王艷婕

吉林化工學(xué)院

高校檔案管理工作探究

王艷婕

吉林化工學(xué)院

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和我國高等教育事業(yè)的進(jìn)步，我國高校檔案管理工作進(jìn)入了一個新的歷史發(fā)展階段。但目前我國高校檔案管理存在工作不規(guī)范、檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后、管理方式不嚴(yán)等問題。本文就高?，F(xiàn)今存在的管理問題進(jìn)行分析探討，并提出創(chuàng)新的高校檔案管理工作策略，以適應(yīng)時代進(jìn)步的要求。

檔案管理；存在問題；管理創(chuàng)新

高校檔案管理是學(xué)校管理系統(tǒng)中重要的組成部分，高校檔案管理工作記錄著學(xué)校發(fā)展的方方面面，關(guān)系著個人社會活動的基礎(chǔ)和證明，是高校進(jìn)行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的直接記錄。當(dāng)今各大高校不斷擴(kuò)大教學(xué)規(guī)模，不斷進(jìn)行教育改革，所以檔案管理不再僅僅局限于單純的文本資料，檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，對檔案管理工作的要求也要更加嚴(yán)格，所以要盡可能的把封閉的、傳統(tǒng)的檔案信息借助一定的方法轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、開放的信息資源管理庫，從而更好的推動我國學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

1 我國高校檔案管理工作存在的問題

1.1 高校對檔案管理工作不夠重視

目前，我國頒布了一套與普通高校檔案管理相對應(yīng)的辦法條例，從而為推動高校檔案管理工作的開展提供了法律依據(jù)。近些年來，雖然我國各大高校所開展的檔案管理工作獲得了一定的成就，并創(chuàng)造了良好健康的發(fā)展氛圍，但部分高校對檔案管理工作仍不是十分重視，高校檔案管理人員也沒有意識到高校檔案管理工作的必要性和重要性。很多學(xué)校仍然認(rèn)為學(xué)校的發(fā)展重點(diǎn)是教師的科研成果和學(xué)生的就業(yè)率，而對檔案管理工作并沒有嚴(yán)格規(guī)范，沒有制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸桨?。甚至一些檔案管理人員的管理意識仍停留在紙質(zhì)時代，在管理時只把實體檔案管理保存妥當(dāng)，并且長期不整理、不裝訂，這將對高校未來長期的發(fā)展十分不利。

1.2 高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

新背景下檔案管理工作要求不斷提高，對基礎(chǔ)管理設(shè)施也提出了更高的要求。高校檔案管理工作量大，管理起來需要大量的人力和物力，然而對學(xué)校來說這是一個沒有產(chǎn)出的投入，所以部分高校對此并不是十分重視。主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足，對防火、防盜、防漬的必要設(shè)施安放不足，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位，庫房整修并不及時等。

1.3 檔案管理人員工作素質(zhì)較低

學(xué)校對檔案管理工作的不重視必然導(dǎo)致管理人員的松懈，專業(yè)技能的低下。檔案管理不僅需要完備的基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的管理設(shè)備，也需要大量的人力和高素質(zhì)的管理人才。實際上，檔案管理屬于專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，其通常需要管理人員具備豐富的專業(yè)理論知識才能更清楚的記錄和整理檔案。高校雖然對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行了一定的調(diào)整，改善了職稱結(jié)構(gòu)和文化結(jié)構(gòu)，但工作人員的素質(zhì)仍不能滿足現(xiàn)有的工作需要。主要存在管理人員專業(yè)知識不精通、知識結(jié)構(gòu)不連貫、管理思路不清晰等問題。

1.4 高校檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以保存紙質(zhì)文檔為主，這樣的管理方式不但浪費(fèi)空間時間，還浪費(fèi)大量人力。然而大多高校很少運(yùn)用信息化管理手段，難以適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展水平和科學(xué)發(fā)展理念?，F(xiàn)代化信息手段主要有建立高校數(shù)據(jù)庫、建立校園覆蓋網(wǎng)絡(luò)等，可以為校園的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另外，高校并沒有建立完備的管理人員責(zé)任制度和工作管理體系，人員工作相對松懈，人員任用較為隨意，這些管理方式十分不利于檔案管理的發(fā)展，無法實現(xiàn)對整體信息資料的有效利用。

2 推動高校檔案管理工作的對策

2.1 提高對檔案管理工作的重視

目前，我國各大高校對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，導(dǎo)致在管理人員的配備上、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上沒有做到科學(xué)合理的安排。作為高校管理者需要對檔案資源的重要性給予充分的認(rèn)識。首先要做好對檔案管理工作的扶持，從而為檔案管理工作的開展提供良好的工作氛圍和工作條件，改變傳統(tǒng)的觀念，在加強(qiáng)教師科研能力、學(xué)生學(xué)風(fēng)建設(shè)的過程中，還需要加大對檔案管理建設(shè)的重視程度，以確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)學(xué)校各個部門的共同進(jìn)步。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

高校檔案管理人員素質(zhì)的高低，決定這高校檔案管理水平的高低，所以要加強(qiáng)管理人才隊伍的建設(shè)。首先，健全管理人員隊伍，建立一支穩(wěn)定的、高素質(zhì)的管理隊伍，通過不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以各種形式培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)，確保基層檔案管理工作的穩(wěn)定性；其次，要按照提高素質(zhì)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求，有計劃、有目標(biāo)、分階段的進(jìn)行培訓(xùn)，使其提高檔案管理理念、強(qiáng)化技術(shù)操作、真正了解檔案管理的工作需求。最后，完善競爭懲罰機(jī)制，以更好的激發(fā)檔案管理者的工作興趣和積極性，從而實現(xiàn)工作責(zé)任細(xì)分、工作任務(wù)細(xì)化，切實加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和提高工作質(zhì)量。

2.3 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

新形勢下，信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸發(fā)展成為各大高校檔案管理工作的重點(diǎn)，因此高校檔案管理的一個重要發(fā)展方向就是信息化。信息化管理可以減少人力和減小工作強(qiáng)度，并且對檔案信息的儲存和查找都十分方便快捷。第一，要推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，改善相應(yīng)的硬件管理設(shè)施；第二，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進(jìn)行征集、加工整理和分類儲存，實現(xiàn)檢索多樣化、快捷化；第三，確保信息化高校檔案管理的保障性、安全性和可靠性，根據(jù)實際情況做好檔案信息管理的分配工作，從而使學(xué)校的檔案資料能更好的服務(wù)于教學(xué)和科研。

總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式在新的發(fā)展形勢下已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展需求，在檔案管理方面仍存在許多問題需要解決。所以我們必須對高校檔案管理工作給予重視，把創(chuàng)新與現(xiàn)實情況緊密結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理觀念對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。在管理人才的培養(yǎng)方面，爭取把新的工作理念、工作方法和工作技術(shù)傳遞給檔案管理人員，從而實現(xiàn)管理隊伍的專業(yè)化，為高校發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。

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