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        試論Excel辦公高手應(yīng)用技巧

        2017-03-06 19:47:38沈偉
        電腦知識(shí)與技術(shù) 2016年30期
        關(guān)鍵詞:應(yīng)用技巧辦公

        沈偉

        摘要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越成熟,計(jì)算機(jī)軟件的功能也在不斷創(chuàng)新與完善。在人們的日常辦公中,Excel辦公軟件受到了非常廣泛的應(yīng)用,掌握Excel應(yīng)用技巧已經(jīng)成為辦公人員交流與工作的基本要求。因此,本文將對Excel相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行概述,同時(shí)分析Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧,并利用Excel辦公軟件解決實(shí)際問題。

        關(guān)鍵詞:Excel;辦公;應(yīng)用技巧

        中圖分類號(hào):G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-3044(2016)30-0137-02

        Excel是一款數(shù)據(jù)處理軟件,具有數(shù)據(jù)管理、函數(shù)計(jì)算、圖表制作以及編程功能。由于Excel辦公軟件的功能豐富,可以滿足不同辦公人員的需求,因此,Excel在各行各業(yè)中獲得了廣泛的應(yīng)用。在Excel軟件的使用過程中,辦公人員很快就能獲得使用Excel軟件的心得與體會(huì),并熟悉Excel軟件的應(yīng)用技巧。熟悉Excel軟件的應(yīng)用技巧,可以有效地提高辦公人員的辦公效率。

        1 Excel相關(guān)內(nèi)容概述

        1.1 Excel簡介

        Excel是一款微軟公司開發(fā)的電子表格程序,是微軟辦公系統(tǒng)中的一部分[1]。Excel的功能較為豐富,辦公人員使用Excel可以創(chuàng)建出一個(gè)工作簿,將工作數(shù)據(jù)輸入到工作簿,借助Excel的數(shù)據(jù)管理功能,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、排序,讓辦公人員可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效管理;使用Excel,還可以跟蹤數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析與計(jì)算,同時(shí)還能借助多種形式對數(shù)據(jù)進(jìn)行表達(dá),比如圖表表達(dá)。借助Excel的這些功能,可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表制作、計(jì)劃跟蹤以及賬單制作[2]。在Excel辦公中,與Excel功能相配套的軟件主要有Word、Access等。當(dāng)前,使用的最廣泛的Excel版本為Excel2013、2010,2007年之前的Excel版本基本上很少人使用,軟件版本越新,功能越全。從Excel2003版本開始,Excel軟件支持VBA編程,可以實(shí)現(xiàn)對重復(fù)性較高的數(shù)據(jù)計(jì)算。

        1.2 軟件介紹

        Excel軟件界面包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工具按鈕、編輯欄、工作區(qū)、控制框、滾條框、分割框以及狀態(tài)欄。使用 Excel軟件進(jìn)行辦公時(shí),需要建立一個(gè)工作簿和工作表,工作簿由一張以上的工作表組成,在一個(gè)工作簿內(nèi),可以實(shí)現(xiàn)對多張工作表的數(shù)據(jù)管理。工作表是Excel軟件儲(chǔ)存與收集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)文檔,通過工作表可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的修改與計(jì)算。Excel軟件還具有篩選功能,對數(shù)據(jù)的篩選包括普通篩選與高級(jí)篩選,在普通篩選無法滿足篩選需求時(shí),可以使用高級(jí)篩選,高級(jí)篩選需要先確定篩選的區(qū)域與條件,從而達(dá)到精確、快速篩選的目的。Excel軟件還可以實(shí)現(xiàn)圖表的制作,在圖表的制作過程中,需要先借助圖表向?qū)?,完成基本圖表框架的建立,然后填充數(shù)據(jù),并對圖表進(jìn)行編輯與修改,從而突出圖表所要表達(dá)的信息。Excel軟件還可以利用公式與函數(shù)工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算。

