歸檔流程網(wǎng)絡(luò)化。加強資源共享體系建設(shè)，抓住重點難點，制定檔案信息共享，從實際需求出發(fā)，注重效率，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，積極做好資源共享工作。

2.2 加強數(shù)字化建設(shè)檔案信息化建設(shè)

所謂檔案信息數(shù)字化就是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等發(fā)展起來的一種新的檔案信息形態(tài)。它以數(shù)字化的形式進行存檔，數(shù)字化的形式進行存儲。目的是能夠及時有效的滿足需要，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展需要而產(chǎn)生的。加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)能夠有效提高服務(wù)效率，這也是檔案信息管理工作為社會經(jīng)濟發(fā)展，社會主義精神文明建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)的具體要求。數(shù)字化程度的高低直接影響著信息化的發(fā)展程度。怎樣有效提高檔案的數(shù)字化水平，首先，要根據(jù)一定的規(guī)則，確立實際的工作方案，在工作展開的同時，進行大力監(jiān)督。逐漸深化檔案信息數(shù)字化的程度。其次，優(yōu)化檔案信息數(shù)字化所需要的具體資料，對于有明確規(guī)定的圖文檔案文件要力求做到實現(xiàn)全文檢索。同時，也要加大相關(guān)設(shè)備以及管理人員的投入。

2.3 加大檔案信息化管理建設(shè)工作的投入力度

把檔案信息化建設(shè)工作落到實處，加大檔案信息化管理建設(shè)工作的投入力度。考慮到企業(yè)和單位的真實需要，合理分配人力物力財力，為公司發(fā)展提供堅實的后盾。例如，為公司配備符合行業(yè)安全規(guī)范要求的檔案管理室，保證檔案管理建設(shè)工作的安全進行；同時，適當增加檔案信息化建設(shè)工作人員的福利制度，為他們提供良好的積極的工作氛圍和環(huán)境。

3、檔案管理工作分析

3.1 建立相關(guān)檔案制度

一是建立檔案室綜合管理制度，包括檔案統(tǒng)計制度、檔案借閱復(fù)制制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度等。二是建立檔案網(wǎng)絡(luò)小組，由領(lǐng)導組織牽頭，企業(yè)各部門兼職檔案員組成，加強內(nèi)部部門之間的協(xié)調(diào)能力，做好分工合作，各司其職，設(shè)立兼按本企業(yè)的《企業(yè)檔案歸檔范圍和保管期限表》要求做好檔案整理和移交工作，要第一時間介入檔案收集和移交工作，保證每一個檔案的完整性，確保應(yīng)收盡收。三是建立檔案安全管理小組，如設(shè)立應(yīng)急處置領(lǐng)導小組、信息安全領(lǐng)導小組等，特別是針對檔案安全要做好安全準備工作，如在突發(fā)事件中如火災(zāi)、水災(zāi)等，要做滅火設(shè)備、應(yīng)急燈、手電筒等物品準備及一些演練活動。在如今的信息時代，特別要加強檔案的信息安全維護，在以下信息平臺建設(shè)中作詳細說明。

3.2 培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才隊伍

檔案中除了制度管理，人才是關(guān)鍵，特別是現(xiàn)在的高科技時代，檔案管理人員首先要取得檔案上崗證，之后每兩年跟進檔案繼續(xù)教育培訓，并用激勵政策鼓勵檔案人員參加檔案職稱考試。因此，檔案建設(shè)隊伍中不單單懂檔案也要懂計算機、懂企業(yè)管理、懂安全管理和安全技術(shù)的復(fù)合型、專家型人才。

4、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)能夠有效的提高檔案管理工作水平和工作效率。對檔案信息的收集、歸檔、信息資源的共享以及信息的準確性都有十分重要的現(xiàn)實意義，同時檔案信息化建設(shè)也有效的保障了檔案信息的安全性。相信，在檔案信息化建設(shè)的不斷推動下，檔案管理工作一定會快速發(fā)展。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010, 03:29-31.

[2]鄭月.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].赤子(上中旬),2014,17:192.