鄭元清

（中航工業(yè)哈飛檔案館 哈爾濱 150066）

應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)規(guī)范哈飛檔案管理模式

鄭元清

（中航工業(yè)哈飛檔案館 哈爾濱 150066）

本文以哈飛公司實(shí)施蘭臺系統(tǒng)為基點(diǎn)，主要從現(xiàn)行資料管理、電子文件管理、檔案歸檔管理、檔案利用管理和人員隊(duì)伍管理五個方面，詮釋了哈飛公司檔案館應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)規(guī)范檔案管理的環(huán)節(jié)與取得的成效，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范公司現(xiàn)代化檔案管理模式，提升檔案管理水平的目的。

蘭臺系統(tǒng) 現(xiàn)行資料管理 電子文件管理

哈飛公司檔案館在公司各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，在航空工業(yè)檔案工作總體規(guī)劃的指導(dǎo)下，根據(jù)單位檔案工作的長遠(yuǎn)計(jì)劃，大力開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，不斷深化以“蘭臺”為主線的數(shù)字檔案館建設(shè)方案，明確了數(shù)字檔案館建設(shè)的核心——“以蘭臺為依托，構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理平臺”。

2011年年初，哈飛公司檔案館在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的支持配合下，全力籌備蘭臺系統(tǒng)的開展與實(shí)施應(yīng)用工作，在項(xiàng)目前期做了大量的工作：向開發(fā)商索要相關(guān)軟件資料與使用用戶名單，公司相關(guān)部門多次組織進(jìn)行可行性分析，組成調(diào)研組對已使用該系統(tǒng)相關(guān)單位進(jìn)行走訪調(diào)研，形成調(diào)研報告上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分析評價，組織全公司部門進(jìn)行蘭臺需求的調(diào)研等等。應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，不僅可以解決公司檔案工作中遇到的各種問題，更重要的是借助蘭臺，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提升檔案館的現(xiàn)代化管理水平，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。

一、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)的原因分析

檔案管理系統(tǒng)在哈飛檔案館中的應(yīng)用，主要經(jīng)歷了三個階段：金航百科軟件的應(yīng)用、金航百科與現(xiàn)行資料檢索軟件結(jié)合應(yīng)用、金航百科與北航開發(fā)現(xiàn)行檢索軟件結(jié)合應(yīng)用。以上三種檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，基本解決了檔案館靜態(tài)檔案管理與紙質(zhì)現(xiàn)行資料動態(tài)管理的業(yè)務(wù)工作問題，基本保證了公司紙質(zhì)現(xiàn)行資料管理和檔案管理的正常運(yùn)行。另外，公司個別生產(chǎn)車間和部門通過其他方式開發(fā)了符合自己單位檔案資料傳閱、借閱、管理的小程序，實(shí)現(xiàn)局部檔案資料的現(xiàn)代化管理。

公司網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，辦公自動化大范圍普及應(yīng)用，OA、W i ndchi l l、LCA、CAPP等各種信息數(shù)據(jù)管理平臺在哈飛公司得到全面應(yīng)用，期間產(chǎn)生了大量的電子文件資料；公司信息化總體水平不斷提高，6S、保密、質(zhì)量等工作在公司不斷促進(jìn)，使得公司檔案資料的規(guī)范管理迫在眉睫；公司建設(shè)一級數(shù)字檔案館，等等。以上這些因素迫使哈飛公司檔案館要加快檔案信息化建設(shè)，建成數(shù)字檔案館，適應(yīng)新趨勢的發(fā)展要求[1]。

過去的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)新趨勢下公司檔案管理的需求，如：檔案系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)電子文件的管理、檔案數(shù)據(jù)源重復(fù)冗余、與公司其他類管理系統(tǒng)脫節(jié)、不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，等等。哈飛公司檔案館應(yīng)該尋求新的發(fā)展方式，以解決公司檔案資料管理出現(xiàn)的問題。蘭臺系統(tǒng)是中航工業(yè)檔案館大力促普及的檔案管理系統(tǒng)，全行業(yè)檔案部門都在大力應(yīng)用此系統(tǒng)，普及率約達(dá)90%以上，并逐步構(gòu)建滿足檔案信息資源共享的數(shù)字檔案館，應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)是數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)之平臺構(gòu)建的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)之一。蘭臺系統(tǒng)的出現(xiàn)可以幫助哈飛公司檔案館應(yīng)對現(xiàn)在的形勢，實(shí)現(xiàn)全公司檔案資料管理包括電子文件的規(guī)范化管理，提升檔案管理水平，使檔案館發(fā)展上新臺階。

