倪海川

摘 要：計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，使得各種信息傳遞與使用方式發(fā)生了巨大變化，新型數(shù)字化信息載體對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)載體材料 造成了前所未有的沖擊，這些新型檔案載體在形成、傳遞、存儲(chǔ)、使用過(guò)程中對(duì)技術(shù)環(huán)境的依賴，特別是在檔案原始性認(rèn)定 及檔案信息的安全管理方面給檔案工作帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；管理

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-3178（2018）06-0194-01

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展， “電子檔案”也隨之產(chǎn)生。這一新生事 物的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，盡快探索 出一套切實(shí)可行的電子檔案管理方法，已成為當(dāng)前檔案界普遍關(guān)注 和積極探索的話題。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，

以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)

備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

1.2 電子文件對(duì)檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔

案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部 門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存 儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如 果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完 畢具有保存價(jià)值的文件，還應(yīng)包括該文件讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2 電子文件和電子檔案的特性

電子文件定義為：法人及其他組織和個(gè)人在履行公務(wù)活動(dòng)中形

成的，由計(jì)算機(jī)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式記錄，能被 計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上， 并可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的代碼序列。電子檔案定義：經(jīng)過(guò)鑒定，具有 保存價(jià)值和利用價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相應(yīng)的支持軟、硬件 說(shuō)明。

電子文件的特性：

2.1虛擬性

電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，

在沒(méi)有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時(shí)，它是無(wú)法顯示出來(lái)

的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

2.2設(shè)備依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成

的，離開(kāi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件不可用。其對(duì)設(shè)備依賴性體現(xiàn)在： 一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加 密。

2.3非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載

體上肉眼無(wú)法分辨，二是載體上的信息記錄密度極大。 2.4可分離性

電子文件可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不 發(fā)生任何變化；還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者；還 可把電子文件分解后分別通過(guò)不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的 不同設(shè)備上，在需要時(shí)再裝配起來(lái)。

2.5集成性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配

構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電

子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。

3 電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

3.1 歸檔時(shí)間不同。傳統(tǒng)檔案都是需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸

檔，而電子文件檔案的歸檔時(shí)間較為自由，在文件辦理完成后，文 件形成部門(mén)可以隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將文件發(fā)給檔案管理人員，然后檔案 管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行電子化管理，設(shè)定檔案名稱，方便日 后的查找利用。這樣一來(lái)，有利于增加檔案的完整度、提高文件的 歸檔率，避免漏掉文件的歸檔。

3.2 歸檔方式不同。傳統(tǒng)檔案管理是將文件進(jìn)行收集整理后， 然后根據(jù)目錄存放指定的位置就可以了。而電子文件檔案是利用互 聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行編輯修改，無(wú)法固定載體，會(huì)造成某些鑒定文 件原始憑證性的關(guān)鍵信息的模糊不清。因此，在電子文件形成檔案 過(guò)程中要進(jìn)行信息和身份的認(rèn)證，還要做好保管和維護(hù)工作，保證 電子文件檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。

3.3 保管方式不同。傳統(tǒng)檔案的保管方式是將整理好的檔案放 在檔案袋里，存放在檔案室中，而電子文件檔案的保管方式則是將 文件檔案以文件夾的形式存在計(jì)算機(jī)中，但是電子文件檔案會(huì)由于 多媒體的老化、存儲(chǔ)介質(zhì)的改變而發(fā)生無(wú)法讀取的現(xiàn)象，為了避免 對(duì)文件檔案利用的影響，可以在電子文件檔案形成之前，輸出一份 紙質(zhì)的檔案用來(lái)備份，但根本上的解決辦法還是檔案工作人員在接 受到文件后，就要進(jìn)行文件的格式轉(zhuǎn)換，用通用統(tǒng)一的格式進(jìn)行存 儲(chǔ)，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度。

3.4 電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)?電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在 接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并 給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相 關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須 給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí) 行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

3.5 查詢和利用方式不同。傳統(tǒng)的文件檔案的查詢和利用都是 通過(guò)到指定的地點(diǎn)才能夠完成，而電子文件檔案的查詢和利用就方 便的多了，只要身邊有一臺(tái)電腦，就能都迅速地餓完成文件檔案的 查詢以便使用。但電子文件檔案的使用是對(duì)使用者有一定的要求的，

只有使用者注冊(cè)相關(guān)賬號(hào)成為電子文件檔案的會(huì)員，在登錄過(guò)程通 過(guò)身份驗(yàn)證后，才能夠查詢有關(guān)的電子文件檔案。

4 電子文件檔案的保管和維護(hù)

4.1 搞好電子檔案載體的存放環(huán)境。電子檔案載體應(yīng)存放在防

磁性能好的專用柜架內(nèi)，環(huán)境溫度可控制在 15℃-24℃，濕度保持 在 45%-60%。同時(shí)注意防塵、防火、防有毒氣體等庫(kù)房“七防”工 作。

4.2 做好備份工作。由于電子文檔的穩(wěn)定性較低，所以做好電 子文檔的備份工作是十分必要的，否則一旦出現(xiàn)異常，造成電子文 檔的丟失，就大大降低電子文檔的使用率了。具體的做法是：對(duì)文 件進(jìn)行兩份或三份的多套備份，并且要分開(kāi)保管；還要及時(shí)定期的 對(duì)電子文檔的載體進(jìn)行檢查和更新

4.3 做好安全保密工作。首先，防止電腦網(wǎng)絡(luò)上“黑客”們的 攻擊?，F(xiàn)在黑客技術(shù)和手段越來(lái)越高明，僅靠一道簡(jiǎn)單的密碼是根 本阻擋不住黑客的，國(guó)內(nèi)外一些部門(mén)采取設(shè)置“雙層電子門(mén)”的辦 法，除使用磁卡身份證對(duì)訪問(wèn)者驗(yàn)明正身外，還要設(shè)置電子密鑰， 使用個(gè)人活動(dòng)密碼?？v使如此，也不能保證其百分百不被黑客高手 入侵，所以還應(yīng)使自己的電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有良好的逆流跟蹤查找功 能，以便及時(shí)查出黑客行蹤，逮住惡意的黑客，給予法律上的制裁， 這樣可以起到威嚇作用，使黑客們不敢入侵破壞系統(tǒng)。其次，還要 嚴(yán)密防止計(jì)算機(jī)病毒。

5 結(jié)束語(yǔ)

將電子文檔推行到現(xiàn)代的企業(yè)中，是我們長(zhǎng)期的工作，要努力

實(shí)現(xiàn)企業(yè)的文檔電子化。電子文件檔案實(shí)施有效的管理對(duì)整個(gè)檔案 部門(mén)都有重要的意義。同時(shí)，檔案部門(mén)在對(duì)電子的文件檔案實(shí)施管 理時(shí)，還要和各個(gè)部門(mén)以及各個(gè)行業(yè)的專業(yè)人員相互配合，使他們 的檔案法律意識(shí)有所增強(qiáng)的同時(shí)，還能推動(dòng)電子文件走向社會(huì)化、 網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化方向。有利于管理電子文件的工作順利開(kāi)展，還能 為電子文件的資源信息共享做出貢獻(xiàn)。

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