寧寒松

高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展對(duì)策淺論

寧寒松*

西安醫(yī)學(xué)院，陜西 西安 710021

隨著社會(huì)和高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案這一反映高校發(fā)展歷史軌跡和精神面貌的人文資源應(yīng)該被更加充分的挖掘和利用，因此高校檔案工作不能固守管理和服務(wù)的傳統(tǒng)職能，要在職能拓展方面尋求更多可能。本文著眼于阻礙高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展的現(xiàn)實(shí)原因，對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展途徑進(jìn)行了探索。

高校；檔案機(jī)構(gòu)；職能拓展；途徑

一直以來(lái)，高校檔案及檔案工作都有著明確而穩(wěn)定的職能定位，在高等教育結(jié)構(gòu)中，高校檔案是高校在整體的教學(xué)、科研、管理等綜合辦學(xué)過(guò)程中直接形成的多種形式的原始?xì)v史記錄，而高校檔案工作則是直接對(duì)高校檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。然而，隨著社會(huì)和高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案這一反映高校發(fā)展歷史軌跡和精神面貌的人文資源應(yīng)該被更加充分的挖掘和利用，因此高校檔案工作不能固守管理和服務(wù)的傳統(tǒng)職能，要在職能拓展方面尋求更多可能。

一、高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展的障礙

(一)客觀環(huán)境

對(duì)檔案工作的重視在很多時(shí)候只是停留在嘴上，高校檔案工作同樣面臨著被忽視的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。教育部在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出：高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)。這是對(duì)高校檔案職能和功能的明確化，然而在現(xiàn)實(shí)的工作環(huán)節(jié)中，檔案部門以及檔案工作因?yàn)榕c高校教學(xué)、科研的中心工作并無(wú)直接關(guān)系而受到忽視，檔案管理作為一項(xiàng)內(nèi)容龐雜且專業(yè)性極高的業(yè)務(wù)工作往往從屬于某個(gè)行政職能部門統(tǒng)一管理，其工作內(nèi)容和方向被最大程度的壓縮和制約，同時(shí)身處邊緣化地位致使其可利用的資源又十分有限，因此缺乏職能拓展的客觀條件。

(二)主體定位

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案部門對(duì)自己的定位就是學(xué)校檔案的管理和檔案相關(guān)服務(wù)工作機(jī)構(gòu)，其專門化的業(yè)務(wù)規(guī)范和工作機(jī)制在不斷的實(shí)際工作中也已形成，以此從制度層面限制了檔案部門業(yè)務(wù)范圍的拓展。同時(shí)，檔案部門具有非常明確的業(yè)務(wù)內(nèi)容，比如為高校上級(jí)主管部門調(diào)取審查資料，為教職工和學(xué)生提供身份認(rèn)證資料等，服務(wù)針對(duì)性較強(qiáng)，檔案資料的利用往往是專項(xiàng)并單向的，且各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容之間并沒(méi)有直接的聯(lián)系呈現(xiàn)相對(duì)獨(dú)立狀態(tài)，因此檔案資料的交叉使用和重復(fù)利用低下，這樣并不利于檔案資料多種價(jià)值的開(kāi)發(fā)。

(三)行業(yè)特征

檔案工作具有專業(yè)性極強(qiáng)的業(yè)務(wù)范疇，檔案部門具有與其他部門迥異的工作屬性和行業(yè)特征。檔案資料的涵蓋范圍雖然具有一定的寬度，但是其收納界線也是很明確的，高校檔案是對(duì)高校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理和服務(wù)等辦學(xué)過(guò)程中的選擇性歷史記錄，其記錄領(lǐng)域首先被限定在了高校這樣相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)結(jié)構(gòu)單元內(nèi)，其次高校檔案的內(nèi)容僅限于各項(xiàng)辦學(xué)相關(guān)領(lǐng)域，最后高校檔案只是選擇性記錄，因此高校檔案內(nèi)容本身具有片面性，同時(shí)因?yàn)獒槍?duì)性太強(qiáng)導(dǎo)致高校檔案價(jià)值普適性不高，這些都限制著檔案價(jià)值的多元化挖掘和利用。

二、高校檔案部門職能拓展途徑

(一)整合高校校園文化建設(shè)

