鄭 艷

四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，重慶 401120

基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究*

鄭 艷*

四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，重慶 401120

隨著我國(guó)高等教育體制改革的不斷深入，高校的不斷擴(kuò)招，每年高校畢業(yè)生的人數(shù)在不斷上漲，就業(yè)壓力較大，畢業(yè)生檔案的管理就顯得尤為重要，高校畢業(yè)生檔案的管理質(zhì)量與畢業(yè)生就業(yè)之間有著緊密的聯(lián)系，而民辦高校畢業(yè)生的就業(yè)更是對(duì)檔案管理有著較高的要求，本文基于就業(yè)視角，研究民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新。

就業(yè)視角；民辦高校；畢業(yè)生檔案管理

一、就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理的作用與意義

(一)如實(shí)反映畢業(yè)生個(gè)人經(jīng)歷，提高畢業(yè)生綜合素質(zhì)

高校培養(yǎng)畢業(yè)生的意義在于為國(guó)家輸送德智體美勞全面發(fā)展的優(yōu)秀人才，同時(shí)也是促進(jìn)畢業(yè)生本身不斷完善自我，提升自我，因此，畢業(yè)生檔案應(yīng)對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)成果、生活經(jīng)歷及個(gè)人素質(zhì)進(jìn)行全面真實(shí)的反映，對(duì)學(xué)生在校期間的突出表現(xiàn)予以記錄與獎(jiǎng)勵(lì)，畢業(yè)生檔案不僅僅體現(xiàn)了畢業(yè)生的成長(zhǎng)過(guò)程，也是企業(yè)與國(guó)家在用人選拔時(shí)的主要依據(jù)。

(二)完善畢業(yè)生檔案，增加就業(yè)機(jī)會(huì)

在高校畢業(yè)生就業(yè)改革中，校方組織的雙選會(huì)逐漸成為企業(yè)招聘高校畢業(yè)生的主要模式，在雙選會(huì)上能夠做到“供需見(jiàn)面，雙向選擇”，一份客觀全面的檔案能夠使用人單位在第一時(shí)間對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行較為真實(shí)全面的了解，為用人單位選拔人才提供第一手依據(jù)，也為用人單位節(jié)約了招聘成本。民辦高校畢業(yè)生通過(guò)對(duì)檔案的完善，在眾多競(jìng)爭(zhēng)者中脫穎而出，為學(xué)生就業(yè)提供了更多機(jī)會(huì)。

(三)保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)利

隨著檔案制度的改革，個(gè)人檔案已逐漸向終身制轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，學(xué)生在就業(yè)后檔案不僅關(guān)系著用人單位對(duì)學(xué)生的管理，也關(guān)系學(xué)生的各項(xiàng)個(gè)人福利與保障，如購(gòu)買(mǎi)五險(xiǎn)一金、工齡計(jì)算、職稱(chēng)評(píng)定等，同時(shí)，畢業(yè)生繼續(xù)深造或報(bào)考公務(wù)員等也需要用到檔案。因此，建立全面完善的畢業(yè)生檔案管理制度能夠保證學(xué)生在每個(gè)階段的合法權(quán)益得到保證。

二、現(xiàn)階段民辦高校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題

(一)部分學(xué)生檔案資料記錄不規(guī)范不完整

許多民辦高校畢業(yè)生檔案管理中存在著編號(hào)不明，標(biāo)題不清的問(wèn)題，學(xué)生檔案標(biāo)題不規(guī)范，不清晰，標(biāo)題內(nèi)容與檔案內(nèi)容存在不匹配，用人單位在查詢(xún)檔案時(shí)不能第一時(shí)間明確檔案的內(nèi)容，使得檔案查詢(xún)陷入尷尬境地。另外，檔案記錄不完整也是高校畢業(yè)生檔案管理中的重要缺陷之一，部分高校在檔案記錄中只注重對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成果、考核評(píng)定等記錄，而忽略了對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力、校外活動(dòng)及實(shí)習(xí)成果的記錄，使得檔案評(píng)價(jià)只單一針對(duì)智力成績(jī)進(jìn)行，而學(xué)生的創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力和個(gè)人品質(zhì)等得不到很好的體現(xiàn)，使用人單位在對(duì)人才進(jìn)行選拔時(shí)存在較大疑慮，不能將畢業(yè)生的個(gè)人優(yōu)勢(shì)進(jìn)行較好的展示。