        2 Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧分析

        2.1保存工作區(qū)功能分析

        在辦公人員使用Excel軟件進(jìn)行辦公的過程中,往往需要對不同工作簿進(jìn)行交叉操作,在交叉操作中,需要從一個(gè)工作簿跳到另一個(gè)工作簿,或者在一個(gè)Excel工作簿工作的過程中,需要從另一個(gè)工作簿中調(diào)取工作表,從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總,并且,還存在需要使用多個(gè)工作簿內(nèi)的工作表,制作一個(gè)獨(dú)立工作表的辦公需求。然而,在辦公沒有完成的情況下,辦公人員需要處理另外一些事情,或者需要重啟電腦之后才能繼續(xù)工作,這時(shí)就需要Excel軟件具有可以保存當(dāng)前所有打開工作簿與工作表的功能,這一項(xiàng)功能就是保存工作區(qū)功能。保存工作區(qū)功能是指,記錄當(dāng)前所有打開的工作簿與工作表,將這一紀(jì)錄保存到保存工作區(qū)內(nèi),辦公人員在辦公時(shí),只要打開保存工作區(qū)文件,就可以將上次工作中所有涉及的工作簿或工作表都打開。在建立工作區(qū)文件時(shí),需要點(diǎn)擊Excel軟件界面中的“文件”按鈕,然后點(diǎn)擊“保存工作區(qū)”按鈕,辦公人員可以對工作區(qū)文件進(jìn)行命名,其擴(kuò)展名為xlw。辦公人員需要記住文件的保存路徑,方便下次打開。辦公人員在需要時(shí),可以打開工作區(qū)文件,所有相關(guān)的文件都會(huì)打開,并且文件簿與工作表將按照保存時(shí)的方式排列。

        2.2 數(shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能分析

        Excel軟件具有數(shù)據(jù)瀏覽與編輯功能,其實(shí)現(xiàn)方式為凍結(jié)窗口以及剪貼板。下面對Excel軟件凍結(jié)窗口功能與剪貼板功能進(jìn)行分析。

        2.2.1凍結(jié)窗口功能

        辦公人員在使用Excel軟件進(jìn)行表格瀏覽時(shí),如果需要瀏覽的工作表格過多,會(huì)使得標(biāo)題欄的內(nèi)容無法完全顯示,辦公人員在查看某一表格時(shí),需要滾動(dòng)標(biāo)題信息欄查找表格信息,這一操作在一定程度上浪費(fèi)了辦公人員的時(shí)間。對于此,微軟公司在Excel軟件中加入了凍結(jié)窗口功能。辦公人員可以借助窗口凍結(jié)功能,可以凍結(jié)不需要用的窗口,從而方便辦公人員的查詢操作。凍結(jié)窗口功能的操作步驟為:單擊選中單元格,點(diǎn)擊“窗口”按鈕,然后點(diǎn)擊“凍結(jié)窗口”按鈕,凍結(jié)操作完成,辦公人員可以在標(biāo)題欄上完全顯示標(biāo)題內(nèi)容,從而提高辦公人員的辦公效率。

        2.2.2剪貼板功能

        在Excel軟件的使用過程中,辦公人員常常需要進(jìn)行復(fù)制粘貼操作,但是在復(fù)制了表格內(nèi)容之后,需要對表格采取其他操作才能進(jìn)行粘貼,但是這一過程中,復(fù)制的信息會(huì)由于其他操作而消失,使粘貼操作無法實(shí)現(xiàn),要進(jìn)行粘貼操作還需要再次復(fù)制表格信息。要減少這樣重復(fù)性的操作,Excel軟件提供了剪貼板功能。剪貼板功能可以實(shí)現(xiàn)對復(fù)制信息的有效保存,從而避免過多的重復(fù)操作,提高辦公效率[3]。