二、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，規(guī)范現(xiàn)行資料管理

哈飛檔案館承擔(dān)公司現(xiàn)行資料的接收、發(fā)放、復(fù)曬、分發(fā)、回收等工作，現(xiàn)行資料的管理是檔案館配合公司科研、生產(chǎn)、管理的重要工作環(huán)節(jié)。應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，可以優(yōu)化現(xiàn)行資料管理流程，解決原有系統(tǒng)應(yīng)用中遇到的各種問題，從現(xiàn)行資料的源頭開展工作一直延伸到公司各單位資料室，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行資料管理的系統(tǒng)化、自動化和規(guī)范化。

1.規(guī)范現(xiàn)行資料接收管理。通過蘭臺系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)公司現(xiàn)行資料的接收規(guī)范性控制?，F(xiàn)行資料設(shè)計(jì)者可將資料信息錄入蘭臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與檔案館的網(wǎng)上交接，相關(guān)人員可方便的查詢現(xiàn)行資料的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，可代替資料流轉(zhuǎn)狀態(tài)接收記錄登記，保證了現(xiàn)行資料始終處于受控的狀態(tài)。檔案館核對設(shè)計(jì)者網(wǎng)上移交信息與實(shí)物信息的正確性，無誤后實(shí)現(xiàn)接收確認(rèn)，如果發(fā)現(xiàn)問題及時駁回，避免錯誤信息的產(chǎn)生，這種避錯率可以達(dá)到90%，最終使應(yīng)用于生產(chǎn)的資料正確率達(dá)到99.9%以上。接收流程見圖1。

圖1 現(xiàn)行資料接收流程

2.規(guī)范現(xiàn)行資料發(fā)放管理。通過蘭臺系統(tǒng)，可以將檔案館現(xiàn)有的現(xiàn)行資料管理業(yè)務(wù)融會貫通，全面實(shí)現(xiàn)檔案館現(xiàn)行資料管理“一線通”管理。

具體流程：檔案館接收人員接收完成資料形成者的資料后，核對分發(fā)單位及資料著錄信息，實(shí)現(xiàn)資料分發(fā)，分發(fā)信息自動流轉(zhuǎn)入下一工作環(huán)節(jié)；檔案館派工人員、復(fù)曬人員、分發(fā)人員、檔案人員、原件管理人員等實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息核對確認(rèn)；最后形成了“以一條信息數(shù)據(jù)為主線的拓?fù)涔芾斫Y(jié)構(gòu)”，即“一線通”管理，其避免了數(shù)據(jù)庫中有多條重復(fù)數(shù)據(jù)的問題，也解決了檔案館自動化管理流程的不連貫性，保證了現(xiàn)行資料發(fā)放中的高質(zhì)量、高效率管理，全面取代檔案館半自動化的現(xiàn)行資料發(fā)放管理模式。

3.規(guī)范現(xiàn)行資料室管理。使用蘭臺系統(tǒng)前，各單位資料室尤其是生產(chǎn)車間的資料室，仍使用傳統(tǒng)的資料卡片管理模式，即占用了大量的單位工作空間，又使資料員的工作量加大，檢索資料時，每天每次都要重復(fù)的查卡片，查圖紙，結(jié)果往往做了很多的無用功，工作效率很低。

通過蘭臺系統(tǒng)，各資料室資料員可在網(wǎng)上查看到發(fā)到自己單位的現(xiàn)行資料；可對相應(yīng)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充著錄；可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的資料傳閱、資料借閱、資料下發(fā)等工作；可實(shí)現(xiàn)作廢資料網(wǎng)上提交回收；可對本單位員工信息進(jìn)行維護(hù)；可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上打印資料卷內(nèi)目錄、背簽等，做好本單位的資料6S管理，等等。借助蘭臺，取消所有資料室的卡片登記記錄，是全公司資料室管理共同的需求，蘭臺可實(shí)現(xiàn)公司資料室管理的自動化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。

三、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，規(guī)范電子文件管理

針對電子文件管理，哈飛公司檔案館沒有真正付諸實(shí)施，雖然已有相應(yīng)的管理制度和程序文件，但是在實(shí)際工作中沒有落實(shí)。這歸因于沒有完善的管理系統(tǒng)來統(tǒng)籌電子文件的管理。

針對應(yīng)用于現(xiàn)行生產(chǎn)的電子文件，使用蘭臺系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)電子文件全文的自動上傳，并與目錄級數(shù)據(jù)自動對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收與發(fā)放，各單位可查看到自己權(quán)限內(nèi)的電子文件全文，可進(jìn)行電子文件的網(wǎng)上二次傳閱并進(jìn)行跟蹤控制，可保證電子文件傳閱的及時性，使電子文件發(fā)放有章可循，解決公司面臨電子文件發(fā)放途徑多而亂的問題。