(二)檔案管理人員素質(zhì)不高

民辦高校畢業(yè)生檔案管理中檔案管理人員的素質(zhì)不高，且人員流動(dòng)性較大，對(duì)學(xué)生檔案的管理不重視，部分檔案管理人員也僅僅將檔案管理作為自身謀生的手段，缺乏服務(wù)意識(shí)；受早年計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，我國(guó)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才較少，其中從事民辦高校檔案工作的專(zhuān)業(yè)人才就更少，受過(guò)全面檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、懂計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段的工作人員也為數(shù)不多。

(三)就業(yè)單位對(duì)畢業(yè)生檔案利用程度不高

畢業(yè)生檔案能幫助就業(yè)單位較全面地了解畢業(yè)生的在校情況和個(gè)人素質(zhì)，但通過(guò)筆者對(duì)近幾年畢業(yè)生檔案工作的了解，用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的利用率并不高，以四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院為例，近幾屆畢業(yè)生工作中，用人單位到校查詢(xún)畢業(yè)生檔案率僅為4%，聘用畢業(yè)生后的檔案利用率也只有50%，很多畢業(yè)生檔案存放在人才交流市場(chǎng)，沒(méi)有得到有效的查詢(xún)利用。

(四)學(xué)生檔案的信息化程度不夠高

目前民辦高校檔案管理方式仍然較為單一，主要采用紙質(zhì)檔案管理方式，與飛速發(fā)展的電子信息化時(shí)代脫節(jié)，許多高校對(duì)檔案管理的方法更新不重視，未能及時(shí)將信息化管理引入畢業(yè)生檔案管理。紙質(zhì)檔案的整理多由人工完成，在整理過(guò)程中難免出現(xiàn)疏漏，造成檔案遺失等問(wèn)題，且該項(xiàng)工作耗時(shí)耗力巨大，嚴(yán)重影響了人力資源的利用率，而信息化檔案的整理則可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行，既精準(zhǔn)又能省去大量人力，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，但部分高校仍未對(duì)此問(wèn)題引起重視，檔案管理依舊游離在網(wǎng)絡(luò)之外。

三、基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新

(一)提高民辦高校畢業(yè)生檔案質(zhì)量

針對(duì)高校畢業(yè)生檔案存在的編號(hào)缺失、表一不清等問(wèn)題進(jìn)行整改，例如可以在檔案袋外涉及粘貼《檔案材料清單》，形成簡(jiǎn)明目錄，使檔案內(nèi)容一目了然，方便用人單位有針對(duì)性的查詢(xún)所需資料。另外，對(duì)檔案的記錄應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)與補(bǔ)充，如將在校期間的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、參加職業(yè)能力培訓(xùn)考核、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、英語(yǔ)水平能力測(cè)試和心理健康狀況等能反應(yīng)民辦高校畢業(yè)生實(shí)踐能力和操作能力的材料展示在檔案之中，凸顯民辦高校畢業(yè)生實(shí)踐能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)好的優(yōu)點(diǎn)，為畢業(yè)生就業(yè)提供更多競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

(二)提高檔案管理人員素質(zhì)

針對(duì)民辦高校檔案管理人員素質(zhì)不高這一問(wèn)題，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握檔案管理的科學(xué)方法，如有條件，可以選擇錄用一些與檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)的工作人員，利用其自身專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)；同時(shí)，檔案管理人員的流動(dòng)性較大是造成檔案遺失的主要原因，因此，需要培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)一性，加大資金投入，避免人員的頻繁流動(dòng)，在人員變動(dòng)時(shí)需監(jiān)督相關(guān)人員辦理職務(wù)交接，確保檔案的完整性，在檔案管理部門(mén)中，應(yīng)做到專(zhuān)人專(zhuān)崗，而不是由老師或輔導(dǎo)員兼任，做到專(zhuān)人專(zhuān)崗才能使工作人員更加細(xì)心投入的進(jìn)行檔案管理工作。

