黃美蓉

吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司

淺談檔案管理和檔案服務(wù)

黃美蓉

吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司

民生檔案關(guān)系到人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題。全面了解掌握民生檔案工作的基本情況，加強(qiáng)和改進(jìn)民生檔案管理工作，更好地發(fā)揮民生檔案在服務(wù)民生、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)和諧方面的積極作用，這是階段從事檔案工作人員的重要職責(zé)。把廣大人民群眾的根本利益作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把關(guān)注民生、服務(wù)民生作為突破口，緊緊圍繞民生工作的需求，結(jié)合實(shí)際，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)民生的結(jié)合點(diǎn)，采取多種有效措施，全力推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作。

檔案管理；服務(wù)

民生檔案工作可以說(shuō)就是管理和服務(wù)這兩項(xiàng)任務(wù)。抓好這兩方面的工作，也就自然而然地提高了民生檔案工作水平。所以，檔案工作人員必須要在檔案管理和檔案服務(wù)上下功夫。

1 檔案的管理

1.1 檔案管理的定義

檔案管理，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

1.2 檔案管理的制度

檔案管理的制度包括：檔案人員崗位責(zé)任制、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案立卷歸檔制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案的開(kāi)發(fā)利用、檢查與考核。做好檔案的管理制度有著深遠(yuǎn)的社會(huì)意義，比如：從當(dāng)前企業(yè)改革的現(xiàn)實(shí)要求來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作也是不可或缺的。建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國(guó)有企業(yè)改革的方向，并要求全面、準(zhǔn)確地把握“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”這個(gè)現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征。

1.3 檔案管理工作的作用和意義

1.3.1 檔案是單位工作的查考憑據(jù)。檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來(lái)的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時(shí)活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果，以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

1.3.2 檔案是各類(lèi)活動(dòng)的參考依據(jù)。檔案涵蓋了單位各個(gè)時(shí)期的建設(shè)、科研、運(yùn)營(yíng)等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，檔案中記載了各種活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，記錄了各方面信息，反映了各類(lèi)活動(dòng)情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢(xún)研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂工作計(jì)劃，檢查和總結(jié)運(yùn)營(yíng)情況，推廣先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)等，都是重要的參考材料。

1.3.3 檔案是單位資產(chǎn)組成部分。檔案作為單位各項(xiàng)工作及其管理活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，其價(jià)值在于其記錄中所蘊(yùn)含的內(nèi)容。首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開(kāi)對(duì)其起保證與依據(jù)作用的“軟件”――檔案，兩者作為一個(gè)整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。其次檔案是單位無(wú)形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運(yùn)營(yíng)管理檔案及科學(xué)技術(shù)管理檔案等，它們真實(shí)記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運(yùn)營(yíng)發(fā)展的始終，是無(wú)形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

1.3.4 檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和必要條件。無(wú)論科學(xué)研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過(guò)去專(zhuān)門(mén)進(jìn)行的科學(xué)研究的原始記錄可供現(xiàn)實(shí)研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗(yàn)中，可為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供試驗(yàn)、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

1.3.5 檔案機(jī)構(gòu)是單位的歷史寶庫(kù)。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識(shí)、技術(shù)等資料的庫(kù)存地，它服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作，同時(shí)也是對(duì)外服務(wù)的窗口，是社會(huì)公信度最高的部門(mén)。

2 加強(qiáng)民生檔案服務(wù)

立足檔案服務(wù)群眾，做精、做細(xì)檔案查詢(xún)工作，以服務(wù)查檔群眾為中心，量身定制“‘一’系列”服務(wù)套餐，熱情接待每一個(gè)查檔者；認(rèn)真查閱每一份檔案；耐心解答每一個(gè)疑問(wèn)；決不放過(guò)每一個(gè)線(xiàn)索，力爭(zhēng)使每一個(gè)查檔者高興而來(lái)，滿(mǎn)意而歸。針對(duì)群眾反映的查檔時(shí)間長(zhǎng)、方式單一的情況，進(jìn)一步簡(jiǎn)化辦事流程，大力推廣檔案數(shù)字化查閱服務(wù)，實(shí)行函電代查、現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)及跟蹤服務(wù)、熱線(xiàn)服務(wù)等人性化服務(wù)方式，并為群眾提供老花鏡、放大鏡、便民箋等，為解決工齡工資、退休、拆遷、社會(huì)保險(xiǎn)、房產(chǎn)繼承、民政優(yōu)撫、民族成分、落實(shí)政策等方面問(wèn)題提供大量的有效憑證，及時(shí)化解諸多民生矛盾糾紛，真正發(fā)揮檔案服務(wù)群眾的積極作用。通過(guò)向檔案利用服務(wù)對(duì)象發(fā)放《征求意見(jiàn)表》，實(shí)行檔案查詢(xún)信息公開(kāi)化，服務(wù)對(duì)象直接參與服務(wù)監(jiān)管，請(qǐng)群眾當(dāng)“裁判員”。張貼服務(wù)流程圖，就應(yīng)辦流程作出詳細(xì)注解、具體說(shuō)明；明確檔案利用服務(wù)“零收費(fèi)”、“高效率”，堅(jiān)決抵制亂收費(fèi)、私自收費(fèi)、無(wú)故推諉等現(xiàn)象；向服務(wù)不佳、態(tài)度生硬、“庸、懶、散、拖”、亂收費(fèi)等現(xiàn)象亮出利劍。牢固樹(shù)立為民服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)籌管理，著力構(gòu)建檔案立體服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)提升檔案服務(wù)效能，推進(jìn)檔案服務(wù)民生、服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。構(gòu)建檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。積極推行免費(fèi)查檔服務(wù)，所有群眾均可按相關(guān)規(guī)定免費(fèi)查閱所需檔案、免費(fèi)出具各種證明，進(jìn)一步推進(jìn)檔案服務(wù)民生、服務(wù)群眾，充分發(fā)揮檔案公共服務(wù)效能。推行便民查檔服務(wù)。積極推行電子查檔服務(wù)，切實(shí)提高查檔效率，提升檔案服務(wù)效能。在信息網(wǎng)、政務(wù)公開(kāi)欄上公開(kāi)公布查檔電話(huà)、查檔所需資料和查檔程序，認(rèn)真開(kāi)展電話(huà)、QQ、來(lái)函等多種形式的檔案查閱利用代理服務(wù)，函寄檔案利用證明，為外出務(wù)工群眾提供輕松便捷的“保姆式”查檔服務(wù)，切實(shí)深化便民服務(wù)。制定檔案人員崗位職責(zé)、檔案首接首問(wèn)責(zé)任制度和限時(shí)辦結(jié)制度、檔案利用管理制度等，明確檔案受理項(xiàng)目、服務(wù)范圍、辦理程序、需要提供的資料以及承諾辦理的時(shí)限，并定期公開(kāi)公示檔案承諾、踐諾、服務(wù)等情況，廣泛接受群眾社會(huì)監(jiān)督，傾力打造“陽(yáng)光檔案”，切實(shí)密切檔群關(guān)系，提升檔案公信度和群眾滿(mǎn)意度。

總之，通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，使檔案管理煥發(fā)新的生機(jī)與活力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

[1]雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.倫理學(xué)與生活.興界圖書(shū)出版社.

[2]林濱，賀希榮，羅明星.全球化視野中的倫理批判與道德教育的重構(gòu).人民出版社.

[3]李兵琴.淺議人事檔案管理.中小企業(yè)管理與科技，2009.34.