李劍峰?オ?

摘要：隨著全國黨校工作會議的召開，黨校教務檔案的管理工作逐步得到重視。加強黨校教務檔案管理工作是我們需要思考的新問題。本文提出了黨校教務檔案管理中存在的問題，并提出了加強黨校教務檔案管理的若干措施，使之更好地為教學科研服務，提高教學管理水平。

關鍵詞：黨校；教務檔案；管理

教務檔案是教學管理職能部門在教學管理活動過程中直接和積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄的文件集合體，是具有保存、查證、參考和利用價值的信息資源，是提高工作效率和進行教學情況研究的重要條件和依據(jù)。檔案的生命力在于它的有用性，黨校的教務檔案也不例外。隨著教育事業(yè)的發(fā)展和高校教育、教學改革的深入，在教學管理過程中形成的教務檔案材料越來越多，內(nèi)容越趨豐富，使用越趨頻繁、廣泛。近年來，隨著全國黨校工作會議的召開，對于教務檔案管理工作也提出了新的要求。目前，黨校的教學檔案已在教學管理、教學研究等各項工作中發(fā)揮了重要作用，但也存在不少問題，應當認真解決，以適應迅猛發(fā)展的黨校教學科研的需要。

1.當前黨校教務管理檔案管理工作中存在的問題

1.1資料收集不全

由于許多教務管理人員對檔案工作認識不夠，所以造成了資料收集不全。當前許多教務管理人員認為教務部門的主要工作只是教務的管理，然而忽略了檔案的管理，所以，使材料的收集和歸檔工作變得不再重視；有的人還認為歸檔所需材料是很重要的，在工作中常常會使用，在歸檔后會給工作帶來不便，所以呈現(xiàn)消極的工作態(tài)度；還有的人認為教務檔案可有可無，所以工作人員缺乏責任心，敷衍了事，使資料收集不全，并且影響了后期的工作。

1.2檔案的利用率不夠

長期以來，檔案管理者忽視了檔案的知識傳遞和學習借鑒功能，降低了檔案的二次開發(fā)利用率。

1.3檔案管理信息化程度不高

目前黨校大部分檔案還靠傳統(tǒng)的管理模式，檢索工具不全、檢索方法落后，效率低下，不方便查考。

2.規(guī)范和科學的管理教務檔案

2.1提高教務檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，提高檔案質(zhì)量

隨著檔案管理的現(xiàn)代化，教務檔案管理也要伴隨著學校檔案管理現(xiàn)代化的腳步前進，這對教務檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。教務檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)直接關系到檔案工作質(zhì)量的好壞，教務檔案工作者要緊跟時代步伐，不斷學習，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)。參照別校的管理情況，吸收經(jīng)驗，切實提升教務檔案管理人員的理論水平，積極探討教務檔案的管理模式，積極改進管理方法，不斷探索管理的新方式，使教務檔案管理更加專業(yè)化，使之更好地為教學科研服務。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規(guī)定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。

2.2提高認識，強化檔案管理技能

黨校要充分認識到教務檔案的重要性，配備專兼職檔案管理員，每學期結束要將分散存放在其他部門的檔案材料收集起來，由檔案管理員統(tǒng)一管理，并且要對檔案管理員進行業(yè)務指導和培訓，以強化其檔案管理技能。

2.2.1收集

在工作中產(chǎn)生的所有文件、材料未必都需要保存，只有對日后工作有一定查考利用價值的文件，才作為檔案保存。教務檔案涉及面廣，幾乎與每位教師和管理人員都有直接的關系，而有些人員對教務檔案還不夠重視，對檔案材料的積累意識不夠明確，總認為工作做完就行了，不注意檔案材料的保存和及時上交。因此，只有向有關人員進行廣泛宣傳，對教務檔案材料的收集工作進行事先布置，實行超前控制，才能確保教務檔案的齊全與完整。其次，應對教務檔案的管理、組卷工作預先指導，確保案卷質(zhì)量。檔案管理人員要主動深入到各有關部門，就如何分類，如何科學、合理組卷等進行具體的業(yè)務指導，以確保案卷的質(zhì)量。教務檔案收集工作，僅靠某一個具體管理人員的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平時要注意處理好方方面面的關系，事先與有關人員和部門主動配合，以掌握檔案管理的主動權。這就要求管理者須加強檔案專業(yè)知識的學習，來鑒別哪些是需要存檔的文件。否則“有文必檔”會導致檔案質(zhì)量的整體下降，而不重視積累則會使材料缺失，造成歷史的空白。

