陳紅濤(勝利油田物資供應處，山東 東營 257000)

運用Excel優(yōu)化設計料賬管理工作

陳紅濤(勝利油田物資供應處，山東 東營 257000)

本文根據(jù)Excel在料賬管理中的應用現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化設計的思路，詳細的設計方案。有利于提高料帳管理工作的準確率和效率。通過實例詳細介紹設計系統(tǒng)工作簿的方法，通過[選擇性粘貼]實現(xiàn)各工作表間的數(shù)據(jù)同步，運用各種函數(shù)和公式取代計算過程，提高運算效率，最終達到只操作基礎數(shù)據(jù)的目標。應用這些方法，不需要專門學習復雜的數(shù)據(jù)庫知識，根據(jù)實際工作需要即可在Excel界面設計和開發(fā)簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時擴展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作。

數(shù)據(jù)處理；料帳；函數(shù)；公式；鏈接

近年來，Excel軟件以其強大的數(shù)據(jù)處理功能和簡便易用的特點在辦公領域得到普遍應用，逐漸成為倉儲人員日常工作的得力助手[1]。運用Excel可以在一定程度上減輕倉儲人員的工作量，提高倉儲管理的效率。現(xiàn)在我們使用Excel的水平一般比較低，不能充分發(fā)揮Excel的潛力，因此有必要對Excel在倉儲管理上的應用作出一個總結，使Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能得到充分發(fā)揮。

1 應用現(xiàn)狀

(1)由于套管規(guī)格多，發(fā)放量非常大，只能累計一周結一次帳,導致許多套管收結不及時，因此月結比較復雜。

(2)月結沿用手工方法，單據(jù)多而且易出差錯，有時因為一個數(shù)字敲錯，需要反復查幾遍。

(3)套管每月收發(fā)量在3萬噸左右，產(chǎn)生巨額勞務費，在卸車、倒運和裝車三種情況下，首先要單井核對，然后累積計算工作量，最后依據(jù)勞務費率計算實際費用。

2 優(yōu)化設計月結系統(tǒng)

2.1 新建“月結管理系統(tǒng)”工作簿

2.2 在系統(tǒng)工作簿內建立“上年結轉”表格。

(1)根據(jù)需要建列，選取70行作為數(shù)據(jù)區(qū)域，以應變1年內的物資增減。

(2)手工鍵入物碼、規(guī)格、單價和庫存數(shù)量。

(3)“序號”列A3位置輸入1，其余向下用拖動柄填充，實現(xiàn)了快速輸入數(shù)字序列。

(4)“庫存金額”列F3位置插入公式“=D3*E3”（單價*數(shù)量）自動計算庫存金額，其余用拖動柄快速填充。

(5)設計總計行。E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”計算總庫存數(shù)量，將E1公式拖入F1自動計算總庫存金額。

(6)“庫存項數(shù)”運用統(tǒng)計函數(shù)COUNTIF計算區(qū)域內符合給定條件的單元格的數(shù)量，在圖中G1位置輸入“=COUNTIF(F3: F72,"＜＞0")”自動計算，顯示當月庫存項數(shù)。

COUNTIF是一個統(tǒng)計函數(shù)，用于統(tǒng)計滿足某個條件的單元格的數(shù)量；例如，統(tǒng)計特定城市在客戶列表中出現(xiàn)的次數(shù)。COUNTIF(range,criteria)，其中range指明要統(tǒng)計數(shù)量的單元格的組，可以包含數(shù)字、數(shù)組或包含數(shù)字的引用，將忽略空白和文本值。criteria用于決定要統(tǒng)計哪些單元格的數(shù)量的數(shù)字、表達式、單元格引用或文本字符串。COUNTIF僅使用一個條件。如果要使用多個條件，請使用COUNTIFS。

2.3 復制生成“1月”月結表格

(1)選擇“上年結轉”表格中“序號、物碼、規(guī)格、單價”數(shù)據(jù)區(qū)塊，[復制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]至“1月”中的對應單元格。

(2)“庫存數(shù)量”K3位置輸入公式“=上年結轉!E3+E3-H3”（期初+收入-發(fā)出）自動生成庫存數(shù)量，核對此列與ERP是否一致。如果“庫存數(shù)量”不一致，需要檢查收發(fā)數(shù)量是否準確；如果“庫存數(shù)量”一致，“庫存金額”不一致時，可以判定有調價，需要手工輸入新單價。

(3)“庫存金額”N3位置輸入公式“=L3+J3-G3-上年結轉! G3”自動計算價差。收發(fā)金額列里輸入相應公式“=E3+O3”“= P3+J3”自動生成調價后金額。

(4)設月計行，E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”自動生成當月“收入數(shù)量”，將E1公式向右拖至L1自動完成月計。

2.4 復制“1月”生成“2月”。

調整“庫存數(shù)量”和“調價”公式，鏈接到“1月”對應數(shù)據(jù)。增設累計收發(fā)列，Q3位置輸入公式“=E3+'1月'!E3”自動生成累計收發(fā)數(shù)量。其余公式使用填充柄拖動，迅速填充。

2.5 復制“2月”依次生成“3～12月”，圖4所示。表中鏈接對應調整，依次鏈接。

2.6 軟件調試

在“1月”表格輸入數(shù)據(jù)，“2～12月”同步更新。大大降低了勞動強度，避免手工計算的差錯，提高月結的工作效率，準確率100%。

3 優(yōu)化設計勞務費結算

(1)新建“勞務費結算系統(tǒng)”工作簿。

(2)建“單重”和“費率”表格。手工輸入規(guī)格、噸/米列。

(3)建“1月六隊”表格。

①選擇“單重”的“規(guī)格型號”列區(qū)域[復制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]將“1月六隊”表格的規(guī)格鏈接到“單重”表格，便于維護。

②在“噸位”列E2位置輸入公式“=C2*單重!C2”（數(shù)量*單重）自動生成噸位，其余拖動填充柄向下填充。

③在“分類總計”G2位置輸入公式“=(ROUND(SUM(E2: E12),0))”將合計噸位四舍五入到整數(shù)。

ROUND用來返回某個數(shù)字按指定位數(shù)取整后的數(shù)字。ROUND(number,num_digits)，其中Number指明需要進行四舍五入的數(shù)字。Num_digits指明指定的位數(shù)，按此位數(shù)進行四舍五入。

ROUND函數(shù)和SUM函數(shù)聯(lián)合使用時節(jié)省統(tǒng)計求和的步驟直接得到需要的結果。便于檢查。

④應用費率鏈接到“費率”表，便于維護。

⑤“金額”列K12位置輸入公式“=G12*I12”（總價=噸位*費率）自動生成總價。

⑥復制“1月六隊”生成“1月五隊”表格。

⑦依次建立2～12月計費表格。至此“勞務費結算系統(tǒng)”完成。

4 結語

改進后效果顯著，原來結賬需要4小時，現(xiàn)在對賬以后僅用1小時就可以完成結賬，提速75%。

應用上述方法，不需要專門學習復雜的數(shù)據(jù)庫知識，根據(jù)實際工作需要即可在Excel界面設計和開發(fā)簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時擴展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作[1]。

[1]《利用Excel軟件實現(xiàn)簡單數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設計與開發(fā)》，薛轉花，《中國科技信息》，2010年21期.