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        電子檔案管理的若干問題思考

        2017-03-02 08:13:54
        黑龍江交通科技 2017年2期
        關(guān)鍵詞:公路檔案管理

        劉 洋

        (黑龍江省哈爾濱高速公路管理處,黑龍江 哈爾濱 150090)

        電子檔案管理的若干問題思考

        劉 洋

        (黑龍江省哈爾濱高速公路管理處,黑龍江 哈爾濱 150090)

        隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案所取代。電子檔案在未來的發(fā)展和工作中必將得到廣泛應(yīng)用?;陔娮訖n案管理的特點(diǎn),分析并總結(jié)其管理措施,為改進(jìn)公路行業(yè)電子檔案的管理提供依據(jù)。

        電子檔案;分類管理;優(yōu)勢

        電子檔案的發(fā)展與應(yīng)用是信息時代發(fā)展的必然趨勢。公路行業(yè)實(shí)行電子檔案管理有其便利優(yōu)勢,但也存在不足之處,只有充分了解其優(yōu)勢和不足,才能更好地管理和使用電子檔案,推進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。電子檔案的數(shù)據(jù)保護(hù)是電子檔案管理工作中的關(guān)鍵難點(diǎn)問題,只有解決了此類問題,才能使公路行業(yè)的電子化、數(shù)據(jù)化檔案管理工作取得穩(wěn)定的發(fā)展。

        1 電子檔案的起源和發(fā)展

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)化管理方法在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用,也為公路行業(yè)的檔案管理工作帶來了嶄新的變化。在此之前,人們主要是依靠文字記載對檔案進(jìn)行記錄,這種管理方式一方面不易操作,另一方面如果檔案文件缺失,很難復(fù)原或者彌補(bǔ)。因此,紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)的具體管理工作需要耗費(fèi)大量的人力、物力及時間等資源。隨著信息化檔案管理技術(shù)在公路行業(yè)檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展,檔案管理人員的工作效率得到了明顯的提高;檔案管理工作的全部流程都是利用計(jì)算機(jī)去操作、存儲,有效地解決了檔案管理工作效率低、檔案容易損壞或遺失等問題。對檔案的查找和分類管理也變得更加便捷。在電子信息化發(fā)展的今天,政府部門及各行各業(yè)的文件管理操作均已實(shí)現(xiàn)了辦公自動化,利用互聯(lián)網(wǎng)將信息在短時間內(nèi)進(jìn)行傳送,提高各部門之間的工作效率,這在電子檔案管理中發(fā)揮了極大的作用。

        在檔案管理中,電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)點(diǎn)和不足。例如,紙質(zhì)的檔案文件具有電磁物理方面的耐久性,但電子化的數(shù)據(jù)檔案卻容易受到電磁干擾、網(wǎng)絡(luò)不暢等方面的影響,有時缺乏必要的電磁物理穩(wěn)定性和耐久性。在檔案管理的實(shí)際操作過程中,文件的歸檔整理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容;將紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行分類、歸檔,一般需要耗費(fèi)大量的時間和人工,其中有些檔案存在較多的關(guān)聯(lián)性,給歸檔的分類管理增加了不小的難度。但是隨著計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的普及應(yīng)用,人們能夠利用數(shù)據(jù)化技術(shù),對電子化的數(shù)據(jù)檔案資源進(jìn)行有效的整合,可以方便地將檔案資料進(jìn)行編目,極大地提高了檔案整理的工作效率。綜上所述,我們可以明確檔案管理工作,在各行各業(yè)中都是非常重要的信息資源管理任務(wù),而經(jīng)過長期的穩(wěn)定發(fā)展與不斷完善,電子化的數(shù)據(jù)檔案必將會在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。通過對公路行業(yè)電子檔案進(jìn)行合理的歸檔、保管,能夠有效保證行業(yè)檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