針對光盤、硬盤等載體形式的電子文件，責(zé)任單位可將此載體形式的電子文件上傳到蘭臺系統(tǒng)中，在目錄級數(shù)據(jù)中著錄與其他載體的互見號，方便用戶的檢索。針對公司各類應(yīng)用系統(tǒng)中存在的電子文件，如W i ndchi l l、OA系統(tǒng)，蘭臺系統(tǒng)與上述系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，將電子全文上傳到檔案的全文服務(wù)器上，解決公司各類系統(tǒng)電子文件各自為家，歸檔不統(tǒng)一，不集中管理的問題，也避免了應(yīng)用系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，電子文件的安全受到威脅的問題。

四、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，規(guī)范檔案歸檔管理

哈飛公司檔案歸檔應(yīng)當(dāng)納入公司生產(chǎn)總計(jì)劃，在各類型號研制生產(chǎn)之初，就應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)型號檔案的歸檔計(jì)劃，并按計(jì)劃按時完成檔案歸檔。這一直是公司檔案歸檔工作的要求。但是公司檔案歸檔率一直不能得到提高，一方面是各歸檔單位的歸檔意識比較薄弱，另一方面是公司沒有硬性的歸檔指標(biāo)，公司也沒有很好的歸檔跟蹤程序以監(jiān)控歸檔單位的歸檔率[2]。

蘭臺系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)包括條件保障、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案等各類檔案的收集歸檔管理，通過此系統(tǒng)，公司主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查看相應(yīng)檔案的總體收集情況；各歸檔單位隨時能夠掌握本單位的歸檔計(jì)劃，可對歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，檔案部門進(jìn)行確認(rèn)；檔案部門能夠掌握各階段的資料狀態(tài)，以便提醒督促各歸檔單位及時歸檔；檔案員可預(yù)先維護(hù)模版，能夠調(diào)用模版生成各類檔案的歸檔資料范圍；系統(tǒng)能夠顯示各單位應(yīng)歸檔、已歸檔和需要到期歸檔的文件列表，能夠自動計(jì)算檔案的歸檔率和完整率。

通過蘭臺系統(tǒng)，可使檔案歸檔管理流程網(wǎng)絡(luò)化、自動化，提高公司各類檔案的歸檔完成率，保證公司科研生產(chǎn)中產(chǎn)生的檔案能夠及時存檔，確保公司有重要價值檔案的長期保存。

五、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，規(guī)范檔案利用管理

檔案利用包括檔案的借用和查閱，哈飛公司檔案利用包含的內(nèi)容有檔案借閱、原件調(diào)出、資料增補(bǔ)等。原件調(diào)出和資料增補(bǔ)兩種利用方式主要解決公司科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖紙資料的更改問題。傳統(tǒng)的檔案利用流程比較復(fù)雜，用戶查閱某份資料需要跑遍全公司進(jìn)行簽字審批，完成后到檔案部門查閱后竟然沒有此份資料，這樣即浪費(fèi)利用者的時間，也將耽誤公司的科研生產(chǎn)，工作效率非常低。另外，檔案員大量的借閱登記帳仍延續(xù)手工登記的方式，工作方式比較老化，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

圖2 檔案利用流程

蘭臺系統(tǒng)是將各種檔案利用審批流程定制于系統(tǒng)中，由系統(tǒng)管理員專門維護(hù)自定義的審批流程，利用者只需登陸系統(tǒng)平臺檢索所需檔案信息，如果檢索到所需檔案，可直接在網(wǎng)上提交利用申請，如果所需檔案有電子文件，根據(jù)利用者的權(quán)限和密級，檔案員可自動開放利用信息于利用者；如果利用者所需信息是紙質(zhì)檔案，則提交利用申請后，系統(tǒng)自動按層層領(lǐng)導(dǎo)審批完成利用流程，最后自動提交給相應(yīng)檔案員，檔案員收到利用信息后，查找紙質(zhì)檔案后給予利用者答復(fù)信息，利用者可親自到現(xiàn)場借閱，系統(tǒng)自動記錄利用者借閱信息，并按時間限定借閱期限，定期催還。

通過蘭臺系統(tǒng)，檔案利用流程更加系統(tǒng)化、簡單化，自動化的檔案利用管理模式將取代傳統(tǒng)的利用模式，簡化檔案利用流程的同時，節(jié)省了利用者、檔案提供者的工作時間，可大大提高檔案工作效率。

六、應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)，規(guī)范人員隊(duì)伍管理

哈飛公司大部分檔案工作者信息化整體素質(zhì)偏低，缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的“全才”。在年齡結(jié)構(gòu)上，大齡的檔案人員多，沒有一個合理的老、中、青比例結(jié)構(gòu)。有相關(guān)專業(yè)背景人員的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，這些會阻礙檔案工作的信息化進(jìn)程。

