許德健 陸野

摘要：經(jīng)過多年的積累，物資采購管理已經(jīng)形成了較為成熟、規(guī)范的工作流程以及一套標(biāo)準(zhǔn)化程度相對較高的過程文件，存在較好的物資基礎(chǔ)，但這些流程、文件和崗位、人員等尚不能有效地結(jié)合起來。本文在物資采購工作調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，以流程為主線、效率為導(dǎo)向、制度為保障、信息為支撐，通過開發(fā)協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目任務(wù)之間、崗位人員之間的有效協(xié)同，進而提高物資采購部門內(nèi)的協(xié)同工作水平，為保證采購管理工作信息安全、支撐公司和電網(wǎng)健康發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電力 物資采購 協(xié)同 辦公系統(tǒng)

隨著集中招標(biāo)采購向縱深發(fā)展，物資采購工作出現(xiàn)了工作量大、項目管理復(fù)雜、招標(biāo)人員專業(yè)要求高、人員培養(yǎng)難度大周期長等一系列問題，客觀上增加了物資采購工作的難度和風(fēng)險，部門內(nèi)對建立工作協(xié)同機制的需求極為強烈。而另一方面，經(jīng)過多年的管理提升建設(shè)，物資采購工作標(biāo)準(zhǔn)化程度相對較高，工作流程較為成熟且規(guī)范性強，具備一定的建立協(xié)同工作機制的基礎(chǔ)?？偛吭凇笆濉蔽镔Y管理規(guī)劃中，多次提及“協(xié)同”二字，提出“以供應(yīng)鏈整體協(xié)同為主線建立新型物力集約化業(yè)務(wù)體系”進行業(yè)務(wù)架構(gòu)頂層設(shè)計、“建立與相關(guān)專業(yè)管理交圈地帶的常態(tài)化溝通協(xié)同機制”等建設(shè)目標(biāo)。為有效提升采購管理水平，公司亟需探索物資采購工作協(xié)同調(diào)度體系建設(shè)的思路與方案，研究開發(fā)物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，促進物資采購工作協(xié)同機制良性形成。

一、國內(nèi)外協(xié)同辦公理論研究現(xiàn)狀

（一）國外現(xiàn)狀研究

辦公自動化于50年代在美國和日本首先興起，隨著電腦出現(xiàn)和辦公事務(wù)的增加，為了提高文檔和數(shù)據(jù)處理能力，最初只是具有電子數(shù)據(jù)處理的簿記功能，60年代被管理信息系統(tǒng)取代，直到70年代后期才形成涉及多種技術(shù)的新型綜合學(xué)科——辦公自動化?？傮w來說，這個階段的系統(tǒng)處理能力較弱，處理文檔能力一般，應(yīng)用范圍較狹窄。

80年代，國外辦公自動化得到了飛速發(fā)展，許多國際性知名的計算機軟硬件公司都投身于這一巨大的市場。如IBM等巨頭公司推動了辦公管理方式的變革，辦公自動化產(chǎn)業(yè)規(guī)模也隨之?dāng)U大，也促進了計算機及信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。此階段優(yōu)點是計算機性能大大改善，能夠存儲處理更為復(fù)雜的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和工作流，形成以網(wǎng)絡(luò)為中心，群體能在一定程度上協(xié)同辦公。然而，系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計、運行維護投入成本較高，自動化辦公系統(tǒng)普及率較低。

進入90年代以來，辦公自動化得到蓬勃發(fā)展。國外巨頭公司看到廣闊市場前景投入了大量資金、人力，深入細(xì)致的研究數(shù)字、語音、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時引進人機工程，并推出了圖像處理儀器、文字處理器等先進辦公設(shè)備，極大推動了辦公自動化發(fā)展。在此階段，各公司進行技術(shù)創(chuàng)新，先進辦公設(shè)備層出不窮，提高了人們辦公效率，OA系統(tǒng)得到大量應(yīng)用和發(fā)展。

