沈偉

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越成熟，計(jì)算機(jī)軟件的功能也在不斷創(chuàng)新與完善。在人們的日常辦公中，Excel辦公軟件受到了非常廣泛的應(yīng)用，掌握Excel應(yīng)用技巧已經(jīng)成為辦公人員交流與工作的基本要求。因此，本文將對(duì)Excel相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行概述，同時(shí)分析Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧，并利用Excel辦公軟件解決實(shí)際問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：Excel；辦公；應(yīng)用技巧

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）30-0137-02

Excel是一款數(shù)據(jù)處理軟件，具有數(shù)據(jù)管理、函數(shù)計(jì)算、圖表制作以及編程功能。由于Excel辦公軟件的功能豐富，可以滿足不同辦公人員的需求，因此，Excel在各行各業(yè)中獲得了廣泛的應(yīng)用。在Excel軟件的使用過(guò)程中，辦公人員很快就能獲得使用Excel軟件的心得與體會(huì)，并熟悉Excel軟件的應(yīng)用技巧。熟悉Excel軟件的應(yīng)用技巧，可以有效地提高辦公人員的辦公效率。

1 Excel相關(guān)內(nèi)容概述

1.1 Excel簡(jiǎn)介

Excel是一款微軟公司開(kāi)發(fā)的電子表格程序，是微軟辦公系統(tǒng)中的一部分[1]。Excel的功能較為豐富，辦公人員使用Excel可以創(chuàng)建出一個(gè)工作簿，將工作數(shù)據(jù)輸入到工作簿，借助Excel的數(shù)據(jù)管理功能，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、排序，讓辦公人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的高效管理；使用Excel，還可以跟蹤數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分析與計(jì)算，同時(shí)還能借助多種形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行表達(dá)，比如圖表表達(dá)。借助Excel的這些功能，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表制作、計(jì)劃跟蹤以及賬單制作[2]。在Excel辦公中，與Excel功能相配套的軟件主要有Word、Access等。當(dāng)前，使用的最廣泛的Excel版本為Excel2013、2010，2007年之前的Excel版本基本上很少人使用，軟件版本越新，功能越全。從Excel2003版本開(kāi)始，Excel軟件支持VBA編程，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)重復(fù)性較高的數(shù)據(jù)計(jì)算。

1.2 軟件介紹

Excel軟件界面包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工具按鈕、編輯欄、工作區(qū)、控制框、滾條框、分割框以及狀態(tài)欄。使用 Excel軟件進(jìn)行辦公時(shí)，需要建立一個(gè)工作簿和工作表，工作簿由一張以上的工作表組成，在一個(gè)工作簿內(nèi)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)多張工作表的數(shù)據(jù)管理。工作表是Excel軟件儲(chǔ)存與收集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)文檔，通過(guò)工作表可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的修改與計(jì)算。Excel軟件還具有篩選功能，對(duì)數(shù)據(jù)的篩選包括普通篩選與高級(jí)篩選，在普通篩選無(wú)法滿足篩選需求時(shí)，可以使用高級(jí)篩選，高級(jí)篩選需要先確定篩選的區(qū)域與條件，從而達(dá)到精確、快速篩選的目的。Excel軟件還可以實(shí)現(xiàn)圖表的制作，在圖表的制作過(guò)程中，需要先借助圖表向?qū)?，完成基本圖表框架的建立，然后填充數(shù)據(jù)，并對(duì)圖表進(jìn)行編輯與修改，從而突出圖表所要表達(dá)的信息。Excel軟件還可以利用公式與函數(shù)工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算。