蘭臺系統(tǒng)的應(yīng)用，要求檔案工作者要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，分析與組織信息的能力，為用戶提供信息咨詢服務(wù)的能力，協(xié)調(diào)與解決問題的能力，等等。公司檔案館通過蘭臺系統(tǒng)的應(yīng)用，可以鍛煉一批年輕人，通過全程參與蘭臺系統(tǒng)的調(diào)研、培訓(xùn)、實(shí)施、調(diào)試、應(yīng)用等過程，可以提高年輕人的檔案業(yè)務(wù)能力和協(xié)調(diào)溝通能力，強(qiáng)化信息化處理能力；可以改善較老工作資歷的檔案員的傳統(tǒng)工作方式，讓大家敢于接近新事物，并與現(xiàn)代化管理方式齊頭發(fā)展，不落后于年輕人。以“學(xué)習(xí)型”為導(dǎo)向構(gòu)建檔案人員隊(duì)伍，是綜合考慮老、中、青結(jié)構(gòu)所必需的組織形式，通過不斷的個人學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)、組織學(xué)習(xí)，達(dá)到終身學(xué)習(xí)的目的，在應(yīng)用蘭臺系統(tǒng)的同時，以不斷實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、模式創(chuàng)新和方法創(chuàng)新為目的，最終使每個檔案人員包括資料員成為公司檔案部門的CIO[3]。

人員隊(duì)伍建設(shè)不是一朝一日即可成事的，公司檔案工作者的管理模式需要在不斷推進(jìn)蘭臺系統(tǒng)的過程中不斷增進(jìn)，這無疑是對檔案員的巨大挑戰(zhàn)，檔案部門應(yīng)該通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等方式，不斷提高檔案館員的綜合素質(zhì)。希望通過蘭臺系統(tǒng)來實(shí)施這一大好機(jī)會，在檔案館領(lǐng)導(dǎo)的支持指導(dǎo)下，帶起一支適應(yīng)公司信息化建設(shè)的高素質(zhì)、高能力的隊(duì)伍。

借助于蘭臺系統(tǒng)的力量，不只是能夠規(guī)范現(xiàn)行資料管理、電子文件管理、檔案歸檔管理、檔案利用管理和人員隊(duì)伍管理，涉及檔案部門的各種細(xì)節(jié)管理都可以通過實(shí)施蘭臺系統(tǒng)得到規(guī)范性的管理，如檔案收集、檔案整理、檔案檢索、檔案編研等。蘭臺系統(tǒng)將深入到公司整個檔案資料系統(tǒng)的總平臺，將來還要與公司各類系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成，以實(shí)現(xiàn)公司檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、自動化、共享化。做好蘭臺系統(tǒng)的應(yīng)用和建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)公司數(shù)字檔案館建設(shè)的重要途徑，我們要不斷努力，將蘭臺系統(tǒng)應(yīng)用到檔案工作各個環(huán)節(jié)，全面取代傳統(tǒng)檔案工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案館的創(chuàng)新發(fā)展，為公司檔案事業(yè)做出重要貢獻(xiàn)。

[1]王瑞偉，鄭元清，陳東英.中航工業(yè)哈飛數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需求規(guī)格說明書[A],2012（2）.

[2]鄭元清.個性化服務(wù)——數(shù)字檔案館創(chuàng)新服務(wù)之亮點(diǎn)[J].哈飛科技，2011（3）.

[3]李冠強(qiáng).數(shù)字圖書館管理論綱[M].南京：東南大學(xué)出版社，2004.

★作者鄭元清為中航工業(yè)哈飛檔案館副館長，館員，研究方向?yàn)閿?shù)字檔案管理。

A ppl i cat i on ofLA N Syst em t o Regul at e H afeiA rchi ves M anagem entM ode

Zheng Y uanqi ng

（A V IC H afeiA rchi ves,H arbi n 150066,Chi na）

Thi s art i cl e i l l ust rat es H afeiCom pany's i m pl em ent at i on st eps and achi evem ent s ofappl yi ng LA N syst em t o regul at e i t s archi ves m anagem ent fromfi ve aspect s：current dat a m anagem ent,el ect roni c docum ent m anagem ent,archi ves fi l i ng m anagem ent,archi ves ut i l i zat i on m anagem ent and personnel m anagem ent.It's hoped t hat t hi s w i l l hel p regul at e t he com pany's m odern archi ves m anagem entm ode and enhance t he l evelofarchi ves m anagem ent.

LA N syst em;currentdat a m anagem ent;el ect roni c docum entm anagem ent

G 270.7

A

2016-09-08