        2 電子檔案的分類管理

        電子化的數(shù)據(jù)檔案文件可以充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序。檔案管理工作人員和其他使用人員可以根據(jù)不同的管理或利用需要,通過辦公自動化系統(tǒng)對電子數(shù)據(jù)文件進(jìn)行必要的檢索、組合與分類。其中,針對企業(yè)電子檔案管理的實(shí)際需求所產(chǎn)生的文件類別,可以采用檔案全宗號和分類號進(jìn)行適當(dāng)劃分:即經(jīng)營類別的檔案管理文件、生產(chǎn)類別的檔案管理文件、財(cái)務(wù)類別的檔案管理文件、人事勞資類別的檔案管理文件等。目前我國采用的檔案歸檔范圍及其保管期限表,是經(jīng)過長期的實(shí)踐制定實(shí)行的,具有較強(qiáng)的科學(xué)性和操作性。特別是檔案保管期限表,能夠充分體現(xiàn)不同檔案資料的重要程度和保存價值。因此,在電子數(shù)據(jù)檔案的歸檔管理工作中,也應(yīng)遵循此歸檔范圍及對應(yīng)的保管期限規(guī)定,并根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際,制定相應(yīng)的公路行業(yè)檔案歸檔范圍和具體保管期限,確保電子數(shù)據(jù)檔案分類的科學(xué)性和規(guī)范性。

        3 電子數(shù)據(jù)檔案在檔案管理工作中的作用

        紙質(zhì)文件檔案管理對象一般都是文字書面材料,檔案管理人員要具有足夠的耐心和責(zé)任心進(jìn)行細(xì)致的整理和保管,并需要付出較多的體力勞動。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,管理人員通過掃描、刻盤等數(shù)據(jù)錄入的方式對各類檔案進(jìn)行收集、整理與保管,這個過程是電子化數(shù)據(jù)檔案的代表性演變過程。電子數(shù)據(jù)檔案的形成和使用,不僅提高了文獻(xiàn)數(shù)據(jù)、檔案資源共享的效率和覆蓋面,同時也促進(jìn)了電子信息化產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展。電子化的數(shù)據(jù)文件可以通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和管理軟件進(jìn)行高效、迅速、多角度的整序,不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件一樣的分類整理和保管;不同的用戶可以根據(jù)其具體工作需求,利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行需要的組合分類和查詢利用。公路行業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)對行業(yè)內(nèi)的有關(guān)檔案資料進(jìn)行有效的管理,已逐漸形成了規(guī)范的管理程序和管理系統(tǒng),檔案管理人員的工作效率得到了極大地提高,電子檔案的發(fā)展,在檔案管理和利用工作中發(fā)揮了重要的作用。

        4 結(jié) 語

        行業(yè)的發(fā)展也體現(xiàn)在不斷積累的檔案資料中,正確認(rèn)識公路行業(yè)檔案管理工作的重要性,對于公路相關(guān)管理和使用部門,包括每一位使用和管理人員的工作都是十分重要的。隨著電子檔案的不斷創(chuàng)新和優(yōu)化,其應(yīng)用范圍會得到廣泛普及,將實(shí)現(xiàn)公路行業(yè)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。信息化技術(shù)無疑為公路行業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的變革,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的工程和行政檔案管理,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)其規(guī)?;?、高速化發(fā)展的新要求,只有把檔案工作的重點(diǎn)放在信息化數(shù)據(jù)的管理上,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)化與建設(shè),充分利用電子數(shù)據(jù)檔案的優(yōu)勢,才能使公路行業(yè)的檔案管理工作更加規(guī)范、高效。

        [1] 韓英,郭濱麗. 淺談提高公路檔案管理現(xiàn)代化的對策[J].黑龍江交通科技,2006,(12).

        [2] 曹麗麗.民政檔案管理的要點(diǎn)和創(chuàng)新方法研究[J].勞動保障世界(理論版),2013,(9).

        [3] 呂強(qiáng),淺析高速公路檔案管理新機(jī)制[J].黑龍江交通科技,2007,(11).

        2016-11-18

        劉洋(1982-),女,黑龍江哈爾濱人,中級檔案館員,從事公路行業(yè)檔案管理工作。

        F283

        C

        1008-3383(2017)02-0197-01

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