2 Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧分析

2.1保存工作區(qū)功能分析

在辦公人員使用Excel軟件進(jìn)行辦公的過(guò)程中，往往需要對(duì)不同工作簿進(jìn)行交叉操作，在交叉操作中，需要從一個(gè)工作簿跳到另一個(gè)工作簿，或者在一個(gè)Excel工作簿工作的過(guò)程中，需要從另一個(gè)工作簿中調(diào)取工作表，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總，并且，還存在需要使用多個(gè)工作簿內(nèi)的工作表，制作一個(gè)獨(dú)立工作表的辦公需求。然而，在辦公沒(méi)有完成的情況下，辦公人員需要處理另外一些事情，或者需要重啟電腦之后才能繼續(xù)工作，這時(shí)就需要Excel軟件具有可以保存當(dāng)前所有打開(kāi)工作簿與工作表的功能，這一項(xiàng)功能就是保存工作區(qū)功能。保存工作區(qū)功能是指，記錄當(dāng)前所有打開(kāi)的工作簿與工作表，將這一紀(jì)錄保存到保存工作區(qū)內(nèi)，辦公人員在辦公時(shí)，只要打開(kāi)保存工作區(qū)文件，就可以將上次工作中所有涉及的工作簿或工作表都打開(kāi)。在建立工作區(qū)文件時(shí)，需要點(diǎn)擊Excel軟件界面中的“文件”按鈕，然后點(diǎn)擊“保存工作區(qū)”按鈕，辦公人員可以對(duì)工作區(qū)文件進(jìn)行命名，其擴(kuò)展名為xlw。辦公人員需要記住文件的保存路徑，方便下次打開(kāi)。辦公人員在需要時(shí)，可以打開(kāi)工作區(qū)文件，所有相關(guān)的文件都會(huì)打開(kāi)，并且文件簿與工作表將按照保存時(shí)的方式排列。

2.2 數(shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能分析

Excel軟件具有數(shù)據(jù)瀏覽與編輯功能，其實(shí)現(xiàn)方式為凍結(jié)窗口以及剪貼板。下面對(duì)Excel軟件凍結(jié)窗口功能與剪貼板功能進(jìn)行分析。

2.2.1凍結(jié)窗口功能

辦公人員在使用Excel軟件進(jìn)行表格瀏覽時(shí)，如果需要瀏覽的工作表格過(guò)多，會(huì)使得標(biāo)題欄的內(nèi)容無(wú)法完全顯示，辦公人員在查看某一表格時(shí)，需要滾動(dòng)標(biāo)題信息欄查找表格信息，這一操作在一定程度上浪費(fèi)了辦公人員的時(shí)間。對(duì)于此，微軟公司在Excel軟件中加入了凍結(jié)窗口功能。辦公人員可以借助窗口凍結(jié)功能，可以凍結(jié)不需要用的窗口，從而方便辦公人員的查詢操作。凍結(jié)窗口功能的操作步驟為：?jiǎn)螕暨x中單元格，點(diǎn)擊“窗口”按鈕，然后點(diǎn)擊“凍結(jié)窗口”按鈕，凍結(jié)操作完成，辦公人員可以在標(biāo)題欄上完全顯示標(biāo)題內(nèi)容，從而提高辦公人員的辦公效率。

2.2.2剪貼板功能

在Excel軟件的使用過(guò)程中，辦公人員常常需要進(jìn)行復(fù)制粘貼操作，但是在復(fù)制了表格內(nèi)容之后，需要對(duì)表格采取其他操作才能進(jìn)行粘貼，但是這一過(guò)程中，復(fù)制的信息會(huì)由于其他操作而消失，使粘貼操作無(wú)法實(shí)現(xiàn)，要進(jìn)行粘貼操作還需要再次復(fù)制表格信息。要減少這樣重復(fù)性的操作，Excel軟件提供了剪貼板功能。剪貼板功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)制信息的有效保存，從而避免過(guò)多的重復(fù)操作，提高辦公效率[3]。