如今，文化立校已經(jīng)成為各個(gè)高校的共識(shí)和努力方向，如何在辦學(xué)過(guò)程中形成暨能總結(jié)過(guò)往又能指引未來(lái)且獨(dú)具特色的文化標(biāo)識(shí)成為高校提升軟實(shí)力必須解決的問(wèn)題，然而校園文化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而精細(xì)的工作，包括校園文化的追本溯源、文化核心的提煉、文化主題的確定、文化素材的收集以及文化渲染活動(dòng)等等，內(nèi)容廣泛且需要多個(gè)部門協(xié)作、聯(lián)動(dòng)。高校檔案作為校園文化的重要載體，具有獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的文化內(nèi)涵和品格，承載著可貴的校園文化遺產(chǎn)，理所當(dāng)然的要成為校園文化建設(shè)的“幫手”，扮演不可或缺的角色。將檔案工作整合入校園文件建設(shè)中既是對(duì)校園文化建設(shè)的有力推動(dòng)，也為檔案業(yè)務(wù)拓展提供了更多可能。

(二)積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)

對(duì)檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)調(diào)一方面是基于檔案事業(yè)發(fā)展潮流的必然選擇，同時(shí)也是新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)多元化發(fā)展的必由之路。信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，在此過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)理論和方法的完善和革新迫在眉睫，包括檔案運(yùn)行機(jī)制、管理模式、業(yè)務(wù)技能、組織結(jié)構(gòu)、人力資源等各方面都要進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，因循守舊、按部就班沒(méi)有出路，而變革對(duì)于傳統(tǒng)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案工作來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)需要魄力和勇氣的挑戰(zhàn)。但是科技的進(jìn)步又會(huì)促進(jìn)檔案工作本身的發(fā)展，同時(shí)也為檔案業(yè)務(wù)拓展提供了更多思路和方法，由被動(dòng)變主動(dòng)，比如檔案機(jī)構(gòu)可以在新媒體平臺(tái)上進(jìn)行宣傳活動(dòng)，或者在合法合規(guī)的前提下提供付費(fèi)檢索服務(wù)。

(三)實(shí)施檔案人才工程計(jì)劃

“人”的問(wèn)題一直是檔案事業(yè)發(fā)展的絆腳石，而人崗匹配問(wèn)題在新時(shí)期檔案工作開(kāi)展過(guò)程中顯得尤為突出，主要表現(xiàn)是高層次創(chuàng)新型人才引入困難，同時(shí)現(xiàn)有檔案人員的理論和業(yè)務(wù)技能提升跟不上檔案事業(yè)本身的進(jìn)步，不僅知識(shí)儲(chǔ)備、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、操作能力不足，更重要的則是思維和眼界上的滯后，無(wú)法用開(kāi)放和創(chuàng)新性思維去審視檔案這個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，這也是檔案部門在職能拓展上難以迸發(fā)活力的重要原因。通過(guò)人才工程計(jì)劃，一方面將眼界開(kāi)闊、知識(shí)體系多元且完備的創(chuàng)新型人才引入檔案部門，一方面對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行綜合素養(yǎng)提升和更新，既切實(shí)提升了檔案工作效率，也為檔案部門業(yè)務(wù)拓展儲(chǔ)備了人力資源。

(四)加強(qiáng)檔案宣傳工作

鑒于對(duì)檔案工作的固有認(rèn)識(shí)，高校檔案部門普遍認(rèn)為檔案業(yè)務(wù)專業(yè)性和方向性較強(qiáng)，因此開(kāi)展宣傳活動(dòng)是不必要也是不合適的，除此之外，檔案人員被龐雜的業(yè)務(wù)工作所牽絆且宣傳意識(shí)、宣傳手段欠缺，所以檔案部門一直以神秘、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男蜗笫救?，無(wú)論是檔案用戶還是領(lǐng)導(dǎo)，甚至是檔案人員自己都理所當(dāng)然的認(rèn)為檔案部門專注于檔案業(yè)務(wù)就行，不需要進(jìn)行職能拓展。加強(qiáng)檔案宣傳工作，更加全面的展示檔案部門形象，加強(qiáng)人們對(duì)檔案及檔案工作的興趣，進(jìn)而提升檔案利用效率，在此過(guò)程中尋找機(jī)會(huì)拓展檔案業(yè)務(wù)范圍。

從整體的檔案事業(yè)發(fā)展來(lái)看，拓展職能已經(jīng)成為檔案部門尋求突破發(fā)展的必然選擇，事實(shí)上很多檔案部門已經(jīng)試水職能拓展，并且也取得了相當(dāng)明顯的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，以此證明了檔案部門職能拓展是必要和現(xiàn)實(shí)可行的。筆者認(rèn)為，就高校檔案部門職能拓展來(lái)說(shuō)，方法很重要，然而更重要的則是思想的盤(pán)活和思維的開(kāi)放。

寧寒松(1987-)，陜西咸陽(yáng)人，西安醫(yī)學(xué)院黨政辦公室秘書(shū)科，科員。

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