        2.3數(shù)據(jù)的有效性功能分析

        在Excel表格制作的過程中,需要由不同單位的不同人員進(jìn)行表格制作,而不同制作人員制作表格的習(xí)慣不同,制作習(xí)慣的不同將造成輸入信息的方式不同。因此,在所有表格上交之后,需要對表格進(jìn)行一定程度上的修改,為了節(jié)省表格修改的時(shí)間,就需要對表格的輸入規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一,這就需要使用Excel軟件的數(shù)據(jù)有效性功能。數(shù)據(jù)有效性功能包含:批注功能與規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能,下面對這兩種功能進(jìn)行分析。

        2.3.1批注功能

        辦公人員可以點(diǎn)擊“輸入信息”的選項(xiàng)頁,然后將標(biāo)注信息填入到選項(xiàng)頁內(nèi),在表格的設(shè)定區(qū)域內(nèi),可以顯示相關(guān)信息。

        2.3.2規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能

        在輸入信息之后,可以選擇相關(guān)的信息標(biāo)注,軟件可以識(shí)別相關(guān)的信息標(biāo)注,并將這些信息系統(tǒng)的歸類。辦公人員可以設(shè)置是否強(qiáng)制輸入者對表格信息進(jìn)行標(biāo)注,在選擇強(qiáng)制輸入者添加標(biāo)注這一選項(xiàng)之后,輸入者需要選擇標(biāo)注信息才能完成表格的制作,從而實(shí)現(xiàn)對輸入者操作的規(guī)范。

        2.4自動(dòng)篩選功能分析

        在辦公人員進(jìn)行信息的查詢中,需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選,在篩選的過程中,需要設(shè)置相關(guān)條件進(jìn)行篩選,Excel軟件具有自動(dòng)篩選功能。設(shè)置的條件在三天以上時(shí),利用自動(dòng)篩選功能,可以精確的篩選出辦公人員需要的信息。自動(dòng)篩選功能的操作步驟為:首先需要確定數(shù)據(jù)篩選的范圍,確定選擇范圍之后,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”,然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)篩選”,“數(shù)據(jù)篩選”下面還會(huì)彈出一個(gè)選項(xiàng),點(diǎn)擊“自動(dòng)篩選”。在點(diǎn)擊“自動(dòng)篩選”之后,在每一標(biāo)題欄右邊都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)選擇按鈕,點(diǎn)擊選擇按鈕。在點(diǎn)擊選擇按鈕之后,會(huì)出現(xiàn)所有篩選條件,在輸入選擇了篩選條件之后,軟件會(huì)自動(dòng)進(jìn)行篩選,篩選之后黑色的按鈕會(huì)變成藍(lán)色的按鈕。篩選中還需要注意,在點(diǎn)擊每一標(biāo)題欄右邊的選擇按鈕之后,有一個(gè)“自定義篩選”,在“自定義篩選”中,可以使用米字符與問號(hào)符等進(jìn)行模糊篩選。使用米字符可以代表任意字符的模糊匹配,而使用問號(hào)符則表示對一個(gè)字符的模糊匹配。在篩選完畢之后,可以將篩選結(jié)果粘貼到表格的任意區(qū)域中。

        2.5快捷設(shè)置打印功能分析

        Excel軟件的快捷設(shè)置打印功能包含打印標(biāo)題行功能與分頁視圖功能,下面對這兩種功能進(jìn)行分析。

        2.5.1打印標(biāo)題行功能

        在一般的表格打印中,完成一頁的打印之后,還沒有將表格內(nèi)容打印完,需要在另一張紙上打印表格。而這一過程中往往會(huì)省略標(biāo)題欄的打印,而相關(guān)人員在翻閱表格文件時(shí),需要前后翻頁對照標(biāo)題欄,這在一定程度上浪費(fèi)了翻閱的時(shí)間。Excel軟件的打印標(biāo)題行功能正好可以解決這一問題。打印標(biāo)題行的具體操作為:點(diǎn)擊“頁面設(shè)置”,然后點(diǎn)擊“工作表”,在每一頁的表格打印中,如果需要打印標(biāo)題,就點(diǎn)擊“頂端標(biāo)題行”右邊的按鈕,也可以手動(dòng)開啟這一功能。