2.3數(shù)據(jù)的有效性功能分析

在Excel表格制作的過(guò)程中，需要由不同單位的不同人員進(jìn)行表格制作，而不同制作人員制作表格的習(xí)慣不同，制作習(xí)慣的不同將造成輸入信息的方式不同。因此，在所有表格上交之后，需要對(duì)表格進(jìn)行一定程度上的修改，為了節(jié)省表格修改的時(shí)間，就需要對(duì)表格的輸入規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一，這就需要使用Excel軟件的數(shù)據(jù)有效性功能。數(shù)據(jù)有效性功能包含：批注功能與規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能，下面對(duì)這兩種功能進(jìn)行分析。

2.3.1批注功能

辦公人員可以點(diǎn)擊“輸入信息”的選項(xiàng)頁(yè)，然后將標(biāo)注信息填入到選項(xiàng)頁(yè)內(nèi)，在表格的設(shè)定區(qū)域內(nèi)，可以顯示相關(guān)信息。

2.3.2規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能

在輸入信息之后，可以選擇相關(guān)的信息標(biāo)注，軟件可以識(shí)別相關(guān)的信息標(biāo)注，并將這些信息系統(tǒng)的歸類。辦公人員可以設(shè)置是否強(qiáng)制輸入者對(duì)表格信息進(jìn)行標(biāo)注，在選擇強(qiáng)制輸入者添加標(biāo)注這一選項(xiàng)之后，輸入者需要選擇標(biāo)注信息才能完成表格的制作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)輸入者操作的規(guī)范。

2.4自動(dòng)篩選功能分析

在辦公人員進(jìn)行信息的查詢中，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，在篩選的過(guò)程中，需要設(shè)置相關(guān)條件進(jìn)行篩選，Excel軟件具有自動(dòng)篩選功能。設(shè)置的條件在三天以上時(shí)，利用自動(dòng)篩選功能，可以精確的篩選出辦公人員需要的信息。自動(dòng)篩選功能的操作步驟為：首先需要確定數(shù)據(jù)篩選的范圍，確定選擇范圍之后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)篩選”，“數(shù)據(jù)篩選”下面還會(huì)彈出一個(gè)選項(xiàng)，點(diǎn)擊“自動(dòng)篩選”。在點(diǎn)擊“自動(dòng)篩選”之后，在每一標(biāo)題欄右邊都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)選擇按鈕，點(diǎn)擊選擇按鈕。在點(diǎn)擊選擇按鈕之后，會(huì)出現(xiàn)所有篩選條件，在輸入選擇了篩選條件之后，軟件會(huì)自動(dòng)進(jìn)行篩選，篩選之后黑色的按鈕會(huì)變成藍(lán)色的按鈕。篩選中還需要注意，在點(diǎn)擊每一標(biāo)題欄右邊的選擇按鈕之后，有一個(gè)“自定義篩選”，在“自定義篩選”中，可以使用米字符與問(wèn)號(hào)符等進(jìn)行模糊篩選。使用米字符可以代表任意字符的模糊匹配，而使用問(wèn)號(hào)符則表示對(duì)一個(gè)字符的模糊匹配。在篩選完畢之后，可以將篩選結(jié)果粘貼到表格的任意區(qū)域中。

2.5快捷設(shè)置打印功能分析

Excel軟件的快捷設(shè)置打印功能包含打印標(biāo)題行功能與分頁(yè)視圖功能，下面對(duì)這兩種功能進(jìn)行分析。

2.5.1打印標(biāo)題行功能

在一般的表格打印中，完成一頁(yè)的打印之后，還沒(méi)有將表格內(nèi)容打印完，需要在另一張紙上打印表格。而這一過(guò)程中往往會(huì)省略標(biāo)題欄的打印，而相關(guān)人員在翻閱表格文件時(shí)，需要前后翻頁(yè)對(duì)照標(biāo)題欄，這在一定程度上浪費(fèi)了翻閱的時(shí)間。Excel軟件的打印標(biāo)題行功能正好可以解決這一問(wèn)題。打印標(biāo)題行的具體操作為：點(diǎn)擊“頁(yè)面設(shè)置”，然后點(diǎn)擊“工作表”，在每一頁(yè)的表格打印中，如果需要打印標(biāo)題，就點(diǎn)擊“頂端標(biāo)題行”右邊的按鈕，也可以手動(dòng)開(kāi)啟這一功能。

