鐘海芹

（浙江省送變電工程公司）

一、引言

會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是企業(yè)檔案管理的其中一個(gè)重要門(mén)類(lèi)，是全面反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理狀況的關(guān)鍵信息資源。然而，在現(xiàn)代信息化高速發(fā)展下，檔案信息資源的整合，是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合成了當(dāng)前檔案理論界與實(shí)踐界一個(gè)共同的課題，尚有一系列相關(guān)問(wèn)題亟待解決，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案這一特殊門(mén)類(lèi)更有很多問(wèn)題需要探討。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，國(guó)網(wǎng)公司精益化管理水平不斷提升，基層單位辦公管理都在內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)上，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作也在系統(tǒng)電子報(bào)賬模塊上進(jìn)行，利用信息系統(tǒng)記賬，越來(lái)越多的憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息以電子的形式產(chǎn)生和傳遞。不僅記賬憑證可經(jīng)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)后自動(dòng)形成，而且會(huì)計(jì)賬簿也能由系統(tǒng)通過(guò)邏輯計(jì)算自動(dòng)生成?？梢哉f(shuō)，會(huì)計(jì)信息化水平的不斷提高，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的要求，目前基層單位會(huì)計(jì)檔案管理處于半電子化狀態(tài)，與單位會(huì)計(jì)工作信息化程度無(wú)法完美匹配。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理面臨的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理不徹底

目前國(guó)網(wǎng)公司大多數(shù)基層單位都已使用內(nèi)網(wǎng)電子報(bào)賬系統(tǒng)，會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)等會(huì)計(jì)資料基本上都以電子形式產(chǎn)生和傳遞，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等管理已全面實(shí)行電子化管理。但是會(huì)計(jì)檔案管理是在內(nèi)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，只是檢索條目的電子化，未實(shí)現(xiàn)憑證、賬冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案材料的電子化，處于半電子化狀態(tài)，報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案材料的電子數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，無(wú)法達(dá)到一體化管理狀態(tài)，制約了企業(yè)管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）會(huì)計(jì)檔案查閱不便，工作效率受限于未信息化環(huán)節(jié)

由于會(huì)計(jì)檔案管理處于半電子化狀態(tài)，在日常搜索和查閱檔案時(shí)只能針對(duì)電子條目，無(wú)法擁有完全電子化管理時(shí)在系統(tǒng)上直接進(jìn)行多維度的查詢(xún)、搜索、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)等功能，要獲取具體數(shù)據(jù)信息必須到庫(kù)房查閱紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，這樣讓工作效率大大降低。

（三）會(huì)計(jì)電子檔案存在原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題

原始性問(wèn)題：對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行認(rèn)定。

真實(shí)性問(wèn)題：電子檔案極易失真，如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí);電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案;電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問(wèn)題：電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

安全性問(wèn)題：電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

三、實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理保障措施探索

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視是前提

《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中得到運(yùn)用及有效的推廣。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化制度及規(guī)范的健全是依托

建立健全的檔案管理規(guī)章制度，使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化，會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員不注重會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，建立會(huì)計(jì)電子文件準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)及傳輸規(guī)范、電子會(huì)計(jì)檔案著錄及編碼規(guī)范等多套規(guī)范體系，制訂全面的管理制度，在制度中明確基于電子會(huì)計(jì)檔案管理的崗位職責(zé)，細(xì)化電子會(huì)計(jì)檔案歸什么、何時(shí)歸、誰(shuí)來(lái)歸、怎么歸、怎么管、怎么用的操作規(guī)則，使電子會(huì)計(jì)檔案在收集、整理、編目、存檔等環(huán)節(jié)有章可循，規(guī)范一致。這樣整個(gè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，就有了明確的方向和堅(jiān)強(qiáng)的依托。

（三）硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的完善是關(guān)鍵

完善硬件設(shè)施建設(shè)，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等; 同時(shí)構(gòu)建會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案文檔一體化會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)就是把會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)能自動(dòng)記錄會(huì)計(jì)電子文件的各種背景信息和元數(shù)據(jù)，能有效管理和控制會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期，如自會(huì)計(jì)電子文件生成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理再到轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電子檔案，最后被提供利用直到銷(xiāo)毀或遷移的整個(gè)過(guò)程。能提供利用和管理會(huì)計(jì)電子文件和檔案，也能管理匯入的會(huì)計(jì)紙質(zhì)文件信息。從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)文檔一體化的管理。完善配套的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的關(guān)鍵技術(shù)保障。

（四）安全保障體系是核心

構(gòu)建強(qiáng)大的安全保障體系，如何確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的核心問(wèn)題。

1.檔案使用安全。財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)檔案工作流程必須監(jiān)控管理，建立安全權(quán)限控制機(jī)制，在線瀏覽和會(huì)計(jì)檔案原文件相互保持獨(dú)立，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案的完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)管理，確保電子檔案信息安全。

2.系統(tǒng)安全。信息部門(mén)通過(guò)采用入侵檢測(cè)、防火墻、加密和防病毒、安全權(quán)限控制等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，同時(shí)將外網(wǎng)和單位的內(nèi)網(wǎng)分開(kāi)，在內(nèi)網(wǎng)建立強(qiáng)大的安全管理體系和控制體系，確保會(huì)計(jì)檔案文檔一體化管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。

3.明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長(zhǎng)期并存并保持一致。紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存的"雙軌制"，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件或原始的紙質(zhì)文件要?dú)w檔保存。同時(shí)，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號(hào)更改、更新時(shí)更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)相符。

（五）專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)是基礎(chǔ)

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理建設(shè)對(duì)每一位檔案管理工作者都提出了很高的技術(shù)要求，它要求檔案管理人員在進(jìn)行工作的同時(shí)還要不斷地加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及企業(yè)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，以提高工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)施的運(yùn)用能力，最后成為一名高素質(zhì)、高能力、高水平的綜合管理人才。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行政治思想的教育，使他們具備較強(qiáng)的責(zé)任心，不會(huì)為了達(dá)到某種目的而去弄虛作假，最后造成檔案工作嚴(yán)重的后果和損失。因此，企業(yè)應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的各種培訓(xùn)，全面提升他們的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德等綜合素質(zhì)。積極做好崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，使企業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)信息的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、總結(jié)

國(guó)家電網(wǎng)公司基層單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案觀念突破的過(guò)程，是一個(gè)創(chuàng)新的過(guò)程。在正式推行之前，只有科學(xué)合理地利用和挖掘信息化會(huì)計(jì)檔案資源，借助于統(tǒng)計(jì)軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)等信息手段，并結(jié)合實(shí)際工作發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并不斷解決、完善，才能把會(huì)計(jì)檔案的電子化管理這一基礎(chǔ)工作做好，會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能才得以充分發(fā)揮。作為一名檔案管理人員，必須緊跟上時(shí)代步伐，積極探索檔案管理的新思路和新方法，創(chuàng)新管理理念，不斷提高自己的信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益而努力。