（二）國內(nèi)現(xiàn)狀研究

雖然國內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)相較發(fā)達國家起步較晚，但隨著技術(shù)的不斷成熟，理念不斷的更新，OA系統(tǒng)設(shè)計建設(shè)的水平也正在不斷向歐美等國家接近。目前國內(nèi)的OA系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)。在最近幾年不斷摸索中，也逐漸形成了適合中國國情的系統(tǒng)建設(shè)和管理方式。

我國OA發(fā)展，經(jīng)歷了如下三個階段：

第一代OA系統(tǒng)，從1985年到1993年，此階段主要解決了漢字處理問題，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)和文檔的電子化。采用單機設(shè)備，在微機設(shè)備中開發(fā)dBase、FoxBase系統(tǒng)完成了數(shù)據(jù)處理工作。

第二代OA系統(tǒng)，從1993年到2002年，電視電話會議系統(tǒng)，遠程語音系統(tǒng)，語音郵件系統(tǒng)得到應(yīng)用。電子郵件、語音處理等關(guān)鍵部門的部分業(yè)務(wù)迅速發(fā)展，實現(xiàn)部分業(yè)務(wù)流程自動化。

第三代OA系統(tǒng)，從2002年至今，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、即時通訊技術(shù)、圖像處理技術(shù)的飛速發(fā)展，發(fā)展成融合信息處理、業(yè)務(wù)流程處理和知識管理的應(yīng)用系統(tǒng)。

本文結(jié)合公司實際業(yè)務(wù)情況，打破目前市面上流行的OA系統(tǒng)最終成為企業(yè)內(nèi)部如報銷、請假、郵件、待辦等職能管理工具的怪圈，以溝通支持為基礎(chǔ)，涵蓋公文流轉(zhuǎn)、流程審批、日程管理、項目管理、任務(wù)管理、知識管理等功能，將物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)打造成真正的業(yè)務(wù)管理平臺。

二、物資采購工作協(xié)同調(diào)度體系建設(shè)

為落實國家電網(wǎng)公司十三五規(guī)劃戰(zhàn)略要求，公司開發(fā)物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，旨在將招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)化流程結(jié)果及關(guān)鍵節(jié)點時間進度要求通過信息系統(tǒng)的形式實現(xiàn)線上集中管控，具備從工作任務(wù)創(chuàng)建到任務(wù)分配與推送，再到任務(wù)過程管控、結(jié)果管理等功能。形成任務(wù)協(xié)同、崗位協(xié)同、部門協(xié)同的三級協(xié)同體系，實現(xiàn)物資業(yè)務(wù)管理的績效最大化，有效降低采購過程中可能面臨的風(fēng)險，持續(xù)提升物資業(yè)務(wù)管理信息安全建設(shè)。

（一）系統(tǒng)功能架構(gòu)

物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)是集溝通平臺、公文流轉(zhuǎn)、流程審批、日程管理、項目管理、任務(wù)管理、動態(tài)知識管理以及員工考評于一體的綜合管理系統(tǒng)。系統(tǒng)通過部署任務(wù)瀏覽、基礎(chǔ)設(shè)置、任務(wù)創(chuàng)建、任務(wù)模板管理、任務(wù)審核、任務(wù)執(zhí)行、需求計劃管理、需求計劃臺賬維護、招標(biāo)文件自動生成九個模塊，協(xié)助管理者實時掌握項目進展、流程審批進程、員工任務(wù)完成情況，實現(xiàn)項目任務(wù)之間、崗位人員之間的有效協(xié)同，具體的物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