2.2.2整理

一般說來，教務檔案可分為三類。第一類，行政管理檔案。如上級行政管理部門的行政綜合性文件，學校有關文件，學校黨政會議教學工作的記錄、紀要，人事變動的復批與決定，學校有關領導有關教學方面的重要講話報告、學校其他部門的文件、材料等。第二類，教學管理檔案。如專業(yè)申報及審批材料，各類上報材料及批文，教學管理規(guī)程，教學計劃、教學大綱、教材使用，教學執(zhí)行計劃、教學督導、課表，公開課、任課教師情況匯總、教師教學情況匯總，教學資料、教學通訊、簡報等。第三類，學籍檔案。如學員登記表、結業(yè)證書等。

本著系統(tǒng)化、條理化、便查找的原則，在檔案整理中，要做到分門別類，編目清楚，組卷合理，文體格式、行文規(guī)則都要符合檔案的規(guī)范化標準。

2.2.3保管

目前，對于學校的教務檔案管理，用電子文件逐漸代替紙質(zhì)文件成為辦公活動的主要記錄形式，由此對檔案的保管提出了新的要求。在保存紙質(zhì)文檔的同時，應注意妥善保管電子文檔。電子文檔有時會因各種原因（如存儲介質(zhì)的變異、病毒的攻擊等）導致?lián)p壞，因此，應時常對電子文檔進行備份。

2.3檔案建立規(guī)范化

以《高等學校檔案工作規(guī)范》為參照，根據(jù)教務管理的規(guī)律，檔案的建立要規(guī)范。首先，要堅持收發(fā)文的登記。文件正本需有主管領導閱示，事畢按期歸檔。教務文件發(fā)不登記，容易造成文件截留，甚至丟失，從而貽誤工作。其次，要堅持平時立卷。檔案管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件、材料隨時收集齊全，按照事先編好的案卷類目歸入有關卷內(nèi)，到學期結束按學年進行整理，正式組成案卷。堅持平時立卷，可以把辦畢的文件、資料及時收集歸卷，避免散亂丟失，有利于安全保密，有利于平時保管、利用，并可以節(jié)省時間。第三，要堅持規(guī)范立卷。從檔案材料的收集、整理到計算機著錄、打印、編目等，這一流程的每道工序都力求做到統(tǒng)一標準、整齊劃一，減少隨意性，以達到裝訂美觀、組卷合理、分類科學、編目清楚的要求，確保檔案案卷的合格率。

2.4 檔案管理科學化

教務檔案的保存要分門別類、形成體系。按照歸檔類目，集實體排架、保管期限、主題語言于一體，并使各類目案卷的位置固定。從縱向看，實現(xiàn)各年度同一條款案卷的排架位置相對穩(wěn)定，同類案卷的保管期限和主題標引一致；從橫向看，不同類目案卷的排架順序也是相對應的。這使得分散、龐雜的檔案信息做到系統(tǒng)、條理，不僅便于操作、便于檢索工具的制作，有利于科學管理，并且為全面實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了條件。對于移交校檔案室的檔案，要建立明細帳，以便平穩(wěn)過渡，并在利用時能一步到位，從而建立起本單位利用校檔案室館藏檔案的快速通道。

2.5加強檔案管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代科學技術日新月異的網(wǎng)絡時代，教育要面向現(xiàn)代化、面向世界、面向未來，重要的切入點之一就是面向網(wǎng)絡。同樣，教學檔案的管理也要與時俱進，改變教學檔案管理的落后狀況，引入現(xiàn)代化信息技術輔助管理，提高教務檔案的質(zhì)量，減少人為的失誤，要將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。需要從以下幾方面入手：一是將已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學校尚未實現(xiàn)文檔一體化管理前，對學校在教學管理中產(chǎn)生的電子檔案進行歸檔，并對其中的公開信息加以整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；三是對利用率高、具有參考價值的重要紙質(zhì)檔案，要通過掃描、錄入等方式，轉化為數(shù)字化檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。這應成為提高檔案利用率的工作方向。

2.6切實加強對教學檔案管理的領導

黨校教學檔案管理工作是一項時間跨度大、涉及面廣、綜合性強的系統(tǒng)工作，這項工作的好壞在很大程度上取決于領導對它的重視程度。黨校領導者應將教學檔案管理納入自己的工作范圍，為檔案管理者創(chuàng)造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學檔案管理作為提高教育教學水平的一個重要環(huán)節(jié)。

（作者單位：中共揚州市委黨校，江蘇 揚州 225000）