        2.5.2分頁視圖功能

        在許多表格的打印中,常常會(huì)出現(xiàn)打印內(nèi)容過多或者表格內(nèi)容行列太多,使得表格信息無法打印在一張紙上。許多辦公人員一般采用小字號(hào)、調(diào)整邊距等方法使表格內(nèi)容可以在一張紙上打印出來。然而這一操作浪費(fèi)的時(shí)間過多,影響了工作效率。Excel軟件的分頁視圖功能就可以很好地解決這一問題,辦公人員可以點(diǎn)擊“視圖”,然后點(diǎn)擊“分頁視圖”按鈕,在Excel軟件界面上就會(huì)顯示表格的分頁視圖,在中間的位置上還會(huì)顯示表格分頁的頁碼,將鼠標(biāo)放到分頁的邊緣,當(dāng)鼠標(biāo)變成了左右箭頭的樣式之后,可以對表格分頁進(jìn)行放大、縮小操作[12]。根據(jù)紙張的尺寸,將表格分頁的尺寸設(shè)置好,就可以將表格完整的打印出來。

        3 利用Excel辦公軟件解決實(shí)際問題

        3.1表格處理

        Excel的表格處理功能非常強(qiáng)大,它不僅可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計(jì)算,還可以實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)的管理與分析。相比于Word軟件,Excel軟件具有操作簡便的特點(diǎn),并且,Excel軟件還可以實(shí)現(xiàn)同一工作簿內(nèi)建立多個(gè)數(shù)據(jù)表格。在表格的處理中,Excel軟件可以實(shí)現(xiàn)對表格的自動(dòng)化調(diào)整,例如:辦公人員在制作完表格之后,可能需要對表格內(nèi)容進(jìn)行修改,在修改的過程中,不需要辦公人員對表格的高與寬進(jìn)行調(diào)整,軟件會(huì)自動(dòng)按照辦公人員的操作動(dòng)態(tài)調(diào)整寬高,在刪除某一行列的表格時(shí),軟件會(huì)自動(dòng)調(diào)整表格的大小與行列的排列。

        3.2計(jì)算功能的實(shí)現(xiàn)

        Excel軟件除了可以實(shí)現(xiàn)表格處理,還可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計(jì)算。Excel軟件中提供了許多函數(shù)計(jì)算公式,依靠計(jì)算公式,軟件可以讓許多復(fù)雜的計(jì)算問題簡單化。比如:在學(xué)校成績表的制作中,將學(xué)生的姓名輸入到A列中,將語文數(shù)學(xué)等各科的科名輸入到B、C等行中,在H行中,輸入“學(xué)生各科總成績”,學(xué)生的總分與各學(xué)科的總分以及平均分都可以通過公式計(jì)算立即得出,極大地方便了對學(xué)生分?jǐn)?shù)的計(jì)算。

        4 結(jié)束語

        在Excel的操作中,多文件的打開、對數(shù)據(jù)的規(guī)范以及數(shù)據(jù)表格的打印,在辦公人員的辦公過程中使用的頻率較高,也是Excel軟件操作的基本技巧。Excel的功能較為廣泛,但是基本上辦公人員只要掌握了Excel軟件的這些功能,了解這些功能的使用技巧,可以極大的提升辦公人員的辦公效率。對于許多剛剛接觸Excel軟件的新手來說,了解Excel的基本功能,掌握Excel的應(yīng)用技巧是非常必要的。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 王田榮.淺析Excel軟件在教務(wù)管理工作中的綜合應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2014(1):77-81.

        [2] 劉向陽,胡海霞,姜燕.高校教學(xué)管理人員Excel辦公能力存在的問題和對策研究[J].科技視界,2014(7):23-35.

        [3] 陳健.淺析利用Excel與Word生成固定格式文檔的方法[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2013(25):5721-5724.

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