（二）系統(tǒng)功能模塊

1、任務(wù)瀏覽模塊

主要實現(xiàn)在線預(yù)覽采購工作所有狀態(tài)的任務(wù)情況和執(zhí)行人工作負(fù)荷量情況，便于上級合理分配采購任務(wù)。任務(wù)預(yù)覽菜單中可顯示任務(wù)主要信息，操作者可以根據(jù)任務(wù)名稱關(guān)鍵字、人員名稱關(guān)鍵字進行快速搜索，界面中用不同顏色標(biāo)識任務(wù)的緊急情況和完成情況，便于操作者快速預(yù)覽；人員工作量預(yù)覽時操作者根據(jù)時間節(jié)點、人員姓名關(guān)鍵字等搜索條件查看人工作負(fù)荷量情況，界面可以通過柱狀圖的長度與寬度表示員工任務(wù)的時長與個數(shù)。

2、基礎(chǔ)設(shè)置模塊

主要包括權(quán)限設(shè)置和員工管理兩個基礎(chǔ)功能。系統(tǒng)管理員通過自定義角色，添加、修改、刪除權(quán)限基本信息，分配角色對應(yīng)的系統(tǒng)使用權(quán)限，且根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況和人員流動情況，編輯人員信息、修改相關(guān)數(shù)據(jù)。其中，員工管理模塊中可以實現(xiàn)部門轉(zhuǎn)移和數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，實現(xiàn)人員信息的批量處理，大大提高工作效率。

3、任務(wù)創(chuàng)建模塊

主要實現(xiàn)流程新建、流程修改、流程節(jié)點分配等功能。項目批次經(jīng)理可以便捷地通過拖拉節(jié)點框及流程線配置新流程，在線編輯任務(wù)起止時間、執(zhí)行人、節(jié)點模板、關(guān)聯(lián)流程文檔查詢等信息完成任務(wù)創(chuàng)建。更為人性化地是，流程設(shè)置完成后可以保存為模板，便于以后在其他任務(wù)創(chuàng)建前直接套用。

4、任務(wù)模板管理模塊

主要實現(xiàn)流程模板的調(diào)用和編輯。項目批次經(jīng)理可以直接調(diào)用前期固化在系統(tǒng)中的流程模板或者根據(jù)業(yè)務(wù)的變化，編輯、新建模板進行模板管理，下一次配置任務(wù)時可以迅速快捷調(diào)用。

5、任務(wù)審核模板

主要用來實現(xiàn)流程創(chuàng)建完成后分管領(lǐng)導(dǎo)的審批確認(rèn)。分管領(lǐng)導(dǎo)可以直觀地預(yù)覽創(chuàng)建流程中每個任務(wù)各節(jié)點的詳細(xì)情況，根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，在線完成任務(wù)的審核/駁回/任務(wù)下發(fā)、刪除、暫停/重啟、終止等操作。為了提高審批效率，系統(tǒng)提供了批量審核業(yè)務(wù)流程的功能。

6、任務(wù)執(zhí)行模塊

主要實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行人任務(wù)處理的功能。任務(wù)執(zhí)行人通過選擇任務(wù)所在年份、月份、工作周等時間字段，查看任務(wù)列表情況，根據(jù)自身工作情況，選擇接受或者拒絕任務(wù)。接受任務(wù)后，執(zhí)行人可以在任務(wù)節(jié)點信息中查看其他節(jié)點中需要關(guān)聯(lián)的文檔信息，并在相關(guān)節(jié)點上傳對應(yīng)的資料文檔。僅有當(dāng)任務(wù)流程中所有節(jié)點狀態(tài)均為“已完成”，任務(wù)流程為“執(zhí)行完成”。

三、結(jié)束語

隨著物力集約化管理工作的不斷推進，物資管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的精益化、集約化程度不斷提升，取得了顯著的成績，但也存在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間銜接、協(xié)同不順暢的問題。物資采購工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)的應(yīng)用上線成功推動了電力企業(yè)的工作流優(yōu)化再造和管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，它以流程為核心，利用日常辦公業(yè)務(wù)線上辦公手段實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)全程在線管控，消除管理壁壘，貫通采購工作的信息鏈、數(shù)據(jù)鏈和業(yè)務(wù)鏈，構(gòu)建高效的內(nèi)部溝通機制，實現(xiàn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和信息化，從根本上實現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通、流程規(guī)范的信息化需求。

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