(三)創(chuàng)新檔案管理模式，滿(mǎn)足用人單位需求

在國(guó)際國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)下行，全國(guó)高校畢業(yè)生繼續(xù)遞增的環(huán)境下，民辦高校畢業(yè)生就業(yè)壓力尤其突出，因此，民辦高校畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新改革應(yīng)該更加注重用人單位的意見(jiàn)反饋，針對(duì)用人單位的需求，對(duì)畢業(yè)生檔案管理進(jìn)行調(diào)整。筆者于2014年至2016年，在重慶市三所民辦高校的雙選會(huì)上發(fā)放《畢業(yè)生檔案利用需求調(diào)查問(wèn)卷》1200余份，回收有效問(wèn)卷1120份，針對(duì)用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的利用程度和對(duì)畢業(yè)生檔案工作的意見(jiàn)建議進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前因用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案不了解、檔案材料不夠全面、檔案組建時(shí)間晚于就業(yè)單位到校招聘時(shí)間等原因，對(duì)畢業(yè)生檔案的利用程度并不高。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，筆者在組建四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院2015屆和2016屆畢業(yè)生檔案工作中，將《入學(xué)登記表》、《就業(yè)推薦表》、獎(jiǎng)懲文件以及各類(lèi)證明材料進(jìn)行提前歸檔，方便用人單位在雙選會(huì)期間到校查閱。并利用發(fā)放問(wèn)卷，現(xiàn)場(chǎng)向就業(yè)單位宣傳畢業(yè)生檔案利用的政策和作用，通過(guò)宣傳和改進(jìn)，近年畢業(yè)生檔案利用率有所提升。另外，傳統(tǒng)的二級(jí)學(xué)院分散管理對(duì)于學(xué)生檔案的歸檔有較大的限制，且容易造成檔案遺失或材料收集不全，可以采用較為集中的管理方式，如將學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案集中存放于檔案室?guī)旆浚?duì)畢業(yè)生檔案材料采取統(tǒng)一收集，歸檔的方式，在保證檔案安全的情況下還能節(jié)省人力資源。

(四)引入信息化管理，提高檔案利用率

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，高校的檔案管理工作也應(yīng)具有與時(shí)俱進(jìn)的精神，由簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案管理向紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理結(jié)合轉(zhuǎn)變，對(duì)于紙質(zhì)檔案中的關(guān)鍵信息進(jìn)行電腦錄入，建立高校檔案管理系統(tǒng)，方便學(xué)生及用人單位查詢(xún)，同時(shí)對(duì)關(guān)鍵信息的電腦錄入還能降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并為紙質(zhì)檔案丟失后的補(bǔ)辦等程序提供依據(jù)，信息化檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行保存，使得檔案資料的利用率增加。另外，民辦高校檔案工作普遍存在資金投入不夠，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，可將畢業(yè)生檔案工作與就業(yè)工作考評(píng)掛鉤，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，增加投入，改善畢業(yè)生檔案工作條件。

四、總結(jié)

民辦高校畢業(yè)生檔案關(guān)系畢業(yè)生的就業(yè)問(wèn)題，也關(guān)系著畢業(yè)生在今后人生中許多重大事件，民辦高校畢業(yè)生與公辦高校畢業(yè)生的競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勢(shì)不明顯，因此，在就業(yè)視角下，優(yōu)質(zhì)的畢業(yè)生檔案能夠幫助學(xué)生提升優(yōu)勢(shì)，在激烈的職位競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，同時(shí)，也方便用人單位對(duì)畢業(yè)生情況進(jìn)行了解，及時(shí)做出選擇，避免人才的流失。因此，民辦高校應(yīng)重視畢業(yè)生檔案管理模式、創(chuàng)新管理機(jī)制，同時(shí)對(duì)管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)與監(jiān)督力度，提升高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量，為學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造條件。

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[3]張濤，楊飛.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究[J].蘭臺(tái)世界，2014(11).

[4]顧杰.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究[J].考試周刊，2014(72)：169-170.

*四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院2016年院級(jí)科研項(xiàng)目“基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究”(項(xiàng)目編號(hào)：KY2016007)成果。

鄭艷(1981-)，女，漢族，碩士，重慶人，四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，副研究館員，主要研究方向：檔案管理。

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