2.5.2分頁(yè)視圖功能

在許多表格的打印中，常常會(huì)出現(xiàn)打印內(nèi)容過(guò)多或者表格內(nèi)容行列太多，使得表格信息無(wú)法打印在一張紙上。許多辦公人員一般采用小字號(hào)、調(diào)整邊距等方法使表格內(nèi)容可以在一張紙上打印出來(lái)。然而這一操作浪費(fèi)的時(shí)間過(guò)多，影響了工作效率。Excel軟件的分頁(yè)視圖功能就可以很好地解決這一問(wèn)題，辦公人員可以點(diǎn)擊“視圖”，然后點(diǎn)擊“分頁(yè)視圖”按鈕，在Excel軟件界面上就會(huì)顯示表格的分頁(yè)視圖，在中間的位置上還會(huì)顯示表格分頁(yè)的頁(yè)碼，將鼠標(biāo)放到分頁(yè)的邊緣，當(dāng)鼠標(biāo)變成了左右箭頭的樣式之后，可以對(duì)表格分頁(yè)進(jìn)行放大、縮小操作[12]。根據(jù)紙張的尺寸，將表格分頁(yè)的尺寸設(shè)置好，就可以將表格完整的打印出來(lái)。

3 利用Excel辦公軟件解決實(shí)際問(wèn)題

3.1表格處理

Excel的表格處理功能非常強(qiáng)大，它不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種數(shù)據(jù)的管理與分析。相比于Word軟件，Excel軟件具有操作簡(jiǎn)便的特點(diǎn)，并且，Excel軟件還可以實(shí)現(xiàn)同一工作簿內(nèi)建立多個(gè)數(shù)據(jù)表格。在表格的處理中，Excel軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)表格的自動(dòng)化調(diào)整，例如：辦公人員在制作完表格之后，可能需要對(duì)表格內(nèi)容進(jìn)行修改，在修改的過(guò)程中，不需要辦公人員對(duì)表格的高與寬進(jìn)行調(diào)整，軟件會(huì)自動(dòng)按照辦公人員的操作動(dòng)態(tài)調(diào)整寬高，在刪除某一行列的表格時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)調(diào)整表格的大小與行列的排列。

3.2計(jì)算功能的實(shí)現(xiàn)

Excel軟件除了可以實(shí)現(xiàn)表格處理，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算。Excel軟件中提供了許多函數(shù)計(jì)算公式，依靠計(jì)算公式，軟件可以讓許多復(fù)雜的計(jì)算問(wèn)題簡(jiǎn)單化。比如：在學(xué)校成績(jī)表的制作中，將學(xué)生的姓名輸入到A列中，將語(yǔ)文數(shù)學(xué)等各科的科名輸入到B、C等行中，在H行中，輸入“學(xué)生各科總成績(jī)”，學(xué)生的總分與各學(xué)科的總分以及平均分都可以通過(guò)公式計(jì)算立即得出，極大地方便了對(duì)學(xué)生分?jǐn)?shù)的計(jì)算。

4 結(jié)束語(yǔ)

在Excel的操作中，多文件的打開(kāi)、對(duì)數(shù)據(jù)的規(guī)范以及數(shù)據(jù)表格的打印，在辦公人員的辦公過(guò)程中使用的頻率較高，也是Excel軟件操作的基本技巧。Excel的功能較為廣泛，但是基本上辦公人員只要掌握了Excel軟件的這些功能，了解這些功能的使用技巧，可以極大的提升辦公人員的辦公效率。對(duì)于許多剛剛接觸Excel軟件的新手來(lái)說(shuō)，了解Excel的基本功能，掌握Excel的應(yīng)用技巧是非常必要的。

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